QUY TRÌNH CHUYỂN TIỀN
Rủi ro Mục tiêu Thủ tục kiểm sốt
Sai số tiền phí Dữ liệu phải chính xác
Kiểm sốt dữ liệu: kiểm tra số học, kiểu dữ liệu, kiểm soát giới hạn của dữ liệu
Người nhận không nhận được tiền do không đúng số Chứng minh thư Dữ liệu đầy đủ, chính xác
Kiểm soát nhập liệu: nhập kỹ thông tin số Chứng minh, ngày cấp nơi cấp tại trường nội dung
Lỗi chuyển tiền điện tử liên ngân hàng
Dữ liệu phải chính xác
Kiểm sốt nhập liệu: khơng nhập các ký tự đặc biệt, khơng ngắt dịng tại trường nội dung Số tiền giữa các bên
thanh tốn khơng bằng nhau
Dữ liệu đầy đủ, chính xác
Kiểm sốt nhập liệu: đối chiếu số dư, số tổng kiểm soát, đối chiếu từng giao dịch.
Thất lạc lệnh chuyển tiền
Dữ liệu đầy đủ Kiểm soát nguồn dữ liệu: đánh dấu các chứng từ đã chuyển tiếp rồi, phối hợp với ngân
Lệnh chuyển tiền bị sai lệch thông tin, hoặc bị thiếu
Dữ liệu đầy đủ, chính xác
Tách biệt chức năng hạch tốn với chức năng xét duyệt. Hiển thị cảnh báo không thể phê duyệt và chuyển đi
Hệ thống bị sự cố lỗi kỹ thuật
Hệ thống thông suốt, khơng bị ách tắt
Kiểm sốt chung: trang bị hệ thống kỹ thuật, truyền thơng dự phịng.
4.3. CHU TRÌNH CHI PHÍ
4.3.1. Các nghiệp vụ trong chu trình chi phí
Chu trình chi phí là một chuỗi những sự kiện kinh tế và quy trình xử lý dữ liệu lặp đi lặp lại có liên quan đến việc tạo ra những khoản chi phí trong hoạt động hàng ngày tại đơn vị.
Hoạt động của ngân hàng là đi vay và cho vay, trong đó đi vay là một trong những hoạt động tạo ra chi phí lớn cho đơn vị vì ngân hàng phải chi trả lãi cho những khoản vay đó. Vì thế trong phần chu trình chi phí này tơi xin nói quy trình giao dịch tiền gởi. Quy trình tiền gởi có 3 quy trình chủ yếu gồm:- Quy trình mở tài khoản
- Quy trình chi trả lãi tiền gởi tiết kiệm có kỳ hạn - Quy trình đóng tài khoản
4.3.2. Tổ chức kiểm soát, xử lý nghiệp vụ
Trong giao dịch tiền gởi tại Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam – Chi nhánh An Giang, gồm có các loại tiền gởi sau:
Tiền gởi thanh toán: thường áp dụng cho các tổ chức kinh tế có số tiền tạm thời nhàn rỗi chưa có nhu cầu sử dụng ngay, khi đó tổ chức có thể gởi tiền vào ngân hàng và có thể rút ra bất cứ lúc nào mà không cần phải báo
trước.
Tiền gởi tiết kiệm có kỳ hạn: Là khoản tiền của cá nhân được gởi vào tài khoản tiền gởi tiết kiệm có kỳ hạn, được xác nhận trên thẻ tiết kiệm
được hưởng lãi theo qui định của tổ chức nhận tiền gởi tiết kiệm và được
Ghi chú:
TTG: Thẻ tiền gởi CMT: Chứng minh thư
BKCLT: Bảng kê các loại tiền
Giải thích lưu đồ:
Bước 1: Khách hàng đem hồ sơ đến ngân hàng giao dịch, gồm có:
Đối với cá nhân: Giấy đề nghị mở tài khoản, Giấy chứng minh thư
hoặc hộ chiếu.
Đối với tổ chức: Giấy đề nghị mở tài khoản, Quyết định thành lập đơn
vị, Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, Quyết định bổ nhiệm chủ tài khoản, Quyết định bổ nhiệm kế toán trưởng.
