Theo Chuẩn mực kiểm toán số 500, đoạn A18, trang 07: “Xác nhận là bằng
chứng kiểm tốn mà KTV thu thập được dưới hình thức thư phúc đáp trực tiếp của bên thứ ba (bên xác nhận) ở dạng thư giấy, thư điện tử hoặc một dạng khác”. Kỹ thuật này
thƣờng đƣợc KTV thực hiện dƣới hình thức thƣ xác nhận để yêu cầu bên thứ ba xác nhận lại những thông tin mà KTV cần. Bên thứ ba thƣờng là những đối tƣợng bên ngồi có mối quan hệ hoạt động kinh doanh với đơn vị và có hiểu biết về chun mơn nghiệp vụ nhƣ ngân hàng, nhà cung cấp hoặc khách hàng…
Kỹ thuật lấy thƣ xác nhận có thể đƣợc thực hiện theo hai hình thức và tùy vào tính trọng yếu của số liệu mà KTV chọn phƣơng pháp gửi thƣ xác nhận phù hợp:
Dạng khẳng định: KTV yêu cầu bên thứ ba hồi đáp thƣ xác nhận ngay cả khi có chênh lệch hoặc khơng có chênh lệch với số liệu cần xác nhận.
Dạng phủ định: KTV chỉ địi hỏi hồi đáp khi có chênh lệch với số liệu cần xác nhận, trƣờng hợp khơng có chênh lệch thì có thể khơng cần phản hồi. Độ tin cậy của thƣ xác nhận dạng này thấp hơn dạng khẳng định, tuy nhiên Chuẩn mực
18
kiểm toán vẫn cho phép KTV sử dụng đối với các khoản mục có rủi ro đƣợc KTV đánh giá là thấp với giá trị nhỏ và không trọng yếu.
Quy trình xác nhận thơng tin của KTV nhƣ sau:
Sơ đồ 2.2: Quy trình gửi thư xác nhận của KTV
Thƣ xác nhận cần phải đảm bảo các yêu cầu nhƣ sau:
Nội dung của thƣ xác nhận đƣợc lập bởi chính KTV.
Thƣ xác nhận phải có chữ ký và dấu của cơng ty cần xác nhận.
KTV tự lựa chọn đối tƣợng để gửi thƣ xác nhận.
Xác nhận phải đƣợc thể hiện bằng văn bản.
Thƣ xác nhận khi đƣợc hồi đáp phải gửi trực tiếp đến cơng ty kiểm tốn hoặc trƣởng nhóm kiểm tốn.
Chọn số dƣ tài khoản cần xác nhận
Gửi thƣ xác nhận cho bên thứ ba và kiểm soát thƣ (Control Confirmation)
TH1: NHẬN ĐƢỢC PHẢN HỒI TH2: KHÔNG NHẬN ĐƢỢC PHẢN HỒI KTV gửi thƣ xác nhận lần thứ hai Khơng có chênh lệch KTV thực hiện các thủ tục kiểm tốn thay thế Có chênh lệch KTV kiểm tra sự chênh lệch
19
Về ưu điểm: Thƣ xác nhận là bằng chứng có độ tin cậy đƣợc đánh giá cao vì
chúng có nguồn gốc từ những đối tƣợng độc lập với đơn vị khách hàng. Đồng thời các thƣ xác nhận ln đƣợc kiểm sốt bởi chính KTV từ khâu chuẩn bị gửi đi cho đến khi chúng đƣợc gửi trở lại.
Về nhược điểm: Kỹ thuật này đƣợc thực hiện với chi phí tƣơng đối tốn kém.
Ngoài ra, nhiều trƣờng hợp xảy ra việc KTV có thể khơng nhận đƣợc thƣ xác nhận bởi nhiều nguyên nhân nhƣ thƣ bị thất lạc, bên thứ ba không đồng ý hợp tác với KTV hoặc có sự thơng đồng giữa khách hàng và bên thứ ba làm cho thƣ xác nhận giảm độ tin cậy đáng kể.