báo cáo tài chính tại VIETVALUES
4.1.1. Chuẩn bị kiểm toán
Trong giai đoạn chuẩn bị kiểm toán, đối với khách hàng cũ, KTV xem xét lại hồ sơ để nắm bắt thông tin khách hàng, riêng đối với khách hàng mới thì KTV sẽ cân nhắc về khả năng nên ký kết hợp đồng kiểm tốn hay khơng. Đó chính là mục đích của giai đoạn này.
Đối với khách hàng cũ, KTV cập nhật hồ sơ để kiểm tra lại thông tin khách hàng và những vấn đề cần lƣu ý trong Báo cáo kiểm toán năm trƣớc, phỏng vấn với kế toán và Ban giám đốc về những thay đổi của doanh nghiệp trong năm (Tham chiếu đến Phụ lục 1 – “Mẫu giấy tờ làm việc của VIETVALUES: Chấp nhận, duy trì khách hàng
cũ và đánh giá rủi ro hợp đồng”).
Đối với khách hàng mới, để xem xét về việc ra quyết định ký kết hợp đồng kiểm tốn thì KTV phải thu thập các BCKiT nhằm đánh giá sơ bộ khách hàng, mục đích để nắm bắt các thơng tin cơ bản của khách hàng. Vì thế, để đánh giá sơ bộ khách hàng, KTV tập trung tìm hiểu mơi trƣờng kinh doanh của khách hàng, đánh giá HTKSNB và tính tốn mức rủi ro về hợp đồng kiểm tốn thơng qua các phƣơng pháp chủ yếu đó là tìm hiểu, quan sát và phỏng vấn.
Quy trình KTV thu thập BCKiT để đánh giá khách hàng nhằm ra quyết định ký kết hợp đồng kiểm tốn thơng qua tìm hiểu hồ sơ, quan sát và phỏng vấn nhƣ sau:
41
Đầu tiên, KTV sẽ thu thập BCKiT để tìm hiểu hoạt động và mơi trƣờng kinh doanh của khách hàng bằng nhiều phƣơng pháp nhƣ quan sát và phỏng vấn các cá nhân liên quan, tìm hiểu hồ sơ pháp lý khách hàng bao gồm:
Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
Giấy chứng nhận đăng ký mã số thuế.
Quyết định họp Hội đồng quản trị.
Quyết định bổ nhiệm Giám đốc.
Bản đăng ký mẫu dấu và chữ ký ngƣời chịu trách nhiệm trƣớc pháp luật.
Bản điều lệ doanh nghiệp. …
Qua đó, KTV sẽ có những hiểu biết về các sự kiện, giao dịch của khách hàng có ảnh hƣởng trọng yếu đến BCTC, từ đó xác định rủi ro có sai sót trọng yếu do gian lận hoặc nhầm lẫn (Tham chiếu đến Phụ lục 2 – “Mẫu giấy tờ làm việc của VIETVALUES:
Tìm hiểu khách hàng và môi trường hoạt động”). Các thông tin về môi trƣờng hoạt
động kinh doanh và yếu tố bên ngoài ảnh hƣởng đến doanh nghiệp cần quan sát và phỏng vấn bao gồm:
Các vấn đề về ngành nghề và xu hƣớng ngành nghề:
Thị trƣờng và sự cạnh tranh.
Các hoạt động mang tính chu kỳ hoặc thời vụ.
Cơng nghệ có liên quan tới sản phẩm của đơn vị.
Nguồn cung cấp đầu vào cho ngành và giá cả.
Các yếu tố pháp lý
Chế độ kế tốn và các thơng lệ kế tốn (nếu có) áp dụng cho ngành nghề kinh doanh của doanh nghiệp.
Hệ thống pháp luật và các quy định áp dụng đối với ngành nghề kinh doanh và có ảnh hƣởng trọng yếu tới hoạt động của doanh nghiệp.
Các yếu tố bên ngoài khác ảnh hƣởng đến doanh nghiệp
42
Biến động về lãi suất, tỷ giá ngoại tệ, lạm phát.
