Chương 2 : PHƯƠNG PHÁP LUẬN VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
3.1. GIỚI THIỆU VỀ NGÂN HÀNG TMCP CÔNG THƯƠNG VIỆT
3.1.3. Tổ chức cơng tác kế tốn
3.1.3.1. Giới thiệu hệ thống chương trình đang áp dụng
Ngân hàng áp dụng hình thức kế tốn trên máy vi tính, theo chương trình hệ thống INCAS. INCAS viết tắt của từ INCOMBANK ADVANCE SYSTEM là hệ thống quản lý dữ liệu tập trung theo chương trình Hiện đại hóa Ngân hàng. Khi vận hành hệ thống này, Ngân hàng Công Thương sẽ
trở thành một thể thống nhất. Mọi giao dịch của khách hàng, của các tổ chức ngồi Ngân hàng Cơng Thương được cập nhật tức thời vào hệ thống
Nguyên tắc thực hiện giao dịch trong hệ thống INCAS:
- Khi vận hành hệ thống INCAS người sử dụng phải tham chiếu đến các quy trình, các quy định, văn bản có liên quan của Ngân hàng Cơng Thương Việt Nam quy định, đảm bảo tính tuân thủ các quy định hiện hành.
- Người sử dụng có mã thẩm quyền truy nhập vào hệ thống phải tuyệt
đối giữ bí mật mật khẩu của mình. Chỉ có người được cấp quyền truy cập
vào hệ thống mới được phép truy cập, tuyệt đối nghiêm cấm sử dụng chung mã truy cập. Người sử dụng để lộ mật khẩu truy cập phải chịu trách nhiệm hoàn toàn về hậu quả do để lộ mật khẩu truy cập gây ra.
- Người sử dụng hệ thống INCAS có trách nhiệm bảo vệ bí mật thơng tin khách hàng cũng như tài liệu ứng dụng nghiệp vụ, kỹ thuật. Người sử dụng chỉ được tra cứu các thông tin cần thiết phục vụ công việc được giao. Nếu sử dụng sai mục đích thì phải chịu trách nhiệm trước pháp luật.
- Người sử dụng hệ thống phải đảm bảo thực hiện đầy đủ quy trình làm việc đầu ngày, trong quá trình giao dịch phải nhập chính xác, trung thực với chứng từ theo các bước công việc được quy định cụ thể chi tiết trong quy trình giao dịch trên cơ sở chứng từ gốc đã được kiểm tra hợp pháp,
hợp lệ. Kiểm tra và hồn tất cơng việc cuối ngày.
Những tiện ích trên hệ thống INCAS:
Trong hệ thống INCAS người sử dụng được cung cấp một số tiện ích
để giúp việc giao dịch được thuận lợi:
- Nhật ký điện tử: người sử dụng có thể kiểm tra các thơng tin giao dịch trong ngày hoặc trước ngày giao dịch hiện thời. Giao dịch viên có thể hủy các giao dịch ghi có và in lại chứng từ giao dịch trong ngày.
- Phương thức hoạt động của máy trạm: giúp người sử dụng biết được tình trạng giao dịch của mình là giao dịch bình thường hay giao dịch theo lơ.
- Tùy chỉnh đường dẫn nhanh: giao dịch viên có thể sắp xếp các màn hình giao dịch thường xuyên sử dụng để tiện cho công việc hằng ngày, gọi
- Thay đổi mật khẩu: người sử dụng có thể tự thay đổi mật khẩu của mình để đảm bảo tính bảo mật trong giao dịch.
- Gửi tin nội bộ: gửi tin nhắn giữa các máy trạm với nhau bằng một mạng nội bộ.
- Khóa ứng dụng: khi người sử dụng tạm thời rời khỏi vị trí mà khơng muốn thốt khỏi chương trình thì có thể nhấn phím F8 để khóa tạm thời.
3.1.3.2. Chế độ chứng từ kế toán
a. Chứng từ sử dụng: Hiện nay Ngân hàng sử dụng cả 2 loại chứng từ
đó là chứng từ giấy và chứng từ điện tử.
Chứng từ giấy:
+ Các chứng từ in sẵn dùng để sử dụng trong các giao dịch nội bộ ngân hàng, hoặc cung cấp, nhượng bán cho khách hàng sử dụng theo từng nghiệp vụ phát sinh.
+ Những mẫu được cài đặt sẵn trong hệ thống phải đảm bảo đúng khuôn dạng và các yếu tố đã quy định trên từng mẫu, tùy theo yêu cầu của
người sử dụng hoặc quá trình phát sinh nghiệp vụ cụ thể in tự động hoặc
theo lựa chọn.
Chứng từ điện tử:
+ Chứng từ điện tử là các căn cứ chứng minh bằng dữ liệu thông tin trên vật mang tin (như băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán…) về nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh và thực sự hoàn thành và là cơ sở để ghi chép vào sổ sách kế toán của ngân hàng.
