Không, phần trả lời Khác sẽ được ghi chú thêm, mỗi câu trả lời “Khơng” có nghĩa là kiểm sốt nội bộ yếu kém, bảng câu hỏi được phỏng vấn qua 3 nhân viên của ngân hàng bao gồm 1 giao dịch viên, 1 kiểm soát viên, và 1 nhân viên phịng hành chính.
Bảng 4.1: BẢNG CÂU HỎI VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ Trả lời Trả lời Câu hỏi
Có Khơng Khác 1. Mơi trường kiểm sốt?
- Có xây dựng các chuẩn mực đạo đức bằng hình thức như văn bản, sổ tay, lời nói … hay khơng?
- Ban giám đốc có định kỳ họp hay khơng? - Khi có chính sách mới, cơng văn mới có
được phổ biến kịp thời và rộng rãi hay khơng?
- Nhà quản lý có thường xun tiếp xúc, trao
đổi thơng tin vói nhân viên hay khơng?
- Nhà quản lý có chấp nhận rủi ro trong kinh doanh hay khơng?
- Chính sách nhân sự tại đơn vị có tốt hay khơng?
2. Đánh giá rủi ro:
- Ngân hàng có lập kế hoạch kinh doanh và
xác định mục tiêu định kỳ trước hay không?
- Ngân hàng có phổ biến rủi ro đến các phịng ban hay khơng?
- Ngân hàng có các biện pháp để giảm thiểu rủi ro hay không?
3. Hoạt động kiểm soát:
- Phân chia trách nhiệm tại ngân hàng có tách biệt được các chức năng phê duyệt, ghi chép,
bảo đảm tài sản và đảm bảo nguyên tác bất kiêm nhiệm hay không?
- Chứng từ sổ sách có được ghi chép và xử lý kịp thời hay khơng?
- Bảo quản, lưu trữ chứng từ có được đảm bảo chắc chắn và đúng quy định hay khơng? - Ngân hàng có xây dựng chính sách phê chuẩn và xét duyệt hay không?
- Hoạt động của nhân viên có được giám sát
và đánh giá hay khơng?
- Ngân hàng có so sánh, phân tích những mục
tiêu đạt được so với kế hoạch, dự đoán đề ra
hay không?
4. Thông tin và truyền thông:
- Hệ thống thơng tin trong đơn vị có được cập nhật, cung cấp và bảo mật an toàn hay khơng? - Kênh truyền thơng tại ngân hàng có tốT khơng?
5. Giám sát:
- Ngân hàng có quan tâm tiếp nhận ý kiến của khách hàng hay không?
- Ngân hàng có bộ phận kiểm sốt hoặc kiểm tốn nội bộ hay không?
Kết luận: Với các câu trả lời đều là có cho thấy hệ thống kiểm sốt nội
trong ngân hàng là hữu hiệu.
4.1.2. Các thủ tục kiểm soát đang áp dụng
Tuy hệ thống kiểm soát nội bộ được khảo sát qua những câu hỏi trên là hữu hiệu nhưng trong môi trường xử lý bằng máy vẫn cịn có những rủi ro tiềm ẩn. Để tìm hiểu kiểm sốt nội bộ có hữu hiệu và hiệu quả hay khơng
Ngân hàng luôn chấp hành các quy định của pháp luật, mọi việc khi tiến hành đều phải xem xét các công văn, quyết định, thực hiện đúng các chỉ dẫn trong quy định.
Thực hiện hạch toán kế toán đúng với chế độ hiện hành, phản ánh đầy
đủ, kịp thời, chính xác các nghiệp vụ xảy ra, quy định rõ trách nhiệm của
các cán bộ nhân viên trong trường hợp để xảy ra sai sót, mất mát, hư hỏng tài sản.
Đối với các tài sản của khách hàng như tài sản bảo đảm cho các khoản
vay, tài sản đi thuê, nhận bảo quản giữ hộ ngân hàng có trách nhiệm bảo quản, hoặc sử dụng theo thỏa thuận giữa ngân hàng với khách hàng nhưng
đảm bảo đúng luật định.