Lĩnh vực hoạt động
Bản chất của các nguồn doanh thu, sản phẩm hay dịch vụ và thị trƣờng.
Các khách hàng chính.
Nhà cung cấp chính.
Các thỏa thuận quan trọng với ngƣời lao động.
Sau đó, KTV áp dụng quan sát và phỏng vấn tìm hiểu các chu trình kinh doanh chủ yếu của khách hàng (Tham chiếu đến Phụ lục 3 – “Mẫu giấy tờ làm việc của
VIETVALUES: Tìm hiểu các chu trình quan trọng trong doanh nghiệp”) nhƣ:
Chu trình mua hàng, phải trả, trả tiền.
Chu trình lƣơng và phải trả ngƣời lao động.
Chu trình hàng tồn kho, giá thành, giá vốn hàng bán.
Chu trình tài sản cố định và xây dựng cơ bản. …
Từ đó, KTV có những hiểu biết ban đầu các giao dịch và sự kiện liên quan tới các chu trình kinh doanh quan trọng. Qua đó KTV sẽ quyết định đƣợc có cần thực hiện các thử nghiệm kiểm sốt khơng và thiết kế các thủ tục kiểm tra cơ bản nhƣ thế nào để phù hợp và hiệu quả.
Tiếp theo, KTV sẽ đánh giá HTKSNB của khách hàng. Việc đánh giá HTKSNB đƣợc xem là một bằng chứng thích hợp khi hệ thống này hoạt động hữu hiệu và hiệu quả. Do đó, KTV sẽ đánh giá hoạt động của HTKSNB thông qua các thành phần cấu thành HTKSNB theo quy trình kiểm tốn mẫu của VACPA bao gồm: Mơi trƣờng kiểm sốt, Quy trình đánh giá rủi ro và Giám sát các hoạt động kiểm soát bằng quan sát và phỏng vấn (Tham chiếu đến Phụ lục 4 – “Mẫu giấy tờ làm việc của VIETVALUES:
Đánh giá về kiểm soát nội bộ ở cấp độ toàn doanh nghiệp”) bao gồm:
43
Truyền thông và thực thi tính chính trực và các giá trị đạo đức trong doanh nghiệp.
Cam kết đối với năng lực và trình độ của nhân viên.
Phong cách điều hành và triết lý của nhà quản lý.
Cấu trúc tổ chức.
Phân định quyền hạn và trách nhiệm.
Chính sách nhân sự.
Quy trình đánh giá rủi ro:
Rủi ro liên quan đến BCTC.
Giám sát các hoạt động kiểm soát:
Giám sát thƣờng xuyên hay định kỳ.
Báo cáo thiếu sót của HTKSNB.
Ngồi ra, sau khi đánh giá HTKSNB ở cấp độ toàn doanh nghiệp, KTV vẫn tiếp tục áp dụng phƣơng pháp phỏng vấn để tiến hành phỏng vấn Ban giám đốc và các cá nhân liên quan về khả năng xảy ra gian lận nhằm xác định các rủi ro có sai sót trọng yếu trong đơn vị (Tham chiếu đến Phụ lục 5 – “Mẫu giấy tờ làm việc của
VIETVALUES: Phỏng vấn Ban giám đốc và các cá nhân liên quan về gian lận”).
Đồng thời, KTV sẽ đánh giá rủi ro để chấp nhận hợp đồng. Rủi ro mong muốn thƣờng là 5% - 10%. KTV sẽ quan sát và phỏng vấn các đặc điểm để nhận biết rủi ro khi chấp nhận hợp đồng kiểm toán với khách hàng. Hợp đồng đƣợc đánh giá có rủi ro cao trong các trƣờng hợp:
Cơng ty khơng có HTKSNB hiệu quả.
Cơng ty có dấu hiệu vi phạm pháp luật.
Cơng ty có kiện tụng, tranh chấp.
