Ghi chú:
GNT: Giấy nộp tiền PTL: Phiếu tính lãi
Giải thích lưu đồ
Bước 1: Đến hạn trả nợ khách hàng đem theo hợp đồng hoặc Giấy
chứng minh nhân dân nộp cho giao dịch viên.
Giao dịch viên tiếp nhận hồ sơ từ phía khách hàng, kiểm tra thông tin,
ngày đến hạn trả nợ ghi trong hợp đồng. Vào hệ thống vấn tin số tài
khoản, số CIF của khách hàng, tiến hành in phiếu tính lãi và giấy nộp tiền (2 liên), ký xác nhận, chuyển màn hình thích hợp để kiểm soát viên phê duyệt.
Bước 2: : Kiểm soát viên kiểm soát các yếu tố trên chứng từ do giao
dịch viên chuyển đến, đối chiếu với màn hình giao dịch, nếu chấp thuận thì phê duyệt, ký chứng từ, đóng dấu, chuyển cho giao dịch viên thực hiện tiếp.
Bước 3: Giao dịch viên chuyển giấy nộp tiền cho thủ quỹ tiến hành thu
tiền lãi từ phía khách hàng.
Thủ quỹ nhận được chứng từ, tiến hành kiểm tra các chữ ký trên chứng từ, nếu đầy đủ và hợp lệ sẽ tiến hành lập Bảng kê các loại tiền,
thu tiền. Thủ quỹ sẽ nhập thông tin khách hàng và số tiền thu vào hệ thống, cập nhật vào sổ quỹ và nhật ký quỹ hằng ngày. Đưa Bảng kê các loại tiền cho khách hàng ký và ký xác nhận và đóng dấu đã thu tiền.
Thủ quỹ giữ Bảng kê các loại tiền lưu trữ theo ngày, chuyển trả khách hàng, liên 2 Giấy nộp tiền đã duyệt.
Giao dịch viên giữ liên 1 Giấy nộp tiền cùng với phiếu tính lãi
Giải thích lưu đồ:
Bước 1: Khi đến hạn trả nợ gốc, cán bộ khách hàng có nhiệm vụ đôn
đốc thu hồi nợ, phối hợp với phịng kế tốn thu nợ. Khi khách hàng đã
hoàn thành xong nghĩa vụ trả nợ, thanh toán các khoản lãi, các khoản phí(nếu có), khách hàng báo cho phòng khách hàng biết và đề nghị giải chấp tài sản bảo đảm.
Bước 2: Phòng khách hàng lập Giấy đề nghị ngắt liên kết tài sản bảo
đảm (khi khách hàng trả hết nợ) chuyển qua phòng quản lý rủi ro xem xét.
Bước 3: Phòng quản lý rủi ro sẽ kiểm tra các thông tin trên giấy đề
nghị, thực hiện ngắt liên kết tài sản bảo đảm trên hệ thống và thơng báo cho phịng khách hàng để chuyển sang trạng thái xuất tài sản bảo đảm.
Bước 4: Phòng khách hàng in Bảng liệt kê hồ sơ tài sản bảo đảm kiêm
phiếu xuất kho, ký xác nhận, trình Ban Giám Đốc phê duyệt để làm thủ tục xuất hồ sơ tài sản bảo đảm.
Bước 5: Ban Giám Đốc xem xét, đồng ý xuất tài sản thì phê duyệt, ký
tên trên hồ sơ, chuyển trả phòng khách hàng thực hiên tiếp.
Bước 6: Phòng khách hàng chuyển hồ sơ cho trưởng quỹ tiến hàng thủ
tục xuất kho tài sản, trưởng quỹ ký tên trên hồ sơ, trả tài sản cho khách hàng, giữ lại 1 bảng liệt kê lưu theo số hợp đồng.
Nhận xét quy trình:
Do tính chất phức tạp và sự quan trọng trong vấn đề cho vay nên quy trình được thực hiện ở nhiều bộ phận nhằm hạn chế mức thấp nhất các rủi ro có thể xảy ra.
Quy trình được thực hiện theo đúng chế độ cho vay, quy định hiện
hành của Ngân hàng Nhà nước và của hệ thống Ngân hàng Công Thương Việt Nam.
