THAY đỔI VÀ PHÁT TRIỂN TỔ CHỨC Mụi trường của tổ chức cú xu hướng biến ủộng rất phức
tạp: Nhu cầu khỏch hàng ngày càng ủa dạng, nhiều cơ hội, thỏch thức và rủi ro, sự cạnh tranh gay gắt buộc nhà quản lý phải xem xột, ủỏnh giỏ tổ chức của mỡnh và quan tõm ủến thay ủổi tổ
chức. để tồn tại và thớch nghi nhanh với những biến ủộng của
mụi trường kinh doanh cũng như hoà nhập với xu hướng hội nhập và toàn cầu hoỏ, tổ chức cần phải cú những thay ủổi nhất ủịnh và phải quản lý ủược sự thay ủổi đú một cỏch hiệu quả.
Ị CÁC ÁP LỰC THÚC đẨY SỰ THAY đỔI
Trước khi nghiờn cứu những ỏp lực thỳc ủẩy sự thay ủổi,
chỳng ta cần cú những giả thiết về sự thay ủổi:
Thứ nhất, quỏ trỡnh thay ủổi bao hàm việc học hỏi cỏi mới
và vứt bỏ những thỏi ủộ hành vi ủang tồn tại trong tổ chức.
Thứ hai, sự thay ủổi sẽ khụng xảy ra trừ khi ủộng lực thay
ủổi xuất hiện.
Thứ ba, con người là trung tõm của mọi sự thay ủổi trong tổ
chức. Bất kỳ sự thay ủổi nào (cơ cấu, hệ thống khen thưởng,
thiết kế cụng việc) ủũi hỏi cỏ nhõn phải thay ủổị
Cuối cựng, sự thay ủổi một cỏch cú hiệu quả ủũi hỏi sự
khuyến khớch những hành vi, thỏi ủộ... phải thay ủổị
1. Cỏc ỏp lực từ bờn ngoài tổ chức
Sự ủa dạng về lực lượng lao ủộng: Lực lượng lao ủộng
ngày càng ủa dạng về văn hoỏ, khả năng chun mơn, trỡnh ủộ, do vậy tổ chức cần phải quản lý sự ủa dạng ủú một cỏch hiệu
quả. Chẳng hạn, tổ chức cần cú những chớnh sỏch và biện phỏp về nguồn nhõn lực nhằm thu hỳt và duy trỡ lực lượng lao ủộng
vốn ủa dạng ngày một ủa dạng nàỵ Những người lao ủộng
trong tổ chức sẽ phải làm việc trong mụi trường khỏc nhaụ Nhu cầu về ủào tạo và phỏt triển, lợi ớch, hệ thống thự lao và sự sắp xếp nơi làm việc cũng trở nờn phức tạp hơn khi lực lượng lao
ủộng trong tổ chức ủa dạng về tuổi tỏc, giới tớnh, chủng tộc...
Sự thay ủổi và tiến bộ của khoa học cụng nghệ: Cỏc tổ
chức sử dụng cụng nghệ như là cụng cụ ủể nõng cao năng suất
lao ủộng và nõng cao khả năng cạnh tranh trờn thị trường. Việc
sử dụng mỏy tớnh và tự động hố; cỏc chương trỡnh quản lý chất lượng ủồng bộ và ủổi mới cơ cấu tổ chức, ủặc biệt là sự phỏt
triển của cụng nghệ thụng tin, mạng Internet và thương mại ủiện tử địi hỏi tổ chức phải ủào tạo người lao ủộng ở tất cả cỏc cấp nhằm giỳp họ làm việc hiệu quả hơn và tổ chức cũng phản ứng nhanh và tiếp nhận thơng tin nhanh đối với sự thay ủổi nhu cầu của khỏch hàng và ủối thủ cạnh tranh.
