3.3.4 .Trong công tác văn thư
3.7. Hiện đại hóa hành chính tại Bộ Nội vụ
Đề nghị các đơn vị, căn cứ vào chỉ số CCHC năm 2014 của các vụ đơn vị trực thuộc Bộ tổ chức triển khai phổ biến, tuyên truyền về kết quả Chỉ số CCHC trong phạm vi của đơn vị để nâng cao trách nhiệm của tập thể, cá nhân trong thực hiện công tác CCHC và xác định chỉ số CCHC hàng năm. Nghiên cứu và tổ chức đánh giá, rút kinh nghiệm về kết quả chỉ số CCHC năm 2014 để tìm ra nguyên nhân, các yếu tố ảnh hưởng và trách nhiệm của tập thể, cá nhân trong việc cải thiện, nâng cao chất lượng CCHC; trên cơ sở đó đề xuất các giải pháp, biện pháp nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả cơng tác CCHC và duy trì hoặc cải thiện chỉ số CCHC của đơn vị.
Một là, thủ trưởng các đơn vị cần phân bổ đủ nguồn lực (con người, tài chính) để thực hiện các chương trình, kế hoạch CCHC hàng năm và xác định Chỉ số CCHC của đơn vị.
Hai là, các đơn vị phải thường xuyên kiểm tra, đánh giá việc thực hiện công tác CCHC của đơn vị và báo cáo kết quả tại các cuộc giao ban thường kỳ và nghiêm túc thực hiện chế độ thông tin, báo cáo Bộ theo quy định; đồng thời phải phê bình, nhắc nhở các tổ chức, cá nhân không thực hiện nghiêm túc công tác CCHC.
Ba là, các đơn vị quan tâm, phối hợp chặt chẽ hơn với Vụ Tổ chức cán bộ, Tổ Thư ký trong triển khai kế hoạch xác định Chỉ số CCHC hàng năm để Chỉ số CCHC được xác định chính xác, khách quan và cơng bố đúng thời gian quy định; việc đơn vị tự đánh giá, chấm điểm cần thực hiện nghiêm túc, thực chất hơn, tránh nặng về thành tích để kết quả điểm sát với tình hình thực hiện cơng tác CCHC và đặc thù của đơn vị; rà soát và kịp thời phản ánh, kiến nghị với Bộ về những vấn đề chưa hợp lý trong nội
dung, phương pháp xác định Bộ Chỉ số CCHC hàng năm của các vụ, đơn vị trực thuộc Bộ để Bộ xem xét, điều chỉnh cho phù hợp.
Bốn là, cải thiện việc sắp xếp, bố trí phịng làm việc cho các đơn vị trong Bộ. Xây dựng đề án sắp xếp bố chí phịng làm việc cho các đơn vị trong cơ quan một cách hợp lý. Khi sắp xếp bố chí phịng làm việc cho các đơn vị cần phải chú ý đến các yếu tố như: Tầm quan trọng về chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị, nội dụng và quy trình giải quyết cơng việc cũng như mối quan hệ hợp tác trong quá trình lao động, quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ chung của cơ quan bộ, cơng chức nói riêng phải đạt được mục đích tạo điều kiện thuận lợi cho lao động của cán bộ, công chức, viên chức, giảm được hao phí thời gian giải quyết những cơng việc sự vụ không cần thiết để tập trung thực thi cơng vụ, bảo đảm quy trình luân chuyển tài liệu trong cơ quan hợp lý, nâng cao năng suất lao động.
