CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ NGUỒN NHÂN LỰC TẠICÔNG TY ELINCO
2.1. ĐẶC ĐIỂM, TÍNH CHẤT CỦA DOANH NGHIỆP Cể QUAN HỆ ĐẾN QUẢN LÝ NHÂN LỰC
2.2.2. Công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực
Thực hiện theo quy chế đào tạo của công ty:
Mục đich:Hoàn thiện và nâng cao chất lƣợng nhân sự Công ty thông qua đào tạo, xây dựng đội ngũ cán bộ công nhân viên chuyên nghiệp, có tay nghề, chuyên môn đáp ứng yêu cầu kinh doanh của đơn vị.
36
Phạm vi:Áp dụng trực tiếp cho cán bộ công nhân viên (CBCNV) khối Văn phòng Công ty và các đơn vị trực thuộc. Các đơn vị trực thuộc có thể xây dựng Phụ lục Quy chế đào tạo để phù hợp với tình hình thực tế hoạt động của đơn vị mình và không đƣợc trái với quy chế chung của Công ty và quy định của Pháp luật. Loại hình đào tạo:
- Đào tạo tại chỗ: Đào tạo cho cán bộ, công nhân viên tại Công ty.
- Đào tạo bên ngoài: Cử CBCNV tham gia các khóa học ngắn và dài hạn do các cơ quan, đơn vị bên ngoài Công ty tổ chức.
Các hình thức đào tạo:
+ Đào tạo bắt buộc khi tuyển dụng: Lịch sử hình thành của Công ty, Nội quy lao động, các quy chế, quy định của Công ty về An toàn lao động, xử lý vi phạm kỷ luật lao động và các chế độ chính sách liên quan đến lương, thưởng, quyền và nghĩa vụ của người lao động trong Công ty.
+ Đào tạo định kỳ: An toàn lao động vào tháng 3 hàng năm, đào tạo nghiệp vụ, quy trình thực hiện công việc, đào tạo lại cho cán bộ công nhân viên công ty các quy định, nội quy, quy chế.
+ Đào tạo đột xuất (đào tạo theo yêu cầu): Thay đổi môi trường làm việc, máy móc, qui trình công nghệ, công cụ và trang thiết bị, các yêu cầu về chế định, pháp định.
37 Người thực
hiện
Lưu đồ Mẫu biểu
- CBCVN
- Trưởng Bộ phận
- Trưởng bộ phận
- Phòng HCTH - Giám Đốc
- Phòng HC- TH và các đơn vị, cá nhân liên quan
BM:1/BM- ĐT
BM:
2/BM-ĐT
BM 3/BM- ĐT
Hình 2.2: Lưu đồ quy trình đào tạo (Nguồn: Quy chế đào tạo công ty)(Xem Phụ lục)
Lưu hồ sơ Đào Tạo
Lập chương trình ĐT Thực hiện
Chọn đơn vị đào tạo ký HĐ tác ký HĐ
Thực hiện
Chứng nhận Chứng nhận
Trong Cty
Ngoài Cty
Đánh giá kết quả
Đánh giá kết quả
Kết thúc Xác định nhu cầu đào tạo
Phiếu yêu cầu đào tạo
Kế hoạch đào tạo
Xem xét
& phê duyệt Nhu cầu đào tạo
38 Thuyết minh lưu đồ:
Xác định nhu cầu đào tạo:
- Căn cứ các kế hoạch và mục tiêu chiến lƣợc phát triển đơn vị, bộ phận trong tương lai.
- Các nhu cầu sắp tới về cán bộ quản lý, cán bộ kỹ thuật, nhân viên nghiệp vụ và công nhân kỹ thuật.
- Sự thay đổi về qui trình công nghệ, công cụ và trang thiết bị.
- Các yêu cầu về pháp luật và chế định, các tiêu chuẩn tác động đến tổ chức - Từ nhu cầu nguyện vọng cá nhân.
- Lý do khác ...
Phiếu yêu cầu đào tạo:
Sau khi xác định được nhu cầu đào tạo, các Trưởng Bộ phận lập phiếu yêu cầu đào tạo theo biểu mẫu 01a/BM-ĐTgửi về Phũng HCTH, trong đú nờu rừ:
- Số lƣợng đào tạo.
- Mục đích và nghiệp vụ đào tạo.
- Thời gian đào tạo.
Thực hiện đối với các chương trình đào tạo chung của Công ty (do Phòng HCTH lập yêu cầu, hoặc đối với các bộ phận cần hướng dẫn, phổ biến về nghiệp vụ theo ngành dọc: Ví dụ: Khi có hướng dẫn mới về công tác tài chính kế toán của Nhà nước, của Công ty. Phòng TCKT lập phiếu yêu cầu phải đào tạo theo biểu mẫu 01b/BM-ĐT gửi về Phũng HCTH để tổ chức lớp đào tạo, trong đú nờu rừ.