Sự thay ủổi của thị trường: Sự toàn cầu hoỏ nền kinh tế
buộc cỏc tổ chức phải thay ủổi để thớch nghi với mụi trường kinh doanh mớị Chẳng hạn như việc ỏp dụng mức thuế thấp ủối với
hàng hoỏ của cỏc nước ASEAN nhập khẩu vào Việt Nam, địi hỏi cỏc doanh nghiệp Việt Nam phải cú những thay ủổi trong cụng
tỏc quản lý, ủổi mới cơ cấu nhằm tiết kiệm chi phớ, hạ giỏ thành sản phẩm thỡ mới cú thể cạnh tranh ủược với hàng hoỏ nhập
khẩụ Mặt khỏc, cỏc cụng ty nhỏ rất nhạy bộn với thị trường và cú thể liờn tục ủổi mới những sản phẩm ủể phự hợp với thị hiếu
khỏch hàng. Do vậy, những tổ chức thành cụng là những tổ chức cú những thay ủổi ủể thớch ứng với sự cạnh tranh nàỵ
Xu hướng sỏp nhập, liờn minh giữa cỏc cụng ty cũng là xu hướng ủang phỏt triển trờn thế giới và ở Việt Nam. Những tổ
thị trường... Những tổ chức này cú sự khỏc biệt về ủặc ủiểm lao
ủộng, văn hoỏ tổ chức... Do vậy, khi sỏp nhập với nhau, tổ chức
mới cần phải cú những thay ủổi nhất ủịnh ủể hoạt ủộng sao cho cú hiệu quả nhất.
Áp lực xó hội và cỏc chớnh sỏch: Khuynh hướng xó hội
trong những năm ủầu của thế kỷ 21 ủũi hỏi cỏc tổ chức cũng
phải ủiều chỉnh cho phự hợp. Vớ dụ, số người vào học ủại học
và cao ủẳng tăng lờn ủũi hỏi những trường ủại học cần cú những thay ủổi trong cỏch quản lý sinh viờn. Cỏc doanh nghiệp cũng
cú những thay ủổi liờn quan ủến tuyển dụng người lao ủộng, ủào tạo và phỏt triển nguồn nhõn lực trong cỏc doanh nghiệp. Cỏc chớnh sỏch cũng cú những ảnh hưởng nhất ủịnh tới cỏc tổ chức. Chẳng hạn, việc cấm cỏc cụng ty sản xuất thuốc lỏ quảng cỏo sản phẩm địi hỏi những cụng ty sản xuất thuốc lỏ cần cú những thay ủổi trong cỏch tiếp thị hay phương thức kinh doanh.
2. Cỏc ỏp lực bờn trong
Bờn cạnh những ỏp lực từ bờn ngoài của tổ chức, những yếu tố bờn trong tổ chức cũng cú những ỏp lực nhất ủịnh ủối với sự thay ủổi của tổ chức. Những ỏp lực bờn trong tổ chức suy cho
cựng cú nguồn gốc từ chớnh những người lao ủộng trong tổ chức
ủú. Nhu cầu của người lao ủộng, sự thoả món cụng việc, sự cam
kết với tổ chức, hành vi và kết quả thực hiện cụng việc của họ cú tỏc động nhất ủịnh tới hoạt ủộng của tổ chức, ủũi hỏi tổ chức phải cú những thay ủổị Chẳng hạn, khi người lao ủộng trong tổ chức lần lượt xin nghỉ việc, tỉ lệ vắng mặt tại nơi làm việc cao hay năng suất lao ủộng giảm ủột ngột là những dấu hiệu cho
thấy rằng tổ chức cần phải cú những thay ủổi về cỏch quản lý, hay cơ cấu tổ chức, hay vấn ủề tạo ủộng lực cho người lao ủộng trong tổ chức. Mặt khỏc, trong tổ chức cú thể tồn tại hai bộ phận cú quan ủiểm, cỏch nghĩ và cỏch làm việc trỏi ngược nhaụ đú
là những người cấp tiến và những người bảo thủ; thế hệ già và
thế hệ trẻ. Mõu thuẫn nảy sinh giữa hai thế hệ này chắc chắn
ảnh hưởng tiờu cực tới hoạt ủộng của tổ chức. Vỡ vậy, tổ chức
nhất thiết phải cú sự thay ủổi ủể giảm bớt mõu thuẫn, sử dụng
người lao ủộng ủỳng nhằm khai thỏc thế mạnh của họ giỳp cho việc ủiều hành hoạt ủộng trong tổ chức tốt hơn.
