CHƯƠNG 2 : CƠ SƠ LÝ LUẬN KẾ TOÁN NỢ PHẢI THU
3.6. Thuận lợi, khó khăn và phương hướng phát triển:
- Thuận lợi: vì đất nước ta trải dài là biển nên việc sản xuất muối là hết sức thuận lợi, nguồn cung dồi dào cho việc sản xuất. Đồng thời, những khách hàng là những đối tác làm ăn lâu năm với Tập đoàn nên đảm bảo được đầu ra ổn định. KẾ TOÁN XNK - LƯƠNG KẾ TOÁN THANH TOÁN KẾ TOÁN TỔNG HỢP – THUẾ THỦ QUỸ
Đơn vị kế toán cấp dưới Cửa hàng TM và DV tổng hợp Chi nhánh Hà Nội Công ty cổ phần đầu tư Phương Bắc …
Các nhân viên ở các đơn vị phụ thuộc Đơn vị kế tốn trung tâm
- Khó khăn: tình hình thời tiết ảnh hưởng rất lớn đến việc thu mua, sản xuất muối. Đặc biệt là đối với mùa mưa, do đó cơng ty phải dự trữ một lượng muối lớn trong những mùa khơ để đảm bảo có thể cung ứng muối đầy đủ trong những mùa mưa cho khách hàng. Vì vậy, cơng ty cũng gặp nhiều khó khăn trong vấn đề kho bãi dự trữ muối. Việc sản xuất muối cịn thực hiện bằng thủ cơng khá nhiều nên phần nào cũng ảnh hưởng đến quá trình cung ứng muối cho khách hàng.
- Phương hướng phát triển: đầu tư các máy móc thiết bị nhằm đẩy nhanh quá trình sản xuất muối thay cho việc sản xuất bằng thủ công; đầu tư thêm kho bãi để tăng lương dự trữ nhằm đáp ứng nhu cầu thị trường trong những mùa sản xuất muối khó khăn; mở rộng thêm thị trường, ký kết các hợp đồng mới,…
CHƯƠNG 4: THỰC TRẠNG CƠNG TÁC KẾ TỐN NỢ PHẢI THU TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐỒN MUỐI MIỀN NAM 4.1. Chính sách nợ phải thu tại Cơng ty cổ phần Tập đoan muối miền Nam:
a) Xây dựng chính sách tín dụng:
Chính sách chiết khấu
Tại đây, Tập đồn xác định chi phí tín dụng thương mại trong hàng trả chậm. Thông thường, cơng ty thường áp dụng thời hạn thanh tốn là 2/10 net 30 hoặc 2/10 net 60 tùy vào từng khách hàng mà công ty áp dụng thời hạn chiết khấu khác nhau.
Chính sách thi hành
Tập đồn quyết định những hình thức xử lý khi khách hàng nợ quá hạn thanh tốn. Vì hầu hết những khách hàng của Tập đoàn là khách hàng thường xuyên nên khi có nợ q hạn Cơng ty thường ráo riết địi nợ mà khơng có chính sách cụ thể cho những khoản nợ q hạn đó.
Chính sách tạm ứng
Tập đồn có chính sách tạm ứng cụ thể trong doanh nghiệp. Người nhận tạm ứng trước hết phải là nhân viên của Tập đoàn, nhận tạm ứng để thực hiện nhiệm vụ mua nguyên vật liệu, vật dụng, sửa chữa… cho Tập đoàn. Khoản tạm ứng tối đa cho các nhân viên thông thường là 50.000.000/người/lần. Đối với người nhận tạm ứng thường xuyên (thuộc phòng kinh doanh, cung ứng vật tư) phải được ban giám đốc chỉ định bằng văn bản và mức tạm ứng tối đa là 200.000.000/người/lần. Tuy nhiên viêc tạm ứng phải đảm bảo người nhận tạm ứng đã trả hết khoản tạm ứng trước đó thì mới được nhận khoản tạm ứng mới. Khoản tạm ứng sử dụng khơng hết phải hồn lại cho cơng ty, nếu khơng thì sẽ xem xét trừ vào lương nhân viên hoặc xử lý theo quy định của công ty.
b) Tổ chức quản lý thu nợ:
Tổ chức công tác quản lý thu nợ theo chính sách thu nợ đã đề ra ở trong chính sách tín dụng của Tập đồn. Việc thu hồi nợ này nên được giao cho kế toán thanh tốn thực hiện.