KẾT LUẬN
Dưới sự phát triển nhanh chóng và tác động mạnh mẽ của khoa học kỹ thuật công nghệ tới mọi lĩnh vực trong đời sống xã hội hiện nay, địi hỏi sự cải tiến khơng ngừng trong việc tìm kiếm và áp dụng những thành tựu khoa học tiên tiến của nhân loại vào trong mọi hoạt động khác nhau. Trong những năm gần đây, Đảng và Nhà nước đặc biệt chú trọng, quan tâm đến cơng tác cải cách hành chính văn phịng theo hướng hiện đại hóa bằng việc xây dựng và áp dụng các chương trình phần mềm trong quá trình làm việc hằng ngày đạt được hiệu quả và chất lượng cao. Nhận thức được vai trò, ý nghĩa, tầm quan trọng của việc ứng dụng công nghệ thơng tin vào trong q trình giải quyết cơng việc, Lãnh đạo, cán bộ, công chức, nhân viên Bộ nội vụ là một trong những cơ quan đi đầu trong cả nước về việc áp dụng tin học để xử lý, điều hành cơng việc nói chung và cơng tác quản trị văn phịng nói riêng đã đạt được nhiều thành cơng trong q trình giải quyết cơng việc, Việc ứng dụng CNTT tại Bộ nội vụ và các cơ quan, tổ chức khác đã và đang được tiến hành một cách nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo theo đúng chủ trương của Đảng và Nhà nước thực hiện cải cách hành chính hiện đại. Đồng thời việc ứng dụng CNTT vào trong hoạt động của các cơ quan, đặc biệt là trong cơng tác văn phịng khơng chỉ góp phần nâng cao năng suất và chất lượng công việc mà cịn góp phần tạo nên tính chuyên nghiệp, khoa học. Năm 2014 Bộ nội vụ được đánh giá là một trong 3 cơ quan cấp Bộ thực hiện tốt nhất việc cải cách thủ tục hành chính, loại bỏ các thủ tục rườm rà.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Nguyễn Thị Ngọc An “Quản trị hành chánh văn phịng”(2011),NXB TP Hồ Chí Minh, Hồ Chí Minh.
2. Bản hướng dẫn về ứng dụng công nghệ thông tin trong Văn thư – Lưu trữ văn bản số 608/LTNN-TTNC ngày 19-11-1999 của cục Văn thư Lưu trữ.
3. Bộ Khoa học và Công nghệ “Các chương trình Khoa học và Cơng nghệ trọng
điểm cấp Nhà nước giai đoạn 2006-2010” (2011), NXB Khoa học và Kỹ thuật, Hà
Nội.
4. Bộ Nội Vụ, Tài liệu bồi dưỡng Quản lý CNTT (2007), NXB thống kê, Hà Nội.
5. Chỉ thị 58/TW của Bộ chính trị khóa VIII.
6. Nguyễn Thành Độ, Gíao trình Quản trị văn phịng,(2009) NXB Đại học kinh tế Quốc dân, Hà Nội.
7. Học viện hành chính quốc gia “Giáo trình hành chính văn phịng trong cơ
quan nhà nước” (2006), NXB giáo dục, Hà Nội.
8. Nghiêm Kỳ Hồng, Lê Văn In, Phạm Hưng, Nghiệp vụ văn phòng hiện đại
(2009) NXB Lao động, TP Hồ Chí Minh.
9. Hội thảo quốc gia lần thứ 10: “Một số vấn đề chọn lọc của công nghệ thông
tin – các hệ thống thông minh” (2008) Đại Lải, 14-15 tháng 9 năm 2007, Nhà xuất bản
KH&CN, Hà Nội.
10. Hội thảo quốc gia lần thứ 2 “Một số vấn đề chọn lọc của công nghệ thông tin
– Tin học ứng dụng” (1998) Quy nhơn, 4-6 tháng 8 năm 1998, Hà Nội.
11. Hội thảo quốc gia lần thứ 3: “Một số vấn đề chọn lọc của công nghệ thông tin
– Công nghệ phần mềm” (2005) Huế, 9-11 tháng 6 năm 2000, Nhà xuất bản KH&XH, Hà Nội.
12. Hội thảo quốc gia lần thứ 4: “Một số vấn đề chọn lọc của công nghệ thông tin
–Đào tạo nhân lực cho cơng nghiệp phần mềm”,(2002) Hải Phịng, 7-9 tháng 6 năm
2001, Nhà xuất bản KH&KT, Hà Nội.
