Sự phối hợp, liên kết cùng hoạt động của các bộ phận của hãng trong quá trình vận hành, hoạt động sẽ tác động tới tiến độ hồn thành cơng việc chung. Khi một bộ phận của hãng không thực hiện đúng tiến độ, chậm trễ thì cơng việc của toàn hãng sẽ bị ảnh hưởng và khơng thể hồn thành theo đúng mục tiêu đề ra. Thế nên để đảm bảo cơng việc hoạt động theo quy trình, đảm bảo chất lượng dịch vụ đã đề ra thì hãng đã chia quy trình phối hợp thành hai mảng:
• Qui trình phối hợp nội bộ:
Trong những năm trở lại đây, qui trình làm việc nội bộ đã được hãng đơn giản hóa, tiết kiệm thời gian trai đổi thơng tin bằng các biện pháp như các phịng ban liên kết với nhau, hoạt động liên quan đến nhau sẽ được đặt cạnh nhau để có thể phối hợp với nhau trơn tru hơn. Việc trao đổi thông tin, kế hoạch giữa các nhân viên trong công ty được hãng tạo điều kiện bằng hệ thống email riêng được chính VietJet xây dựng cho mỗi thành viên trong công ty. Điều này tạo điều kiện cho nhân viên đẩy nhanh tốc độ làm việc hiệu quả, đảm bảo tiến độ công việc để đảm bảo chất lượng dịch vụ, cải thiện
đáng kể xử lí vấn đề, thắc mắc của khách hàng, đem lại những giá trị tốt nhất cho khách hàng, đồng thời cũng giúp cho việc lên chiến lược, lập kế hoạch kinh doanh một cách nhanh nhất.
• Quy trình phối hợp để vận hành bay:
Đây là qui trình liên quan đến một loạt các bộ phận làm thủ tục cho khách trước khi bay, bộ phận kiểm tra hành lý, bộ phận điều hành bay mặt đất, bộ phận tiếp xăng dầu, bảo dưỡng, và tổ lái máy bay. Việc làm thủ tục, kiểm tra hành lý, check-in cho khách hàng tại sân bay luôn là vấn đề khiến cho khách hàng phàn nàn nhiều bởi nó vẫn cịn tốn nhiều thời gian, nhiều khi dễ gây ra tình trạng chậm chuyến, hủy chuyến. Với tình hình ngành hàng khơng ngành càng phát triển, số lượng người sử dụng dịch vụ ngày càng tăng thì các sân bay ln là vấn đề khiến cho khách hàng phàn nàn nhiều bởi nó vẫn cịn tốn nhiều thời gian, nhiều khi dễ gây ra tình trạng chậm chuyến, hủy chuyến. Do đó các sân bay Việt Nam cần cải thiện vấn đề này. Đồng thời cần có sự phối hợp của các bộ phận liên quan để đảm bảo các chuyến bay cho khách hàng không bị chậm trễ, đem lại trải nghiệm dịch vụ chất lượng, nhanh chóng cho khách hàng.
- Quy trình mua vé: có hai hình thức bán vé chính là bán vé thơng qua các đại lý và bán vé thơng qua các trang Web (trang Website chính thức của VietJet,
Traveloka…), ứng dụng VietJet. Khách hàng cần cung cấp đầy đủ các thông tin cần thiết cho chuyến bay và hồn thành việc thanh tốn để xuất trình vé.
- Quy trình dịch vụ sau bán: là những phát sinh của hãng và khách hàng sau khi đã hồn tất cơng đoạn xuất vé và thanh toán. Việc thay đổi của hãng do một số sự cố (dồn chuyến, chậm hủy chuyến, thời tiết, thất lạc hành lý…) hoặc lỗi nghiệp vụ của đại lý, hay sự thay đổi của khách hàng (thay đổi lịch trình, hồn hủy vé, nhầm lẫn họ tên, giấy tờ …) đều phải được thông báo và xử lý kịp thời nhằm đảm bảo lợi ích cho hành khách, do vậy quy trình sau bán phải được hãng đặc biệt quan tâm thông qua bộ phận trợ giúp khách hàng.
- Quy trình thủ tục hành khách: bao gồm nhiều quy trình cơng đoạn từ check-in (kiểm tra giấy tờ, hồ sơ bay của khách hàng dựa trên thao tác của hệ thống), kiểm tra
soi chiếu an ninh hàng không, xuất nhập cảnh và hải quan (đối với các chuyến bay quốc tế), phòng chờ, lên máy bay.