CHƢƠNG 3 : TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH AIKIBI VIỆT NAM
3.3. Cơ cấu tổ chức của Công ty
3.3.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý
Sơ đồ 3.1. Tổ chức bộ máy quản lý
Nguồn tin: Phịng Kế tốn
3.3.2. Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban
Tổng giám đốc: Là ngƣời có quyền hạn cao nhất trong Cơng ty, có quyền
quyết định mọi hoạt động kinh doanh và cũng là ngƣời chịu trách nhiệm trƣớc pháp luật về những vấn đề liên quan của Cơng ty. Bên cạnh đó cịn trực tiếp chỉ đạo cơng việc của các phòng ban.
Giám đốc Kinh doanh: Là ngƣời lập và tổ chức triển khai kế hoạch kinh
doanh của công ty, đƣa ra các đề xuất kiến nghị, thực hiện chính sách của cơng ty.
Giám đốc kinh doanh là ngƣời triễn khai các hoạt động hỗ trợ khách hàng, quản lý các
hoạt động kinh doanh của công ty đảm bảo tuân thủ đúng theo quy định của công ty và luật pháp Việt Nam.
Phòng quản lý đại lý: Có chức năng quản lý mảng kinh doanh qua kênh phân
phối đại lý bao gồm: tìm kiếm, đánh giá, thƣơng lƣợng, lựa chọn, mở rộng mạng lƣới đại lý. Đồng thời, Phịng quản lý đại lý ln theo dõi và hỗ trợ tình hình doanh số, thanh tốn của đại lý.
Tổng Giám Đốc
Giám Đốc
Kinh Doanh
Giám Đốc
Kỹ Thuật Điều Hành Giám Đốc
Phòng Kỹ Thuật Phòng Kinh Doanh Phòng Quản Lý Đại lý Phòng Nhân Sự Phòng Tổng Hợp Phịng Kế Tốn
25
Phịng kinh doanh: Có chức năng tìm hiểu thị trƣờng, nghiên cứu thị trƣờng
và tìm kiếm khách hàng, trực tiếp giao dịch và tìm hiểu nhu cầu của khách hàng. Đề xuất các chiến lƣợc kinh doanh có hiệu quả hơn. Lập hợp đồng, thoả thuận các điều kiện hợp tác và theo dõi việc thực hiện hợp đồng sau khi đã ký kết với khách hàng.
Giám đốc kỹ thuật: Là ngƣời phối hợp chặt chẽ với các bộ phận chức năng để
xác định và cung cấp cũng nhƣ cải tiến sản phẩm mới. Xác định, so sánh, lựa chọn và triển khai các giải pháp công nghệ để đáp ứng nhu cầu hiện tại và tƣơng lai.
Phòng kỹ thuật: Chức năng là tham mƣu Giám đốc Kỹ thuật về công tác kỹ
thuật, công nghệ, định mức và chất lƣợng sản phẩm. Thiết kế, triển khai giám sát về kỹ thuật các sản phẩm để làm cơ sở hạch toán và ký kết hợp đồng. Kiểm tra, giám sát, nghiệm thu chất lƣợng sản phẩm.
Giám đốc điều hành: Là ngƣời chịu trách nhiệm lập kế hoạch và định hƣớng
chiến lƣợc chung cho công ty, quản lý nhân viên để đảm bảo đạt đƣợc kết quả tốt nhất. Trình bày báo cáo rõ ràng và đúng hạn cho Tổng giám đốc, trình bày các đề xuất cho Tổng giám đốc duyệt. Ngồi ra, giám đốc điều hành cịn đánh giá hoạt động của các
phòng ban.
Phòng Nhân sự: Phụ trách các vấn đề về nhân sự của Công ty. Tổ chức tuyển
dụng, bố trí, điều động, đề bạc nhân sự cho Cơng ty. Giải quyết các vấn đề liên quan đến quyền lợi và nghĩa vụ của nhân viên trong Công ty.
