Sơ đồ 2 .1 Bộ máy tổ chức Công ty CP Xi măng Hà Tiê nI
2.1.2. Trạm nghiền Phú Hữu:
2.1.2.1. Lịch sử hình thành:
- Trạm nghiền Phú Hữu được khởi công xây dựng vào ngày 29/03/2007, tại Tổ 8, khu phố 4, phường Phú Hữu, quận 9, Tp.HCM, với diện tích 20 ha, Giám đốc trạm là ông Triệu Quốc Khải.
- Với vốn đầu tư 918 tỷ đồng, công nghệ sản xuất hiện đại bậc nhất Đông Nam Á, được cung cấp bởi các hãng nổi tiếng thế giới như ABB (Thụy Sỹ), Loeche và Haver Boecker (Đức).
- Công suất tiêu thụ 2.000.000 tấn PCB trên một năm cho thị trường TP.HCM và các tỉnh Đông Nam Bộ.
- Máng xuất thủy 3000 tấn xi măng/ngày.
- Trạm nghiền bao gồm 02 dây chuyền, dây chuyền một bắt đầu sản xuất từ ngày 31/08/2009, dây chuyền 2 bắt đầu sản xuất từ ngày 15/10/2010 cung cấp một lượng xi măng khá ổn định.
Chức năng, nhiệm vụ của Trạm nghiền Phú Hữu:
Chức năng:
- Tiếp nhận, nghiền và phân phối xi măng phía Nam, tồn trữ nguyên liệu, phụ da và phân phối các chủng loại xi măng cho khách hàng hằng năm trong sự điều phối chung của công ty.
- Quản lý và khai thác bến cảng của Trạm.
- Thực hiện các nhiệm vụ theo phân công cụ thể của công ty.
Nhiệm vụ:
- Cung cấp thiết bị, vật tư và hàng hóa cho hoạt động của Trạm trên cơ sở hiệu quả và tuân thủ quy định của Công ty.
- Chịu trách nhiệm trong việc tổ chức, kiểm tra, giám sát, tổ chức kiểm định, nghiệm thu, xác nhận khối lượng hàng hóa cung cấp cho Trạm. Chủ trì giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện hoạt động cung ứng cho Trạm.
- Điều hành hoạt động cảng nhập vật tư, nguyên liệu cho Trạm. - Tổ chức thanh lý, nhượng bán thiết bị, vật tư phế liệu.
- Phối hợp làm việc và tuân thủ sự hướng dẫn về nghiệp vụ của các đơn vị chức năng Công ty.
2.1.2.2. Bộ máy tổ chức của Trạm:
- Phòng Hành chánh nhân sự:
Tổ chức thực hiện và quản lý về các công tác hành chánh bao gồm hành chánh văn phòng và hành chánh quản trị, các công tác nhân sự và lao động tiền lương tại Trạm nghiền Phú Hữu theo sự phân cấp của công ty, đồng thời chịu sự chỉ đạo gián tuyến của Phịng Tổ chức Hành chánh cơng ty.
- Phịng Kế tốn tài chính:
Ghi chép, phản ánh tính tốn q trình ln chuyển và sử dụng tài sản vật tư, tiền vốn, quá trình và kết quả hoạt động SXKD, sử dụng kinh phí của Trạm, cung cấp số liệu, tài liệu cho quá trình SXKD, lập báo cáo kế toán thống kê quyết toán, quản lý tiền mặt, tiền lương, chi thưởng,...
- Phịng Cơng nghệ thông tin:
Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động quản lý và sản xuất, kinh doanh trong toàn bộ hoạt động của Trạm.
Quản trị: + Phần cứng: hệ thống máy tính, hệ thống mạng.
+ Phần mềm: cơ sở dữ liệu, chương trình quản lý và xử lý dữ liệu, các dịch vụ tiện ích trên hệ thống mạng.
+Khai thác dữ liệu: kịp thời, ổn định, an toàn và bảo mật. - Phòng Hậu cần:
Cung ứng vật tư, thiết bị, phụ tùng, nguyên nhiên vật liệu và các loại hàng hóa phục vụ cho hoạt động sản xuất – kinh doanh của Trạm. Quản lý hoạt động khai thác bến cảng của Trạm.
- Phịng Thí nghiệm – KCS:
Đảm trách cơng tác phân tích cơ – lý – hóa và kiểm soát chất lượng nguyên nhiên vật liệu, thành phẩm của Trạm nghiền Phú Hữu.
- Phân xưởng sữa chữa:
Tổ chức quản lý kỹ thuật toàn bộ máy móc thiết bị dây chuyền sản xuất, phương tiện vận chuyển, cơ giới, hệ thống điện chiếu sáng, điện thoại cho các đơn vị thuộc Trạm nghiền Phú Hữu.
Tổ chức thực hiện sữa chữa, bảo trì máy móc thiết bị dây chuyền sản xuất, phương tiện vận chuyển, cơ giới, hệ thống cấp nước, điện chiếu sáng, điện thoại cho các đơn vị thuộc Trạm nghiền Phú Hữu. Chịu trách nhiệm về tính ổn định hoạt động của dây chuyền sản xuất.
- Phân xưởng sản xuất:
Quản lý toàn bộ máy móc, thiết bị, nhà xưởng, cơ sở hạ tầng của dây chuyền sản xuất, từ khâu nhập nguyên liệu đến xuất xi măng cho khách hàng.