Như vậy cơng tác quản lý các khoản phải thu rất khó khăn phức tạp bởi nó liên quan tới rất nhiều yếu tố, nhiều biến số kinh tế. Tuy nhiên việc quản lý tốt các khoản phải thu sẽ tránh cho các Tập đồn tình trạng phải giải quyết các khoản phải thu khó địi. Khi xuất hiện các khoản phải thu khó địi Tập đồn phải nhanh chóng xử lý.
4.2. Nội dung chi tiết các khoản phải thu tại Tập đồn:
Sản phẩm chính tại Tập đồn chủ yếu là muối chưa qua chế biến, hay nói cách khác là sản phẩm tạo ra trực tiếp từ biển nên Tập đồn sẽ khơng phải nộp thuế đầu ra đối với sản phẩm muối.
4.2.1. Phải thu khách hàng:
4.2.1.1. Nội dung:
Kế toán nợ phải thu khách hàng là phản ánh các khoản nợ phải thu về tiền bán sản phẩm và tình hình thanh tốn các khoản nợ đó của khách hàng trong khoản một thời gian đã được quy định trong hợp đồng.
4.2.1.2. Nguyên tắc hạch toán:
- Kế toán hạch toán chi tiết các khoản nợ phải thu khách hàng theo tên khách hàng và được ghi chép theo từng lần thanh toán. Đối tượng phải thu của Tập đoàn là các khách hàng có quan hệ kinh tế với doanh nghiệp về mua bán sản phẩm.
- Cuối kỳ kế tốn tổng hợp cơng nợ theo từng khách hàng để biết được tình hình cơng nợ phải thu nhằm đưa ra các biện pháp thu hồi nợ để đảm bảo hoạt động của công ty.
4.2.1.3. Chứng từ sử dụng:
- Phiếu thu.
- Giấy báo có của ngân hàng. - Hóa đơn VAT.
- Bảng tổng hợp công nợ. - Hợp đồng,…
4.2.1.4. Kế toán chi tiết:
- Sổ chi tiết tài khoản 131. - Sổ tổng hợp 131.
- Sổ cái tài khoản 131. - Sổ nhật ký bán hàng.
4.2.1.5. Kế toán tổng hợp:
- Tài khoản sử dụng: TK 131_0X_YZ
YZ: mã khách hàng - Trình tự hạch tốn:
Dựa vào các điều khoản thanh toán và giá trị trên hợp đồng, dựa vào bảng tổng hợp cơng nợ kế tốn thanh toán lập phiếu thu và hóa đơn VAT, nếu khách hàng chưa trả tiền thì kế tốn ghi tăng các khoản nợ phải thu (chi tiết theo từng khách hàng) vào phần mềm kế tốn. Khi khách hàng thanh tốn thì ghi giảm các khoản nợ phải thu và lên sổ chi tiết công nợ phải thu theo từng khách hàng, còn sổ tổng hợp và nhật ký bán hàng phần mềm sẽ tự động cập nhật.
4.2.1.6. Sơ đồ luân chuyển chứng từ:
Phòng kinh doanh Phịng kế tốn
Sơ đồ 4.1: Sơ đồ luân chuyển chứng từ nợ phải thu khách hàng
Nguồn: Công ty, 2016
Hợp đồng 1
Lập phiếu xuất kho và gửi cho BGĐ và kế toán trưởng ký duyệt Hợp đồng 1 2 N A 2 Lập hóa đơn và theo dõi cơng
nợ cho từng khách hàng
2 2 Hóa đơn VAT 1
N Bộ phận kho
Khách hàng A
Phiếu xuất kho 1
Phiếu xuất kho 1
Khách hàng
Sổ chi tiết nợ phải thu KH
- Bước 1: Khách hàng ký kết hợp đồng với phòng kinh doanh.