Ngân hàng luôn đảm bảo tính thống nhất từ những chương trình, văn bản do ngân hàng trung ương điều tới.
Hằng ngày khi vào làm việc và khi ra về các nhân viên đều cà thẻ tại chốt bảo vệ, đây là việc để xem nhân viên có đi làm, ra về đúng giờ hay
khơng? Ngồi ra đây còn là căn cứ để chấm công trong công việc.
Trong ngân hàng có trang bị các thiết bị kiểm tra như máy camera, máy
đếm tiên để giám sát toàn ngân hàng và giám sát các việc đang xảy ra.
Có trang bị nhân viên bảo vệ để bảo vệ ngân hàng, bảo vệ khách hàng tới giao dịch tại ngân hàng và mỗi đêm đều phân công các ca trực bảo vệ kho quỹ.
Các nhân viên trong ngân hàng tự kiểm sốt mình, các bộ phận tự kiểm sốt lẫn nhau. Hàng tháng đều có kiểm điểm và đánh giá.
Các nhân viên khi vận hành máy tính đều có tên đăng nhập và mật khẩu truy cập riêng. Có các chính sách để hạn chế quyền truy cập của nhân viên tới các chương trình trong máy tính, đảm bảo người nào là cơng việc
ấy.
Phịng máy tính được đảm bảo những người khơng phận sự miễn vào, hệ thống máy tính ln được bảo mật an tồn bơi các nhân viên máy tính.
Phịng ngân quỹ được khóa cẩn thận, đầu giờ làm việc và cuối giờ làm việc được mở và khóa lại dưới sự chứng kiến của một người trong ban
giám đốc, kế toán trưởng và thủ quỹ.
Các thủ tục kiểm sốt tại phịng kế toán giao dịch:
Đảm bảo nguyên tắc phân công phân nhiệm, nguyên tắc bất kiêm
nhiệm như là thủ quỹ khác kế toán, người xét duyệt khác với người thực hiện.
Có xây dựng chính sách hạn mức giao dịch, chính sách ủy quyền và xét duyệt chẳng hạn khi vượt hạn mức số tiền thì chi có kiểm sốt viên mới có quyền phê duyệt.
Chứng từ kế toán sử dụng theo đúng mẫu quy định, đảm bảo đủ chữ
ký, được lưu trữ cẩn thận (khóa trong tủ).
Tiền được giữ cẩn thận trong các thùng sắt, và có khóa cẩn thận. Vào
đầu giờ làm việc giao dịch viên cùng thủ quỹ phối hợp làm giấy đề nghị điều chuyển quỹ thì thủ quỹ trưởng mới xuất tiền ra. Cuối ngày làm việc
số tiền của giao dịch viên và thủ quỹ phải khớp đúng thì mới đưa vào nhập
kho, trường hợp thiếu hay thừa sẽ xử lý sau và có văn bản đàng hồng.
Cuối ngày có bộ phận hậu kiểm kiểm tra chứng từ lại một lần nữa để phịng ngừa sai sót, và để bổ sung kịp thời.
Cuối ngày kế toán và bộ phận quỹ đề kiểm tra số tiền thu, chi trong ngày xem có khớp đúng số liệu hay khơng.
4.1.3. Đánh giá chung về hệ thống kiểm soát nội bộ tại đơn vị
Trong quá trình thực tập và quan sát tại ngân hàng tơi có thể đưa ra các nhận xét như sau:
Nhìn một cách tổng quát hệ thống kiểm soát nội bộ đang được áp dụng
trong ngân hàng tương đối chặt chẽ và hiệu quả.
Ngân hàng thực hiện đúng các văn bản pháp luật hiện hành, quá trình luân chuyển, sử dụng, bảo quản lưu trữ chứng từ kế toán được thực hiện cẩn thận nhăm hạn chế các trường hợp mất mát, hu hỏng có thể xảy ra.
