CƠ CẤU TỔ CHỨC
Tổ chức cần phải thớch nghi với mụi trường kinh doanh nếu muốn tồn tại và phỏt triển. Cơ cấu tổ chức ủược coi là một trong những nguồn lực mà tổ chức cú thể sử dụng gúp phần tạo lợi thế cạnh tranh. Do vậy, tổ chức cần phải quan tõm ủến việc thiết kế cơ cấu tổ chức phự hợp nhất với chiến lược và mục tiờu ủó ủề
rạ Khi thiết kế cơ cấu tổ chức cần phải cõn nhắc ba yếu tố sau (i) cơ cấu tổ chức phải thớch nghi với mụi trường bờn ngoài, (ii) cơ cấu tổ chức phải thớch nghi với mụi trường bờn trong tổ chức (phự hợp với nhõn viờn, cụng nghệ và cỏc nguồn lực khỏc trong tổ chức), và (iii) cơ cấu tổ chức phải phự hợp và nhất quỏn với triết lý quản lý và phong cỏch lónh ủạo của những cỏn bộ quản lý trong tổ chức.
Chương này ủề cập ủến những yếu tố chớnh cần quan tõm
khi thiết kế cơ cấu tổ chức, cỏc loại cơ cấu tổ chức cũng như cỏc yếu tố ảnh hưởng ủến việc lựa chọn cơ cấu tổ chức, và làm thế nào ủể thiết kế cơ cấu tổ chức phự hợp với mụi trường bờn trong và bờn ngoài của tổ chức.
Ị KHÁI NIỆM, TẦM QUAN TRỌNG CỦA CƠ CẤU TỔ CHỨC 1. Khỏi niệm
ạ Khỏi niệm tổ chức
Tổ chức cú thể ủược ủịnh nghĩa theo cỏc cỏch khỏc nhaụ
Theo Ducan (1981), tổ chức là một tập hợp cỏc cỏ nhõn riờng lẻ tương tỏc lẫn nhau, cựng làm việc hướng tới những mục tiờu chung và mối quan hệ làm việc của họ ủược xỏc ủịnh theo cơ
cấu nhất ủịnh. Theo ủịnh nghĩa này, yếu tố con người ủược coi trọng hơn những nguồn lực khỏc của tổ chức (mỏy múc, nhà xưởng, cụng nghệ...). Ở một giới hạn nào ủú, con người trong tổ chức cần phải làm việc hướng tới mục tiờu chung và những hoạt
ủộng của họ cần phải ủược phối hợp ủể ủạt ủược mục tiờu đú.
Tuy nhiờn, ủiều này khơng cú nghĩa rằng tất cả mọi người trong tổ chức ủều cú những mục tiờu và sự ưu tiờn cho cỏc mục tiờu
giống nhau, và khụng phải tất cả cỏc mục tiờu ủều rừ ràng ủối
với tất cả mọi ngườị Theo đú, mối quan hệ của con người trong tổ chức ủược xỏc ủịnh theo cơ cấu nhất ủịnh.
Bờn cạnh đú, tổ chức cũng ủược coi là một hệ thống cỏc
hoạt ủộng do hai hay nhiều người phối hợp hoạt ủộng với nhau nhằm ủạt ủược mục tiờu chung. Theo ủịnh nghĩa này, tổ chức
bao gồm cỏc yếu tố cấu thành sau:
- Những người trong tổ chức ủều phải làm việc hướng tới một mục tiờu chung của tổ chức.
- Phối hợp cỏc nỗ lực của những con người trong tổ chức là nền tảng tạo nờn tổ chức.
- Tuy nhiờn, ngoài nguồn lực con người, ủể ủảm bảo sự
hoạt ủộng của tổ chức, cần phải cú cỏc nguồn lực khỏc
như tài chớnh, cơng nghệ, nhà xưởng...
