3.3.4 .Trong công tác văn thư
3.5. Tăng cường ứng dụng ISO tại văn phòng Bộ
Được sự đồng ý của lãnh đạo Bộ Nội vụ, sự hỗ trỡ của dự án VIE/01/024/B, từ tháng 11/2005, văn phòng Bộ đã tổ chức thực hiện kế hoạch triển khai ứng dụng hệ thống tiêu chuẩn quản lý chất lượng ISO 9001:2000 vào cơng tác của văn phịng. Đến nay các tài liệu và những điều kiện cần thiết cho việc áp dụng hệ thống tiêu chuẩn quản lý chất lượng ISO vào một số loại công việc trong công tác văn phịng đã hồn thành. Đã xây dựng và hoàn thành 17 loại tài liệu, trong đó có 7 tài liệu chung và 10 tài liệu là các quy trình giải quyết văn 10 loại công việc cụ thể của văn phịng.
Tuy nhiên trong q trình áp dụng ISO văn phòng Bộ cần chú ý đến những vấn đề sau.
Một là; để xây dựng và triển khai áp dụng có hiệu quả hệ thống quản lý chất lượng ISO, văn phòng bBộ cần phải quyết tâm trong việc xây dựng và áp dụng hệ thống, hệ thống quản lý chính thức của văn phịng, là phương pháp, lề lối làm việc mà theo đó lãnh đạo, điều hành mọi cơng việc của văn phòng Bộ.
Hai là; lãnh đạo văn phịng phải điều hành cơng việc theo hệ thống quản lý đã được xây dựng và thường xuyên quan tâm kiểm tra việc thực hiện ở các bộ phận thông qua việc tổ chức đánh giá nội bộ định kỳ và chủ trì các cuộc họp, xem xét tính hiệu quả của hệ thống.
Ba là; đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức tham gia trực tiếp hoặc có liên quan đến quy trình tác nghiệp phải hiểu biết đầy đủ và sẵn sang thực hiện quy trình làm việc, biểu mẫu, thao tác sẽ được chuẩn hóa và các cán bộ, cơng chức, viên chức liên quan phải thay đổi một số thói quen, phong cách làm việc cũ.