1.2 Thực trạng hoạt động và hiệu quả hoạt động của các đại
1.2.1 Giới thiệu khái quát các đại diện bán hàng của công ty CPTBDX Petrolimex
1.2.1.1 Chức năng nhiệm vụ của các đại diện bán hàng
Đối với sản phẩm t liệu sản xuất, do những đặc thù của sản phẩm mà việc phân phối loại hàng hóa này chủ yếu dùng kênh phân phối trực tiếp bao gồm các hình thức bán hàng cá nhân, đại diện bán hàng, ... Đại diện bán hàng của công ty là các nhóm bao gồm các cá nhân thực hiện nhiệm vụ tiêu thụ sản phẩm của công ty trên một địa bàn nhất định. Họ thay mặt công ty giải quyết các vấn đề về hoạt
động của công ty trên địa bàn đó, đảm bảo đem lại lợi ích cho công ty, thực hiện các mục tiêu riêng mà công ty giao cho cũng nh góp phần thực hiện mục tiêu tổng thể của toàn công ty.
Thông thờng các đại diện bán hàng của công ty đợc giao nhiệm vụ thực hiện một hay một số chức năng sau: tìm kiếm hoặc thu hút các khách hàng mới, phổ biến thông tin về hàng hoá và dịch vụ của công ty kể cả việc thiết lập các cuộc tiếp xúc, trình bày những luận cứ, khắc phục những ý kiến phản bác và hoàn tất th-
ơng vụ, cung ứng hàng hoá, dịch vụ, nghiên cứu thị trờng, thu thập thông tin, phân phối hàng hoá. Những nguyên tắc làm việc cơ bản của hệ thống các đại diện bán hàng của một doanh nghiệp bao gồm những vấn đề về cơ cấu của nó nhằm đảm bảo hiệu quả tối đa cho hoạt động trên thị trờng. Khi doanh nghiệp bán một nhóm mặt hàng cho một ngành hoạt động và khách hàng nằm rải rác về mặt địa lý thì họ sẽ tổ chức bộ máy đại diện của mình theo nguyên tắc lãnh thổ. Nếu công ty bán nhiều mặt hàng khác nhau cho nhiều khách hàng khác nhau thì sẽ xây dựng bộ máy theo nguyên tắc hàng hoá hay phân chia theo khách hàng. Đối với công ty CPTBXD Petrolimex kinh doanh một nhóm chủng loại hàng hoá thì là trờng hợp một. Công ty xây dựng hệ thống các đại diện thơng mại theo lãnh thổ phân bố ở ba miền Bắc, Trung, Nam. Đây là loại hình cơ cấu tổ chức đơn giản nhất. Mỗi đại diện thơng mại sẽ phụ trách một địa bàn tiêu thụ và độc quyền phục vụ tại đó.
Trên địa bàn của mình, nó có quyền kinh doanh toàn bộ danh mục hàng hoá của cụng ty. Cơ cấu nh vậy cú u điểm là: (1) Xỏc định rừ ràng nhiệm vụ của từng đại diện thơng mại. Là ngời đại diện cho công ty trên địa bàn, nó chịu hoàn toàn trách nhiệm về mọi thành công hay thiếu sót trong tiêu thụ ở nơi này. (2) Trách nhiệm nh vậy sẽ kích thích các đại diện phát triển và củng cố các mối liên hệ kinh doanh và cá nhân với các nhà hoạt động thị trờng địa phơng. Những mối liên hệ này sẽ làm tăng hiệu quả công tác của các đại diện. (3) Chi phí đi lại sẽ giảm đi rất nhiều do các nhân viên của đại diện chỉ phải đi lại trên một địa bàn tơng đối nhỏ.
Nhiệm vụ cụ thể của các đại diện bán hàng của công ty là:
- Tìm kiếm và thu hút khách hàng mới tại địa bàn đại diện hoạt động. Các đại diện có nhiệm vụ thông tin cho khách hàng mục tiêu về tên tuổi, lĩnh vực kinh doanh và cung cấp dịch vụ của công ty để làm cho khách hàng khi có nhu cầu sẽ ngay lập tức tìm đến nhà đại diện để đợc cung cấp sản phẩm, dịch vụ. Các đại diện không chỉ chờ đợi khách hàng tìm đến mình khi cần mà còn phải chủ động tham gia các hoạt động của địa phơng liên quan đến phát triển kinh tế. Đó là dịp để các đại diện tiếp cận với khách hàng.