Phịng Kế tốn: Chịu trách nhiệm và quản lý tình hình tài chính của Cơng ty.
Cung cấp đầy đủ, kịp thời và chính xác các thơng tin về tài chính cho Giám đốc. Tổ chức hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, xác định kết quả kinh doanh, kiểm
sốt q trình thu - chi và quản lý công nợ của công ty. Lập báo cáo tài chính, bảo
quản, lƣu trữ tồn bộ hồ sơ, chứng từ gốc có liên quan đến kế toán. Tham mƣu cho Giám đốc các quyết định lựa chọn phƣơng án huy động và sử dung vốn một cách hiệu quả nhất.
Phòng tổng hợp: Phòng tổng hợp bao gồm: Tổ Tài xế, Tổ kho vận, tổ vệ
sinh,… nhiệm vụ là đảm bảo đúng tiến độ theo u cầu từ phía các phịng ban có liên quan. Đảm bảo tính đầy đủ và kịp thời về khâu giao hàng, bảo quản hàng hóa. Phịng
26
tổng hợp cịn có nhiệm vụ đánh giá, ghi nhận các trƣờng hợp vi phạm về tác phong, giữ gìn vệ sinh của các nhân viên tại cơng ty.
3.4. Tổ chức bộ máy kế tốn tại cơng ty
3.4.1. Cơ cấu tổ chức
Sơ đồ 3.2. Tổ chức bộ máy Kế tốn tại Cơng ty
Nguồn tin: Phịng Kế tốn
3.4.2. Chức năng, nhiệm vụ của từng nhân viên phịng kế tốn
Kế tốn trƣởng kiêm Kế toán tổng hợp: Chịu trách nhiệm cao nhất của bộ
phận kế tốn. Phân tích các thơng tin, số liệu kế tốn. Tham mƣu cho Giám đốc về hoạt động tài chính, các chiến lƣợc phát triển của cơng ty. Điều hành tồn bộ hệ thống kế toán, tổ chức kiểm tra, chỉ đạo cơng tác kế tốn cho nhân viên, kiểm tra trình độ chun mơn và phân tích nhiệm vụ cụ thể cho mỗi kế toán viên. Xác định kết quả kinh doanh dựa trên kết quả thu-chi của kế toán thanh tốn kiêm kế tốn cơng nợ. Có nhiệm vụ lập và nộp báo cáo tài chính của cơng ty theo quy định và đúng thời hạn. Quản lý lƣu trữ hồ sơ, chứng từ kế toán. Giao dịch, làm việc với cơ quan thuế và các cơ quan chức năng liên quan đến hệ thống kế tốn của cơng ty.
Kế tốn thanh tốn kiêm kế tốn cơng nợ: Có trách nhiệm thực hiện các thủ
tục kiểm tra chứng từ thanh toán, đảm bảo tính hợp lệ của chứng từ. Theo dõi tài khoản tiền mặt, tiền gửi ngân hàng của công ty. Lập các phiếu thu, phiếu chi, uỷ nhiệm chi chuyển tiền trên cơ sở chứng từ thanh toán đã đƣợc duyệt. Có nhiệm vụ ghi nhận doanh thu và theo dõi các khoản công nợ phải trả, phải thu. Đối với cơng nợ phải thu
Kế tốn trƣởng kiêm Kế toán tổng hợp Kế toán thanh toán kiêm Kế tốn cơng nợ Thủ quỹ Kế toán bán hàng kiêm kế tốn mua hàng
27
thì phải thƣờng xun kiểm tra thời hạn nợ để nhắc nhở, đôn đốc khách hàng để thu về các khoản nợ. Đối với cơng nợ phải trả, kế tốn cũng phải thƣờng xuyên kiểm tra thời hạn nợ để có chính sách sử dụng vốn hợp lý và trả nợ đúng hạn. Hàng tháng phải lập bảng báo cáo thu, chi, tồn quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng; lập báo cáo công nợ phải thu, phải trả lên cho kế toán trƣởng kiêm kế toán tổng hợp. Lƣu trữ các chứng từ liên quan phần hành kế tốn của mình.