Bước 2: Giao dịch viên tiếp nhận bộ hồ sơ của khách hàng kiểm tra
tính hợp lệ, hợp pháp của bộ hồ sơ, nếu chấp thuận sẽ vào hệ thống tạo số tài khoản cho khách hàng, ký tên trên Giấy đề nghị, photo các giấy tờ có
liên quan để lưu hồ sơ, chuyển hồ sơ xin mở tài khoản vào màn hình cho
kiểm sốt viên phê duyệt.
Bước 3: Kiểm soát viên sẽ kiểm soát bộ hồ sơ do kế tốn chuyển đến,
đối chiếu màn hình giao dịch, nếu chấp thuận thì phê duyệt, ký tên, đóng
dấu, chuyển trả hồ sơ cho kế tốn thực hiện tiếp.
Bước 4: Kế toán sẽ in số tài khoản lên thẻ tiền gởi, in 2 liên Phiếu nộp
tiền(Phiếu nộp tiền này là số tiền tối thiểu để duy trì tài khoản), thơng báo số tài khoản cho khách,yêu cầu khách dằn tiền vào tài khoản, đưa qua cho thủ quỹ.
Bước 5: Thủ quỹ tiếp nhận 2 liên Phiếu nộp tiền từ khách hàng, kiểm
tra số tiền ghi trên phiếu, thu tiền, lập Bảng kê các loại tiền, nhập thông tin khách hàng, số tiền , vào sổ. Thủ quỹ giữ lại Bảng kê, lưu theo ngày, đưa 2 liên phiếu nộp tiền trả giao dịch viên.
Bước 6: Giao dịch viên trả khách 1, liên 2 Phiếu nộp tiền, Thẻ tiền gởi
và các giấy tờ có liên quan
Bước 7: Giao dịch viên giao cho nhân viên quét mẫu chữ ký để thực
hiện quét mẫu chữ ký, con dấu. Quét xong trả lại cho giao dịch viên, giao dịch viên lưu 1 liên Giấy đề nghị, liên 1 Phiếu nộp tiền, các bản photo, lưu trữ theo ngày.
Ghi chú: TTG: Thẻ tiền gởi
CMT: Chứng minh nhân dân CKM: Chữ ký mẫu
PC: Phiếu chi
TTKH: Thông tin khách hàng
Giải thích lưu đồ:
Bước 1: Tới kỳ lãnh lãi ghi trên Thẻ tiền gởi, khách hàng đem Thẻ tiền
gởi và chứng minh thư đến ngân hàng giao dịch.
Bước 2: Giao dịch viên tiếp nhận bộ hồ sơ của khách hàng, kiểm tra
tính hợp lệ, hợp pháp của bộ hồ sơ, nếu chấp thuận vào hệ thống vấn tin số tài khoản, đối chiếu chữ ký mẫu với chữ ký mẫu đã được lưu giữ trên hệ thống, in giao dịch cập nhật lãi lên Thẻ tiền gởi, in Phiếu chi, ký xác nhận, chuyển chứng từ và màn hình thích hợp cho kiểm sốt viên kiểm sốt và phê duyệt.
Bước 3: Kiểm soát viên kiểm soát các yếu tố trên chứng từ do giao
dịch viên chuyển đến, đối chiếu với màn hình giao dịch, nếu chấp thuận thì phê duyệt, ký chứng từ, đóng dấu, chuyển cho giao dịch viên thực hiện tiếp.
Bước 4: Giao dịch viên chuyển bộ sơ cho thủ quỹ tiến hành chi tiền.
Thủ quỹ nhận được chứng từ, tiến hành kiểm tra các chữ ký trên chứng từ, nếu đầy đủ và hợp lệ sẽ tiến hành lập Bảng kê các loại tiền, chuẩn bị tiền để chi tiền cho khách hàng. Thủ quỹ sẽ nhập thông tin khách hàng và số tiền chi ra vào hệ thống, để cập nhật vào sổ quỹ và nhật ký quỹ hằng ngày. Đưa Bảng kê các loại tiền cho khách hàng ký và ký xác nhận
và đóng dấu đã chi tiền.
