CHƯƠNG 1 : GIỚI THIỆU
3.5. Hệ thống tin học bổ trợ cho việc kiểm toán:
TOÁN:
Microsoft Excel 2013:
Đây là một chương trình vơ cùng quen thuộc và hỗ trợ đắc lực cho việc kiểm tốn báo cáo tài chính. Nhưng nhìn chung Excel chỉ là cơng cụ hỗ trợ cho việc tính tốn, cịn lại các Kiểm tốn viên vẫn phải tự bản thân xử lý số liệu. Đơi khi, nó hoạt động khơng thật sự hiệu quả, việc các file quá nặng ảnh hưởng tới khả năng xử lý số liệu. Bên cạnh đó, việc bị giới hạn dung lượng thật sự ảnh hưởng tới khả năng kiểm sốt của kiểm tốn viên.
Thành viên nhóm kiểm tốn Trưởng nhóm Chủ nhiệm kiểm tốn Chủ phần hùn
Kiểm sốt chất lượng hoạt động kiểm tốn tại cơng ty TNHH KPMG Việt Nam 43 Chương trình kiểm tốn server eAudIt:
Chương trình eAudIt thật sự là một chương trình vơ cùng hiệu quả khi tất cả mọi giấy tờ làm việc, mọi quy trình kiểm tốn đều được thể hiện ở đây. Tại chương trình này, khi các trợ lý kiểm toán tải lên các giấy tờ làm việc và xác định rằng đã làm xong sẽ có trưởng nhóm sốt xét tất cả các nội dung này. Khi những phần của trưởng nhóm đã xong (Bao gồm những phần hành và sốt xét các trợ lý) thì sẽ được cấp cao hơn là Chủ nhiệm và chủ phần hùn soát xét các giấy tờ làm việc. Điểm nổi bật của chương trình là khả năng huy động mọi nguồn lực của tất cả các thành viên của nhóm kiểm tốn, mọi người đều có thể làm việc mọi lúc và được hướng dẫn cụ thể rõ ràng bởi các quy trình được ghi nhận đầy đủ, giảm thiểu tối đa khả năng có rủi ro trong việc thiếu hay thừa các giấy tờ làm việc. Chương trình này cũng vô cùng linh hoạt khi một chủ nhiệm hoặc chủ phần hùn thường phải đảm nhiệm rất nhiều hợp đồng kiểm tốn, khơng thể nào hỏi các trưởng nhóm khi có vấn đề phát sinh, thì có thể để lại một ghi chú ngay trực tiếp trên giấy tờ làm việc. Trong lần đăng nhập tiếp theo, mọi người nhận được ghi chú sẽ hồn thành cơng việc chưa phù hợp. Khi một thành viên cấp dưới đánh dấu “mark as prepare” sẽ được người có vị trí cao hơn xem xét và đưa ra những “Review note”. Người thực hiện giấy tờ làm việc này có nhiệm vụ phải “Clear Review Note” phù hợp với người sốt xét. Ngồi ra, chương trình cũng cịn cung cấp được vơ số tiện ích đối với kiểm tốn viên là khả năng quản lý được các hợp đồng mình có tham gia vào, số lượng thành viên đối với mỗi hợp đồng cũng như người chịu trách nhiệm chính. Nhược điểm của eAudIt là chương trình này tương đối năng, đơi khi không thể xử lý một cách trơn tru trong những máy tính đời cũ.
Mạng nội bộ, Cisco AnyConnection và Token:
KPMG có một hệ thống mạng nội bộ vơ cùng tuyệt vời thể hiện ở chất lượng, tốc độ, cũng như khả năng bảo mật rất tốt. Tại văn phòng của KPMG, nhân viên sử dụng từng dây cắm mạng truyền thống và không được sử dụng wifi như một cách ngăn chặn được những rủi ro về hệ thống an ninh về mảng tin học. Trong hệ thống mạng nội bộ, nhân viên được sử dụng Microsoft Outlock thay thế cho những phần mềm Email miến phí như Gmail hoặc Yahoo Mail. Đơi khi, muốn thể hiện một nội dung ngắn, nhân viên có thể sử dụng phần mềm Lync để có thể chat một cách trực tiếp.
Khi đi thực hiện kiểm toán tại khách hàng, không thể nào sử dụng được mạng nội bộ thì cơng ty cũng có cài đặt sẵn chương trình Cisco AnyConnect giúp cho nhân viên có thể sử dụng mạng wifi của khách hàng mà vẫn có thể vào được mạng nội bộ của công ty giúp cho việc trao đổi thơng tin trở nên nhanh chóng và tiện lợi. Hoặc một phương pháp để sử dụng
Kiểm soát chất lượng hoạt động kiểm tốn tại cơng ty TNHH KPMG Việt Nam 44 mạng nội bộ là sử dụng Token để đăng nhập. Token hoạt động dựa trên mật khẩu của bản thân và 6 chữ số mật khẩu của Token xuất hiện liên tục trong mỗi 30 giây.
IBS Management:
Đây thật ra là một phần mềm liên quan tới vấn đề quản trị con người của KPMG. Tại ứng dụng này, nhân viên có thể thực hiện thay đổi các thơng tin về cá nhân như ngày tháng năm sinh, số tài khoản ngân hàng,… Bên cạnh đó, chương trình cịn cung cấp về xử lý cơng tác phí, các hóa đơn chưa trả tiền của mỗi nhân viên, giúp cho việc quản lý thật sự hiệu quả. Bên cạnh đó, IBS cịn có chức năng theo dõi được thời gian biểu của mỗi người. Nhân viên cần phải ghi nhận những việc của mình hàng ngày để có thể có bằng chứng về đánh giá năng lực của mỗi người vào cuối năm. Nhược điểm của IBS đó là nếu khơng được huấn luyện cách sử dụng thì sẽ gây khó khăn trong lần đầu tiên tiếp cận.
Retain Management:
Đây là một chương trình giúp cung cấp thơng tin về các hợp đồng kiểm toán cho mỗi nhân viên. Khi tên của một nhân viên lên “Job”, họ có thể biết được những người chung nhóm kiểm tốn và trưởng nhóm là ai cho tiện việc liên hệ cho những ngày sắp đi. Tại Retain, có 2 mã được nhận là “Unassigned” và “On Job” để cho nhân viên tiện sắp xếp cơng việc của mỗi người. Vì KPMG có q nhiều khách hàng, nếu khơng thực hiện quản lý theo phương pháp này thì khó có thể kiểm sốt được nguồn nhân lực, nhất là vào mùa kiểm tốn, ln trong tình trạng thiếu nhân viên.
Nhìn chung, hệ thống tin học của KPMG được thiết kế nhằm đảo bảo phục vụ tốt nhất cho cơng tác kiểm tốn của mỗi nhân viên mà vẫn đảm bảo được tính bảo mật cần thiết đối với thơng tin trong nội bộ của công ty. Hệ thống tin học của KPMG rất tốt nhưng vẫn cần phải được huấn luyện cho nhân viên mới trong lần đầu được tiếp xúc.
Kiểm soát chất lượng hoạt động kiểm toán tại công ty TNHH KPMG Việt Nam 45