đủ, đảm bảo số liệu trung thực, hợp lý và đáng tin cậy. Thông tin được đảm bảo kịp thời, nhanh chóng, chính xác khi cấp trên có u cầu.
Ngân hàng có trang bị các thiết bị hiện đại, có đội ngũ nhân viên chuyên trách những điều này đã hạn chế rất nhiều các gian lận, khắc phục
các sai phạm, sự cố.
Đội ngũ nhân viên có chun mơn, được trang bị đầy đủ kiến thức, tận
tâm, nhiệt huyết, có thể nói đây là điều thể hiện sự sống còn của một đơn vị.
Nhà quản lý có quan tâm đến các nhân viên, có những chính sách khen
thưởng, ưu đãi dành cho nhân viên trong ngân hàng, tạo động lực làm việc
và tinh thần phấn khởi trong suốt q trình cơng tác trong ngân hàng.
4.2. CHU TRÌNH DOANH THU
4.2.1. Các nghiệp vụ trong chu trình doanh thu
Chu trình doanh thu bao gồm các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan
đến việc tạo ra doanh thu mà chủ yếu là thu từ lãi cho vay và thu từ các
dịch vụ ngân hàng cung cấp. Để hiểu rõ hơn về sự kiểm sốt hệ thống thơng tin kế tốn ta sẽ phân tích các hoạt động xảy ra hàng ngày trong
ngân hàng như:
- Quy trình cho vay. - Quy trình chuyển tiền:
- Dịch vụ mở thẻ, thu phí phát hành thẻ ATM.
4.2.2. Tổ chức kiểm soát, xử lý nghiệp vụ 4.2.2.1. Quy trình nghiệp vụ cho vay 4.2.2.1. Quy trình nghiệp vụ cho vay
Quy trình tín dụng bao gồm các bước chính
Bước 1: Tiếp thị phát triển khách
hàng
Bước 2: Tiếp nhận nhu cầu vay và hướng dẫn khách hàng
Bước 3: Thẩm định và lập tờ trình
Bước 4: Ra quyết định cho
vay
Bước 5: Giải ngân Bước 6: Thu lãi
Ghi chú: GĐNVV: Giấy đề nghị vay vốn HSV: Hồ sơ vay TSBĐ: Tài sản bảo đảm BCĐX: Báo cáo thẩm định và đề xuất cấp tín dụng a. Lưu đồ quy trình cấp tín dụng
Ghi chú: HĐCTD: Hợp đồng tín dụng BLK HS: Bảng liệt kê hồ sơ tài sản bảo đảm kiêm phiếu nhập kho tài sản bảo đảm
Ghi chú:
PLTM: Phiếu lĩnh tiền mặt BKCLT: Bảng kê các loại tiền
Giải thích lưu đồ
Bước 1: Khách hàng đem nộp Giấy đề nghị vay vốn cho cán bộ quan
hệ khách hàng.
Cán bộ quan hệ khách hàng tiếp nhận nhu cầu của khách hàng, tư vấn
và hướng dẫn khách hàng cung cấp đủ hồ sơ pháp lý; lập và hồn thiện hồ sơ vay vốn.
Trong đó, hồ sơ pháp lý gồm các giấy tờ:
- Hồ sơ liên quan đến phương án vay vốn cụ thể: Giấy đề nghị vay vốn
kiêm phương án vay-trả nợ; Giấy tờ chứng minh mục đích, nhu cầu sử dụng vốn.
- Giấy tờ chứng minh nguồn trả nợ (sao kê bảng lương, giấy tờ chúng minh nguồn thu nhập thường xuyên).
Cán bộ quan hệ khách hàng tiến hành tạo số CIF cho khách hàng, chuyển hồ sơ khách hàng qua tổ thẩm định.
Bước 2: Tổ thẩm định tiếp nhận hồ sơ khách hàng, tiến hành thu thập
thông tin về khách hàng qua phỏng vấn, trao đổi, khảo sát thực tế; thẩm
định, đánh giá tư cách khách hàng, chấm điểm xếp hạng.
