PHẦN 2. CƠ SỞ LÝ LUẬN
B. Kế toán công nợ
I. Kế toán công nợ hoạt động tự doanh
2. Kế toán công nợ nghiệp vụ phải trả người bán
Để nghiên cứu về kiểm soát nội bộ đối với khoản mục này, trước hết cần nghiên cứu kiểm soát nội bộ trong chu trình mua hàng và trả tiền. Có thể mô tả 1 quy trình mẫu cho công việc này như sau :
- Lập phiếu đề nghị mua hàng : kho hàng hoặc bộ phận kiểm soát hàng tồn kho sẽ chuẩn bị và lập phiếu đề nghị mua hàng để gửi cho bộ phận mua hàng.
- Bộ phận mua hàng : căn cứ vào phiếu đề nghị mua hàng để xem xét về nhu cầu và chủng loại hàng cần mua, đồng thời khảo sát về các nhà cung cấp, chất lượng và giá cả … sau đó, phát hành đơn đặt hàng được đánh số liên tục và lập thành nhiều liên.
- Lập phiếu nhập kho : khi tiếp nhận hàng tại kho, bộ phận nhận hàng kiểm tra chất lượng lô hàng và cân đong đo đếm … sau đó lập phiếu nhập kho có chữ ký của người hàng, bộ phận nhận hàng và thủ kho …
- Kiểm tra chứng từ : bộ phận kế toán nợ phải trả đóng dấu ngày nhận các chứng từ và đánh số thứ tự liên tục các chứng từ đó trước khi sử dụng. Ở mỗi công đoạn kiểm tra, người thực hiện phải ghi ngày và ký tên để xác nhận trách nhiệm của mình.
- Theo dừi thanh toỏn : việc xột duyệt chi quỹ để thanh toỏn cho người bỏn sẽ do bộ phận tài vụ thực hiện. Sự tách rời giữa 2 chức năng là kiểm tra và chấp nhận thanh toán với xét duyệt chi quỹ để thanh toán sẽ là 1 biện pháp hữu hiệu. Người ký duyệt chi quỹ phải đánh dấu các chứng từ để chúng không bị tái sử dụng.
- Cuối tháng bộ phận kế toán nợ phải trả cần đối chiếu sổ chi tiết người bán với sổ cái.
- Ngoài ra, để tăng cường kiểm soát nội bộ đối với việc thu nợ có thể thực hiện thủ tục : hàng tháng gửi cho các khách hàng 1 bảng kê các hoá đơn đã thực hiện trong tháng, các khoản đã trả và SD cuối tháng.
2.2. Kế toán nghiệp vụ phải trả người bán trong nước :
2.2.1. Chứng từ sử dụng : Hoá đơn mua hàng, biên bản kiểm nghiệm, phiếu nhập kho, biên bản đối chiếu công nợ, biên bản thanh lý hợp đồng.
2.2.2. Tài khoản sử dụng : - TK 331 phải trả người bán.
- Tài khoản 331 được dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả của doanh nghiệp cho người bán vật tư, hàng hoá, người cung cấp lao vụ, dịch vụ theo hợp đồng kinh tế đã ký kết. Không phản ảnh vào tài khoản 331 các nghiệp vụ mua vật tư, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ trả tiền ngay.
TK 331
Sdđk : xxx
- Số tiền phải trả cho người bán vật tư, hàng hoá, người cung cấp lao vụ dịch vụ và người nhận thầu XDCB.
- Điều chỉnh giá tạm tính về giá thực tế của số vật tư, hàng hoá, lao
Mua chịu vật tư hàng hoá
111,112, 311
151,152,156,(611), (133)
211,213,2411,(133)
- TK này có thể có SD bên nợ, phản ánh trả tiền trước cho người bán 2.2.3. Trình tự hạch toán : SƠ ĐỒ KẾ TOÁN TỔNG HỢP 331
- Số tiền đã trả cho người bán cung cấp lao vụ, dịch vụ người nhận thầu XDCB.
- Số tiền ứng trước cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu nhưng chưa nhận được hàng hoá lao vụ.
- Số tiền được giảm giá của số hàng hoặc lao vụ đã giao theo hợp đồng.
- Số kết chuyển về phần giá trị
Sdck : xxx
Số tiền còn phải trả người bán, người cung cấp, người nhận thầu XDCB.
Trả nợ hay ứng trước cho người bán
2412,2413 (133)
Phải trả người nhận thầu về XDCB hay SCL TSCĐ
Phải trả người cung cấp dịch vụ
627,641,642,….
(133) Mua chịu TSCĐ
5 15
2.3. Kế toán nghiệp vụ phải trả người bán nước ngoài :
2.3.1. Chứng từ sử dụng : HĐKT, giấy xin mở L/C, hoá đơn nhận hàng, giấy thông báo nộp thuế, biên bản nộp thuế NK, GBN ngân hàng.
2.3.2. Tài khoản sử dụng : - TK sử dụng : 331.
2.3.3. Trình tự hạch toán :
Sơ đồ hạch toán :
111(2),112(2) 144 331 156(1)
ký quỹ mở L/C (1a) trả tiền hàng (2) hàng về nhập kho (3) CLTG (413) CLTG (413)
11
Số tiền chiết khấu thanh
Xử lý nợ vắng chủ
II. Kế toán công nợ hoạt động uỷ thác :