- Bước 2: Phòng kinh doanh dựa trên hợp đồng lập phiếu xuất kho 2 liên và gửi cho
Ban Giám Đốc ký duyệt.
- Bước 3: Hợp đồng lưu tại phòng kinh doanh theo số hợp đồng và chuyển phiếu
xuất kho cho phịng kế tốn.
- Bước 4: Kế tốn dựa trên phiếu xuất kho lập hóa đơn 2 liên và theo dõi công nợ
phải thu theo từng khách hàng.
- Bước 5: Gửi phiếu xuất kho cho bộ phận kho, lưu hóa đơn liên 1 tại phịng kế tốn
theo số hóa đơn, liên 2 phiếu xuất kho và hóa đơn gửi cho khách hàng.
4.2.1.7. Một số ví dụ:
- Ngày 08/10/2015, Tập đoàn nhận 500.000.000 đồng tiền bán hàng kỳ trước từ công ty cổ phần xuất nhập khẩu thủy sản Sài Gịn.
Nợ TK112101: 500.000.000
Có TK 13101: 500.000.000
- Ngày 26/11/2015, bán cho công ty cổ phần muối và thương mại Khánh Hòa 20.000 tấn muối với giá 1.980.000 đồng.
Nợ TK 13101: 39.600.000
Có TK511: 39.600.000
- Ngày 14/12/2015, công ty cổ phần muối và thương mại Ninh Thuận thanh toán nợ mua hàng 100.000.000 đồng qua ngân hàng Công thương chi nhánh 7
Nợ TK 112101: 100.000.000
Có TK 13101: 100.000.000
- Ngày 31/12/2015, kế toán tổng hợp hàng bán trả lại của công ty Nestle với giá trị 5.350.150 đồng
Nợ TK 521201 5.350.150
Cơng ty cổ phần Tập đồn muối miền Nam Mẫu số: S03a4-DN
173 Hai Bà Trưng, Phường 6, Quận 3, TP.HCM (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ- BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
SỔ NHẬT KÝ BÁN HÀNG Năm 2015 Đơn vị tính: VND Ngày tháng ghi sổ
Chứng từ Diễn giải Phải thu từ người mua
(ghi nợ)
Ghi có tài khoản doanh thu Số hiệu Ngày tháng Hàng hóa Thành phẩm Dịch vụ A B C D 1 2 3 4 Số trang trước chuyển sang 7.026.794.350 21/11 0006478 21/11 Xuất bán muối 39.600.000 39.600.000 31/12 0006503 31/12 Hàng bán trả lại (5.350.150) (5.350.150)
Cơng ty cổ phần Tập đồn muối miền Nam Mẫu số: S03a1-DN
173 Hai Bà Trưng, Phường 6, Quận 3, TP.HCM (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ- BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
SỔ NHẬT KÝ THU TIỀN Năm 2015 Đơn vị tính: VND Ngày tháng ghi sổ
Chứng từ Diễn giải Ghi nợ TK
112101
Ghi có các tài khoản Số hiệu Ngày tháng 1311 A B C D 1 2 3 4 Số trang trước chuyển sang 294.018.136.964 08/10 30PT 08/10 Thu tiền hàng kỳ trước 500.000.000 14/12 68PT 14/12 Thu tiền hàng 100.000.000
4.2.2. Phải thu nội bộ:
4.2.2.1. Nội dung:
Kế toán phải thu nội bộ là tài khoản phản ánh khoản phải thu và tình hình thanh tốn các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp với các đơn vị cấp dưới trực thuộc công ty, các đơn vị trực thuộc khơng có tư cách pháp nhân, hạch tốn phụ thuộc nhưng có bộ phận kế tốn độc lập.
4.2.2.2. Ngun tắc hạch toán:
Hạch toán vào tài khoản chi hộ hoặc bán hàng cho đơn vị trực thuộc dựa trên đơn đặt hàng.