Lập Báo cáo đề xuất ghi rõ ý kiến cho vay/ không cho vay, số tiền cho vay, dụ kiến lãi suất, chuyển cho Cán bộ thẩm định, trình lãnh đạo phòng khách hàng
Bước 3: Cán bộ thẩm định tiếp nhận hồ sơ khách hàng và Báo cáo đề
xuất tiến hành thẩm định lại các nội dung đã được thẩm định trên cơ sở phân tích, đánh giá chi tiết, cụ thể từng nội dung tại Báo cáo đề xuất, thẩm định loại tài sản, giá trị tài sản bảo đảm.
Lập Tờ trình thẩm định ghi rõ ý kiến cho vay/ không cho vay, nếu cho vay ghi rõ mức cho vay, lãi suất, ký và trình lãnh đạo phòng khách hàng.
Bước 4: Lãnh đạo phòng khách hàng kiểm tra, rà sốt thơng tin trên
Báo cáo đề xuất và Tờ trình thẩm định, thực hiện ký nháy trên từng trang
Bước 5: Phòng quản lý rủi ro kiểm sốt Tờ trình thẩm định, đề nghi bổ
sung hồ sơ, thông tin; ghi rõ ý kiến đồng ý/không đồng ý cho vay, nếu
đồng ý phải nêu rõ đề xuất mức cho vay, lãi suất, ký nháy trên từng trang
chứng từ và ký trình Ban Giám Đốc.
Bước 6: Ban Giám Đốc nhận được các chứng từ, kiểm tra chữ ký,
thông tin, phê duyệt, nếu đồng ý cho vay ký vào các chứng từ. Chuyển trả hồ sơ phòng khách hàng thực hiện tiếp.
Bước 7: Sau khi Ban Giám Đốc có quyết định cho vay, Cán bộ phịng
khách hàng tiến hành thơng báo cho khách hàng về mức cho vay, lãi suất, soạn thảo hợp đồng, nhập thông tin, tạo bản ghi Tài sản bảo đảm, in và ký Bảng liệt kê hồ sơ tài sản bảo đảm kiêm phiếu nhập kho tài sản bảo đảm, chuyển hợp đồng và bảng liệt kê trình cấp có thẩm quyền phê duyệt.
Bước 8: Cấp có thẩm quyền sẽ phê duyệt và tiến hành ký kết hợp
đồng. Hợp đồng và bảng liệt kê phải có chữ ký của lãnh đạo phịng khách
hàng và của Ban Giám Đốc.
Hợp đồng sẽ được lập thành 4 bảng, 1 bảng giao khách hàng, 1 bảng chuyển phòng quản lý rủi ro lưu trữ, 1 bảng chuyển bộ phận giao dịch tiến hành giải ngân, bảng còn lại kèm các hồ sơ phòng khách hàng có trách nhiệm lưu trữ, bảo quản cẩn thận.
Bảng liệt kê sau khi cấp có thẩm quyền ký xong sẽ chuyển trưởng quỹ làm thủ tục tiến hành nhập kho hồ sơ Tài sản bảo đảm, trưởng quỹ sẽ cập nhật thông tin vào chương trình quản lý tài sản bảo đảm. Lưu 1 bảng liệt kê theo mã số hợp đồng,bảng còn lại chuyển trả phòng khách hàng lưu.
Bước 9: Tiến hành giải ngân. Cán bộ phòng khách hàng sẽ lập chứng
từ giải ngân, gồm 2 liên Phiếu lĩnh tiền mặt (nếu khách nhận bàng tiền mặt), 2 liên lệnh chi (nếu khách yêu cầu chuyển khoản), trình cấp có thẩm quyền ký và phê duyệt.
Cấp có thẩm quyền phê duyệt chứng từ xong chuyển bộ phận giao dịch tiến hành giải ngân.