- để phối hợp cỏc nỗ lực của con người trong tổ chức nhằm
sử dụng hiệu quả cỏc nguồn lực trong tổ chức và ủạt ủược mục tiờu của tổ chức thỡ cần cú hệ thống quyền lực và quản lý. để thiết kế hệ thống quyền lực và quản lý trong tổ chức, chỳng ta cần phải trả lời cõu hỏi: Ai sẽ là người ủiều hành tổ chức? Tổ chức sẽ cú bao nhiờu cấp quản lý, cỏc phũng ban chức năng..? Làm thế nào ủể quản lý con người và cỏc nguồn lực khỏc của tổ chức? Làm thế nào ủể tập hợp và phối hợp cỏc nhiệm vụ, cụng việc?
b. Khỏi niệm cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức là hệ thống cỏc nhiệm vụ, mối quan hệ bỏo cỏo và quyền lực nhằm duy trỡ sự hoạt ủộng của tổ chức. Cơ cấu tổ chức xỏc ủịnh cỏch thức phõn chia, tập hợp và phối hợp cỏc
nhiệm vụ cụng việc trong tổ chức nhằm ủạt ủược mục tiờu của tổ chức.
Như vậy, cơ cấu tổ chức phải ủảm bảo:
- Bố trớ, sắp xếp, và phối hợp hiệu quả cỏc hoạt ủộng của con người trong tổ chức nhằm ủạt mục tiờu chung. - Nõng cao hiệu quả sử dụng cỏc nguồn lực tổ chức, gúp
phần tăng cường hoạt ủộng chung của tổ chức. - Quản lý và kiểm soỏt cỏc hoạt ủộng của tổ chức.
- Linh hoạt giỳp tổ chức thớch nghi nhanh chúng với những thay ủổi của mụi trường bờn ngoàị
- Khuyến khớch sự tham gia của người lao ủộng vào hoạt
ủộng chung của tổ chức và tạo ủộng lực cho người lao
ủộng trong tổ chức.
Cơ cấu của tổ chức ủược thể hiện thụng qua sơ ủồ cơ cấu tổ chức. Sơ ủồ tổ chức là hỡnh vẽ thể hiện vị trớ, mối quan hệ bỏo cỏo và cỏc kờnh thụng tin (giao tiếp) chớnh thức trong tổ chức. Sơ
ủồ cơ cấu tổ chức biểu thị mối quan hệ chớnh thức giữa những
người quản lý ở cỏc cấp với những nhõn viờn trong tổ chức. Sơ
ủồ cơ cấu tổ chức ủịnh dạng tổ chức và cho biết mối quan hệ bỏo
cỏo và quyền lực trong tổ chức. Sơ ủồ cơ cấu tổ chức cho biết số cấp quản lý, cấp quyền lực tồn tại trong tổ chức.
Cỏc ủường nối cỏc vị trớ trong sơ ủồ cơ cấu cho thấy cỏc
kờnh thụng tin chớnh thức ủược sử dụng ủể thực hiện quyền lực trong tổ chức.
2. Tầm quan trọng của cơ cấu tổ chức
Thiết lập cơ cấu tổ chức giỳp cho người lao ủộng hiểu rừ
ủược vị trớ, quy trỡnh hoạt ủộng và mối quan hệ của họ với
những người lao ủộng khỏc trong tổ chức.
Cơ cấu tổ chức phự hợp khụng chỉ cú ảnh hưởng tớch cực tới sự thực hiện cụng việc của người lao động mà cịn ảnh
hưởng tới tinh thần và sự thỏa món ủối với cụng việc của họ. Việc thiết kế cơ cấu tổ chức phự hợp sẽ tạo ủiều kiện thuận lợi cho tổ chức thớch nghi nhanh với mụi trường, nõng cao năng lực hoạt ủộng và khả năng cạnh tranh của tổ chức.
Cơ cấu tổ chức là cụng cụ quản lý cỏc hoạt ủộng của tổ
chức. Thụng qua cơ cấu tổ chức, cỏc nhà quản lý cú thể kiểm soỏt hành vi của người lao ủộng.
IỊ CÁC YẾU TỐ THEN CHỐT CẦN QUAN TÂM KHI THIẾT KẾ CƠ CẤU TỔ CHỨC
Cơ cấu tổ chức cú thể ủược phõn tớch thơng qua 3 quan
ủiểm khỏc nhaụ Thứ nhất, chỳng ta cú thể xem xột ủịnh dạng
của tổ chức (quy mơ và hỡnh dạng) thụng qua sơ ủồ cơ cấu tổ chức. Thứ hai, chỳng ta cú thể phõn tớch những khớa cạnh hoạt
ủộng hay ủặc ủiểm của cơ cấu tổ chức, như sự chun mơn hố
của nhiệm vụ, cụng việc, cỏc quy ủịnh, thủ tục và quyền ra
quyết ủịnh. Thứ ba, chỳng ta cú thể xem xột cỏc yếu tố trỏch
nhiệm và quyền lực trong phạm vi tổ chức.