Công ty năm nay có lỗ lớn nhƣng những năm trƣớc đều có lãi.
Công ty thƣờng xuyên thay đổi Hội đồng quản trị, Ban giám đốc. …
44
Tóm lại trong giai đoạn chuẩn bị kiểm toán, KTV sau khi thu thập đầy đủ các BCKiT để tìm hiểu về mơi trƣờng kinh doanh, đánh giá tính hữu hiệu và hiệu quả của HTKSNB cũng nhƣ rủi ro hợp đồng thì sẽ ra quyết định liệu có ký kết hợp đồng kiểm tốn với khách hàng hay khơng.
Ở giai đoạn này, KTV thƣờng hạn chế sử dụng các phƣơng pháp khác ngoại trừ quan sát và phỏng vấn, bởi vì đây là giai đoạn mà KTV chỉ lập kế hoạch kiểm toán; xem xét, chấp nhận, đánh giá rủi ro hợp đồng; lập hợp đồng kiểm tốn; tìm hiểu mơi trƣờng hoạt động, chính sách kế tốn cũng nhƣ chu trình kinh doanh của khách hàng. Do đó, dựa vào xét đốn nghề nghiệp của KTV thông qua quan sát trực tiếp và phỏng vấn các đối tƣợng liên quan thì KTV sẽ đánh giá tổng thể đƣợc HTKSNB ở cấp độ tồn đơn vị khách hàng, sau đó KTV sẽ xác định đƣợc các thủ tục và phƣơng pháp cần thực hiện để thu thập các BCKiT để làm cơ sở cho ý kiến của KTV ở giai đoạn tiếp theo.
4.1.2. Thực hiện kiểm toán
Thực hiện kiểm toán là giai đoạn quan trọng làm cơ sở cho KTV đƣa ra ý kiến kiểm tốn BCTC. Do đó, trong giai đoạn này, KTV thực hiện tất cả bảy phƣơng pháp thu thập BCKiT để làm cơ sở quan trọng cho ý kiến kiểm tốn. Đồng thời, KTV ln khơng ngừng kết hợp các phƣơng pháp với nhau để có thể thu thập BCKiT đảm bảo theo yêu cầu cuộc kiểm toán. Tùy theo mục tiêu kiểm tốn từng khoản mục thì KTV sẽ lựa chọn phƣơng pháp kiểm tốn phù hợp.
Phương pháp kiểm tra vật chất
Phƣơng pháp kiểm tra vật chất thƣờng đƣợc thực hiện vào cuối niên độ kết toán và đƣợc áp dụng đối với kiểm toán tài sản hiện vật nhƣ tiền mặt, hàng tồn kho và tài sản cố định. Đây là thủ tục thƣờng đƣợc KTV thực hiện đầu tiên và phổ biến trong quy trình thực hiện kiểm tốn, nó cũng là thủ tục trong việc xác định sự hiện hữu của tài sản. Thông qua thủ tục này KTV nắm đƣợc bằng chứng về những tài sản lỗi thời, chậm luân chuyển và hƣ hỏng cũng nhƣ các hàng xuất nhập kho vào cuối niên độ để phục vụ
45
cho thủ tục đánh giá việc lập dự phòng,… Phƣơng pháp này sẽ giúp KTV thu thập các bằng chứng về sự hiện hữu của tài sản có độ tin cậy cao do đƣợc thực hiện trực tiếp bởi KTV và sẽ thƣờng đƣợc thực hiện vào cuối kỳ kế toán.
Đối với các khách hàng có địa điểm kiểm kê gần thì KTV sẽ trực tiếp chứng kiến kiểm kê. Tuy nhiên, đôi khi KTV phải kiểm kê những khách hàng ở các tỉnh xa dẫn dến KTV bị tốn kém chi phí và khơng có thời gian để đến địa điểm đó. Vì thế, KTV sẽ nhờ các nhân viên khách hàng kiểm kê, lập Biên bản kiểm kê hộ và gửi lại cho KTV.
