2.2 NGHIỆP VỤ XUẤT KHẨU KHĂN BÔNG CỦA CÔNG TY .1 Nội dung hoạt động xuất khẩu
2.2.2 Quy trình thực hiện hợp đồng
Sau khi hợp đồng ngoại thương được ký kết, công ty có trách nhiệm thực hiện hợp đồng. Đây là công việc rất phức tạp, đòi hỏi phải tuân thủ luật pháp quốc gia và quốc tế, đồng thời phải đảm bảo uy tín cho bản thân công ty. Đa số hợp đồng ngoại thương của công ty thực hiện trình tự các bước như sau:
SƠ ĐỒ 2: SƠ ĐỒ THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NGOẠI THƯƠNG (Thanh toán bằng L/C và giao hàng bằng điều kiện FOB)
Trong một số trường hợp do hai bên thỏa thuận nếu vẫn có lãi, công ty sẽ thực hiện hợp đồng theo điều kiện giao hàng CIF, khi đó công ty TNHH sản xuất kinh doanh xuất nhập khẩu Tuấn Lộc sẽ phải chịu thêm chi phí thuê tàu và mua bảo hiểm cho hàng hóa đến nước nhập khẩu, trình tự sẽ như quy trình trên nhưng sau bước kiểm
Ký kết hợp đồng xuất khẩu
Kiểm tra L/C Chuẩn bị hàng hóa xuất
khẩu
Kiểm tra chất lượng hàng hóa
Làm thủ tục Hải quan Giao hàng lên tàu
Nhận tiền hàng Giải quyết các khiếu nại
(nếu có)
Nội dung các công việc công ty sẽ thực hiện theo các bước như sau:
2.2.2.1 Kiểm tra L/C
Ngân hàng Hua Nam Commercial Bank (Đài Bắc, Đài Loan) và Mizuho Cooperate Bank (Nhật Bản) là hai ngân hàng có tên tuổi và uy tín sẽ mở L/C theo yêu cầu của các đối tác nhập khẩu hàng của công ty và chuyển tới ngân hàng thông báo tại nước ta là ngân hàng Vietcombank, họ sẽ kiểm tra tính chân thực của L/C và gọi điện thông báo hoặc gửi qua bưu điện bản gốc L/C tới công ty. Các cán bộ phòng xuất nhập khẩu trong công ty sẽ nhanh chóng tiến hành việc kiểm tra L/C với các nội dung như loại L/C, các thời hạn L/C, số lượng giao hàng, giá trị hợp đồng, người hưởng lợi và các quy định khác. Nếu không phù hợp với hợp đồng đã ký và khả năng thực hiện thì phải yêu cầu nhà nhập khẩu điều chỉnh L/C để đảm bảo việc thanh toán không gặp rắc rối.
Do đó nghiệp vụ kiểm tra L/C rất quan trọng vì nó ảnh hưởng đến việc thanh toán và thực hiện hợp đồng của công ty.
2.2.2.2 Chuẩn bị hàng hóa
Thực hiện những cam kết đã ký trong hợp đồng, công ty bắt đầu tiến hành sản xuất để kịp tiến độ giao hàng lên tàu khi tàu đến để tránh bị phạt. Thông thường số lượng khăn bông trong các đơn đặt hàng của công ty tương đối lớn nên công ty sẽ cung cấp sợi để các gia đình xã viên dệt kết hợp với việc sản xuất tại xưởng, các khâu như cắt chỉ và nhuộm công ty có thể thuê thêm nhân công ngoài, họ sẽ mang về nhà làm trong thời hạn nhất định và tiêu chuẩn đúng trong hợp đồng. Sự phân công như vậy vừa giúp đỡ xã viên có thêm thu nhập mà công ty tiết kiệm được thời gian nếu sản phẩm có sai sót thì có thể sửa lại.
Cùng với việc chuẩn bị khăn, công ty sẽ phải chuẩn bị bao bì cho phù hợp với yêu cầu hợp đồng về loại bao bì, kích cỡ, ký mã hiệu. Bao bì công ty sử dụng là thùng carton. Ký mó hiệu trờn bao bỡ sẽ ghi rừ dấu hiệu cần thiết đối với bờn nhập khẩu như:
tên người nhận và tên người gửi, trọng lượng tịnh và trọng lượng cả bì của khăn bông, số hợp đồng, số hiệu chuyến hàng, số hiệu kiện hàng. Ngoài ra phải có các ký mã hiệu hướng dẫn cách xếp đặt, bốc dỡ và bảo quản hàng trên đường vận chuyển.Vì mặt hàng xuất khẩu chủ yếu ở đây là khăn bông và đựng ở trong các thùng carton nên các ký mã
hiệu thông thường sẽ gồm các biểu tượng như tránh mưa, không dẫm lên, đặt phía trên…
Trong các bản hợp đồng mà công ty ký kết thường sẽ sắp xếp 12 chiếc thành 1 tá, mỗi kiện hoặc thùng sẽ gồm 100 tá.