IỊ QUẢN Lắ SỰ THAY đỔI Cể KẾ HOẠCH
Thay ủổi cú kế hoạch là những hoạt ủộng thay ủổi cú chủ ủịnh và ủịnh hướng mục tiờụ Mục tiờu của thay ủổi cú kế hoạch
là nhằm nõng cao khả năng của tổ chức trong việc thớch ứng với sự thay ủổi của mụi trường. Chẳng hạn như khuyến khớch sự ủổi mới, trao quyền cho nhõn viờn, tổ chức ủội làm việc là cỏc vớ dụ về sự thay ủổị Mặt khỏc, thay ủổi cú kế hoạch nhằm tạo ra
những thay ủổi trong hành vi của người lao ủộng. Sự thành cụng hay thất bại của tổ chức về căn bản là phụ thuộc vào những gỡ mà người lao ủộng làm ủược hay khụng làm ủược. Do vậy, sự
thay đổi cú kế hoạch cũng liờn quan ủến việc thay ủổi cỏch ứng xử của những cỏ nhõn người lao ủộng trong tổ chức.
Vấn ủề ủặt ra là thay ủổi theo cỏch như thế nàọ Cú hai quan
điểm thay đổi chớnh. đú là sự thay ủổi liờn tục, dần dần, theo một
hướng và thay đổi khơng liờn tục, nhảy vọt, theo ủa hướng.
1. Cỏc tỏc nhõn thay ủổi
Ai là những người trong tổ chức cú trỏch nhiệm trong việc quản lý cỏc hoạt ủộng thay ủổỉ đú chớnh là cỏc tỏc nhõn thay
ủổị Tỏc nhõn thay ủổi là người chịu trỏch nhiệm quản lý cỏc
thay ủổi hay ủề xuất cỏc thay ủổị Cú hai loại tỏc nhõn thay ủổi: tỏc nhõn bờn trong và tỏc nhõn bờn ngoàị
Cỏc tỏc nhõn thay ủổi bờn trong chớnh là những thành viờn
của tổ chức bao gồm nhõn viờn, cỏn bộ quản lý trung gian, cỏn bộ chủ chốt của tổ chức. Vỡ cú thời gian làm việc trong tổ chức
và quen với tổ chức nờn những người này hiểu rất rừ về tổ chức (về con người, hệ thống quyền lực, cụng việc...) nờn cú thể ủưa ra những thay ủổi xỏc ủỏng. Tuy nhiờn những tỏc nhõn này sẽ
phụ thuộc và chịu sự chi phối của hệ thống quyền lực trong tổ chức. Do vậy, những ý kiến hay cỏch nhỡn nhận của họ cú thể thiếu khỏch quan và cú thể khụng cú kinh nghiệm trong việc
ủưa ra những thay ủổị
Tổ chức cũng cú thể thuờ dịch vụ tư vấn bờn ngồi đưa ra những lời khuyờn và trợ giỳp cho sự thay ủổi của tổ chức.
Những dịch vụ ủú cú thể coi như là cỏc tỏc nhõn thay ủổi bờn
ngoàị Những người này cú những nhỡn nhận, nhận xột khỏch quan về tổ chức. Mặt khỏc, họ cũn là những người cú nhiều kinh nghiệm, cú khả năng ủem ủến cho tổ chức những cỏi hay mà
những tổ chức khỏc ủang ỏp dụng. Hơn nữa, những người này khụng bị chi phối bởi hệ thống quyền lực trong tổ chức cũng như khụng phải chịu ảnh hưởng trực tiếp của những hậu quả lõu dài của sự thay ủổi tổ chức, do vậy họ cú thể ủưa ra những thay
ủổi mạnh mẽ và toàn diện. Tuy nhiờn, cỏc tỏc nhõn bờn ngồi cú
thể chưa quen với những chi tiết nhỏ trong tổ chức, nờn việc ủưa ra những thay ủổi cú thể chưa thật chớnh xỏc. để mời những
người này tham gia tư vấn cho sự thay ủổi của tổ chức thỡ tổ
chức cũng cần phải cú những chi phớ tài chớnh tương ủối caọ
2. đối tượng của sự thay ủổi
Cỏc ủiều kiện mụi trường thay ủổi địi hỏi cơ cấu tổ chức
phải ủược ủiều chỉnh cho phự hợp. Cỏc tỏc nhõn thay ủổi cú thể
ủiều chỉnh một hoặc nhiều yếu tố chủ yếu của thiết kế cơ cấu tổ
chức (xoỏ bỏ giới hạn theo chiều dọc, mở rộng phạm vi quản lý...). Cỏc tỏc nhõn thay đổi cú thể ủiều chỉnh cơ cấu tổ chức
theo hướng: Chuyển từ cơ cấu ủơn giản sang cơ cấu ủội, cơ cấu ma trận, thiết kế lại cụng việc, xỏc ủịnh lại bản mụ tả cụng
việc,...