Quy định cụ thể công việc, trách nhiệm của từng bộ phận, khâu nào
gặp khó khăn quy trình sẽ dừng lại và có thơng báo rõ ràng cho khách hàng biết.
Mỗi bộ phận trong quy trình khi đồng ý hay không đồng ý cho vay đều phải có văn bản ghi ý kiến, nếu đồng ý cho vay thì đề xuất mức cho vay theo thẩm quyền, lãi suất, thời hạn, phương thức thanh toán, nếu khhong
đồng ý thì nêu rõ lý do.
Có sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban nhất là phòng khách hàng với phịng kế tốn. Chứng từ được lưu trữ bảo quản cẩn thận, được đánh số trước khi lưu trữ.
Tổ chức hệ thống chứng từ sử dụng trong quy trình cho vay: Bảng 4.2: HỆ THỐNG CHỨNG TỪ SỦ DỤNG TRONG
QUY TRÌNH CHO VAY
Chứng từ Nội dung Đối tượng lập Đối tượng sử dụng
Giấy đề nghị vay vốn
Đề nghị Ngân
hàng tiếp nhận nhu cầu vay vốn
của khách hàng
Khách hàng Phòng khách hàng
Hồ sơ vay
Các giấy tờ, bằng chứng chứng
minh tư cách, thu
nhập Khách hàng Phịng khách hàng Tờ trình thẩm định và đề xuất quyết định tín dụng Xác định tư cách khách hàng, xác định khả năng trả nợ Cán bộ thẩm định Lãnh đạo phòng khách hàng, lãnh đạo phịng quản lý rủi ro Hợp đồng tín dụng Nội dung hợp đồng, thỏa thuận của các bên có Cán bộ quan hệ khách hàng Khách hàng, phòng kế tốn, phịng khách hàng, phòng quản
Bảng liệt kê hồ sơ tái sản bảo đảm kiêm phiếu nhập/xuất kho Danh sách các tài sản bảo đảm cho các khoản vay Cán bộ quan hệ khách hàng Phòng khách hàng, phòng tiền tệ kho quỹ, phòng quản lý rủi ro Phiếu lĩnh tiền mặt Phản ánh số tiền mặt khách hàng được rút ra Cán bộ quan hệ khách hàng Phòng kế toán, khách hàng Bảng kê các loại tiền
Chi tiết các loại
mệnh giá, số tờ Thủ quỹ
Phòng kế tốn, phịng tiền tệ kho
quỹ
Giấy nộp tiền Số tiền nộp vào
ngân hàng Khách hàng Phịng kế tốn
Phiếu tính lãi Hiển thị số tiền lãi
phải đóng Giao dịch viên Phịng kế tốn
Giấy đề nghị ngắt liên kết tài sản bảo đảm Đề nghị ngắt liên kết trong chương trình quản lý tài sản, thực hiện giải chấp Cán bộ quan hệ khách hàng Phòng quản lý rủi ro
4.2.2.2. Quy trình nghiệp vụ chuyển tiền
Quy trình nghiệp vụ chuyển tiền trong hệ thống ngân hàng Công
Thương Việt Nam, bao gồm và chuyển tiền trong cùng hệ thống hoặc ra
ngoài hệ thống. Hiện tại hệ thống phần mềm cung cấp về quy trình chuyển tiền được trang bị nhiều sản phẩm khác nhau nhưng nhìn chung trong đó sản phẩm thường xuyên sử dụng nhất đó là sản phẩm OL3 – sản phẩm chuyển tiền giữa chi nhánh INCAS với chi nhánh INCAS và sản phẩm chuyển tiền đi IBPS bắc cầu qua chi nhánh INCAS.
a. Lưu đồ mô tả quy trình chuyển tiền đi
Ghi chú: GNT: Giấy nộp tiền LCT: Lệnh chuyển tiền
Giải thích lưu đồ
Bước 1: Giao dịch viên tiếp nhận yêu cầu chuyển tiền của khách hàng,
kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ trên chứng từ.