- Nghiên cứu tìm hiểu thị trờng: Đại diện bán hàng còn có nhiệm vụ nghiên cứu thị trờng. Ví dụ thị trờng miền Trung là thị trờng tiềm năng lớn với các thành phố trẻ đang trên tiến trình đô thị hoá mạnh mẽ. Các nhà đầu t đang rất quan tâm rót
vốn đầu t bởi đó là thị trờng tiêu dùng lớn cha đợc khai thác nhiều. Cơ sở hạ tầng của các tỉnh cũng đang ngày càng đợc cải thiện hiện đại, giao thông vận tải đợc mở rộng, thông suốt. Đó là những dấu hiệu tốt cho nhu cầu về các sản phẩm thiết bị xăng dầu. Đời sống ngời dân đang ngày càng cao, nhu cầu sử dụng các phơng tiện giao thông hiện đại nh xe máy, ô tô cũng tăng cao, hoạt động sản xuất phát triển, nhu cầu nhiên liệu tăng trong đó xăng dầu là nguồn nguyên liệu quan trọng vì vậy có nhiều tổ chức, cá nhân muốn kinh doanh xăng dầu và cần đến các thiết bị xăng dầu cũng nh sử dụng các công trình xăng dầu. Mỗi vùng đều có những yêu cầu khác nhau về cùng một chủng loại sản phẩm. Các đại diện của công ty phải xác định mẫu mã, chủng loại hàng hoá mà khu vực đó a thích, những yêu cầu về chất lợng sản phẩm, giá cả có thể đợc chấp nhận, cũng nh dự tính đợc quy mô của nhu cầu. Từ những nghiên cứu về nhu cầu, các đại diện thông tin cho lãnh đạo công ty để xác định kế hoạch tiêu thụ, dự tính đợc kết quả hoạt động từ đó đa ra các chỉ tiêu, nhiệm vụ cụ thể cho mỗi đại diện cũng nh để ngời có trách nhiệm cao nhất của đại diện phân công nhiệm vụ đến từng cá nhân bán hàng của đại diện.
- Thông tin về sản phẩm cũng nh thực hiện các hoạt động xúc tiến bán hàng. Cùng với những thông tin về sản phẩm qua các tạp chí chuyên ngành và các ấn phẩm mà công ty phát hành thì các đại diện cũng phải tổ chức thông báo về sản phẩm một cách chi tiết tới khách hàng. ở mỗi vùng có những thói quen kinh doanh khác nhau, có phong tục tập quán khác nhau và do những điều kiện khách quan khác nhau mà các đại diện phải điều chỉnh những chiến lợc xúc tiến cho phù hợp.
- Thực hiện đàm phán với khách hàng và bán đợc hàng: Trớc hết mỗi nhân viên bán hàng phải thuyết phục đợc khách hàng quyết định mua sản phẩm của công ty,
đàm phán các vấn đề về giá cả, vận chuyển, thực hiện chuyển giao hàng hoá, chấp nhận thanh toán. Các đại diện đợc công ty yêu cầu phải đáp ứng tốt nhất các nhu cầu của khách hàng và đem lại lợi nhuận lớn nhất cho công ty. Các đại diện cũng phải tạo cho khách hàng sự tin tởng, về sản phẩm của công ty, về chất lợng qua thái độ phục vụ, trình độ hiểu biết kĩ thuật sản phẩm, khả năng giao tiếp bán hàng của đội ngũ nhân viên bán hàng.
- Các đại diện thơng mại có nhiệm vụ đánh giá và báo cáo tình hình hoạt động của
đại diện mình một cách trung thực cho công ty đồng thời đa ra các biện pháp để nâng cao hiệu quả hoạt động.