Kế tốn bán hàng kiêm kế toán mua hàng: Ghi chép, phản ánh kịp
thời, chính xác và đầy đủ tồn bộ tình hình bán hàng của doanh nghiệp trong kỳ, cả về giá trị và số lƣợng hàng hóa, dịch vụ bán trên tổng số và trên từng loại mặt hàng, từng phƣơng thức bán hàng. Đồng thời, theo dõi, ghi chép, phản ánh kịp thời, đầy đủ, chính
xác tình hình mua hàng về số lƣợng, kết cấu, chủng loại, quy cách, chất lƣợng, giá cả
hàng mua và thời điểm mua hàng. Cung cấp thông tin kịp thời về tình hình mua hàng và thanh tốn tiền hàng cho chủ doanh nghiệp và cán bộ quản lý, làm căn cứ cho việc đề xuất những quyết định trong chỉ đạo, tiền hành hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Thủ quỹ: Thực hiện thu – chi và ghi sổ quỹ, đối chiếu sổ quỹ với kế hoạch
thanh tốn và có xác nhận của hai bên.
3.5. Chuẩn mực và chế độ kế toán áp dụng tại Cơng ty
Chế độ kế tốn: Cơng ty đang áp dụng chế độ kế tốn Việt Nam theo Thơng tƣ
200/2014/TT-BTC.
Niên độ kế tốn: Bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12. Đơn vị tiền tệ sử dụng: đồng Việt Nam (đ, VND).
Hình thức kế toán: áp dụng theo hình thức Nhật Ký Chung và sử dụng phần mềm kế tốn Bravo 7 trên máy vi tính trong cơng tác kế tốn tại Cơng ty.
Phƣơng pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thƣờng xuyên. Phƣơng pháp khấu hao TSCĐ: theo đƣờng thẳng.
Hệ thống báo cáo tài chính: cơng ty thực hiện lập báo cáo tài chính theo các biểu mẫu sau:
28
+ Bảng cân đối kế toán (B01-DN)
+ Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (B02-DN) + Báo cáo lƣu chuyển tiền tệ (B03-DN)
+ Bản thuyết minh báo cáo tài chính (B09-DN)
Tồn bộ cơng việc hàng ngày thực hiện trên máy tính, cuối kỳ sẽ tiến hành in các sổ sách kế toán để kiểm tra đối chiếu.
Sơ đồ 3.3. Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức Kế tốn trên máy vi tính
Nguồn tin: Phịng kế tốn
Ghi chú:
Nhập số liệu hàng ngày
In sổ, báo cáo tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra
Trình tự ghi sổ: Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ kế toán và bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã đƣợc kiểm tra, đƣợc dùng làm căn cứ để ghi sổ, kế toán xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào các bảng biểu đã đƣợc thiết kế sẵn của phần mềm kế tốn excel trên máy tính. Cuối tháng kế tốn thực hiện thao tác khoá sổ và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp và số liệu chi tiết đƣợc thực hiện tự động, chính xác và trung thực theo thơng tin đã nhập trong kỳ. Ngƣời làm kế tốn có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế tốn với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy. Cuối năm, sổ kế toán tổng hợp và sổ kế tốn chi tiết đƣợc in ra giấy, đóng thành quyển.