Tổ chức sản xuất theo chính sách chất lượng của Công ty và quy định của Nhà nước, bao gồm từ tiếp nhận nguyên liệu, phụ gia, nghiền cho đến khi xuất xi măng, giao sản phẩm cho khách hàng.
- Phòng NCTK-MT:
Chủ trì nghiên cứu hoặc triển khai các đề án áp dụng bí quyết, tiến bộ khoa học kỹ thuật vào sản xuất để tạo ra các sản phẩm về xi măng và từ xi măng đáp ứng nhu cầu của thị trường, phù hợp với chiến lược phát triển của Công ty.
Quản lý chất lượng sản phẩm của Trạm.
2.1.2.3. Phịng Kế tốn tài chính
Sơ đồ 2.3 Sơ đồ tổ chức phịng Kế tốn tài chính
Chức năng, nhiệm vụ của từng phần hành:
- Trưởng phịng Kế tốn: tổ chức, chỉ đạo tồn bộ cơng tác kế toán của Trạm, hướng dẫn kế toán viên áp dụng chính sách của Bộ Tài Chính ban hành, chuyển các bảng tổng hợp chi tiết về Công ty để lập Báo cáo tài chính.
- Kế tốn tổng hợp: kiểm tra số liệu của các phần hành kế toán, tiến hành ghi
sổ, lập bảng cân đối kế toán và các báo cáo khác cho Trưởng phòng.
- Thủ quỹ: cập nhập đầy đủ, chính xác, kịp thời thu – chi – tồn quỹ, báo cáo
khi cần cho Ban Giám đốc, Kế tốn trưởng. Trưởng phịng KTTC Kế toán tổng hợp (1) Thủ quỹ (1) Kế toán thanh toán – tiền mặt (1) Kế toán thanh toán – tiền gửi ngân hàng (1) Kế toán giá thành, vật tư (1)
- Kế toán giá thành, vật tư : tập hợp các chi phí theo các đối tượng chịu chi
phí có liên quan, tính tốn lập bảng tính giá thành. Phân tích tình hình thực hiện kế hoạch giá thành, định mức chi phí; theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu,... Tham gia đối chiếu sổ sách và thẻ kho, theo dõi tình hình TSCĐ
- Kế tốn thanh tốn: thực hiện cơng việc thu chi, theo dõi công nợ, tiền
mặt, tiền gửi ngân hàng, quản lý các chứng từ đến thu chi, lập kế hoạch thanh toán và trực tiếp thực hiện nghiệp vụ thanh toán, thực hiện các nghiệp vụ chi nội bộ, trực tiếp nhận các chứng từ có liên quan, in báo cáo tồn quỹ, tiền mặt hàng ngày.
2.1.2.4. Hình thức sổ kế tốn áp dụng:
Trình tự ghi sổ kế toán căn cứ theo sổ Nhật ký chung tại Trạm:
- Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc kiểm tra hợp lệ, kế toán phân loại và ghi sổ. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh sẽ được phản ánh vào Nhật ký chung và Sổ cái chi tiết có liên quan theo trình tự thời gian.
- Cuối kỳ kiểm tra lại sổ sách và đối chiếu các chứng từ có liên quan:
Căn cứ vào các Sổ chi tiết lập bảng tổng hợp.
Căn cứ vào các số liệu trên Sổ cái lập bảng Cân đối kế toán.
Sơ đồ 2.4 Trình tự luân chuyển chứng từ:
Hệ thống tài khoản kế toán:
Nhà máy sử dụng hệ thống tài khoản ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC của Bộ trưởng BTC ngày 20/03/2006. Ngoài ra, Nhà máy còn mở thêm nhiều tài khoản chi tiết để phù hợp với đặc điểm SXKD và tạo điều kiện thuận lợi cho việc hạch toán.
Hệ thống sổ sách kế toán:
- Sổ kế toán tổng hợp: Nhật ký chung, sổ cái các tài khoản.
- Sổ kế toán chi tiết: Sổ chi tiết quỹ tiền mặt, sổ chi tiết vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa; thẻ kho, thẻ TSCĐ...
Hệ thống chứng từ kế toán:
- Các chứng từ về tiền: Phiếu thu, phiếu chi, ủy nhiệm thu, ủy nhiệm chi ... - Các chứng từ về hàng tồn kho: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho ... - Các chứng từ bán hàng: Hóa đơn GTGT, lệnh xuất hàng ...
2.1.2.5. Phương pháp hạch toán
Hiện nay, Trạm đang áp dụng chế độ kế toán ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC.
- Niên độ kế toán: từ ngày 1/1 đến ngày 31/12 hàng năm.
- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép sổ kế toán: đồng Việt Nam (VND). - Nguyên tắc đánh giá: nguyên tắc giá gốc (bao gồm: giá mua, chi phí chế biến và các chi phí khác có liên quan trực tiếp khác phát sinh).
- Phương pháp xác định hàng tồn kho: bình quân gia quyền. - Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: kê khai thường xuyên.
- Sản phẩm dở dang xi măng được tính cho nguyên vật liệu chính, bao gồm clinker, thạch cao, đá vôi và đá mu rùa theo định mức cấu thành trong thành phẩm của từng dây chuyền sản xuất.