Tiến hành nhập giao dịch vào chương trình, chọn nguồn chuyển tiền từ tiền mặt, chọn loại sản phẩm thích hợp, mã đồng tiền, số
tiền, mã chi nhánh thanh tốn, hình thức thu phí, số tiền phí, tên, địa chỉ, số CMND/ hộ chiếu của người chuyển/ người hưởng, số tài khoản người chuyển/ người hưởng(nếu có), nội dung chuyển tiền.
Giao dịch viên in các thông tin xác nhận giao dịch lên Giấy nộp tiền ; in và ký lệnh chuyển tiền, Phiếu thu dịch vụ kiêm hóa đơn. Ký các chứng từ, chuyển KSV phê duyệt.
Bước 2: Kiểm soát viên căn cứ trên các chứng từ gốc liên quan do giao
dịch viênchuyển tới, kiểm tra dữ liệu do giao dịch viên đã nhập trên hệ thống và chứng từ gốc.
Nếu đúng, phê duyệt giao dịch, ký tên và đóng dấu, chuyển lại cho giao dịch viên.
Bước 3: Giao dịch viên chuyển chứng từ cho thủ quỹ để thu tiền.
Thủ quỹ tiếp nhận chứng từ từ giao dịch viên kiểm tra chữ ký, tổng số tiền thu vào, lập Bảng kê các loại tiền. Thủ quỹ sẽ nhập thông tin khách hàng và số tiền thu vào hệ thống, cập nhật vào sổ quỹ và nhật ký quỹ hằng ngày. Đưa Bảng kê các loại tiền cho khách hàng ký và ký xác nhận và đóng dấu đã thu tiền.
Bước 4: Giao dịch viên xử lý chứng từ:
Liên 1 Giấy nộp tiền làm căn cứ lập lệnh chuyển tiền đi, lưu tại ngân hàng kèm lệnh chuyển tiền và phiếu thu dịch vụ kiêm hóa đơn.
Liên 2 Giấy nộp tiền và phiếu thu dịch vụ kiêm hóa đơn trả khách hàng.
b. Lưu đồ mơ tả quy trình chuyển tiền đến
Ghi chú:
LCT: Lệnh chuyển tiền CMT: Chứng minh thư PC: Phiếu chi
Giải thích lưu đồ
Bước 1: Hằng ngày giao dịch viên phụ trách thanh toán điện tử liên
ngân hàng vào màn hình thích hợp vấn tin và in các Lệnh chuyển tiền đến từ các chi nhánh INCAS khác.
Kiểm tra các yếu tố trên Lệnh chuyển tiền, nếu đủ thông tin và điều kiện thanh tốn thì chuyển chứng từ cho giao dịch viên và thông báo cho
khách hàng đến nhận (nếu cần); nếu không đủ điều kiện thì nhanh chóng
liên hệ với ngân hàng phát lệnh tiến hành kiểm tra xử lý một cách nhanh chóng.
Bước 2: Nếu đủ các yếu tố, khách hàng đến nhận tiền bằng Chứng
minh thư thì giao dịch viên kiểm tra đối chiếu khớp đúng các yếu tố ghi
trong Lệnh chuyển tiền đến.
Giao dịch viên tiến nhập điện, in Phiếu chi, ký trên Lệnh chuyển tiền, chuyển màn hình thích hợp để kiểm sốt viên phê duyệt.
Bước 3: Kiểm soát viên căn cứ Lệnh chuyển tiền đến, kiểm tra lại
phương thức xử lý của giao dịch viên, đối chiếu với màn hình, nếu đúng
thì tiến hành phê duyệt giao dịch, ký tên và chuyển chứng từ lại cho giao dịch viên.
Bước 4: Giao dịch viên chuyển chứng từ cho thủ quỹ để chi tiền.
Thủ quỹ tiếp nhận chứng từ từ giao dịch viên kiểm tra chữ ký, tổng số tiền chi vào, lập Bảng kê các loại tiền. Thủ quỹ sẽ nhập thông tin khách hàng và số tiền chi ra vào hệ thống, cập nhật vào sổ quỹ và nhật ký quỹ hằng ngày. Đưa Bảng kê các loại tiền cho khách hàng ký và ký xác nhận và đóng dấu đã chi tiền.