Hạch toán chi tiết theo từng đơn vị cấp dưới có quan hệ thanh tốn và theo dõi riêng từng khoản phải thu nội bộ, do đó doanh nghiệp có biện pháp đơn đốc giải quyết dứt điểm các khoản nợ phải thu nội bộ trong kỳ kế toán.
Cuối kỳ kế tốn tổng hợp cơng nợ phải thu nội bộ kiểm tra, đối chiếu và xác nhận số phát sinh, thực hiện cấn trừ công nợ đối với khoản phải trả nội bộ. Khi đối chiếu, nếu có chênh lệch, phải tìm ngun nhân và điều chỉnh kịp thời.
4.2.2.3. Chứng từ sử dụng:
- Giấy báo có của ngân hàng. - Phiếu thu.
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ,…
4.2.2.4. Kế toán chi tiết:
- Sổ chi tiết tài khoản 136. - Sổ cái tài khoản 136. - Sổ nhật ký chung
4.2.2.5. Kế toán tổng hợp:
- Tài khoản sử dụng: TK 136X_0Y Với 136X: tài khoản loại 2
0Y: mã bộ phận - Trình tự hạch tốn:
Khi phát sinh chi phí chi hộ hoặc bán hàng cho đơn vị trực thuộc chưa thu tiền thì kế tốn ghi tăng khoản nợ phải thu nội bộ, khi nhận tiền thanh tốn thì kế tốn ghi giảm khoản nợ phải thu nội bộ.
4.2.2.6. Sơ đồ luân chuyển chứng từ:
- Bước 1: Phịng kế tốn tiếp nhận đơn đặt hàng của đơn vị trực thuộc.
- Bước 2: Dựa vào đơn đặt hàng, phịng kế tốn lập phiếu xuất kho kiêm vận
chuyển nội bộ và gửi cho Ban giám đốc và kế toán trưởng ký duyệt.
- Bước 3: Lưu đơn đặt hàng tại phòng kinh doanh theo ngày đồng thời theo dõi
công nợ phải thu nôi bộ, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ gửi cho thủ kho - Bước 4: Dựa trên phiếu xuất kho kiêm vận chuyể nội bộ, thủ kho xuất hàng và
giao liên 2 cho đơn vị trực thuộc, lưu liên 1 theo ngày.
Phịng kế tốn Thủ kho
Sơ đồ 4.2: Sơ đồ luân chuyển chứng từ phải thu nội bộ
Nguồn: Cơng ty, 2016
4.2.2.7. Một số ví dụ:
- Ngày 09/11/2015, xuất kho đơn hàng trị giá 22.040.000 đồng cho cửa hàng thương mại và dịch vụ tổng hợp.
Đơn đặt hàng1 2
Phiếu xuất 1 kho Đơn đặt hàng 1
Lập phiếu xuất kho và gửi cho BGĐ và kế toán trưởng ký duyệt N A 2 Xuất hàng hóa
Phiếu xuất kho 1
Phiếu xuất kho 1
N
Đơn vị trực thuộc
Đơn vị trực thuộc A
Nợ TK 136101: 22.040.000
Có TK 511: 22.040.000
- Ngày 10/11/2015, cửa hàng thương mại và dịch vụ tổng hợp nộp tiền muối 3.520.000 đồng.