2.2.2.3 Kiểm tra chất lượng hàng xuất khẩu
Khi việc chuẩn bị hàng đã hoàn tất, công ty sẽ tiến hành rà soát lại các công việc đã làm, tiến hành kiểm tra lại hàng hóa, bao gói, số lượng để tránh gây ra sự sai sót trong thực hiện hợp đồng, cũng vừa là để xây dựng hình ảnh lâu dài của công ty đối với đối tác.
Ngoài ra, khi hàng hóa được vận chuyển đên cửa khẩu, hàng hóa của doanh nghiệp sẽ được yêu cầu kiểm tra lại về chất lượng, độ an toàn với sức khỏe con người, môi trường. Nghiệp vụ này đòi hỏi được thực hiện bởi cơ quan giám định độc lập như:
Công ty giám định hàng hóa xuất nhập khẩu (VINACONTROL), tổ chức giám định của Tổng cục Hải quan…Việc kiểm tra tại đây chỉ manh tính chất thẩm tra lại kết quả đã kiểm tra tại cơ sở và thực hiện những thủ tục quốc tế.
2.2.2.4 Làm thủ tục hải quan
Thủ tục Hải quan là một thông lệ quốc tế, là công cụ để Nhà nước quản lý các hành vi buôn bán theo luật pháp quốc gia, để ngăn chặn buôn lậu, hàng giả, hàng kém chất lượng, bảo vệ hàng hóa trong nước, thống kê lượng hàng xuất nhập khẩu. Do đó hoàn thành thủ tục Hải quan là khâu không thể thiếu trong hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu. Vì vậy mà khi kết thúc các bước trên và nhận được chi tiết thông báo về thời gian của tàu đến cảng Hải Phòng, công ty TNHH sản xuất kinh doanh xuất nhập khẩu Tuấn Lộc phải nhanh chóng mở khai hải quan cho lô hàng và thực hiện các thủ tục hải quan để có thể xuất hàng kịp tiến độ.
Về khai báo Hải quan: Công ty TNHH sản xuất kinh doanh xuất nhập khẩu Tuấn Lộc sẽ cử đại diện (thường là nhân viên phòng xuất nhập khẩu) đăng ký khai Hải quan với Hải quan Hải phòng với chi phí là 150.000 đồng/năm, với sự hướng dẫn của cơ quan Hải quan công ty tiến hành khai hải quan điện tử trên web của cơ quan hải quan theo đúng các tiêu chí và khuôn dạng chuẩn quy định.
Nội dung tờ khai hải quan chính xác để tránh mất thời gian cho công ty và cơ
- Tên người xuất khẩu, người nhập khẩu
- Hợp đồng thương mại (Số, Ngày, Ngày hết hạn) - Nước nhập khẩu, Cửa khẩu xuất hàng
- Điều kiện thanh toán, Điều kiện giao hàng, Phương thức thanh toán
- Tên hàng, Mã số hàng hóa, Lượng, Đơn vị tính, Đơn giá nguyên tệ, Trị giá nguyên tệ
- Thuế xuất khẩu: Trị giá tính thuế, Thuế suất, Tiền thuế
Đồng thời trong khâu này công ty cần chuẩn bị một số giấy tờ thủ tục nộp kèm với tờ khai hải quan như:
- Giấy phép xuất khẩu
- Hợp đồng thương mại và bản dịch - Phiếu đóng gói
- Bảng kê chi tiết hàng hóa…
Khi nhận được kết quả xử lý dữ liệu và được phép thông quan, công ty in ra 2 bản, 1 bản nộp cơ quan Hải quan, 1 bản công ty sẽ giữ. Công ty đi nộp thuế xuất khẩu và tiến hành mang và xếp hàng vào đúng vị trí tập kết cho cơ quan hải quan kiểm tra thực tế.
Thông thường, sau khi kiểm tra xong thủ tục và thực tế hàng hóa thì mặt hàng của công ty sẽ được phân luồng xanh, thông quan ngay, công ty có nghĩa vụ mang hàng ra địa điểm giao để xếp hàng lên tàu.