Phần mềm kế
toán Bravo 7 trên máy vi tính
Chứng từ kế tốn
Bảng tổng hợp
chứng từ kế tốn Báo cáo tài chính
Sổ kế toán
- Sổ tổng hợp
29
Hệ thống tài khoản kế tốn: Cơng ty sử dụng hệ thống tài khoản kế tốn đƣợc
ban hành theo Thơng tƣ 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài Chính, một số
tài khoản áp dụng tại Công ty nhƣ: + TK 111: Tiền mặt
+ TK112: Tiền gửi ngân hàng + TK131: Phải thu khách hàng
+ TK133: Thuế GTGT đƣợc khấu trừ + TK142: Chi phí trả trƣớc ngắn hạn
+ TK 156: Hàng hoá
+ TK 331: Phải trả cho ngƣời bán
+ TK 333: Thuế và các khoản phải nộp cho nhà nƣớc + TK 334: Phải trả ngƣời lao động
+ TK 338: Phải trả, phải nộp khác + TK 411: Nguồn vốn kinh doanh + TK 421: Lợi nhuận chƣa phân phối
+ TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
+ TK 515: Doanh thu hoạt động tài chính
+ TK 632: Giá vốn hàng bán
+ TK 635: Chi phí tài chính
+ TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp + TK 711: Thu nhập khác
+ TK 811: Chi phí khác
+ TK 911: Xác định kết quả kinh doanh + TK…
30
CHƢƠNG 4: KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU VÀ THẢO LUẬN
4.1. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công Ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Aikibi Việt Nam. Hạn Aikibi Việt Nam.
4.1.1. Đặc điểm kinh doanh
Công ty kinh doanh trong lĩnh vực thƣơng mại nên chức năng cơ bản của doanh nghiệp là sự lƣu chuyển hàng hoá giữa ngƣời sản xuất và ngƣời tiêu dùng. Công ty kinh doanh chủ yếu là phân phối hệ thống máy điều hịa khơng khí và cung cấp các vật tƣ, dịch vụ đi kèm nhƣ: ống đồng, dây điện, ống nƣớc xã, giá đỡ dàn nóng, dịch vụ nhân cơng lắp đặt, bảo hành, bảo trì máy lạnh…
Thị trƣờng của công ty trải dài khắp cả nƣớc, đặc biệt ở Thành phố Hồ Chí Minh và khu vực Nam Bộ. Cơng ty chủ yếu cung cấp hàng hóa cho các Đại lý và cơng trình lớn vì thế khối lƣợng hàng hố xuất bán hàng tháng rất ổn định. Cơng ty đang nổ lực hết mình để tìm kiếm khách hàng, mở rộng thêm thị trƣờng trong thời gian tới.
4.1.2. Phương thức bán hàng
Bộ phận kinh doanh sẽ trực tiếp nhận yêu cầu mua hàng của khách hàng qua email, điện thoại/fax hoặc ký kết hợp đồng với khách hàng. Khi có đơn hàng, PKD sẽ trực tiếp liên hệ với thủ kho để kiểm tra lƣợng hàng hố đang có trong kho, liên hệ với nhà sản xuất để đặt mua thêm (nếu hàng hoá không đáp ứng đủ cho đơn hàng).
Bộ phận kinh doanh theo dõi đơn hàng và điều chuyển giao hàng đúng hạn cho khách hàng. Căn cứ vào phiếu giao hàng và phiếu nhận hàng đã có xác nhận từ phía khách hàng, phịng kinh doanh sẽ chuyển qua bộ phận kế toán xuất hoá đơn GTGT.
Căn cứ vào chứng từ: hoá đơn GTGT, hợp đồng, phiếu giao và phiếu nhận hàng đã có xác nhận từ phía khách hàng, kế toán sẽ cập nhật vào phần mềm kế toán để ghi nhận doanh thu và giá vốn hàng bán.
4.1.3. Phương thức thanh toán
Khách hàng thanh toán chủ yếu là chuyển khoản theo hợp đồng kinh tế thỏa thuận. Công ty chỉ sử dụng tiền mặt đối với những khoản tiền dƣới 20 triệu đồng.
Đối với hợp đồng có trị giá lớn, cơng ty chấp nhận thanh tốn nhiều đợt nhƣng khơng quá 01 tháng kể từ ngày xuất hoá đơn.
31
Cơng ty TNHH Aikibi khơng áp dụng chính sách bán trả góp cho khách hàng.