Sự phỏt triển của khoa học kỹ thuật ủũi hỏi tổ chức cũng phải cú những thay ủổi nhất ủịnh về cụng nghệ ủể theo kịp với ủiều kiện mớị Cỏc tỏc nhõn thay đổi cú thể thay ủổi cụng nghệ
tổ chức. Sự thay ủổi này thường gắn với việc trang bị mỏy múc, thiết bị mới, tự ủộng hố, vi tớnh hố...
Cỏc tỏc nhõn cú thể thay ủổi bố trớ tại nơi làm việc. Dựa
trờn việc xem xột nhu cầu làm việc, yờu cầu trao ủổi thụng tin,
tiếp xỳc giữa những nhõn viờn, nơi ủặt trang thiết bị... mà cỏc
tỏc nhõn cú thể cú những thay ủổị Chẳng hạn, việc bỏ cỏc vỏch ngăn tại nơi làm việc, tạo ủiều kiện cho việc trao ủổi thụng tin, thay ủổi cỏch trang trớ nơi làm việc.
Mặt khỏc, cỏc tỏc nhõn thay ủổi giỳp cỏ nhõn và nhúm làm việc với nhau hiệu quả hơn bằng cỏch thay ủổi thỏi ủộ, hành vi
của cỏc thành viờn trong tổ chức thơng qua q trỡnh giao tiếp, ra quyết ủịnh, giải quyết vấn ủề.
IIỊ CÁC MƠ HèNH THAY đỔI 1. Mơ hỡnh thay đổi của Lewin
Theo Lewin, muốn thay đổi thành cơng địi hỏi phải phỏ vỡ
sự đơng cứng của hiện trạng. Hiện trạng cú thể ủược xem là
trạng thỏi cõn bằng của tổ chức. Trong mơ hỡnh 3 bước của Lewin (Hỡnh 10.1), sự thay ủổi là quỏ trỡnh chuyển từ cỏch làm cũ sang cỏch làm mới một cỏch cú hệ thống. Phỏ vỡ sự đơng
cứng của hiện trạng chỉ tầm quan trọng của việc chuẩn bị cho sự thay ủổị Giai ủoạn tỏi ủụng cứng phản ỏnh việc theo ủuổi sự
thay ủổi và biến sự thay ủổi này trở nờn lõu bền. Quỏ trỡnh thay
ủổi trong tổ chức ủược diễn ra theo 3 giai ủoạn:
1. Phỏ vỡ sự đơng cứng của hiện trạng 2. Chuyển sang trạng thỏi mới
Hỡnh 10.1: Quỏ trỡnh thay ủổi trong tổ chức của Lewin
Bước 1: Phỏ vỡ sự đơng cứng của hiện trạng là quỏ trỡnh
người lao ủộng trong tổ chức nhận thấy nhu cầu thay ủổi tổ
chức. điều chủ yếu trong giai ủoạn này là làm cho mọi người
hiểu ủược tầm quan trọng của sự thay ủổi và ảnh hưởng của sự thay ủổi này đến cơng việc của họ. Sự thay ủổi cú thể là việc
trang bị thờm những mỏy múc, thay ủổi cơ cấu tổ chức, thực
hiện hệ thống ủỏnh giỏ kết quả thực hiện cụng việc mớị.. Trong giai ủoạn này, tổ chức cần cú những nỗ lực thay ủổi nhằm khắc phục cỏc ỏp lực cản trở sự thay ủổi của cỏ nhõn và nhúm. Tức là những nỗ lực nhằm phỏ vỡ sự đơng cứng của hiện trạng.
để thực hiện ủiều này, ta cú những cỏch sau:
Ớ Tăng cường ỏp lực thỳc ủẩy việc thay ủổi hiện trạng. đú
là những ỏp lực nhằm hướng hành vi của nhõn viờn ra khỏi trạng thỏi ổn ủịnh hiện tạị
Ớ Giảm những cản trở ủối với sự thay ủổị Những cản trở này là những ỏp lực nhằm ngăn cản sự chuyển hướng ra khỏi trạng thỏi ổn ủịnh.