Thủ quỹ giữ Bảng kê các loại tiền lưu trữ theo ngày.
Chuyển trả khách hàng liên 2 Phiếu chi đã duyệt, Chứng minh
thư, và Thẻ tiền gởi.
Liên 1 Phiếu chi đã duyệt cho giao dịch viên lưu trữ theo quy
Ghi chú: TTG: Thẻ tiền gởi
CMT: Chứng minh nhân dân CKM: Chữ ký mẫu
PC: Phiếu chi
TTKH: Thông tin khách hàng GD: Giao dịch
ĐD: Đóng dấu, Đã duyệt
Hình 4.10: Lưu đồ quy trình tất tốn tài khoản 4.3.2.3. Quy trình đóng tài khoản 4.3.2.3. Quy trình đóng tài khoản
Giải thích lưu đồ:
Bước 1: Khi khách hàng muốn rút toàn bộ số tiền đã gởi, khách hàng
đến ngân hàng làm thủ tục tất toán tài khoản, đem theo Thẻ tiền gởi và Chứng minh thư.
Bước 2: Giao dịch viên tiếp nhận bộ hồ sơ gồm: Thẻ tiền gởi, Chứng
minh thư còn hiệu lực. Kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của bộ hồ sơ, nếu
chấp thuận vào hệ thống vấn tin số tài khoản, đối chiếu chữ ký với chữ ký mẫu đã được lưu giữ trên hệ thống INCAS. Nếu khớp đúng các yếu tố,
giao dịch viên in giao dịch tất toán lên Thẻ tiền gởi, in Phiếu chi làm 2 liên. Chuyển chứng từ và màn hình thích hợp để kiểm soát viên kiểm soát và phê duyệt.
Bước 3: Kiểm soát viên kiểm soát các yếu tố trên chứng từ do giao
dịch viên chuyển đến, đối chiếu với màn hình giao dịch, nếu chấp thuận thì phê duyệt, ký chứng từ, đóng dấu, chuyển cho giao dịch viên thực hiện tiếp.
Bước 4: Giao dịch viên chuyển bộ sơ cho thủ quỹ tiến hành chi tiền .
Thủ quỹ nhận được chứng từ, tiến hành kiểm tra các chữ ký trên chứng từ, nếu đầy đủ và hợp lệ sẽ tiến hành lập Bảng kê các loại tiền, chuẩn bị tiền để chi tiền. Thủ quỹ sẽ nhập thông tin khách hàng và số tiền chi ra vào hệ thống, để cập nhật vào sổ quỹ và nhật ký quỹ hằng ngày. Đưa Bảng kê các loại tiền cho khách hàng ký và ký xác nhận và đóng dấu đã chi tiền.
Thủ quỹ giữ Bảng kê các loại tiền lưu trữ theo ngày.
Chuyển trả khách hàng liên 2 PC đã duyệt và chứng minh thư.
Bước 5: Thủ quỹ trả cho kế toán liên 1 Phiếu chi đã duyệt và Thẻ tiền
gởi, giao dịch viên tiến hành đóng dấu “Đã tất toán” lên Thẻ tiền gởi và
lưu trữ các chứng từ theo quy định.
Nhận xét quy trình
- Quy trình được thiết kế rõ ràng, quy định công việc của mỗi bộ phận
- Mọi giao dịch phát sinh đều được một kiểm sốt kiểm tra lại và phê duyệt.
- Có sự tách biệt giữa người làm giấy tờ với người thu, chi tiền, đảm bảo không vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm.
- Hệ thống được thiết kế vận hành tốt, giao diện đẹp, các giao dịch viên
đều được huấn luyện trước khi thực hiện vận hành hệ thống.
- Có gởi phiếu xác nhận số dư tiền gởi cho khách hàng để tiện việc theo dõi.
- Chứng từ kế toán đều được lưu trữ bảo quản cẩn thận, cuối ngày các giao dịch viên đều chấm, kiểm tra lại chứng từ phát sinh trong ngày, sau
đó đưa bộ phận hậu kiểm rà soát lại.