VIETVALUES áp dụng quy trình chứng kiến kiểm kê đối với tất cả khách hàng vào thời điểm kết thúc niên độ với thành phần tham gia bao gồm:
Kiểm toán viên.
Nhân viên kế toán của khách hàng.
Thủ kho hoặc thủ quỹ của khách hàng sẽ thực hiện việc kiểm kê.
Khi kiểm kê các loại tài sản bằng hiện vật nhƣ tiền mặt, hàng tồn kho hay tài sản cố định, VIETVALUES đều thực hiện các thao táo chuẩn bị chung và sẽ có những thủ tục kiểm kê khác nhau tùy theo từng loại tài sản:
Thao tác chung: Trƣởng phịng kiểm tốn sẽ thống nhất với khách hàng về thời gian, địa điểm và nhân sự sẽ thực hiện kiểm kê. Sau đó, các nhân viên đi kiểm kê sẽ liên hệ với trƣởng phịng kiểm tốn để có đƣợc số lƣợng mẫu cần kiểm đối với từng loại tài sản và từng loại khách hàng, cân nhắc giữa lợi ích và chi phí, đàm bảo tính thích hợp và đầy đủ và xem xét những điều cần quan tâm đối với các loại tài sản cụ thể hoặc với khách hàng.
Thủ tục kiểm kê chi tiết cho từng loại tài sản:
46
KTV sẽ yêu cầu thủ quỹ đếm tiền mặt tồn quỹ cuối kỳ với sự chứng kiến của KTV, mục đích để xem số lƣợng tiền mặt có hiện hữu đúng trên thực tế hay không. Đồng thời, KTV sẽ thu thập thêm khoảng 2 – 3 phiếu thu và phiếu chi cuối cùng tại thời điểm kiểm kê nhằm nâng cao tính chính xác của tiền mặt tồn quỹ vào cuối niên độ.
Nếu kiểm kê tiền mặt sau thời điểm kết thúc niên độ, KTV phải tính tốn lại số dƣ của tiền mặt tồn quỹ vào cuối niên độ bằng cách thu thập sổ quỹ tiền mặt từ thời điểm kết thúc niên độ đến thời điểm kiểm kê và thực hiện tính tốn “cộng trừ lùi” để kiểm tra tính chính xác của số dƣ cuối kỳ của tiền. Cuối cùng, kết thúc quá trình kiểm kê, KTV và khách hàng sẽ lập “Biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt” (Tham chiếu đến Phụ lục 6 – “Mẫu biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt của VIETVALUES”). Biên bản kiểm kê phải có đầy đủ chữ ký của các bên tham gia kiểm kê và phải có dấu mộc xác nhận của cơng ty khách hàng. Đây là bằng chứng có thuyết phục cao phù hợp với yêu cầu kiểm toán BCTC.
* Kiểm kê hàng tồn kho
Khi kiểm kê HTK, KTV phải quan sát xem tài sản có đƣợc sắp xếp ngăn nắp, gọn gàng và có đƣợc bố trí hợp lý hay khơng, bởi điều đó sẽ giúp cho cơng việc kiểm đếm của KTV và khách hàng đƣợc thuận lợi và chính xác. Ngồi ra, KTV sẽ sao chép danh sách HTK (List of Inventory) để biết chi tiết về số lƣợng trên sổ sách của hàng hóa, loại hàng hóa, hàng nhận giữ hộ…, và đánh dấu trực tiếp vào đó về những hàng hố đã kiểm và ghi chú lại khi có bất thƣờng.
Nếu số lƣợng HTK quá lớn và lợi ích đạt đƣợc từ việc kiểm kê thấp hơn chi phí bỏ ra thì KTV sẽ chọn mẫu HTK từ thực tế và đối chiếu với sổ sách để kiểm tra kết quả kiểm kê từ phía khách hàng. Đồng thời, KTV sẽ ƣu tiên kiểm kê trƣớc đối với những hàng hóa có giá trị lớn, hàng nhận giữ hộ hay hàng đã cũ để lập dự phòng giảm giá HTK.