13. Đặng Hữu, Ứng dụng và phát triển CNTT phục vụ sự nghiệp CNH “2001” , HĐH đất nước, NXB Chính trị Quốc gia, Hà Nội.
14. Luật công nghệ thông tin, NXB lao động và xã hội, Hà Nội, năm 2006
15. Dương Văn Khảm “Từ điển tra cứu nghiệp vụ Quản trị văn phòng”(2015) –
16. Nguyễn Khắc Khoa “Quản ký thông tin và công nghệ thông tin” (2000), NXB Văn hóa thơng tin, Hà Nội.
17. Vũ Thị Phụng, “Giáo trình Nghiệp vụ văn phịng”,(2010) NXB Hà Nội, Hà Nội.
18. Đông Thị Thành Phương, Nguyễn Thị Ngọc An, (2012), “Quản trị hành chính
văn phịng” NXB Hồ Chí Minh, Tp Hồ Chí Minh,
19. Vũ Đình Qn “Gi trình lý thuyết thơng tin” (2010), NXB Khoa học và Kỹ thuật, Hà Nội.
20. Thân Minh Quế (2016). “Một số vấn đề lý luận và nghiên cứu về cơng tác
văn phịng cấp ủy Đảng ở cơ sở” NXB Lý luận chính trị, Hà Nội.
21. Vũ Đình Quyền, “Quản trị hành chính văn phịng”, (2005) NXB Thống kê, Hà Nội.
22. Nguyễn Dũng Sinh “Kiến thức tổng quan về công nghệ thông tin – truyền
thơng” (2011), NXB Chính trị - Hành Chính.
23. Nguyễn Văn Tâm, Lê Sĩ Dược, Nguyễn Khắc Đinh “Sổ tay công tác văn
phịng Chính phủ” (2006), NXB Thành niên, Hà Nội.
24. Lưu Kiếm Thành, Vũ Văn Thành, Nguyễn Văn Hậu “Giáo trình văn phịng,
văn thư và lưu trữ trong cơ quan nhà nước” (2010) NXB Khoa học và kỹ thuật, Hà
Nội.
25. Văn Tất Thu, “Đổi mới về nhận thức về vị chí, vai trị chức năng và nhiệm vụ
của văn phòng Bộ, cơ quan ngang bộ” Tạp chí tổ chức nhà nước, số 4 – 2003.
26. Văn Tất Thu, “Tổ chức công sở và những yêu cầu trong tổ chức cơng sở hiện
đại – Tạp chí Quan lý nhà nước, số 1-1998”.
27. Văn Tất Thu, “Tổ chức và hoạt động của văn phòng Bộ, cơ quan ngang Bộ,
cơ quan thuộc Chính phủ” (2011), NXB chính trị Quốc gia, Hà Nội.
28. Văn Tất Thu, (2010)” Vị trí, vai trị, u cầu, ngun tăc của công tác tham mưu trong văn phòng các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ” - Tạp chí
tổ chức nhà nước, số 01.
29. Nguyễn Hữu Tri, Quản trị văn phòng,(2005), NXB Khoa học và kỹ thuật, Hà Nội.
30. Nguyễn Tương Tri “Ứng dụng công nghệ thông tin trong dạy học”,(2015),
31. Ngơ Trung Việt “Qúa trình quản lý dự án cơng nghệ thông tin” (2005), NXB Đại học quốc gia Hồ Chính Minh, Hồ Chí Minh..
32. Văn thư lưu trữ Trung ương I “Giáo trình hành chính văn phịng” (2005) NXB Văn hóa – Thơng tin, Hà Nội.
PHỤ LỤC
Phụ lục số 01: Một số hình ảnh về giao diện phần mềm quản lý văn bản tại văn phòng Bộ Nội vụ.
Phụ lục 02: Một số hình ảnh trong nội dung cơng tác bảo vệ an ninh. Phụ lục 3. Hệ thống phần mềm ứng dụng.
Phụ lục 4 .Các nhóm chức năng trong chương trình quản lý văn bản. Phụ lục 5. Chỉ số thành phần par index cấp Bộ.