- Đối tƣợng cần đào tạo
- Mục đích và nghiệp vụ đào tạo.
- Thời gian đào tạo.
Kế hoạch đào tạo:
Căn cứ phiếu yêu cầu đào tạo của các Bộ phận, căn cứ chủ trương, chính sách phát triển và đào tạo nguồn lực của Công ty. Phòng HCTH lập kế hoạch đào tạo
39
theo biểu mẫu: 02/BM-ĐT dựa trên các yếu tố về điều kiện sẵn có tại Công ty để xác định các nội dung đào tạo nhƣ:
Đối tƣợng đào tạo: Cán bộ quản lý, cán bộ kỹ thuật, nhân viên chuyên môn nghiệp vụ, công nhân kỹ thuật
- Nội dung đào tạo: Phải gắn liền với công việc.
- Hình thức, phương pháp đào tạo: Đào tạo nội bộ (tại chỗ): sử dụng nguồn lực tại chỗ từ các CBCNV (các trợ lý chuyên trách, trưởng các bộ phận..) có kinh nghiệm có khả năng thuyết trình hoặc cần sự hỗ trợ của chuyên gia hay Đào tạo bên ngoài (qua trường, lớp). Đào tạo mới hay đào tạo bổ sung.
- Thời gian đào tạo: Ngắn hạn hay dài hạn, tập trung hay bán tập trung.
- Các hỗ trợ về nội bộ trong quá trình tham gia đào tạo để duy trì và không làm ảnh hưởng tới hoạt động chung.
- Kinh phí tổ chức đào tạo.v.v.v..
Để xác định sự cần thiết cho việc đào tạo mang tính chiến lƣợc lâu dài và có tính hiệu lực, hiệu qủa; Phòng HCTH sẽ Trình GĐ xem xét các nhu cầu đào tạo sau khi đã đƣợc xác định, nếu:
- Trường hợp thấy việc đào tạo chưa cần thiết hoặc đối tượng đào tạo không phù hợp hay các việc cần bổ sung khác, GĐ sẽ có ý kiến phê duyệt để tiến hành việc xác định lại kế hoạch đào tạo.
- Xét thấy nhu cầu đào tạo đã xác lập đúng người, đúng việc, thì GĐ duyệt chấp thuận và cho thực hiện.
Đào tạo trong công ty:
Lập chương trình đào tạo:
Trường hợp đào tạo nội bộ trong Công ty, Phòng HCTH phối hợp các Bộ phận liên quan để lập chương trình đào tạo theo biểu mẫu: 03/BM-ĐT, bao gồm:
- Địa điểm tổ chức đào tạo.
- Lập danh sách những đối tƣợng đƣợc đào tạo.
40 - Cử cán bộ đào tạo (hướng dẫn).
- Chương trình, nội dung đào tạo.
- Thời gian đào tạo.
Triển khai thực hiện:
Sau khi thống nhất chương trình đào tạo với các đơn vị, bộ phận có liên quan, Phòng HCTH sẽ tiến hành các bước công việc sau:
- Lên lịch, thời gian đào tạo.
- Ban hành quyết định do giám đốc ký và thông báo cho những đối tƣợng đƣợc đào tạo chuẩn bị sắp xếp thời gian để tham dự kèm theo nội dung đào tạo và lịch đào tạo (Thông qua các Trưởng Bộ phận để bố trí).
- Ban hành Quyết định do giám đốc ký và thông báo cho những bộ phận liên quan để các bộ phận này chuẩn bị sắp xếp thời gian và giáo trình huấn luyện (hoặc hợp đồng với chuyên gia bên ngoài).
- Chuẩn bị các điều kiện, phương tiện cần thiết phục vụ cho việc đào tạo (xác định chi phí đào tạo).
- Trong suốt quỏ trỡnh đào tạo, Phũng HCTH cử cỏn bộ theo dừi chặt chẽ lớp học và yêu cầu những người tham gia đào tạo phải thực hiện tốt nội qui, chương trình đào tạo.
