2.3.4 .Ứng dụng CNTT trong công tác an ninh, bảo vệ
2.3.5. Ứng dụng CNTT trong việc quản lý tài chính
Phịng tài chính – kế toán là đơn vị thuộc văn phịng Bộ có chức năng tham mưu cho chánh văn phòng Bộ quản lý thu, chi kinh phí được ngân sách nhà nước cấp, chi đoàn ra, đoàn vào, quản lý tài sản, đầu tư xây dựng và các nguồn kinh phí khác của cơ quan Bộ theo các quy định hiện hành của nhà nước và của Bộ.
Quản lý công tác kế hoạch, tài chính, kế tốn và tài sản của cơ quan Bộ là một trong những chức năng, nhiệm vụ quan trọng của văn phòng Bộ. Yêu cầu nhiệm vụ của cơng tác kế hoạch tài chính là phải đảm bảo kinh phí, điều kiện cơ sở vật chất cho các hoạt động, cho việc thực hiện chương trình, kế hoạch cơng tác và các nhiệm vụ thường xuyên, đột xuất mà Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ giao cho bộ. Do đó, cần phải đề cao trách nhiệm của văn phòng Bộ trong việc tham mưu, đề xuất xây dựng kế hoạch tài chính, dự tốn thu chi ngân sách hàng năm của bộ. [27, 109]
Công tác quản lý tài chính bao gồm ba khâu cơng việc. Thứ nhất là dự toán thu, chi ngân sách nhà nước trong phạm vi được cấp có thẩm quyền giao hàng năm, thứ 2 là tổ chức chấp hành dự tốn thư, chi tài chính hàng năm theo chế độ, chính sách của Nhà nước, thứ 3 là quyết tốn thu, chi ngân sách Nhà nước.
Ba khâu công việc trong quản lý tài chính đơn vị sự nghiệp đều hết sức quan trọng. Nếu như dự toán là phương án kết hợp các nguồn nhân lực trong dự kiến để đạt được các mục tiêu, nhiệm vụ đề ta là cơ sở để tổ chức chấp hành thì quyết tốn là thước đo hiệu quả của công tác lập dự tốn. Qua đó có thể thấy ba khâu công việc trong quản lý tài chính có quan hệ mật thiết với nhau và có ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả sử dụng nguồn lực nhằm hoàn thành tốt các hoạt động đồng thời với việc sử dụng tiết kiệm, hiệu quả các nguồn được giao.
Qua khảo sát tại Văn phịng Bộ thì việc ứng dụng quản lý tài chính đã được ứng dụng rất nhiều. Hiện nay, phịng kế tốn là bộ phận thực hiện chức năng nhiệm vụ quản lý và tài chính của Văn phịng.
Nhiệm vụ của phịng kế tốn.
Hướng dẫn các đơn vị trong cơ quan bộ lập dự toán thu, chi ngân sách nhà nước để kiểm tra, tổng hợp xây dựng dự toán và tham gia xây dựng dự toán các dự án, đề án, chương trình mục tiêu, đồn ra, đồn vào…của cơ quan Bộ theo quy định của Nhà nước và của Bộ;
Tổ chức triển khai thực hiện dự toán được giao của cơ quan bộ được bộ trưởng phê duyệt;
Bảo quản lưu trữ hồ sơ, tài liệu, sổ sách, chứng từ kế toán theo quy định hiện hành của nhà nước
Các phân hệ chính của phần mềm Halo Financial gồm:
Đối với phân hiệu ngân sách, người sử dụng có thể thực hiện lập dự toán chi và quản lý chi tiết với từng tài khoản chi trong dự án. Hệ thống sẽ tự động cảnh báo khi cơ quan chi quá thiết lập. Chính vì vậy với phân hệ này người sử dụng có thể quan lý được tình hình chi dự tốn ngân sách từ đó có thể chinh cho phù hợp với hoạt động thực tế của doanh nghiệp.
Đối với phân hệ quỹ, người sử dụng có thể theo dõi tiền mặt theo từng loại tiền khác nhau như VNĐ, USD, EUR, mà không phải mở tài khoản chi tiết cho tài khoản tiền mặt. Tại đây người sử dụng có thể lập phiếu thu – chi và theo dõi bất kỳ số tiền quỹ ở bất kỳ thời điểm nào thông qua quỹ tiền mặt
Đối với phân hệ CSDL, có thể theo dõi chi tiết từng vật tư hàng hóa, CSDL, nhập kho, xuất kho, chuyển kho đến điều chỉnh từng kho. Trong đó con có chức năng tháo dỡ, lắp ráp sẽ tự động tạo lập các phiếu nhập, phiếu xuất, vật tư, linh kiện mỗi khi thực hiện lắp ráp tháo dỡ
Đối với phân hệ tiền lương, sẽ giúp người sử dụng tính cơng, tiền lương cho nhân viên theo nhiều phương pháp khác nhau như lương cố định, lương theo ngày thực tế, lương tạm ứng…Đồng thời phần mềm cũng giúp tính lương, tính bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, bên cạnh đó người sử dụng có thể theo dõi về trả lương, thành toán bảo hiểm, thuế chi tiết đến từng nhân viên.
Chức năng sao lưu dữ liệu của Phần mềm Halo Financial cho sao lưu dữ liệu theo ngày tháng 1 cách tự động nhằm đảm bảo phục hồi dữ liệu 1 cách nhành chóng trước các tình huống như virut, mất điện. Đồng thời cho khơi phục dữ liệu từ tệp đã được sao lưu. Ngồi ra Phần mềm có thể cũng cung cấp cho đơn vị các chi tiêu tài chính thơng qua đồ thị hoạt động tài chính. Thêm vào đó cịn hỗ trỡ người dùng lập kế hoạch đơn vị hay giao việc cho cấp dưới, tự động nhất nhắc việc khi đến hạn. Đồng thời phần mềm còn cung cấp chon người sử dụng thư viện tài chính kế tốn, đơn vị có thể cập nhật bổ sung thêm tài liệu quản lý và khai thác. Cùng với việc ứng dụng cơng nghệ vào quản lý thì văn phịng Bộ vẫn sử dụng các hình thức truyền thống trong quản lý chứng từ sổ sách thu chi, thống kê tài sản.