Phụ lục 6. Điểm số đạt được và kết quả chỉ số thành phần hiện đại hóa hành chính của các Bộ.
Phụ lục 7. Điểm số về chất lượng cung cấp thông tin qua điều tra xã hội học Phụ lục 8. Tỷ lệ điểm số đạt được của các bộ tại các tiêu chí của lĩnh vực hiện đại
PHỤ LỤC SỐ 01
MỘT SỐ HÌNH ẢNH VỀ GIAO DIỆN PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI VĂN PHÒNG BỘ NỘI VỤ.
Hình 1.1. Giao diện phần mềm đăng ký văn bản đến
Hình 1.3. Giao diện phần mềm chuyển phát bì đi
PHỤ LỤC 02.
MỘT SỐ HÌNH ẢNH TRONG NỘI DUNG CƠNG TÁC BẢO VỆ AN NINH
Hình 2.1. Nguyên lý hoạt động Camera
PHỤ LỤC 3.
HỆ THỐNG PHẦN MỀM ỨNG DỤNG
Đơn vị Các ứng dụng khác đã triển khai
Bộ nội vụ
- Phần mềm văn phòng điện tử Eoffice - Phần mềm quản lý văn bản và điều hành - Quản lý nhân sự
- Quản lý đề tài khoa học - Quản lý tài chính-kế tốn - Quản lý thành tra
- Microsoft offce 2003, 2007,2010
- Phần mềm chuẩn hóa thể thưc và kỹ thuật trình bày văn bản theo Thơng tư 01/2011/TT-BNV
- Phần mềm Mẫu báo cáo hoạt đông đào tạo, bồi dưỡng hàng năm của các sơ sở đào tạo bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức
- Phần mềm tổng hợp kết quả đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức.
- Phần mềm theo dõi thực hiện chương trình cơng tác và kiểm sốt cơng việc của từng công chức, viên chức
- Phần mềm theo dõi trả lời chất vấn của đại biểu Quốc hội và kiến nghị cử tri
PHỤ LỤC 4.
CÁC NHÓM CHỨC NĂNG TRONG CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN.
Nhóm chức năng văn bản đến Nhóm chức năng văn bản đi
Tiếp nhận văn bản đến Nhập văn bản cơ quan Sổ văn bản đến Phát hành văn bản đi
Chức năng năng văn bản giao việc Nhóm chức năng cá nhân
Nhập cơng việc Uỷ quyền xử lý
Xử lý công việc Quản lý thông tin cá nhân Danh sách công việc Quản lý thông tin cá nhân Thẩm định công việc Quản lý mật khẩu
Nhóm chức năng hồ sơ cơng việc Nhóm chức năng văn bản nội bộ
Tạo mới hồ sơ công việc Soạn thảo văn bản nội bộ Danh sách hồ sơ công việc Sổ văn bản nội bộ
Tìm kiếm hồ sơ cơng việc Timg kiếm văn bản nội bộ Tra cứu hồ sơ công việc Tra cứu văn bản nội bộ
Nhóm chức năng báo cáo thống kê Thơng báo, nhắc việc Báo cáo văn bản đến Chat toàn đơn vị Báo cáo văn bản đi Hướng dẫn sử dụng Báo cáo văn bản đi nội bộ
Báo cáo giao việc Thống kê văn bản đến Thống kê văn bản đi Thống kê văn bản nội bộ
PHỤ LỤC 5. CHỈ SỐ THÀNH PHẦN PAR INDEX CẤP BỘ. TT Lĩnh vực/Tiêu chí/Tiêu chí thành phần Điể m tối đa
Điểm đánh giá Điể
m đạt được Ch ỉ số Ghi chú Điề u tra XH H Tự đán h giá BN V đán h giá
7 HIỆN ĐẠI HĨA HÀNH CHÍNH 14
7.1 Ứng dụng công nghệ thông tin của
bộ
5,5
7.1. 1
Ban hành kế hoạch ứng dụng CNTT của bộ (trong Quý IV năm trước liền kề năm kế hoạch)
0,5
Ban hành kịp thời (Quý IV của năm trước liền kề năm kế hoạch): 0,5
Ban hành muộn hơn, chậm nhất là ngày 31 tháng 3 năm kế hoạch: 0,25
Ban hành sau ngày 31 tháng 3 năm kế hoạch hoặc không ban hành: 0 7.1. 2 Mức độ thực hiện kế hoạch ứng dụng CNTT của bộ 1 Thực hiện100%kế hoạch: 1 Thực hiện từ 85% - dưới 100%kế hoạch: 0.75 Thực hiện từ 70% - dưới 85% kế hoạch: 0.5 Thực hiện từ 50% - dưới 70% kế hoạch: 0.25
Thực hiện dưới 50% kế hoạch: 0 7.1.