- Hồ sơ tài khoản tiền gởi được lưu trữ theo chế độ tài liệu quan trọng ,
được sắp xếp khoa học lưu giữ trong tủ có khóa, chìa khóa tủ được phân
cơng cho cán bộ phịng kế tốn lưu giữ và quản lý.
Tổ chức hệ thống chứng từ sử dụng trong chu trình chi chí BẢNG 4.8 : HỆ THỐNG CHỨNG TỪ SỬ DỤNG TRONG
CHU TRÌNH CHI PHÍ
Chứng từ Nội dung Đối tượng lập
Đối tượng sử dụng Giấy đề nghị mở tài khoản Đề nghị ngân hàng mở tài khoản Khách hàng Phịng kế tốn Thẻ tiền gởi Chứng nhận khoản tiền gởi của khách hàng
Phịng kế tốn Khách hàng
Giấy nộp tiền Nộp tiền vào tài
Bảng kê các loại tiền
Chi tiết các loại
mệnh giá, số tờ Thủ quỹ Phịng kế tốn, phòng tiền tệ kho quỹ Phiếu chi Số tiền mặt chi ra từ tài khoản nội bộ của ngân
hàng
Phịng kế tốn Khách hàng, phịng kế tốn
4.3.3. Nhận dạng rủi ro trong chu trình chi phí 4.3.3.1. Hoạt động kiểm soát trong tổ chức 4.3.3.1. Hoạt động kiểm soát trong tổ chức
BẢNG 4.9 : THỦ TỤC KIỂM SỐT HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC TRONG CHU TRÌNH CHI PHÍ TRONG CHU TRÌNH CHI PHÍ
Rủi ro Ảnh hưởng Thủ tục kiểm sốt
Thơng tin về tài khoản của khách hàng bị lợi dụng, cung cấp sai mục
đích
Mất uy tín ngân hàng, gây những thiệt hại cho chủ tài khoản
Chỉ được cung cấp cho chính chủ tài khoản theo yêu cầu, thỏa thuận giữa khách hàng với ngân hàng hoặc theo yêu cầu của cơ
quan Nhà nước có
thẩm quyền. Số dư trên tài khoản
tiền gởi khơng đủ duy trì
Khơng đảm bảo cho
việc thực hiện các lệnh thanh tốn theo u cầu
Thơng báo định kỳ cho khách hàng biết số dư trên tài khoản tiền gởi
Phiếu xác nhận số dư không gởi đúng địa chỉ
Gây khó khăn cho
ngân hàng trong việc xác nhận số dư để lập báo cáo vào thời điểm
Mỗi giao dịch viên có trách nhiệm quản lý, liên hệ với khách hàng của mình.
Các chứng từ không
đầy đủ chữ ký
Chứng từ khơng hợp lệ, khơng có giá trị
Tách biệt chức năng phê duyệt với người lập sổ, bộ phận hậu kiểm phải kiểm soát
độc lập lại.
4.3.3.2. Hoạt động kiểm sốt trong điều kiện tin học hóa:
BẢNG 4.10: KIỂM SỐT HỆ THỐNH THƠNG TIN TRONG CHU TRÌNH CHI PHÍ
Rủi ro Mục tiêu kiểm soát Thủ tục kiểm soát Mã số hồ sơ thông tin khách hàng không đầy đủ các thông tin Dữ liệu đầy đủ, chính xác
Kiểm soát nhập liệu: Hiển thị thông báo khi không nhập đầy đủ các yêu cầu
Mẫu chữ ký, con dấu không khớp
Dữ liệu chính xác
Kiểm sốt nguồn dữ liệu: Khi giao dịch phải thực hiện bước đối chiếu mẫu chữ ký, con dấu đã đăng ký trên
hệ thống, hoặc nếu có thay đổi phải làm giấy đề nghi thay đổi.
