Chương 2 : PHƯƠNG PHÁP LUẬN VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
4.1. HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI ĐƠN VỊ
4.1.1. Khái quát về hệ thống kiểm soát nội bộ tại đơn vị
Mối đe dọa đối với hệ thống thơng tin kế tốn “65% các nguy cơ từ sự vô ý của con người, 20% từ nguyên nhân khách quan bên ngoài, 15% từ gian lận” ( theo Romney, AIS, 2004). Vì thế kiểm sốt hệ thống thơng tin kế tốn trong điều kiện tin học hóa là điều cần thiết tuy nhiên để đề ra các thủ tục kiểm soát nhằm hạn chế các rủi ro, sai sót có thể xảy ra, trước tiên ta cần phân tích hệ thống kiểm sốt nội bộ tại đơn vị.
Bảng câu hỏi dưới đây nhằm khảo sát tình hình kiểm sốt nội bộ trong ngân hàng, bảng được thiết kế dạng câu hỏi, phần trả lời là Có hoặc Khơng, phần trả lời Khác sẽ được ghi chú thêm, mỗi câu trả lời “Khơng” có nghĩa là kiểm sốt nội bộ yếu kém, bảng câu hỏi được phỏng vấn qua 3 nhân viên của ngân hàng bao gồm 1 giao dịch viên, 1 kiểm sốt viên, và 1 nhân viên phịng hành chính.
Bảng 4.1: BẢNG CÂU HỎI VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ Trả lời Trả lời Câu hỏi
Có Khơng Khác 1. Mơi trường kiểm sốt?
- Có xây dựng các chuẩn mực đạo đức bằng hình thức như văn bản, sổ tay, lời nói … hay khơng?
- Ban giám đốc có định kỳ họp hay khơng? - Khi có chính sách mới, cơng văn mới có
được phổ biến kịp thời và rộng rãi hay không?
- Nhà quản lý có thường xuyên tiếp xúc, trao
đổi thơng tin vói nhân viên hay khơng?
- Nhà quản lý có chấp nhận rủi ro trong kinh doanh hay không?
- Chính sách nhân sự tại đơn vị có tốt hay khơng?
2. Đánh giá rủi ro:
- Ngân hàng có lập kế hoạch kinh doanh và
xác định mục tiêu định kỳ trước hay khơng?
- Ngân hàng có phổ biến rủi ro đến các phịng ban hay khơng?
- Ngân hàng có các biện pháp để giảm thiểu rủi ro hay khơng?
3. Hoạt động kiểm sốt:
- Phân chia trách nhiệm tại ngân hàng có tách biệt được các chức năng phê duyệt, ghi chép,
bảo đảm tài sản và đảm bảo nguyên tác bất kiêm nhiệm hay khơng?
- Chứng từ sổ sách có được ghi chép và xử lý kịp thời hay không?
- Bảo quản, lưu trữ chứng từ có được đảm bảo chắc chắn và đúng quy định hay khơng? - Ngân hàng có xây dựng chính sách phê chuẩn và xét duyệt hay khơng?
- Hoạt động của nhân viên có được giám sát
và đánh giá hay khơng?
- Ngân hàng có so sánh, phân tích những mục
tiêu đạt được so với kế hoạch, dự đốn đề ra
hay khơng?
4. Thông tin và truyền thông:
- Hệ thống thơng tin trong đơn vị có được cập nhật, cung cấp và bảo mật an tồn hay khơng? - Kênh truyền thơng tại ngân hàng có tốT khơng?
5. Giám sát:
- Ngân hàng có quan tâm tiếp nhận ý kiến của khách hàng hay khơng?
- Ngân hàng có bộ phận kiểm sốt hoặc kiểm tốn nội bộ hay khơng?
Kết luận: Với các câu trả lời đều là có cho thấy hệ thống kiểm soát nội
trong ngân hàng là hữu hiệu.
4.1.2. Các thủ tục kiểm soát đang áp dụng
Tuy hệ thống kiểm soát nội bộ được khảo sát qua những câu hỏi trên là hữu hiệu nhưng trong mơi trường xử lý bằng máy vẫn cịn có những rủi ro tiềm ẩn. Để tìm hiểu kiểm sốt nội bộ có hữu hiệu và hiệu quả hay khơng
Ngân hàng luôn chấp hành các quy định của pháp luật, mọi việc khi tiến hành đều phải xem xét các công văn, quyết định, thực hiện đúng các chỉ dẫn trong quy định.
Thực hiện hạch toán kế toán đúng với chế độ hiện hành, phản ánh đầy
đủ, kịp thời, chính xác các nghiệp vụ xảy ra, quy định rõ trách nhiệm của
các cán bộ nhân viên trong trường hợp để xảy ra sai sót, mất mát, hư hỏng tài sản.
Đối với các tài sản của khách hàng như tài sản bảo đảm cho các khoản
vay, tài sản đi thuê, nhận bảo quản giữ hộ ngân hàng có trách nhiệm bảo quản, hoặc sử dụng theo thỏa thuận giữa ngân hàng với khách hàng nhưng
đảm bảo đúng luật định.
