8. Kết cấu của khóa luận
2.3. Thực trạng việc ứng dụng CNTT vào hoạt động quản lý và điều hành
2.3.3. Ứng dụng CNTT trong quản lý nhân sự
Ngày 08/05/2012, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 41/2012/NĐ-CP, quy định về vị trí việc làm trong đơn vị sự nghiệp công lập.
Ngày 22/04/2013, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 36/2013/NĐ-CP, quy định về vị trí việc làm và cơ cấu ngạch cơng chức.
Ngày 25/6/2013, Bộ trưởng Bộ Nội vụ đã ban hành Thông tư số Thông tư số 14/2012/TT-BNV và Thông tư số 05/2013/TT-BNV hướng dẫn thực hiện Nghị định số 41/2012/NĐ-CP và Nghị định số 36/2013/NĐ-CP.
Phần mềm quản lý cán bộ công chức viên chức không chỉ cung cấp khả năng quản lý tổ chức bộ máy và hồ sơ cán bộ, cơng chức, viên chức mà cịn hỗ trợ triển khai kết quả của đề án xác định vị trí việc làm nhằm cải cách tổ chức, xây dựng và nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức. Quản lý cán bộ công chức viên chức sẽ cung cấp đầy đủ công cụ giúp cơ quan dễ dàng triển khai kết quả của đề án xác định vị trí việc làm và cơ cấu ngạch cơng chức với phần mềm, áp dụng khung năng lực trong quản lý & phát triển nguồn nhân lực, hình thành bộ tiêu chuẩn năng lực cho từng vị trí việc làm và mang đến nhiều lợi ích cho cơ quan.
Hiện nay Văn phịng Bộ Nội vụ có 11 đơn vị trực thuộc, tại cơ sở miền Trung và miền Nam có 01 đơn vị đại diện cho văn phòng Bộ. Với cơ quan lớn như Văn phịng Bộ Nội vụ, có số lượng đơng đảo, thì việc ứng dụng tin học quản lý nhân sự là rất cần thiêt. Theo khảo sát thì văn phịng Bộ đang dùng phần mềm DTSOFT trong quản lý nhân sự.
Phần mềm DTSOFT là sử dụng các ứng dụng CNTT để nâng cao chất lượng quản lý, chỉ đạo và điều hành trong cơng tác tổ chức của Văn phịng Bộ. Nó giúp giảm thời gian giải quyết các công việc sự vụ để tập trung vào công tác hướng dẫn chỉ đạo cơ sở và hoạch định chính sách nhằm đáp ứng những yêu cầu cấp bách nền hành chính, tinh giản biên chế của Nhà nước, góp phần tích cực vào việc chuẩn hóa cán bộ, nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, cơng chức của Văn phịng Bộ.
Phần mềm DTSOFT cho phép người sử dụng xử lý rất nhiều nghiệp vụ trên đó bao gồm.
Nhập thông tin hồ sơ: Chức năng này bao gồm các hoạt động như nhập thông tin hồ sơ, chỉnh sửa, in hồ sơ. Đây là chức năng chính của phần mềm
Quản lý nâng lương Lập kế hoạch biên chế Lập danh sách nghỉ hưu
Quản lý công tác đào tạo bồi dưỡng cán bộ công chức Đánh giá cán bộ, công chức
Tìm kiếm hồ sơ Tra cứu thông tin Báo cáo tiền lương
Hiển thị sơ đồ và cấu trúc theo dạng đồ thị với chức năng“drill-down” cho phép xem các thông tin chi tiết.
Quản lý các thông tin khác về nhân sự: Thông tin cá nhân, học vấn, kỹ năng, kinh nghiệm, quá trình làm việc; khen thưởng, kỷ luật, hợp đồng lao động, đánh giá.
Lưu số liệu các nhân sự đã nghỉ việc, nhân sự thử việc, nhân sự chưa ký hợp đồng, nhân viên hết hạn hợp đồng.
Có các công cụ tra cứu và lập báo cáo thuận tiện cho việc phân tích và lập kế hoạch nhân lực.
Kết nối chặt chẽ với phân hệ tính lương để cập nhật đồng thời các số liệu về lương, phụ cấp được hưởng, số thuế thu nhập phải nộp.
Quản lý tuyển dụng
Thơng tin về nhu cầu tuyền dụng: Phịng ban có nhu cầu, vị chí, u cầu cơng việc.
Hồ sơ ứng viên: Sơ yếu lý lịch, q trình học tập, cơng tác, bằng cấp, kinh nghiệm chuyên môn..
Lưu trữ thông tin về đợt tuyển dụng, kết quả thi tuyển của từng ứng viên để có thể tái sử dụng giúp giảm chi phí về tuyền dụng.
Tự động chuyển đổi tồn bộ thơng tin ứng viên sang thơng tin nhân viên với những người trúng tuyển hoặc xét tuyền
Tính lương
Theo dõi nhiều hình thức làm việc khác nhau: Làm nửa ngày, cả ngày, thời vụ; Khai báo nhóm nhân viên theo mức lương;
Cập nhật các tài khoản tiền có liên qua đến tiền lương như: Phụ cấp, các khoản phải trả thay cho BHXH, thưởng phạt;
Tự động áp dụng hệ số lương riêng cho các ngày nghỉ lễ và ngày nghỉ phép theo bảng khai báo của người sử dụng;
BHXH, BHYT
Theo dõi tồn bộ q trình đóng BHXH, BHYT của tồn thể nhân viên trong cơ quan. Tham gia đóng và thực hiện quyết toand BHXH, BHYT;
Cập nhật các thông tin về các chế độ được hưởng BHXH: Nghỉ ốm, nghỉ dưỡng sức, thai sản, hưu chí…;
Ngồi các nghiệp vụ chính như quản lý hồ sơ nhân sự, đánh giá nhân sự…thì cịn có quản lý về thời gian làm việc của cán bộ, công chức. Trước kia việc quản lý thời gian của cán bộ cơng chức cịn nhiều hạn chế chủ yếu vẫn là các quy định trên giấy tờ, nên dẫn đến tình trạng người làm người chơi. Hiện nay, đã hạn chế được các nhược điểm đó, ngồi các quy định của bộ, thì văn phịng Bộ cho lắp đặt các máy kiểm soát bằng thẻ cảm ứng từ để có thể kiểm sốt về thời gian, làm việc của cán bộ, công chức.