+ Các chứng từ lập dưới dạng chứng từ điện tử để thực hiện các giao dịch và hạch toán vào sổ sách kế toán trong hệ thống INCAS phải căn cứ những chứng từ hợp pháp, hợp lệ.
b. Lập, luân chuyển, kiểm soát và lưu trữ chứng từ kế toán trong hệ thống INCAS:
Quy định về việc lập, luân chuyển, kiểm soát và lưu trữ chứng từ kế
toán phải dựa theo quy định số 1789/2005/QĐ-NHNN và quyết định số
Khi lập, luân chuyển, kiểm soát và lưu trữ chứng từ kế toán phải đảm bảo các nguyên tắc:
- Mẫu chứng từ bằng giấy được thực hiện theo đúng khuôn dạng, tiêu thức và nội dung quy định. Mẫu chứng từ điện tử thực hiện theo đúng quy định về việc lập, sử dụng, kiểm soát, lưu trữ chứng từ điện tử.
- Việc lập, luân chuyển, kiểm soát và lưu trữ chứng từ kế toán thực hiện
theo đúng trình tự hướng dẫn cụ thể của từng quy trình nghiệp vụ trong hệ
thống INCAS.
- Hệ thống tài khoản, mã số khách hàng sử dụng theo quy định trong hệ thống INCAS.
- Phải thực hiện đúng về quyền hạn và trách nhiệm trong giao dịch, cũng
như thẩm quyền phê duyệt, ký, kiểm soát chứng từ kế tốn.
3.1.3.3. Mơ hình kế tốn: a. Sơ đồ:
Hình 3.2: Mơ hình kế tốn trong ngân hàng
Kế tốn trưởng
Phó phịng kế tốn kiêm kiểm sốt viên
Phó phịng kế toán kiêm hậu kiểm
Kế toán giao dịch Kế toán lương Kế toán thanh toán bù trừ Kế toán tổng hợp
b. Trách nhiệm và cơng việc:
Kế tốn trưởng:
- Trách nhiệm: thực hiện các quy định của ngân hàng, đảm bảo sự thống nhất, tổ chức điều hành bộ máy kế toán trong ngân hàng. Cung cấp thơng tin, số liệu kế tốn, đảm bảo báo cáo tài chính là trung thực và hợp lý.
- Cơng việc: Kế tốn trưởng có nhiệm vụ kiểm tra, giám sát tài chính, phát hiện và ngăn ngừa các vi phạm có thể xảy ra, giải quyết, phê chuẩn các nghiệp vụ trong quyền hạn của mình, phân tích thơng tin, số liệu kế
toán theo quy định, tham mưu, báo cáo cho Giám đốc về tình hình huy động vốn, cho vay, thừa thiếu vốn khi có yêu cầu, chịu trách nhiệm khi để
xảy ra sai sót.
Phó phịng kế tốn
- Trách nhiệm: đảm bảo các nhân viên phòng kế toán thực hiện đúng chỉ đạo của ngân hàng, giám sát công việc hằng ngày của các nhân viên, báo cáo cho kế toán trưởng những trường hợp bất thường, tổng hợp và báo cáo kịp thời các kết quả kiểm tra, hỗ trợ với kế toán trưởng trong tổ chức bộ máy kế tốn.
- Cơng việc:
Đối với phó phịng kiêm kiểm sốt viên: kiểm tra, giám sát các nhân
viên kế toán trong giao dịch hằng ngày; kiểm tra, phê duyệt các nghiệp vụ trong quyền hạn và trách nhiệm của mình.
Đối với phó phịng kiêm hậu kiểm: kiểm tra các chứng từ có đầy đủ
chữ ký xét duyệt theo quy định hay chưa; các nghiệp vụ xảy ra có theo
đúng trình tự và nguyên tắc hay chưa;có nhiệm vụ sắp xếp, bảo quản và lưu trữ chứng từ, nhắc nhở các nhân viên cấp dưới thực hiện đúng quy định.
Kế toán giao dịch:
- Trách nhiệm: thực hiện đúng theo sự chỉ đạo và hướng dẫn của cấp trên; chịu trách nhiệm khi để xảy ra sai sót.
- Cơng việc: đây là bộ phận tiếp xúc trực tiếp với khách hàng, giao dịch với khách hàng xoay quanh các nghiệp vụ ngân hàng; giải đáp thắc mắc,
hướng dẫn khách hàng làm đúng theo quy trình; xử lý, nhập liệu các số
liệu vào hệ thống máy tính, kết hợp cùng thủ quỹ thu chi tiền mặt đảm bảo
đầy đủ và chính xác.
Kế tốn lương:
- Trách nhiệm: thực hiện đúng theo sự chỉ đạo và hướng dẫn của cấp trên; chịu trách nhiệm khi để xảy ra sai sót.
- Cơng việc: tổng hợp các bảng lương của khách hàng gửi đến, nhập
lương, chuyển lương cho khách hàng vào thẻ theo lệnh chi khách hàng. Lưu trữ file an toàn, bảo mật tuyệt đối, đảm bảo quyền lợi của khách hàng.
Kế toán thanh toán bù trừ:
- Trách nhiệm: thực hiện đúng theo sự chỉ đạo và hướng dẫn của cấp trên; chịu trách nhiệm khi để xảy ra sai sót.