Nợ TK 111101: 3.520.000
Có TK 136101: 3.520.000
- Ngày 30/11/2015, kế toán ghi nhận lợi nhuận mà Cửa hàng thương mại và dịch vụ tổng hợp báo về là 13.560.000 đồng
Nợ TK 136101: 13.560.000
Có TK 421101: 13.560.000
Cơng ty cổ phần Tập đồn muối miền Nam Mẫu số: S03a-DN
173 Hai Bà Trưng, Phường 6, Quận 3, TP.HCM (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ- BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
SỔ NHẬT KÝ CHUNG Năm 2015 Đơn vị tính: VND Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Đã ghi sổ Cái STT dòng Số hiệu TK đối ứng Số phát sinh Số hiệu Ngày tháng Nợ Có A B C D E G H 1 2
09/11 0000325 09/11 Xuất kho cho cửa hàng
37 1361 22.040.000
38 5111 22.040.000
30/11 TB11 30/11 Lợi nhuận cửa hàng
85 1361 13.260.000
4.2.3. Phải thu khác (1388):
4.2.3.1. Nội dung:
Kế toán các khoản nợ phải thu khác phản ánh các khoản phải thu lại của khách hàng khi đã chi hộ khách hàng trong quá trình bán hàng, phải thu đối với các khoản thu cổ phiếu từ các đơn vị thành viên, các khoản phải thu về bồi thường vật chất do cá nhân tập thể (trong và ngoài doanh nghiệp) gây ra và các khoản phải thu khác ngoài phạm vi phản ánh của các tài khoản phải thu (TK131, 136)
4.2.3.2. Nguyên tắc hạch toán:
- Hạch toán vào tài khoản này các khoản chi hộ khách hàng trong quá trình liên quan đến các cơng việc vận chuyển, bóc dở,… cho các đối tượng bên ngồi, bên trong cơng ty vay tạm hoặc vay tính lãi.
- Hạch toán cho các khoản tiền lãi cho vay, cổ tức, lợi nhuận phải thu từ các hoạt động tài chính.
- Đối với các đối tượng có số dư nợ phải thu và sau đó phát sinh số phải trả (tức cơng ty vay, mượn của đối tượng này) thì khơng được mở chi tiết phải trả mà phải theo dõi luôn trên tài khoản phải thu khác này để phần mềm tự động cấn trừ công nợ.
4.2.3.3. Chứng từ sử dụng:
- Phiếu thu, phiếu chi. - Ủy nhiệm chi.
- Phiếu đề nghị thanh toán,…
4.2.3.4. Kế toán chi tiết:
- Sổ chi tiết: hạch toán chi tiết theo từng khách hàng và do kế toán lập. - Sổ tổng hợp: phần mềm tự lên các số liệu tổng hợp.
- Sổ nhật ký chung: phần mềm tự lên các số liệu.
4.2.3.5. Kế toán tổng hợp:
- Tài khoản sử dụng: 1388 - Trình tự hạch tốn:
Khi phát sinh phí chi hộ hoặc các khoản vay tạm, các tài sản thiếu chờ xử lý kế toán thanh toán ghi tăng các khoản nợ phải thu khác, khi nhận tiền kế toán tiến hành ghi giảm các khoản nợ phải thu khác.
4.2.3.6. Sơ đồ lưu chuyển chứng từ:
- Bước 1: Phịng kế tốn tiếp nhận phiếu đề nghị vay tiền của người vay.
- Bước 2: Phòng kế tốn kiểm tra số dư nợ và trình lên cho Ban giám đốc và kế
toán trưởng ký duyệt.
- Bước 3: Kế toán dựa trên phiếu đề nghị vay tiền lập phiếu chi hoặc ủy nhiệm
chi 2 liên. Lưu phiếu đề nghị vay tiền theo số.
Nếu lập ủy nhiệm chi thì kế tốn chuyển tiền qua ngân hàng. Nếu lập phiếu chi thi kế toán chuyển qua thủ quỹ.
- Bước 4: Thủ quỹ tiến hành chi tiền theo phiếu chi.
- Bước 5: Thủ quỹ lưu phiếu chi liên 1 theo số, liên 2 chuyển cho người vay.
Phịng kế tốn Thủ quỹ
Phiếu đề nghị 1 vay tiền
Kế toán kiểm tra số dư nợ vay và trình lên cho BGĐ
và kế toán trưởng ký duyệt
Phiếu đề nghị 1 vay tiền
Lập ủy nhiệm chi hoặc phiếu chi
2 Phiếu chi 1
N A
2
Phiếu chi 1 Phiếu chi 2
N Người vay
Phiếu đề nghị 1 vay tiền
Sơ đồ 4.3: Sơ đồ luân chuyển chứng từ phải thu khác