2.2.2.5 Giao hàng lên tàu
Hợp đồng của công ty giao hàng theo điều kiện FOB là chủ yếu, khi giao hàng lên tàu cán bộ phòng xuất khẩu của công ty sẽ ở lại kiểm tra sơ bộ tàu để đảm bảo cho việc sắp xếp và bảo quản kiện khăn được không, nếu phù hợp thì hàng hóa được bốc lên tàu. Trong quá trình giao hàng nhân viên kiểm kiện của cảng Hải Phòng, nhân viên của tổ chức giỏm định và nhõn viờn tàu luụn theo dừi dựa trờn cơ sở của chứng từ và số lượng hàng hóa thực tế giao lên tàu. Sau khi hàng đã được xếp vào khoang tàu xong, nhân viên tàu tiến hành hun khói khử trùng để đảm bảo hàng không bị sâu bọ trong khi vận chuyển.
Cán bộ cảng và nhân viên tàu lập biên bản tổng kết giao nhận và lập hồ sơ hàng đã xếp lên tàu giao cho chủ hàng. Tiếp đó công ty phải gửi thông báo đã giao hàng lên tàu cho bên nhập khẩu và nhận biên lai thuyền phó do thuyền phó cấp xác nhận hàng đã nhận xong về: số lượng, ký mã hiệu, tình trạng hàng đã bốc lên tàu…và nhận từ hãng tàu vận đơn đường biển B/L để đảm bảo cho ngân hàng thanh toán.
2.2.2.6 Thủ tục thanh toán
Công ty sử dụng phương thức thanh toán bằng thư tín dụng L/C, trả ngay. Đây là phương thức đảm bảo hơp lý, thuận tiện, hạn chế rủi cho cả hai bên. Sau khi giao hàng xong công ty tiến hành lập bộ chứng từ đảm bảo trước ngày hết hạn hiệu lực của L/C, phù hợp với L/C về cả nội dung lẫn hình thức gửi đến ngân hàng Vietcombank. Thông thường bộ chứng từ công ty gửi ngân hàng gồm: Hối phiếu, B/L, Phiếu đóng gói…
Trong một số hợp đồng giá trị nhỏ, hai bên vẫn thường xuyên buôn bán với nhau, công ty có sử dụng phương thức thanh toán TTR trả ngay. Khi sử dụng phương thức này, khi hợp đồng thỏa thuận xong thì phía đối tác sẽ trả trước cho công ty 100% giá trị hợp đồng về ngân hàng công ty TNHH sản xuất kinh doanh xuất nhập khẩu Tuấn Lộc có tài khoản là ngân hàng Vietcombank, công ty sẽ có nghĩa vụ giao hàng đúng hạn hợp đồng. Hình thức thanh toán này được sử dụng rất ít tại công ty, ưu điểm là đơn giản nhưng công ty chỉ thực hiện với những hợp đồng nhỏ và đối tác là bạn hàng thân quen.
2.2.2.7 Giải quyết khiếu nại Nếu công ty bị khiếu nại:
- Về số lượng, trọng lượng hàng hóa: nếu là lỗi của công ty thì sẽ tiến hành giải quyết khiếu nại bằng cách giao đủ số hàng thiếu hoặc trả lại số tiền hàng giao thiếu.
- Về phẩm chất không phù hợp: Công ty sẽ sửa chữa khuyết tật và chịu mọi chi phí. Công ty có thể hoàn chi phí hoặc giảm giá hàng bán, thay hàng khuyết tật bằng hàng mới phù hợp về phẩm chất, hủy hợp đồng (người mua có quyền hủy hợp đồng khi công ty vi phạm các điều khoản đã ghi trong hợp đồng…)
- Đối với khiếu nại về không giao hàng hoặc chậm giao hàng thì công ty sẽ phải nộp phạt hoặc bồi thường tùy trường hợp cụ thể.
Ngoài ra, Công ty có thể khiếu nại người mua nếu người mua không trả tiền hoặc trả chậm so với quy định trong hợp đồng, do người mua từ chối nhận hàng mà không có lý do chính đáng…
Tuy nhiên, trong khi thực hiện một hợp đồng thương mại, công ty rất ít để xảy ra lỗi sai sót. Nếu không may xảy ra sự cố, hai bên sẽ tiến hành thỏa thuận nghiêm túc, không cần phải ra tòa. Như vậy đỡ mất thời gian, không ảnh hưởng tới mối quan hệ giữa hai bên.
2.3 ĐÁNH GIÁ HOẠT ĐỘNG XUẤT KHẨU MẶT HÀNG KHĂN BÔNG