47
Test over (From list to floor): KTV sẽ chọn mẫu từ danh mục HTK những
hàng hóa cần kiểm và cân, đo hay đếm thực tế tại kho.
Test under (From floor to list): KTV sẽ chọn mẫu từ thực tế, chỉ định
những hàng hóa đang hiện hữu và kiểm tra xem chúng có đƣợc ghi chép trên sổ sách khơng.
KTV có thể chia đôi số mẫu HTK kiểm kê: một bên sẽ test over và còn lại sẽ test under. Đồng thời ghi chú lại những hàng hóa nào đã test over và test under để trƣởng phịng kiểm tốn có thể dễ dàng kiểm tra lại.
Đối với HTK trong nƣớc, KTV quan tâm đến khu vực giao – nhận hàng. Bởi vì điều này sẽ liên quan đến thủ tục cut – off HTK theo nguyên tắc sau:
Khu vực nhận hàng Khu vực giao hàng
Cần xem xét ngày nhận hàng.
Nếu ngày nhận hàng trƣớc ngày khóa sổ Số hàng hóa này
phải đƣợc ghi chép trên sổ sách.
Nếu ngày nhận hàng sau ngày khóa sổ Số hàng hóa này
khơng đƣợc ghi trên sổ sách vì đã thuộc về niên độ sau.
Cần xem xét ngày giao hàng.
Nếu ngày giao hàng trƣớc ngày khóa sổ Số hàng hóa này khơng còn trên sổ sách.
Nếu ngày giao hàng sau ngày khóa sổ Số hàng hóa này
vẫn cịn trên sổ sách.
Bảng 4.1: Xem xét ngày nhận hàng và ngày giao hàng khi kiểm kê của VIETVALUES
Đối với HTK xuất nhập khẩu, VIETVALUES sẽ quan tâm đến điều khoản ngày giao nhận hàng trên Hợp đồng ngoại thƣơng để từ đó xác định khi nào hàng hóa đƣợc ghi nhận trên sổ bằng cách xem ngày hàng cập cảng trên tờ khai hải quan rồi so sánh ngày khoá sổ và phiếu nhập kho.
48
Sau khi hoàn thành kiểm kê HTK, KTV cần thu thập 4 – 5 phiếu nhập kho và phiếu xuất kho cuối cùng tính đến thời điểm kiểm kê. Sau đó, KTV cùng với thủ kho và kế toán viên sẽ cùng nhau lập “Biên bản kiểm kê HTK” (Tham chiếu đến Phụ lục 7 – “Mẫu biên bản kiểm kê hàng tồn kho, công cụ dụng cụ, tài sản cố định của khách
hàng”). Đây là bằng chứng có độ tin cậy cao giúp cho KTV xác định giá trị và số
lƣợng HTK vào cuối niên độ kế toán.
* Kiểm kê tài sản cố định
Đối với TSCĐ, bên cạnh kiểm đếm số lƣợng máy móc thiết bị đang sử dụng và lập “Biên bản kiểm kê TSCĐ” thì KTV ln chú ý đến các trƣờng hợp quan trọng sau có thể ảnh hƣởng đến BCTC:
Những tài sản bị hƣ KTV sẽ ghi chú lại và nêu lên trong báo cáo.
Những tài sản chƣa sử dụng hay đang tạm ngƣng không sử dụng, KTV cũng ghi chú lại để loại trừ phần chi phí khấu hao khơng hợp lý khi tính thuế TNDN.
Những tài sản đã khấu hao hết giá trị nhƣng vẫn còn đƣợc sử dụng.
Những tài sản đã đƣa vào sử dụng nhƣng vẫn chƣa trích khấu hao.
Biên bản kiểm kê TSCĐ là bằng chứng có độ tin cậy cao và là cơ sở cho KTV tính tốn lại giá trị cịn lại của tài sản, tổng chi phí khấu hao trong kỳ cũng nhƣ chi phí