Bước 5: Giao dịch viên xử lý chứng từ:
Một Lệnh chuyển tiền bộ phận thanh toán giữ để làm căn cứ chuyển tiếp
Một Lệnh chuyển tiền còn lại và liên 1 Phiếu chi đã duyệt giao dịch viên giữ, lưu trữ theo ngày.
c. Lưu đồ mơ tả quy trình chuyển tiền Western Union
Ghi chú: CMT: Chứng minh nhân dân PNT: Phiếu nhận tiền MSCT: Mã số chuyển tiền LCT: Lệnh chi tiền WU
Giải thích lưu đồ:
Bước 1: Giao dịch viên tiếp nhận thông tin từ khách hàng, đề nghị
khách hàng xuất trình giấy tờ tùy thân và hướng dẫn khách hàng điền vào Phiếu nộp tiền đầy đủ các thông tin: tên, địa chỉ và thông tin liên lạc cảu
người nhận tiền; tên, địa chỉ và thông tin liên lạc cảu người gởi tiền; số
tiền; nước người gởi; mã số chuyển tiền; ngày và chữ ký người nhận. Giao dịch viên sẽ truy cập vào hệ thống để tìm kiếm giao dịch chuyển tiền, đối chiếu thông tin trên Phiếu nộp tiền, giấy Chứng minh thư nếu đáp ứng được các thông tin, giao dịch viên nhập Mã số chuyển tiền và các thông tin cần thiết liên quan đến giao dịch, thực hiện rút lệnh và in Lệnh chi tiền và Phiếu chi chuyển cho Kiểm soát viên phê duyệt.
Bước 2: Kiểm soát viên kiểm soát giao dịch, đối chiếu các thông tin
giữa chứng từ gốc và các thông tin hiển thị trên hệ thống, nếu đúng thì phê duyệt giao dịch, ký tên, đóng dấu chuyển lại cho giao dịch viên.
Bước 3: Giao dịch viên chuyển chứng từ cho thủ quỹ để tiến hành chi
tiền.
Thủ quỹ nhận chứng từ chi tiền từ giao dịch viên. Kiểm tra số tiền bằng số và số tiền bằng chữ trên chứng từ khớp đúng, kiểm tra nhận dạng khách hàng với giấy tờ tùy thân, lập Bảng kê giao nhận tiền mặt. Cập nhật giao dịch chi tiền mặt vào chương trình quản lý tiền mặt.. Chi tiền cho
khách, đề nghị khách hàng ký và ghi rõ họ tên lên Bảng kê giao nhận tiền
mặt. Lưu Bảng kê giao nhận tiền mặt theo ngày, chuyển trả khách hàng 1 liên Phiếu nộp tiền, 1 liên Phiếu chi và Chứng minh thư. Trả giao dịch viên 1 liên Phiếu nộp tiền, 1 liên Phiếu chi.
Nhận xét quy trình:
Quy trình quy định cụ thể từng bước, cơng việc, trách nhiệm của từng
bộ phận.
Quy trình chuyển tiền vì có liên quan đến bên thứ ba nên các nhân viên cẩn thận trong từng chi tiết, đòi hỏi khách phải xuất trình giấy tờ đầy đủ mới tiến hành chuyển tiền.
Có sự phân chia trách nhiệm, phân quyền phê duyệt, tách biệt các chức
năng lập phiếu, kiểm soát, ký duyệt, thu, chi tiền.
Các chứng từ qua mỗi bộ phận đều được kiểm tra lại thông tin, đối chiếu, nhận dạng.
Nhân viên thực hiện đúng các quy định về nghiệp vụ chuyển tiền, lập các chứng từ đủ liên, đủ thông tin.
Các chứng từ được lưu trữ, bảo quản cẩn thận, được đánh số trước khi cất giữ.