Trong cuốn sỏch này, chỳng ta sẽ xem xột cơ cấu tổ chức trờn cả ba quan ủiểm trờn. Nghĩa là, ủể thiết kế cơ cấu của một tổ chức, cỏc nhà quản lý cần phải xem xột 6 yếu tố. Hay núi cỏch khỏc, họ phải trả lời ủược 6 cõu hỏi sau:
(1) Cỏc nhiệm vụ, cụng việc ủược phõn chia thành những cụng việc riờng rẽ ở mức ủộ nàỏ
(2) Cỏc cụng việc và nhiệm vụ riờng biệt ủược phối hợp và kết hợp với nhau như thế nàỏ
(3) Quan hệ bỏo cỏo của cỏc cỏ nhõn người lao ủộng trong tổ
chức ra saỏ
(4) Một người quản lý cú thể quản lý ủược bao nhiờu người một cỏch cú hiệu quả?
(5) Quyền ra quyết ủịnh trong tổ chức nằm ở ủõu ?
(6) Cỏc luật lệ kiểm sốt cơng việc và hoạt ủộng của những
người lao ủộng trong tổ chức ở mức ủộ nàỏ
để trả lời ủược những cõu hỏi này, chỳng ta lần lượt xem
xột từng yếu tố liờn quan ủến thiết kế cơ cấu tổ chức. đú là:
chun mơn hố cơng việc, bộ phận hoỏ, hệ thống ủiều hành,
phạm vi quản lý, tập quyền và phõn quyền, và chớnh thức hố.
1. Chun mơn hố cụng việc
Chuyờn mụn hố cơng việc hoặc phõn cơng lao động ủể
chỉ mức ủộ ở đú cỏc cụng việc trong tổ chức ủược phõn chia
thành những bước cụng việc hoặc những nhiệm vụ khỏc nhau
ủược thực hiện bởi những người lao ủộng khỏc nhaụ
Bản chất của chuyờn mơn hố cơng việc là: một cụng việc trọn vẹn khụng chỉ do một cỏ nhõn thực hiện mà nú ủược chia ra thành cỏc bước, mỗi bước ủược một cỏ nhõn riờng biệt hoàn tất.
điều cốt lừi ở ủõy là mỗi cỏ nhõn chỉ chuyờn về một phần chứ
khụng phải toàn bộ một hoạt ủộng.
Chuyờn mơn hố cho phộp tổ chức sử dụng lao ủộng một
cỏch cú hiệu quả. Tổ chức cú thể giảm ủược chi phớ ủào tạo vỡ
cú thể dễ dàng và nhanh chúng tỡm được và ủào tạo ủược người
lao ủộng thực hiện những nhiệm vụ cụ thể lặp ủi lặp lạị Mặt
khỏc, hiệu quả và năng suất lao ủộng của người lao động cú thể
nõng cao do họ thành thạo tay nghề khi thực hiện chuyờn sõu một hoặc một số loại cụng việc.
Tuy nhiờn, ở một mức ủộ nào đú, chun mơn hố cơng
việc cú thể cú ảnh hưởng tiờu cực tới năng suất lao ủộng, sự
thoả món cụng việc và tốc ủộ luõn chuyển lao ủộng. Nếu mức
độ chun mơn hố quỏ cao, khi ủú những tỏc ủộng từ cỏc yếu
tố phi kinh tế của con người vượt quỏ những lợi ớch kinh tế do chun mơn hố mang lại, dẫn tới năng suất lao ủộng của người
lao ủộng sẽ giảm xuống, ảnh hưởng ủến toàn bộ hoạt ủộng của
tổ chức. Mặt khỏc, mức độ chun mơn hố quỏ cao dễ tạo ra sự nhàm chỏn, căng thẳng cho người lao ủộng. Do ủú làm giảm sự thoả món trong cụng việc, giảm sự cam kết, gắn bú với cụng việc, với tổ chức, tăng sự vắng mặt và tăng tốc ủộ luõn chuyển
lao ủộng ảnh hưởng ủến năng suất và chất lượng làm việc của
người lao ủộng.