- Trưởng các bộ phận có trách nhiệm cử CBCNV tham gia đào tạo, tạo điều kiện về thời gian và kinh phí để CBCNV hoàn thành tốt chương trình và nội dung đào tạo
Đánh giá kết quả:
Sau khi khóa đào tạo 3 tháng, Phòng HCTH phối hợp cùng các Trưởng Bộ phận đánh giá kiểm tra kết quả học tập của các đối tƣợng đƣợc đào tạo thông qua các công việc bố trí thực tế nếu không có sự thay đổi chất lƣợng và hiệu quả trong công việc so với trước khi đào tạo, thì Trưởng Bộ phận và Phòng HCTH xác định lại các yếu tố trong chương trình đào tạo, kế hoạch đào tạo cho phù hợp hơn. Nếu
41
kết quả đào tạo không đạt đƣợc yêu cầu mà nguyên nhân thuộc về CBCNV đƣợc cử đi đào tạo, thì trách nhiệm đánh giá thuộc về trưởng các bộ phận
Đào tạo ngoài công ty:
Lựa chọn đơn vị đào tạo và ký hợp đồng đào tạo:
Trường hợp do nhu cầu đào tạo cần phải thực hiện bên ngoài Công ty, Phòng HCTH sẽ chịu trách nhiệm liên hệ các đơn vị đào tạo và sau đó trình GĐ xem xét và ký hợp đồng đào tạo (nếu cần thiết), bao gồm:
- Địa điểm tổ chức đào tạo.
- Chương trình và nội dung đào tạo.
- Thời gian đào tạo.
- Kinh phí đào tạo.
Triển khai thực hiện:
Sau khi đã ký hợp đồng đào tạo, Phòng HCTH sẽ tiến hành các bước công việc sau:
- Thông báo với các Trưởng Bộ phận liên quan và trình GĐ ban hành Quyết định cử đi học cho từng cá nhân đƣợc tuyển chọn tham dự khóa đào tạo với các nội dung quyền lợi và trách nhiệm trong và sau khi đƣợc đào tạo.
- Tổ chức các phương tiện cần thiết cho việc phục vụ công tác đào tạo.
- Các hổ trợ khác để tạo điều kiện người được đào tạo tham gia đầy đủ chương trình.
Đánh giá kết quả:
Sau khi khóa đào tạo 6 tháng, Phòng HCTH phối hợp cùng các Trưởng Bộ phận đánh giá kiểm tra kết quả học tập của các đối tƣợng đƣợc đào tạo thông qua các công việc bố trí thực tế nếu không có sự thay đổi chất lƣợng và hiệu quả trong công việc so với trước khi đào tạo, thì Trưởng Bộ phận và Phòng HCTH xác định lại, tìm nguyên nhân để khắc phục: Nơi đào tạo không đạt yêu cầu chất lượng, người được đào tạo không tiếp thu tốt trong quá trình tham gia đào tạo, bố trí công việc không phù hợp với khả năng, kiến thức đƣợc đào tạo .... Qua
42
việc xác định đó làm cơ sở để xác lập lại nhu cầu đào tạo đào tạo, kế hoạch đào tạo cho phù hợp hơn
Ghi vào lưu đồ đào tạo:
Phòng HCTH lưu đầy đủ hồ sơ đào tạo đối với mỗi chương trình đào tạo cụ thể.
- Đối với đào tạo nhân viên mới được coi là đào tạo nội bộ trong chương trình đào tạo chung của Công ty: Mỗi CBNV được tuyển dụng vào Công ty, trước khi ký HĐLĐ, Phòng HCTH có 01 ngày đào tạo cho CBNV về lịch sử hình thành phát triển của công ty, các sản phẩm của công ty, cơ cấu tổ chức công ty, nội quy lao động, an toàn lao động PCCN, quy định về quản lý nhân sự, các chế độ lương khen thưởng, các hình thức và cách thức xử lý kỷ luật … sau đó ghi đầy đủ theo biểu mẫu: 05/BM-ĐT
- Các bộ phận phải đào tạo hoặc hướng dẫn nhân viên về cách thức thực hiện công việc, các quy định mới … cũng phải ghi hồ sơ đào tạo theo biểu mẫu
Tài chính đào tạo và quy trình thanh toán sau đào tạo.
Tài chính đào tạo:
- Hàng năm Công ty có trách nhiệm trích lập kinh phí cho việc đào tạo lại, đào tạo nâng cao...để nâng cao chất lƣợng trình độ năng lực CBCNV, coi đây là một phần trong chiến lƣợc kế hoạch sản xuất kinh doanh của đơn vị.
- Đối với các khóa đào tạo nội bộ theo yêu cầu của Công ty, cần phải biên soạn giáo trình huấn luyện, cần sự tham gia giảng dạy, truyền đạt của CBCNV có trình độ, tay nghề, có khả năng thuyết trình trong khóa đào tạo tùy từng nội dung khóa đào tạo sẽ đƣợc xem xét hỗ trợ kinh phí huấn luyện cho CBCNV trực tiếp tham gia giảng dạy khóa đào tạo
- Đối với các khóa đào tạo cần có sự hỗ trợ của chuyên gia, kinh phí đƣợc thanh toán theo hợp đồng đã ký kết trong kế hoạch đã đƣợc Giám đốc phê duyệt.
- Đối với đào tạo nội bộ theo yêu cầu của các đơn vị, bộ phận nhằm mục đích hướng dẫn nghiệp vụ theo ngành dọc...được hỗ trợ các công cụ phục vụ cho khóa đào tạo.