Tổ chức hệ thống chứng từ sử dụng trong quy trình chuyển tiền Bảng 4.3: HỆ THỐNG CHỨNG TỪ SỬ DỤNG TRONG
QUY TRÌNH CHUYỂN TIỀN
Chứng từ Nội dung Đối tượng lập Đối tượng sử dụng
Giấy nộp tiền Số tiền Kh nộp vào Khách hàng Phịng kế tốn Lệnh chuyển
tiền
Sử dụng để thanh toán, chuyển tiền qua hệ thống
Ngân hàng phát lệnh Ngân hàng nhận lệnh, khách hàng Phiếu thu dịch vụ kiêm hóa đơn
Số phí thu được khi thực hiện chuyển tiền
Ngân hàng
phát lệnh Khách hàng
Phiếu nhận tiền
Thông tin của người
nhận/người gởi Khách hàng Phịng kế tốn
Phiếu chi Số tiền mặt chi ra từ tài
khoản nội bộ của ngân hàng Phịng kế tốn
Khách hàng, phịng kế tốn Lệnh chi tiền Số tiền thực trả cho KH Phịng kế tốn Phịng kế toán,
Bảng kê giao nhận tiền mặt
Chi tiết các loại mệnh giá,
số tờ (là tiền mặt ngoại tệ) Thủ quỹ
Phòng kế tốn, phịng tiền tệ
4.2.2.3. Quy trình nghiệp vụ thu phí, phát hành thẻ ATM
Ghi chú: GĐNPHT: Giấy đề nghị phát hành thẻ BSCMT: Bản sao chứng minh thư HĐGTGT: Hóa đơn giá trị gia tăng
Giải thích lưu đồ:
Bước 1: Khách hàng có nhu cầu làm thẻ ATM để giao dịch thì sẽ đến
ngân hàng tiến hành thủ tục phát hành thẻ, khi đi mang theo giấy Chứng
minh thư còn hiệu lực.
Bước 2: Giao dịch viên tiếp nhận yêu cầu từ khách hàng, hướng dẫn
khách hàng làm thủ tục phát hành thẻ, ghi đầy đủ các thông tin cần thiết vào Giấy đề nghị phát hành thẻ (1 liên) , sau khi khách hàng điền thông tin xong giao dịch viên nhập thông tin khách hàng vào hệ thống, chuyển màn hình để kế tốn trưởng phê duyệt sau. Giao dịch viên thu phí phát hành
thẻ, photo Chứng minh thư, chuyển Giấy đề nghị phát hành thẻ, tờ phí qua cho thủ quỹ thu tiền.
Bước 3: Thủ quỹ nhận được tờ phí, nếu hợp lệ sẽ tiến hành lập Bảng
kê các loại tiền, thu tiền từ khách hàng. Thủ quỹ sẽ nhập thông tin khách hàng và số tiền vào hệ thống, để cập nhật vào sổ quỹ và nhật ký quỹ hằng
ngày. Đưa Bảng kê các loại tiền cho khách hàng ký và thủ quỹ ký xác nhận và đóng dấu đã thu tiền. Chuyển trả tờ phí cho giao dịch viên.
Bước 4: Kế toán trưởng sẽ vào hệ thống kiểm tra thơng tin từ màn hình
giao dịch viên chuyển sang, đối chiếu trên Giấy đề nghị phát hành thẻ từ
GDV chuyển qua, nếu khớp đúng các yêu cầu sẽ tiến hành phê duyệt và cho số thẻ, và đưa thông tin về Trung tâm thẻ để tiến hành làm thẻ cho khách hàng.
Bước 5: Giao dịch viên hẹn khách hàng thời gian đến lấy thẻ, trả
Chứng minh thư. GDV giữ Giấy đề nghị phát hành thẻ, bản sao CMT và tờ
phí Hóa đơn giá trị gia tăng lưu trữ theo quy định.
Nhận xét quy trình:
- Thủ tục mở thẻ đơn giản, nhanh chóng, khơng phức tạp, không qua nhiều khâu, nhiều bộ phận.
- Chương trình mở thẻ là một chương trình độc lập khác với chương
4.2.3. Nhận dạng rủi ro trong chu trình doanh thu: 4.2.3.1.Nhận dạng rủi ro trong quy trình cho vay 4.2.3.1.Nhận dạng rủi ro trong quy trình cho vay a. Hoạt động kiểm soát trong tổ chức