4.2. Kế tốn doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
4.2.1. Nội dung
Doanh thu của công ty chủ yếu là phân phối hệ thống máy điều hịa khơng khí
và cung cấp các vật tƣ, dịch vụ đi kèm nhƣ: ống đồng, dây điện, ống nƣớc xã, giá đỡ dàn nóng, dịch vụ nhân cơng lắp đặt, bảo hành, bảo trì máy lạnh…
4.2.2. Chứng từ sử dụng và trình tự luân chuyển chứng từ
a) Chứng từ sử dụng
- Đơn đặt hàng kiêm quyết toán.
- Phiếu xuất kho.
- Hợp đồng kinh tế.
- Hóa đơn GTGT.
- Phiếu thu.
- Phiếu chi.
- Chứng từ giao dịch, Giấy báo Nợ, giấy báo Có của ngân hàng khi khách hàng
thanh toán qua ngân hàng. - Các chứng từ liên quan khác.
b) Trình tự luân chuyển chứng từ
Bộ phận kinh doanh: Sau khi đơn đặt hàng hoặc hợp đồng đƣợc ký kết giữa
Công ty và khách hàng, đến ngày giao hàng bộ phận kinh doanh sẽ tiến hành lập phiếu xuất kho gồm 3 liên. Liên 1 phòng kinh doanh giữ lại để lƣu, liên 2 và liên 3 sẽ chuyển qua bộ phận kho để kiểm tra hàng hoá và xuất kho.
Bộ phận kho: Thủ kho sẽ xem xét và tiến hành kiểm hàng để giao cho khách
hàng. Sau khi giao hàng cho khách hàng, thủ kho và khách hàng cùng ký vào liên 2 và
liên 3. Liên 3 thủ kho sẽ ghi vào thẻ kho và lƣu lại tại kho. Liên 2 khách hàng giữ lại
32
Bộ phận kế toán: Căn cứ vào phiếu xuất kho đã đƣợc ký duyệt hợp lệ và các
chứng từ nhƣ các khoảng tạm ứng, hồn ứng..., kế tốn tiến hành lập hoá đơn GTGT gồm 3 liên. Liên 1 lƣu tại bộ phận kế toán, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 để luân chuyển nội bộ khi cần làm căn cứ để xét duyệt các chứng từ. Sau đó kế tốn ghi nhận doanh thu, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và nhập số liệu vào các sổ sách có liên quan vào phần mềm kế tốn của Công ty.
Sơ đồ 4.1. Lƣu đồ luân chuyển chứng từ ghi nhận doanh thu
Nhận xét:
Trình tự luân chuyển chứng từ của doanh nghiệp đƣợc rút gọn nhƣng tƣơng đối
chặc chẽ. Doanh nghiệp đã tuân thủ đúng nguyên tắc bất kiêm nhiệm trong khâu kiểm
soát. D
D
Khách hàng PXK 2 3 PXK đã ký
duyệt 2
P.Kinh doanh Bộ phận Kho P.Kế toán
Hợp đồng KT 3 2 1 Xem xét, xuất hàng và ký PXK 3 PXK đã ký duyệt 2 Kiểm tra chứng từ, lập hoá đơn GTGT, ghi nhận doanh thu Ghi thẻ kho 3 2 Hoá đơn GTGT 1 Khách hàng Luân chuyển nội bộ D
33
4.2.3. Tài khoản sử dụng và trình tự hạch tốn
Kế tốn sử dụng tài khoản:
TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.
TK cấp 2:
TK 5111: Doanh thu bán hàng hoá
TK 5113: Doanh thu cung cấp dịch vụ
Tài khoản liên quan:
TK 1111: Tiền Việt Nam
TK 1121: Tiền gửi ngân hàng bằng tiền Việt Nam TK 131: Phải thu khách hàng
Trình tự hạch tốn:
Sau khi Công ty giao hàng và xuất hoá đơn GTGT cho khách hàng thì chính