Ớ Kết hợp cả hai cỏch trờn.
Bước 2: Thay ủổi hiện trạng
Trong giai ủoạn này, tổ chức cần tiến hành cung cấp thụng tin mới, hành vi mới, cỏch nghĩ và cỏch nhỡn nhận mới cho người lao ủộng trong tổ chức. Mặt khỏc, tổ chức cần phải giỳp
cỏc thành viờn trong tổ chức học hỏi những kỹ năng, quan niệm
mớị đồng thời, tổ chức cũng cần phải cú cơ chế tạo ủiều kiện
thuận lợi cho sự thay ủổị Phỏ vỡ sự đơng cứng
của hiện trạng
Thay ủổi hiện trạng
Tỏi đơng cứng sau khi ủó thay ủổi
Bước 3: Giai ủoạn tỏi ủụng cứng sau khi ủó thay ủổị
đõy là giai ủoạn nhằm ổn ủịnh hoỏ sự thay ủổi bằng việc
tạo nờn sự cõn bằng giữa cỏc ỏp lực thỳc ủẩy sự thay ủổi và cỏc ỏp lực cản trở sự thay ủổị Giai ủoạn này rất cần thiết bởi vỡ nếu khơng cú giai ủoạn này thỡ tổ chức cú nguy cơ trở về trạng thỏi
cũ trong khi trạng thỏi mới sẽ dần bị lóng quờn. Trong giai ủoạn này, tổ chức cần giỳp người lao ủộng hoà nhập với những hành vi và thỏi ủộ mới ủược thay ủổi và bỡnh thường hoỏ những hành vi thỏi ủộ đú. đồng thời, tổ chức cũng nờn tăng cường và củng
cố sự thay đổi thơng qua việc kốm cặp, tư vấn giỳp cho việc ổn
định hố sự thay ủổị
2. Mụ hỡnh thay đổi liờn tục
Mơ hỡnh thay ủổi của Lewin là mơ hỡnh ủơn giản. Tuy
nhiờn, mơ hỡnh này khơng đề cập tới một số vấn ủề quan trọng. Mơ hỡnh thay ủổi liờn tục (Hỡnh 10.2) về sự thay ủổi tổ chức tỏ ra hữu ớch hơn và phức tạp hơn. Mơ hỡnh này xem xột những yếu tố thỳc ủẩy thay đổi, q trỡnh giải quyết vấn ủề, cỏc tỏc
nhõn thay ủổi và quản lý quỏ trỡnh thực hiện thay đổị Mơ hỡnh này cũng gắn với mơ hỡnh thay ủổi của Lewin vào giai ủoạn
thực hiện sự thay đổị Trong mơ hỡnh này, cấp quản lý trong tổ chức nhận thức rằng cú một số ỏp lực thay ủổi tổ chức và vấn ủề này phụ thuộc vào quỏ trỡnh ra quyết ủịnh và giải quyết vấn ủề của tổ chức. Thụng thường, cấp quản lý trong tổ chức sẽ xỏc
ủịnh mục tiờu của sự thay ủổi của tổ chức. Trong mơ hỡnh này,
tổ chức cũng cần cú sự trợ giỳp của tỏc nhõn thay ủổị Tỏc nhõn thay đổi cú thể giỳp cấp quản lý xỏc ủịnh vấn ủề hay nhu cầu
thay ủổi và tham gia ủỏnh giỏ kế hoạch hành ủộng. Dưới sự
hướng dẫn và quản lý của tỏc nhõn thay ủổi, tổ chức thực hiện sự thay đổi theo mơ hỡnh thay ủổi của Lewin. Bước cuối cựng
cấp quản lý cao nhất của tổ chức cựng ủỏnh giỏ quỏ trỡnh thay ủổi trong sự so sỏnh với mục tiờu ủó đặt rạ Thơng qua giai ủoạn ủỏnh giỏ và kiểm soỏt này, cấp quản lý cao nhất trong tổ chức
xỏc ủịnh hiệu quả của quỏ trỡnh thay ủổi bằng việc ủỏnh giỏ cỏc