Bước 10: Giao dịch viên tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ giải ngân, đảm bảo
phù hợp với nội dung đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt. Nhập thơng tin, số tài khoản, số CIF, ký xác nhận, chuyển màn hình thích hợp để kiểm sốt viên phê duyệt.
Kiểm soát viên kiểm tra hồ sơ, chứng từ giải ngân, đảm bảo hợp lý, hợp lệ, đối chiếu màn hình, phê duyệt, ký tên, đóng dấu, trả Giao dịch viên.
Giao dịch viên chuyển Phiếu lĩnh tiền mặt cho thủ quỹ tiến hành chi tiền cho khách, thủ quỹ kiểm tra các chữ ký, lập bảng kê, nhập thông tin, số tiền, vào sổ.
Thủ quỹ lưu bảng kê theo ngày, trả khách liên 2 Phiếu lĩnh tiền mặt, trả giao dịch viên liên 1 Phiếu lĩnh tiền mặt.
Giao dịch viên lưu liên 1 Phiếu lĩnh tiền mặt và 1 bảng hợp đồng theo ngày.
b. Lưu đồ mơ tả quy trình thu lãi
Hình 4.2: Lưu đồ quy trình thu lãi
Ghi chú:
GNT: Giấy nộp tiền PTL: Phiếu tính lãi
Giải thích lưu đồ
Bước 1: Đến hạn trả nợ khách hàng đem theo hợp đồng hoặc Giấy
chứng minh nhân dân nộp cho giao dịch viên.
Giao dịch viên tiếp nhận hồ sơ từ phía khách hàng, kiểm tra thông tin,
ngày đến hạn trả nợ ghi trong hợp đồng. Vào hệ thống vấn tin số tài
khoản, số CIF của khách hàng, tiến hành in phiếu tính lãi và giấy nộp tiền (2 liên), ký xác nhận, chuyển màn hình thích hợp để kiểm soát viên phê duyệt.
Bước 2: : Kiểm soát viên kiểm soát các yếu tố trên chứng từ do giao
dịch viên chuyển đến, đối chiếu với màn hình giao dịch, nếu chấp thuận thì phê duyệt, ký chứng từ, đóng dấu, chuyển cho giao dịch viên thực hiện tiếp.
Bước 3: Giao dịch viên chuyển giấy nộp tiền cho thủ quỹ tiến hành thu
tiền lãi từ phía khách hàng.
Thủ quỹ nhận được chứng từ, tiến hành kiểm tra các chữ ký trên chứng từ, nếu đầy đủ và hợp lệ sẽ tiến hành lập Bảng kê các loại tiền,
thu tiền. Thủ quỹ sẽ nhập thông tin khách hàng và số tiền thu vào hệ thống, cập nhật vào sổ quỹ và nhật ký quỹ hằng ngày. Đưa Bảng kê các loại tiền cho khách hàng ký và ký xác nhận và đóng dấu đã thu tiền.
Thủ quỹ giữ Bảng kê các loại tiền lưu trữ theo ngày, chuyển trả khách hàng, liên 2 Giấy nộp tiền đã duyệt.
Giao dịch viên giữ liên 1 Giấy nộp tiền cùng với phiếu tính lãi
Giải thích lưu đồ:
Bước 1: Khi đến hạn trả nợ gốc, cán bộ khách hàng có nhiệm vụ đôn
đốc thu hồi nợ, phối hợp với phịng kế tốn thu nợ. Khi khách hàng đã
hoàn thành xong nghĩa vụ trả nợ, thanh toán các khoản lãi, các khoản phí(nếu có), khách hàng báo cho phòng khách hàng biết và đề nghị giải chấp tài sản bảo đảm.
Bước 2: Phòng khách hàng lập Giấy đề nghị ngắt liên kết tài sản bảo
đảm (khi khách hàng trả hết nợ) chuyển qua phòng quản lý rủi ro xem xét.
Bước 3: Phòng quản lý rủi ro sẽ kiểm tra các thông tin trên giấy đề