CHƢƠNG 4 : KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU VÀ THẢO LUẬN
4.1. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công Ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Aikibi Việt
4.2.2. Chứng từ sử dụng và trình tự luân chuyển chứng từ
a) Chứng từ sử dụng
- Đơn đặt hàng kiêm quyết toán.
- Phiếu xuất kho.
- Hợp đồng kinh tế.
- Hóa đơn GTGT.
- Phiếu thu.
- Phiếu chi.
- Chứng từ giao dịch, Giấy báo Nợ, giấy báo Có của ngân hàng khi khách hàng
thanh toán qua ngân hàng. - Các chứng từ liên quan khác.
b) Trình tự luân chuyển chứng từ
Bộ phận kinh doanh: Sau khi đơn đặt hàng hoặc hợp đồng đƣợc ký kết giữa
Công ty và khách hàng, đến ngày giao hàng bộ phận kinh doanh sẽ tiến hành lập phiếu xuất kho gồm 3 liên. Liên 1 phòng kinh doanh giữ lại để lƣu, liên 2 và liên 3 sẽ chuyển qua bộ phận kho để kiểm tra hàng hoá và xuất kho.
Bộ phận kho: Thủ kho sẽ xem xét và tiến hành kiểm hàng để giao cho khách
hàng. Sau khi giao hàng cho khách hàng, thủ kho và khách hàng cùng ký vào liên 2 và
liên 3. Liên 3 thủ kho sẽ ghi vào thẻ kho và lƣu lại tại kho. Liên 2 khách hàng giữ lại
32
Bộ phận kế toán: Căn cứ vào phiếu xuất kho đã đƣợc ký duyệt hợp lệ và các
chứng từ nhƣ các khoảng tạm ứng, hồn ứng..., kế tốn tiến hành lập hoá đơn GTGT gồm 3 liên. Liên 1 lƣu tại bộ phận kế toán, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 để luân chuyển nội bộ khi cần làm căn cứ để xét duyệt các chứng từ. Sau đó kế tốn ghi nhận doanh thu, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và nhập số liệu vào các sổ sách có liên quan vào phần mềm kế tốn của Cơng ty.
Sơ đồ 4.1. Lƣu đồ luân chuyển chứng từ ghi nhận doanh thu
Nhận xét:
Trình tự luân chuyển chứng từ của doanh nghiệp đƣợc rút gọn nhƣng tƣơng đối
chặc chẽ. Doanh nghiệp đã tuân thủ đúng nguyên tắc bất kiêm nhiệm trong khâu kiểm
soát. D
D
Khách hàng PXK 2 3 PXK đã ký
duyệt 2
P.Kinh doanh Bộ phận Kho P.Kế toán
Hợp đồng KT 3 2 1 Xem xét, xuất hàng và ký PXK 3 PXK đã ký duyệt 2 Kiểm tra chứng từ, lập hoá đơn GTGT, ghi nhận doanh thu Ghi thẻ kho 3 2 Hoá đơn GTGT 1 Khách hàng Luân chuyển nội bộ D
33