Cơng việc Chủ thể
thực hiện Rủi ro phát sinh TTKS
Hồn thiện các thủ tục pháp lý và lập chứng từ giải ngân - CBTD - TSĐB của KH không hợp pháp - CBTD tiến hành công chứng, chứng thực và đăng ký giao dịch bảo đảm TSĐB - TPKD
- Hồ sơ tham chiếu để tiến hành lập các chứng từ giải ngân chưa đầy đủ, không hợp lệ,…
- TPKD đối chiếu các chứng từ giải ngân. Đồng thời kiểm tra các chứng từ kèm theo có thỏa mãn sự đầy đủ để chứng minh mục đích sử dụng vốn vay hợp lệ, hợp pháp, phù hợp hay khơng - Kế tốn viên
- Tiến hành giải ngân khi chưa có đầy đủ chữ ký của các bên liên quan
- Quy định bắt buộc và kiểm tra chữ ký của các bên liên quan trong hồ sơ cho vay, đồng thời rà sốt lại các thơng tin trên Hợp đồng tín dụng Phê duyệt giải ngân - Giám đốc/Phó giám đốc Chi nhánh
- Tiến hành giải ngân khi chưa được các cấp có thẩm quyền phê duyệt
- Sau khi TPKD ký duyệt hồ sơ giải ngân, Phó Giám đốc xem xét và phê duyệt lại
- Kế toán giao dịch chỉ được phép giải ngân khi hồ sơ giải ngân có đầy đủ chữ ký của Phó Giám đốc, TPKD, KH Thực hiện giải ngân và lưu trữ hồ sơ - Kế toán viên
- Giải ngân số tiền không khớp với hồ sơ giải ngân
- Kế toán trưởng đối chiếu ủy nhiệm chi với các chứng từ giải ngân, xem xét thông tin, số tiền giải ngân. Sau đó đóng dấu xác nhận
Cơng việc Chủ thể
thực hiện Rủi ro phát sinh TTKS
- Kế toán viên
- Giải ngân vào tài khoản không đúng
- Cuối ngày thực hiện giải ngân, bộ phận giao dịch tiến hành kiểm tra lại các tài khoản giải ngân cho KH.
- Kế toán viên
- KH đến giải ngân nhiều lần
- Sau khi nhận được tiền vay, KH ký vào giấy nhận nợ và giấy lĩnh tiền vay. Thông tin này cũng được cập nhật vào phần mềm tránh tình trạng giải ngân nhiều lần.
- CBTD - PPKD
- Sai sót khi nhập dữ liệu vào hệ thống
- CBTD nhập thông tin của KH vào hệ thống IPCAS sau đó rà sốt, kiểm tra lại tính đúng đắn, đầy đủ của thông tin
- PPKD tiếp tục kiểm tra lại các thông tịn KH đã được cập nhật bởi CBTD trên hệ thống NH, nếu có thiếu sót sẽ thơng báo để CBTD giải thích và chỉnh sửa.
- Kế tốn viên
- Hồ sơ KH trong quá trình lưu trữ bị thiếu, mất
- Sau khi giải ngân, kế toán viên tiến hành lưu hồ sơ theo số thứ tự hợp đồng, từng địa bàn, phường, xã. Lưu hồ sơ trong tủ hồ sơ tại NH và khóa cẩn thận, chỉ có những người có liên quan mới được giữ chìa khóa tủ.
Ví dụ minh họa
Vào cuối tháng 2, ông Nguyễn Nhật Linh đến đề nghị giải ngân 2 tỷ đồng để bổ sung vốn nuôi tơm. CBTD tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra mục đích, chứng từ hóa đơn kèm
theo, kiểm tra thơng tin, nội dung, tính chất của hồ sơ giải ngân cũng như tính hợp lệ của các chứng từ giải ngân, Hợp đồng kinh tế,...
Hồ sơ giải ngân của KH bao gồm:
-Giấy nhận nợ (phụ lục 4) - Chứng từ sử dụng vốn
Sau khi kiểm tra hồ sơ giải ngân của KH, CBTD lập Báo cáo đề xuất giải ngân
(phụ lục 8) và gửi cho TPKD cùng với Giấy nhận nợ (phụ lục 4) của KH. TPKD sẽ
kiểm tra tính đầy đủ của hồ sơ giải ngân, thể hiện ý kiến của mình trên đề xuất giải ngân sau đó trình Phó giám đốc phê duyệt.
Căn cứ vào Đề xuất giải ngân đã được Phó giám đốc Chi nhánh phê duyệt, CBTD chuyển hồ sơ cho bộ phận Giải ngân, bộ phận Giải ngân sẽ tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra chữ ký của Phó Giám đốc, TPKD, KH. Nếu tất cả thỏa mãn sẽ tiến hành giải ngân cho KH.
Nhận xét: Q trình kiểm sốt giai đoạn trong cho vay đối với ông Nguyễn
Nhật Linh hoàn toàn phù hợp với các quy định hiện hành của Agribank. KH cung cấp đầy đủ các chứng từ. Đồng thời việc giải ngân đã được các cấp có thẩm quyền phê duyệt, ký kiểm sốt trên Đề xuất giải ngân và Hợp đồng tín dụng.
2.3.3.3. Kiểm sốt sau cho vay
- Mục tiêu kiểm soát: Đảm bảo KH sử dụng vốn vay đúng mục đích đã cam kết trong hợp đồng; Đảm bảo KH trả nợ gốc và lãi đúng hạn.
- Chủ thể thực hiện: CBTD, TPKD
- Nội dung kiểm sốt: Kiểm tra tình hình sử dụng vốn vay của KH, tình hình thực hiện phương án vay vốn. Kiểm tra tình trạng và quyền sở hữu TSĐB.