43
- Đối với đào tạo nội bộ áp dụng với CBNV khi mới tuyển dụng đƣợc coi là yêu cầu bắt buộc trong chức năng, nhiệm vụ của Phòng HCTH.
Quy trình thanh toán sau Đào tạo:
Đối với đào tạo nội bộ, căn cứ vào kế hoạch đào tạo đã đƣợc Giám đốc phê duyệt, Phòng HCTH chịu trách nhiệm thanh toán khoản hỗ trợ kinh phí cho CBCNV trực tiếp tham gia giảng dạy khóa đào tạo và tập hợp chứng từ quyết toán với Phòng Tài chính kế toán.
- CBCNV khi tham gia các khóa đào tạo bên ngoài, cần lấy đầy đủ biên lai tài chính: Phiếu thu tiền, chứng từ, hóa đơn về nộp cho Phòng HCTH để thẩm định và thanh toán với Công ty.
- Đối với CBCNV đƣợc Công ty cử tham gia các khóa đào tạo dài hạn mà bắt buộc phải trải qua các kì thi, Công ty chi trả các khoản phí hợp lý, hợp lệ từ đầu khóa học khi CBCNV có giấy tờ chứng minh kết quả đã đạt của kì thi và nộp lại biên lai tài chính cho Phòng HCTH thẩm định để đƣợc thanh toán
Cam kết, bồi hoàn sau đào tạo.
- CBCNV tham gia các khóa đào tạo của Công ty đều phải làm cam kết đào tạo (06/BM-ĐT)
- CBCNV tham gia các khóa đào tạo nội bộ theo yêu cầu bắt buộc của Công ty mà khóa đào tạo đó phải trả thù lao cho chuyên gia hoặc của CBCNV có trình độ, năng lực....sau khóa đào tạo phải tiếp tục công tác tại Công ty ít nhất 01 năm. CBCNV nghỉ việc trước 01 năm kể từ khi khóa đào tạo kết thúc có trách nhiệm bồi hoàn chi phí đào tạo nội bộ theo chi phí cụ thể của các khóa học CBCNV đã tham gia.
- Đối với CBCNV được cử tham gia khóa đào tạo bên ngoài nghỉ việc trước 01 năm kể từ khi khóa đào tạo kết thúc phải bồi hoàn toàn bộ chi phí đào tạo đã đƣợc Công ty thanh quyết toán.
Nhận xét: Công ty ELINCO đã đề ra mục tiêu và quy trình đào tạo, trên cơ sở đó xây dựng quy chế về đào tạo và phát triển nguồn nhân lực cụ thể bao gồm:
nội dung và hình thức đào tạo, đối tƣợng đào tạo, quy trình tuyển chọn, quyền
44
lợi và trách nhiệm của người được đào tạo… nhằm đảm bảo công tác này triển khai đạt hiệu quả cao. Trong thời gian qua, Công ty đã tổ chức liên tục và đa dạng các khóa đào tạo bồi dƣỡng nâng cao trình độ quản lý, nghiệp vụ, tin học, ngoại ngữ cho CBCNV. CBCNV sau một thời gian đƣợc đào tạo đã đảm nhận được công việc phức tạp và trưởng thành hơn trong công tác. Đối với khóa đào tạo dài hạn, nhất là ở nước ngoài. Công ty ELINCOchưa có kế hoạch và cử người đi học.Năng lực tài chính công ty không cho phép. Có một số chương trình đào tạo chủ yếu là tự đào tạo và không thông nhất giữa các đơn vị trong công ty và kết quả thu đƣợc không cao. Nhiều nội dung đào tạo nghiêng về nghiệp vụ chuyên môn nhiều hơn là nâng cao trình độ quản lý, trong khi hầu như các lãnh đạo Công ty ELINCO đều được đào tạo từ môi trường kỹ thuật ra nên kỹ năng quản lý, kiến thức về quản lý nguồn nhân lực còn hạn chế.
Chƣa có kế hoạch đào tạo phát triển nguồn nhân lực dài hạn, mới chỉ thực hiện theo kế hoạch ngắn hạn và còn mang tính tự phát, bị động. Mà nguyên nhân chính là do việc không xây dựng các bản mô tả, phân tích công việc và bảng tiêu chuẩn thực hiện công việc cụ thể từng vị trí trong bộ máy nhân sự. Công ty không có sự hỗ trợ về thời gian, kinh phí … cho CBCNV tự túc học để nâng cao trình độ, kể cả không có chế độ khen thưởng khi họ đạt được thành tích cao trong học tập. Điều này không khuyến khích đƣợc nhân viên trong việc tự học để nâng cao trình độ nghiệp vụ.
2.2.3. Công tác duy trì nguồn nhân lực