- Cơng việc: thực hiện thanh toán cho khách hàng các khoản tiền chuyển liên ngân hàng, thơng báo cho khách hàng khi có tiền về, kiểm tra và theo dõi số dư và thơng báo cho khách hàng biết khi có yêu cầu.
Kế toán tổng hợp:
- Trách nhiệm: thực hiện đúng theo sự chỉ đạo và hướng dẫn của cấp trên; chịu trách nhiệm khi để xảy ra sai sót.
- Cơng việc: giải quyết các cơng việc kế tốn trong nội bộ ngân hàng, lập các báo cáo tài chính, báo cáo tổng hợp tài khoản, báo cáo thuế cho cơ
quan Nhà nước, đối chiếu so sánh số liệu lại một lần nữa, cất trữ và bảo
quản chứng từ.
3.2. KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA NGÂN HÀNG TRONG 3 NĂM2009, 2010, 2011
Tình hình hoạt động kinh doanh của ngân hàng qua 3 năm đều đạt kết quả khả quan cụ thể như sau:
Bảng 3.1: BẢNG KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA NGÂN HÀNG QUA 3 NĂM
ĐVT: triệu đồng Chênh lệch Năm 2010/2009 2011/2010 CHỈ TIÊU 2009 2010 2011 Số tiền % Số tiền % DOANH THU 275.562 343.710 470.859 68.148 24,73 127.149 36,99 CHI PHÍ 250.650 308.300 425.830 57.650 23,00 117.530 38,12 LỢI NHUẬN 24.912 35.410 45.029 10.498 42,14 9.619 27,16
(Nguồn: Phịng kế tốn – giao dịch)
Qua bảng số liệu trên ta nhận thấy tình hình kinh doanh của ngân hàng
đều đạt lợi nhuận . Cụ thể:
Doanh thu qua 3 năm đều tăng trong đó năm 2011 là cao nhất lên đến 36,99% điều này cho thấy sự tăng trưởng của ngân hàng, ngân hàng khơng
ngừng nỗ lực trong việc đa dạng hóa các sản phẩm dịch vụ, mở rộng mạng
lưới, nâng cao uy tín và chất lượng.
Tuy nhiên doanh thu tăng, chi phí cũng tăng qua các năm. Năm 2010 tăng 23% so với năm 2009 và con số này vẫn tiếp tục tăng lên 27,16% vào năm 2011 nguyên nhân lớn nhất có thể kể đến là do ngân hàng phải đối
mặt với chính sách thắt chặt tiền tệ của Nhà nước về kiềm chế lạm phát, thực hiện nhiều chính sách khuyến mãi, dự thưởng nên làm chi phí tăng lên.
Do chi phí năm 2011 tăng cao nhưng việc kinh doanh của ngân hàng
vẫn có lợi nhuận năm 2011 đạt lợi nhuận 9.619 triệu đồng, điều này có thể lý giải mặc dù chịu nhiều ảnh hưởng của nền kinh tế nhưng do sự quản lý chặt chẽ từ các nhà quản trị cấp cao đã làm cho tốc độ tăng của doanh thu vẫn cao hơn tốc độ tăng của chi phí nên việc kinh doanh của ngân hàng vẫn đảm bảo.
3.2.1. Tình hình huy động vốn
Bảng 3.2: BẢNG TÌNH HÌNH HUY ĐỘNG VỐN THEO KỲ HẠN CỦA NGÂN HÀNG QUA 3 NĂM
ĐVT: triệu đồng Chênh lệch Năm 2010/2009 2011/2010 CHỈ TIÊU 2009 2010 2011 Số tiền % Số tiền % Tiền gởi không kỳ hạn 200.000 298.100 489.436 98.100 49,05 191.336 64,18 Tiền gởi có kỳ hạn dưới 12 tháng 600.320 700.500 900.775 100.180 16,69 200.275 28,59 Tiền gởi có kỳ hạn 12 tháng trở lên 100.000 100.000 300.000 0 0 200.000 200 Tổng vốn huy động 900.320 1.098.600 1.690.211 198.280 22,02 591.611 53,85
(Nguồn: Phịng kế tốn – giao dịch)
Có thể thấy rất rõ hoạt động huy động vốn theo kỳ hạn của ngân hàng rất tốt, nguồn vốn huy động qua 3 năm đều tăng và tăng cao. Năm 2011 đã
tăng hơn 1,5 lần so với năm 2009, trong 3 kỳ hạn thì ta thấy được kỳ hạn dưới 12 tháng là huy động tốt nhất, vì hiện tại lãi suất trần huy động là
14% cho tất cả các kỳ hạn, vì thế người dân đa số gửi vào có kỳ hạn dưới 12 tháng.
Tuy nhiên đến năm 2011 tiền gửi vào kỳ hạn này cao lên đến 200% lý
do là ngân hàng muốn huy động vốn dài hạn đã đề ra chương trình dự thưởng “ Quay số may mắn” mỗi khách hàng gửi tiền vào sẽ được cung
cấp một mã số dự thưởng, gửi càng nhiều cơ hội trúng càng cao cho nên làm số tiền gửi có kỳ hạn trên 12 tháng tăng lên.