Phần lớn cỏc nhà quản lý hiện nay khụng xem chuyờn mụn hố cơng việc là phương tiện lạc hậu hay là một phương tiện hoàn toàn hữu hiệu ủể nõng cao năng suất. đỳng hơn là, họ
cụng nhận cỏc yếu tố phi kinh tế do chun mơn hố mang lại xuất hiện ở một số dạng cụng việc nhất ủịnh.
Một trong những yờu cầu khi thiết kế cơ cấu của tổ chức là cơ cấu đú phải phối hợp những nhiệm vụ và cụng việc ủể ủạt ủược mục tiờu mà tổ chức mong muốn. để phối hợp những
nhiệm vụ cụng việc đú, nhà quản lý cần phải quan tõm ủến cỏc
yếu tố then chốt sau: bộ phận hoỏ, phạm vi quản lý và hệ thống
ủiều hành. Những yếu tố này tập trung vào việc nhúm những
nhiệm vụ, cụng việc sao cho phự hợp, thiết lập qui mụ quản lý, và hệ thống quan hệ bỏo cỏo giữa những người lao ủộng trong tổ chức.
2. Bộ phận hoỏ
ạ Khỏi niệm
Sau khi phõn cụng cỏc cụng việc thụng qua chuyờn mụn hoỏ, việc tập hợp những cụng việc ủú lại ủể cỏc nhiệm vụ chung
ủược phối hợp với nhau gọi là bộ phận hoỏ.
Hay núi cỏch khỏc, bộ phận hoỏ là cỏch mà theo ủú những nhiệm vụ cụng việc ủược kết hợp với nhau và ủược phõn bổ cho những nhúm làm việc.
để nhúm cỏc nhiệm vụ, cụng việc, nhà quản lý cú thể sử
dụng 4 phương phỏp bộ phận hố sau đõỵ
b. Cỏc phương phỏp bộ phận hoỏ
Phương phỏp phổ biến ủể tập hợp cỏc hoạt ủộng là thụng
qua chức năng hoạt ủộng hoặc theo sản phẩm.
Bộ phận hoỏ theo chức năng là việc tập hợp và phối hợp
cỏc nhiệm vụ, cụng việc dựa trờn cỏc chức năng kinh doanh như marketing, sản xuất, quản trị nhõn lực, tài chớnh...Bộ phận hoỏ thụng qua chức năng cú thể ủược ỏp dụng ở mọi dạng tổ chức.
Hỡnh 8.1: Sơ ủồ bộ phận hoỏ theo chức năng
Theo cỏch bộ phận hoỏ này, những người lao ủộng thường xuyờn phối hợp, giao tiếp và hợp tỏc với nhau trong cựng một phũng ban. Trong phũng ban này, những người lao ủộng cựng
Phũng NC và PT Giỏm ủốc Phũng Sản xuất Phũng Marketing Phũng Tài chớnh
làm những cụng việc tương tự như nhau do ủú họ cú thể học hỏi
ủược ở nhau về chuyờn mụn, trao đổi thơng tin, chia sẻ với nhau
những kinh nghiệm, những cơ hội và những khú khăn mà họ gặp phải trong khi thực hiện cụng việc. Từ ủú, tạo ủiều kiện
phỏt triển nghề nghiệp cho cỏc cỏn bộ chuyờn mụn của từng bộ phận phũng ban.
Mặt khỏc, bộ phận hoỏ theo chức năng cũn gúp phần giảm sự trựng lặp những nguồn lực khan hiếm trong tổ chức và sử dụng cỏc nguồn lực này tối ủạ Những nguồn lực khan hiếm
trong tổ chức cú thể là những người lao ủộng cú kiến thức và kỹ năng cao, mỏy múc thiết bị chuyờn dựng...
