Chương 2 Công tác Quản trị tài chính tại Cơng ty Cổ phần Bibica
2.1 Giới thiệu bộ phận Tài chính-Kế tốn tại Cơng ty Cổ phần Bibica
2.1.1 Sơ đồ tổ chức bộ phận Tàì̀i chính- Kế toáá́n
TRƯỞNG PHỊNG PHĨ PHỊNG
NHÂN VIÊN KẾ TOÁN
NHÂN VIÊN VĂN THƯ VÀ NHÂN VIÊN THỦ QUỸ
THỰC TẬP SINH (NẾU CÓ)
Sơ đồ 2.1 Sơ đồ tổ chức bộ phận Tài chính- Kế tốn
Nguồn: Sinh viên tổng hợp
2.1.2 Nhiệm vụ từng vị trí
Trưởng phịng: Tham mưu Giám đốc, xây dựng hệ thống quản lý tài
chính – kế tốn phù hợp với các quy định của pháp luật và đặc điểm của Cơng ty. Chủ trì việc lập và tổ chức thực thi kế hoạch tài chính của Cơng ty. Tổ chức triển khai và sử dụng nguồn vốn cho doanh nghiệp. Tổ chức thực hiện nghiệp vụ hạch toán kế toán. Tham gia thẩm định các dự án/kế hoạch đầu tư sản xuất/tài chính – tiền tệ. Phối hợp thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của Quản lý trực tiếp.
Phó phịng: Tham mưu, hỗ trợ Trưởng phịng kế tốn trong việc quản
lý toàn bộ các hoạt động liên quan đến cơng tác tài chính kế tốn trong cơng ty. Tham gia hỗ trợ lập kế hoạch hàng tháng, quý, năm cho doanh nghiệp.
Nhân viên kế toán: Thu thập, phản ánh, xử lý và tổng hợp thơng tin về
tình hình sản xuất kinh doanh, tình hình sử dụng nguồn vốn của công ty. Thực hiện đầy đủ các cơng tá kế tốn theo qui định; phát hành luân chuyển lưu trữ chứng từ, sổ sách, số liệu kế toán, tài liệu kế toán theo qui định. Lập và nộp đúng hạn các báo cáo tài chính cho trưởng phịng xét duyệt kiểm tra, chỉnh sửa
Nhân viên tài chính: Đề xuất phương hướng, biện pháp cải tiến quản
lý tài chính trong năm. Chịu trách nhiệm trước trưởng phịng về các cơng việc được lãnh đạo phân công.
Nhân viên văn thư: Tiếp nhận các công văn, văn bản, giấy tờ chuyển
đến và chuyển đi, được phép giải quyết nhanh trong thẩm quyền, mở sổ theo dõi hoạt động. Tổ chức lưu trữ dữ liệu, văn bản tài liệu công ty. Soạn thảo
công văn thông báo và báo cáo các vấn đề liên quan. In ấn các tài liệu, quản lý và sử dụng con dấu của công ty theo đúng qui định
Nhân viên thủ quĩ: Là người kiểm sốt tồn bộ hoạt động thu chi tiền
phát sinh trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp như kiểm tra phiếu thu, phiếu chi, thực hiện các công tác ký x xác nhận, giao các liên, tạm ứng và lưu trữ, quản lý tồn bộ các giấy tờ có liên quan đến q trình này.
Thực tập sinh( nếu có): Tham gia hỗ trợ cũng như học hỏi các cơng
việc mà phịng ban u cầu.
2.1.3 Quy trìì̀nh phối hợp cơng việc giữa bộ phận Tàì̀i chính- Kế toáá́n với bộ phận nhân sự của Công ty Cổ phần Bibica.
Đối với một doanh nghiệp, từng bộ phận sẽ có những chức năng chuyên biệt khác nhau và với nhiệm vụ cũng khác nhau. Tuy nhiên, để có thể xây dựng một doanh nghiệp chặt chẽ và thành cơng thì sự kết nối và hỗ trợ giữ các bộ phận với nhau và vô cùng cần thiết. Không thể nào riêng rẽ và tách biệt giữa các hoạt động này.
Phịng Tài chính- Kế tốn là một bộ phận quan trọng của cơng ty, chính vì thế phịng ban này cũng có sự kết nối với phịng ban khác. Đặc biệt là với bộ phận nhân sự. Trên thực tế cả hai phòng này đều làm việc để hướng tới mục tiêu cuối cùng là đạt mức hiệu suất và lợi nhuận cao hơn cho công ty. Chẳng hạn, bộ phận nhân sự phải xem xét chi phí và lợi ích trong việc tuyển dụng nhân viên mới, cũng như tác động của chính sách nhân sự đối với lợi nhuận toàn bộ tổ chức. Rõ ràng, việc cân nhắc này địi hỏi việc phân tích dữ liệu và dự đốn về tài chính. Ngược lại, bộ phận tài chính kế tốn cũng có thể ước lượng tác động của việc tăng lương, tiền thưởng và các chương trình tạo động lực khác đối với lợi nhuận cơng ty.
PHỊNG NHÂN SỰ PHỊNG TÀI CHÍNH- KẾ TỐN
Sơ đồ 2.1 Sơ đồ chức chức năng bộ phận tài chính- kế tốn
Nguồn: Sinh viên tổng hợp
Trong môi trường làm việc chuyên nghiệp, các bộ phận đều phải công nhận vai trị và cơng sức của nhau, nhân sự nhận ra tầm quan trọng của các quyết định tài chính lành mạnh, trong khi bộ phận tài chính cũng nên biết rằng tất cả các cơng ty đều phụ thuộc vào nhân viên để thực hiện chiến lược tăng trưởng và lợi nhuận của họ