3
Tỷ lệ cơ quan, đơn vị thuộc bộ (vụ, cục, tổng cục…) triển khai ứng dụng phần mềm quản lý văn bản
1 Trên 80% số cơ quan, đơn vị triển khai ứng dụng: 1
Từ 70% - 80% số cơ quan, đơn vị triển khai ứng dụng: 0,75
Từ 50% - dưới 70% số cơ quan, đơn vị triển khai ứng dụng: 0,5
Dưới 50% số cơ quan, đơn vị triển khai ứng dụng: 0
7.1. 4
Tỷ lệ cơ quan, đơn vị thuộc bộ (vụ, cục, tổng cục…) sử dụng mạng nội bộ (mạng LAN) để trao đổi công việc
1
Trên 80% số cơ quan, đơn vị sử dụng: 1
Từ 70% - 80% số cơ quan, đơn vị sử dụng: 0,75
Từ 50% - dưới 70% số cơ quan, đơn vị sử dụng: 0,5
Dưới 50% số cơ quan, đơn vị sử dụng: 0
7.1. 5
Mức độ sử dụng thư điện tử trong giải quyết công việc của công chức 1 ĐTXH H 7.1. 6 Mức độ cung cấp dịch vụ công trực tuyến 1 Tất cả dịch vụ công đều được
cung cấp trực tuyến ở mức độ 1 và 2: 0.3
Có từ 10 dịch vụ cơng trở lên được cung cấp trực tuyến ở mức độ 3: 0.3
Có từ 2 dịch vụ cơng trở lên được cung cấp trực tuyến ở mức độ 4: 0.4
7.2 Chất lượng cung cấp thông tin
trên Cổng thông tin điện tử hoặc Trang thông tin điện tử của bộ
6
7.2. 1
Tính kịp thời của thơng tin 2 ĐTXH
H 7.2.
2
Mức độ đầy đủ của thông tin về các lĩnh vực quản lý nhà nước của bộ 2 ĐTXH H 7.2. 3
Mức độ thuận tiện trong truy cập, khai thác thông tin
2 ĐTXH
H
7.3 Áp dụng ISO trong hoạt động
của các cơ quan hành chính
2,5
7.3. 1
Công bố hệ thống quản lý chất lượng phù hợp Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 tại cơ quan bộ 0,5 Có cơng bố: 0,5 Khơng cơng bố: 0 7.3. 2
Tỷ lệ cơ quan hành chính thuộc bộ (Cục, Tổng cục và tương đương) có bản cơng bố ISO
1 Trên 80% số cơ quan: 1
Từ 70% - 80% số cơ quan: 0.75 Từ 50% - dưới 70% số cơ quan: 0.5
Dưới 50% số cơ quan: 0 7.3.
3
Tỷ lệ cơ quan thực hiện đúng quy định ISO trong hoạt động
1 Trên 80% số cơ quan: 1
Từ 70% - 80% số cơ quan: 0.75 Từ 50% - dưới 70% số cơ quan: 0.5
Dưới 50% số cơ quan: 0
Khơng có báo cáo ISO theo quy định hoặc trong năm không kiểm tra ISO đối với các đơn vị thuộc và trực thuộc: 0