1.2.1.2. Hình thức hoạt động của đại diện bán hàng
Hình thức hoạt động của các đại diện của công ty là bán hàng trực tiếp. Mỗi
đại diện bán hàng có nhiều nhân viên bán hàng và công việc của mỗi ngời là tìm kiếm, gặp gỡ khách hàng, giới thiệu sản phẩm thiết bị xăng dầu và các dịch vụ của công ty và thuyết phục khách hàng lựa chọn công ty là nhà cung cấp cho mình.
Hoạt động bán hàng trực tiếp có những nhiều cơ hội và thách thức đối với mỗi nhân viên bán hàng bởi họ phải bằng chính năng lực, hiểu biết, khả năng của mình thực hiện bỏn hàng. Sự thành cụng hay thất bại của mỗi nhõn viờn đợc thể hiện rừ ràng thông qua số lợng hàng hoá tiêu thụ.
Mỗi đại diện bán hàng có sự độc lập cũng nh phụ thuộc nhất định vào công ty. Đó là sự độc lập trong cách thức hoạt động, phong cách bán hàng, cách thức phục vụ khách hàng... Các đại diện phải thực hiện dới sự chỉ đạo của công ty đối với các quyết định quan trọng trong hoạt động kinh doanh, phải tuân theo những chính sách, chiến lợc kinh doanh , các chiến dịch khuyến mại, ... mà công ty đa ra.
Điều đó có nghĩa là các đại diện luôn có sự độc lập tự chủ nhất định trong các quyết định của mình. Mức độ độc lập đó cho phép các đại diện phát huy tính sáng tạo trong hoạt động sản xuất kinh doanh, có trách nhiệm với kết quả hoạt động của mình mà vẫn hớng tới hoàn thành mục tiêu chung của công ty.
1.2.1.3. Mô hình và công cụ quản lý các đại diện bán hàng
Mô hình quản lý của các đại diện đơn giản, gọn nhẹ hơn nhiều so với mô
hình quản lý của công ty. Mỗi đại diện có một trởng đại diện, là ngời có trách nhiệm và quyền hành cao nhất của đại diện. Đây là ngời có quyền ra các quyết
định kinh doanh đối với đại diện. Trởng đại diện có trách nhiệm báo cáo tình hình hoạt động của đại diện mình với lãnh đạo công ty về hoạt động kinh doanh của đại diện đó, là ngời phải chịu trách nhiệm đối với mỗi thành công hay thất bại của đại diện. Đó là ngời tổ chức, bố trí nhân viên, phân công công việc và quản lý lao
động ở khu vực mà đại diện đó hoạt động. Mỗi trởng đại diện có một trợ lý để giúp việc và các nhân viên bán hàng. Do quy mô của mỗi đại diện còn nhỏ nên nhân viên bán hàng thờng kiêm những chức năng khác nh kế toán, quản lý kho hàng...
Để quản lý các đại diện, công ty chú trọng đến quản lý nhân viên của đại diện mà đối tợng quản lý là ngời đứng đầu mỗi đại diện. Do các đại diện nằm cách xa trụ sở công ty, việc quản lý không thể thực hiện bằng giám sát trực tiếp, sát sao mọi hoạt động của mỗi đại diện. Công ty thông qua các việc tuyển dụng và đào tạo
để có đợc các nhân viên của đại diện là những ngời có năng lực, đáng tin cậy.
Công ty cũng sử dụng các biện pháp khen thởng, khuyến khích, động viên để các nhân viên làm việc có trách nhiệm với công ty một cách tự giác. Công ty cũng xây dựng cơ chế thông tin thông suốt để nhanh chóng liên lạc và nắm đợc tình hình của các đại diện.
Mỗi đại diện cũng là một mô hình tổ chức kinh doanh thu nhỏ, nó cũng phải đợc quản lý nhng việc quản lý các đai diện chủ yếu là quản lý con ngời. Để có một đại diện bán hàng có hiệu quả, công ty phải xây dựng và quản lý tốt đại diện đó. Việc xây dựng đại diện bán hàng bao gồm khâu tuyển dụng và lựa chọn
đại diện; huấn luyện đại diện bán hàng. Việc quản lý bao gồm các vấn đề về thù lao cho lực lợng bán hàng; khuyến khích; đánh giá hiệu quả của các đại diện.
1.2.2 Phân tích hiệu quả hoạt động của đại diện bán hàng ở công ty CPTBXD