Ngân hàng ln đảm bảo tính thống nhất từ những chương trình, văn bản do ngân hàng trung ương điều tới.
Hằng ngày khi vào làm việc và khi ra về các nhân viên đều cà thẻ tại chốt bảo vệ, đây là việc để xem nhân viên có đi làm, ra về đúng giờ hay
khơng? Ngồi ra đây cịn là căn cứ để chấm cơng trong cơng việc.
Trong ngân hàng có trang bị các thiết bị kiểm tra như máy camera, máy
đếm tiên để giám sát toàn ngân hàng và giám sát các việc đang xảy ra.
Có trang bị nhân viên bảo vệ để bảo vệ ngân hàng, bảo vệ khách hàng tới giao dịch tại ngân hàng và mỗi đêm đều phân công các ca trực bảo vệ kho quỹ.
Các nhân viên trong ngân hàng tự kiểm sốt mình, các bộ phận tự kiểm soát lẫn nhau. Hàng tháng đều có kiểm điểm và đánh giá.
Các nhân viên khi vận hành máy tính đều có tên đăng nhập và mật khẩu truy cập riêng. Có các chính sách để hạn chế quyền truy cập của nhân viên tới các chương trình trong máy tính, đảm bảo người nào là công việc
ấy.
Phịng máy tính được đảm bảo những người khơng phận sự miễn vào, hệ thống máy tính ln được bảo mật an tồn bơi các nhân viên máy tính.
Phịng ngân quỹ được khóa cẩn thận, đầu giờ làm việc và cuối giờ làm việc được mở và khóa lại dưới sự chứng kiến của một người trong ban
giám đốc, kế toán trưởng và thủ quỹ.
Các thủ tục kiểm sốt tại phịng kế toán giao dịch:
Đảm bảo nguyên tắc phân công phân nhiệm, nguyên tắc bất kiêm
nhiệm như là thủ quỹ khác kế tốn, người xét duyệt khác với người thực hiện.
Có xây dựng chính sách hạn mức giao dịch, chính sách ủy quyền và xét duyệt chẳng hạn khi vượt hạn mức số tiền thì chi có kiểm sốt viên mới có quyền phê duyệt.
Chứng từ kế toán sử dụng theo đúng mẫu quy định, đảm bảo đủ chữ
ký, được lưu trữ cẩn thận (khóa trong tủ).
Tiền được giữ cẩn thận trong các thùng sắt, và có khóa cẩn thận. Vào
đầu giờ làm việc giao dịch viên cùng thủ quỹ phối hợp làm giấy đề nghị điều chuyển quỹ thì thủ quỹ trưởng mới xuất tiền ra. Cuối ngày làm việc
số tiền của giao dịch viên và thủ quỹ phải khớp đúng thì mới đưa vào nhập
kho, trường hợp thiếu hay thừa sẽ xử lý sau và có văn bản đàng hồng.
Cuối ngày có bộ phận hậu kiểm kiểm tra chứng từ lại một lần nữa để phịng ngừa sai sót, và để bổ sung kịp thời.
Cuối ngày kế toán và bộ phận quỹ đề kiểm tra số tiền thu, chi trong ngày xem có khớp đúng số liệu hay không.
4.1.3. Đánh giá chung về hệ thống kiểm soát nội bộ tại đơn vị
Trong quá trình thực tập và quan sát tại ngân hàng tơi có thể đưa ra các nhận xét như sau:
Nhìn một cách tổng quát hệ thống kiểm soát nội bộ đang được áp dụng
trong ngân hàng tương đối chặt chẽ và hiệu quả.
Ngân hàng thực hiện đúng các văn bản pháp luật hiện hành, quá trình luân chuyển, sử dụng, bảo quản lưu trữ chứng từ kế toán được thực hiện cẩn thận nhăm hạn chế các trường hợp mất mát, hu hỏng có thể xảy ra.
đủ, đảm bảo số liệu trung thực, hợp lý và đáng tin cậy. Thông tin được đảm bảo kịp thời, nhanh chóng, chính xác khi cấp trên có yêu cầu.
Ngân hàng có trang bị các thiết bị hiện đại, có đội ngũ nhân viên chuyên trách những điều này đã hạn chế rất nhiều các gian lận, khắc phục
các sai phạm, sự cố.
Đội ngũ nhân viên có chun mơn, được trang bị đầy đủ kiến thức, tận
tâm, nhiệt huyết, có thể nói đây là điều thể hiện sự sống cịn của một đơn vị.
Nhà quản lý có quan tâm đến các nhân viên, có những chính sách khen
thưởng, ưu đãi dành cho nhân viên trong ngân hàng, tạo động lực làm việc
và tinh thần phấn khởi trong suốt q trình cơng tác trong ngân hàng.
4.2. CHU TRÌNH DOANH THU