Khách hàng có 2 số CIF
Dữ liệu hợp lý, không trùng lắp
Kiểm sốt nguồn dữ liệu: Mỗi KH có duy nhất một số CIF, hệ thống báo lỗi nếu nhập sai số CIF hoặc tên khách hàng
GDV hạch toán sai tài khoản
Dữ liệu hợp lý, chính xác
Kiểm sốt nhập liệu: kiểm tra tính có thực, tự động xuất hiện tên khách hàng khi nhập số tài khoản, kiểm tra
GDV hạch toán sai số tiền
Dữ liệu phải
chính xác
Kiểm sốt nhập liệu, kiểm tra số học,
đối chiếu với thủ quỹ, khi nhập số tiền
bằng số tự động hiện ra số tiền bằng chữ
GDV quên in giao dich lên thẻ tiền gởi
Dữ liệu đầy đủ, hợp lý
Kiểm tra độc lập: Kiểm soát viên kiểm tra các yếu tố trước khi đóng dấu GDV xác định nhầm ngày đến hạn khi tất toán tài khoản Dữ liệu chính xác
Kiểm sốt nguồn dữ liệu: kiểm tra tính hợp lý, hệ thống tự động tính lãi
khi đến hạn, hiển thị số tiền phải trả
cho khách hàng tính theo ngày
GDV lựa chọn sai loại tiền tệ khi tất toán
Dữ liệu chính xác, hợp lý
Kiểm sốt nguồn dữ liệu, hiển thị thông báo nhập loại tiền tệ, kiểm tra
độc lập.
Thông tin trên hệ thống bị truy cập trái phép
An toàn dữ liệu, bảo mật thông tin
Kiểm soát chung: Phân quyền truy cập vào hệ thống, giới hạn sử dụng dữ liệu
Người ngoài xâm
nhập vào mạng máy tính nội bộ
An tồn dữ liệu, bảo mật thơng tin
Kiểm sốt chung: Kiểm sốt truy cập hệ thống, phải đăng nhập chính xác
tên người dùng, mật khẩu, báo động
4.4. CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN VÀ SỰ KIỂM SOÁT CỦA NHÀ QUẢN TRỊ TRONG KẾ TOÁN VÀ SỰ KIỂM SOÁT CỦA NHÀ QUẢN TRỊ TRONG HOẠT ĐỘNG HẰNG NGÀY
Để thơng tin kế tốn trong ngân hàng đạt được những tính chất:
Là thơng tin kế tốn tài chính Là thông tin hiện thực, đã xảy ra
Là thơng tin có độ tin cậy vì mọi số liệu kế tốn đều phải có chứng
từ hợp lý, hợp lệ
Là thơng tin có giá trị pháp lý
Thì phải do hệ thống thơng tin kế toán xử lý và cung cấp. Vậy để hệ thống thơng tin kế tốn đạt hiệu quả thì địi hỏi nguồn nhân lực, các phương tiện, trang thiết bị sử dụng, phương pháp kế toán đang áp dụng
phải được tổ chức một cách khoa học và hợp lý. Tuy nhiên quá trình vận hành hệ thống thơng tin kế tốn trong đơn vị đặc biệt đơn vị lại hoạt động trong ngành ngân hàng lại tiềm ẩn nhiều rủi ro làm ảnh hưởng đến tính chính xác và độ tin cậy của thông tin kế toán tạo ra, làm cho thông tin không được cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác, trung thực và khách
quan. Vậy đâu là những nguyên nhân ảnh hưởng đến hệ thống như thế? Thứ nhất, áp lực công việc quá nhiều, thời gian làm việc nhiều, xử lý khối lượng công việc quá tải làm cho các nhân viên dễ xảy ra sai sót là
điều khơng thể tránh khỏi, từ những sai sót nhỏ do thiếu cẩn thận, quên
kiểm tra chứng từ, thiếu chứng từ, gởi nhầm liên, sai số tiền đến những sai sót do non yếu về kiến thức trong quá trình thu thập, xử lý và cập nhật
thông tin đặc biệt là đối với nhân viên mới vào làm chưa nắm rõ quy trình. Đó là những sai sót có thể khắc phục nhưng đến khi quá nhiều sẽ để xảy ra
gian lận. Gian lận là hành vi cố ý làm sai lệch thông tin để chiếm đoạt tài