Tuy nhiờn, bộ phận hoỏ theo chức năng thường chỳ trọng vào cỏc nhiệm vụ mang tớnh thơng lệ và cỏc nhúm chức năng thiếu cơ chế tự ủộng hỗ trợ cho việc phối hợp hoạt ủộng giữa
cỏc bộ phận phũng ban trong tổ chức. Hay núi cỏch khỏc, những người lao ủộng ở những phịng ban khỏc nhau cú xu hướng bị
hạn chế về trao ủổi thụng tin, hợp tỏc và phối hợp với nhaụ
Bộ phận hoỏ theo sản phẩm: Cỏc nhiệm vụ cũng cú thể
ủược bộ phận hoỏ dựa trờn cỏc loại sản phẩm dịch vụ của tổ
chức.
Hỡnh 8.2: Sơ ủồ bộ phận hoỏ theo sản phẩm
Tổng Giỏm ủốc Giỏm ủốc Bộ phận Sản phẩm B Giỏm ủốc Bộ phận sản phẩm A Giỏm ủốc Bộ phận sản phẩm C Phú giỏm đốc Khu vực Chõu Á Phú Giỏm ủốc Khu vực Chõu Âu
Phú Giỏm ủốc Khu vực Chõu Mỹ
Theo phương phỏp bộ phận hoỏ theo sản phẩm hay dịch vụ, những người lao ủộng cựng làm việc với một loại sản phẩm hay dịch vụ sẽ là những thành viờn của cựng một bộ phận mà khụng quan tõm ủến chức năng kinh doanh của họ. Vớ dụ, cụng ty
Colgate-Palmolive thay ủổi cơ cấu tổ chức của cụng ty từ bộ
phận hoỏ theo chức năng sang bộ phận hoỏ theo sản phẩm như: bộ phận sản phẩm thức ăn cho vật nuụi, bộ phận sản phẩm cho hộ gia đỡnh và bộ phận cỏc sản phẩm vệ sinh răng miệng...
Tổ chức cú thể là nơi hội nhập của nhiều người cú chuyờn mụn sõu trong cỏc cấp quản lý của cụng tỵ Bộ phận hoỏ theo sản phẩm, dịch vụ gúp phần tăng cường sự giao tiếp, sự tương tỏc giữa những người lao ủộng cựng sản xuất ra một loại sản
phẩm. Mặt khỏc, người lao ủộng ở từng bộ phận sản phẩm ủều
tăng cường trỏch nhiệm của họ ủối với hoạt ủộng sản xuất vỡ tất cả mọi hoạt ủộng liờn quan ủến một loại sản phẩm cụ thể ủược
ủặt dưới sự chỉ ủạo của một người quản lý. Do vậy, bộ phận hoỏ
theo cỏch này sẽ làm giảm bớt những khú khăn trong việc phối hợp cỏc hoạt ủộng của người lao ủộng trong tổ chức. Mặt khỏc, bộ phận hoỏ theo sản phẩm làm tăng sự linh hoạt và thớch nghi của tổ chức trong việc ủỏp ứng nhu cầu của nhúm khỏch hàng
quan trọng.
Bờn cạnh những ưu ủiểm nờu trờn, bộ phận hoỏ theo sản
phẩm hoặc dịch vụ cũn cú những nhược ủiểm. Thứ nhất, bộ
phận hoỏ theo cỏch này khụng huy ủộng ủược nhúm cỏ nhõn
ủược ủào tạo ở trỡnh độ cao cú cựng chun mơn ủể giải quyết
cỏc vấn ủề khú khăn mà tổ chức gặp phải và ủào tạo nhõn viờn
mớị Thứ hai, cú thể cú sự trựng lặp của cỏc nỗ lực khi mỗi bộ phận cố gắng giải quyết những vấn ủề tương tự nhaụ Thứ ba, mục tiờu của cỏc bộ phận cú thể ủược ưu tiờn hơn là lợi ớch của toàn bộ tổ chức. Những người lao ủộng sẽ quỏ chỳ trọng ủến
sản phẩm cụ thể và ớt quan tõm ủến việc cải tiến cụng nghệ ở
những bộ phận khỏc. Cuối cựng, cỏc bộ phận trong tổ chức cú thể mõu thuẫn với nhau khi cựng thực hiện những dự ỏn chung hoặc trao ủổi nguồn lực với nhaụ
Bộ phận hoỏ theo khu vực ủịa lý và lónh thổ là những nhúm
hoạt ủộng hay nhúm người lao ủộng ủược tổ chức theo vựng ủịa lý. Vớ dụ, hoạt ủộng bỏn hàng và hoạt ủộng marketing của cụng