. Ở Singapore, cơng ty có Ban Giám đốc, từng Giám đốc (như Giám đốc điều hành –
2.4.Đăng ký, thay đổi, chấm dứt ngƣời đại diện theo pháp luật
2.4.1. Thực trạng quy định pháp luật về đăng ký, thay đổi, chấm dứt người đại diện theo pháp luật
Theo quy định tại khoản 9, Điều 24 LDN 2014 thì “họ, tên, chữ ký, địa chỉ thường trú, quốc tịch, số Thẻ căn cước công dân, Giấy chứng minh nhân dân, Hộ
chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác của NĐDTPL của doanh nghiệp đối với công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty cổ phần” là nội dung trên giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp”. Như vậy, NĐDTPL của công ty được đăng ký cùng lúc với thời điểm đăng ký thành lập công ty.
Về thủ tục đăng ký, người thành lập doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền gửi hồ sơ đăng ký doanh nghiệp theo quy định tại Luật này cho Cơ quan đăng ký kinh doanh.75 Sau khi hồ sơ hợp lệ theo quy định, Cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, trong đó nội dung “Họ, tên, địa chỉ thường trú, quốc tịch, số Thẻ căn cước công dân, Giấy chứng minh nhân dân, Hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp đối với công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty cổ phần”.76
Một điểm đáng lưu ý là tư cách NĐDTPL của công ty chỉ phát sinh khi nào cơng ty chính thức được thành lập về mặt pháp lý. Thời điểm xác định công ty được thành lập là thời điểm công ty được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Tuy nhiên, các loại giấy tờ trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp đính kèm theo Thơng tư 02/2019/TT-BKHĐT thì phần ký tên đều được ghi nhận là “người đại diện theo pháp luật của công ty”. Như vậy, trước thời điểm công ty được thành lập, “người đại diện theo pháp luật của công ty” là người được người thành lập doanh nghiệp lựa chọn và đăng ký đại diện theo pháp luật. Tư cách NĐDTPL của công ty lúc này chưa phát sinh về mặt pháp lý bởi công ty chưa hình thành. Và đương nhiên, “người đại diện theo pháp luật của cơng ty” khơng có quyền hạn, trách nhiệm pháp lý theo quy định pháp luật của một “người đại diện theo pháp luật của công ty” khi cơng ty được thành lập.
Trong q trình hoạt động, cơng ty có thể thực hiện thay đổi NĐDTPL. Vì nội dung thông tin NĐDTPL của công ty là nội dung ghi nhận trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp nên việc thay đổi NĐDTPL được xác định là việc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp theo quy định tại Điều 31 LDN 2014. Theo quy định pháp luật hiện hành, thủ tục thay đổi NĐDTPL của công ty cụ thể như sau:
Thứ nhất, đối với công ty hợp danh, thủ tục thay đổi NĐDTPL chính là thủ
tục thay đổi thành viên hợp danh. Theo đó, “trường hợp chấm dứt tư cách thành
75
Khoản 1, Điều 27, LDN 2014 76
viên hợp danh, tiếp nhận thành viên hợp danh mới theo quy định tại Điều 180, Điều 181 Luật Doanh nghiệp, công ty hợp danh gửi Thơng báo đến Phịng Đăng ký kinh doanh nơi cơng ty đã đăng ký. Nội dung Thông báo gồm:
1. Tên, mã số doanh nghiệp, mã số thuế hoặc số Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (trường hợp doanh nghiệp chưa có mã số doanh nghiệp, mã số thuế);
2. Họ, tên, số Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác quy định tại Điều 10 Nghị định này, địa chỉ thường trú của thành viên hợp danh mới, của thành viên bị chấm dứt tư cách thành viên hợp danh;
3. Chữ ký của tất cả thành viên hợp danh hoặc thành viên hợp danh được ủy quyền, trừ thành viên bị chấm dứt tư cách thành viên hợp danh;
4. Những nội dung được sửa đổi trong Điều lệ công ty.
Kèm theo Thơng báo phải có bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân quy định tại: Điều 10 Nghị định này của thành viên hợp danh mới.
Khi nhận Thơng báo, Phịng Đăng ký kinh doanh trao Giấy biên nhận, kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cho doanh nghiệp”.77
Như vậy, khi thay đổi thành viên hợp danh, CTHD chỉ cần thực hiện thủ tục thơng báo đến Phịng đăng ký kinh doanh kèm bộ hồ sơ hợp lệ. Kết quả thủ tục nêu trên là Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới ghi nhận thông tin thành viên hợp danh của công ty sau khi thay đổi.
Thứ hai, đối với công ty TNHH MTV, Chủ sở hữu công ty ký quyết định
thay đổi NĐDTPL của công ty và ký thơng báo thay đổi NĐDTPL. Sau đó, cơng ty chuẩn bị hồ sơ bao gồm: thông báo thay đổi NĐDTPL; Quyết định thay đổi NĐDTPL; Bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân của người bổ sung, thay thế làm đại diện theo pháp luật của cơng ty. Sau đó, cơng ty nộp bộ hồ sơ nêu trên tại Phòng Đăng ký kinh doanh. Phòng Đăng ký kinh doanh trao Giấy biên nhận, kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cho doanh nghiệp.
Thứ ba, đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên, Hội đồng thành viên
họp và quyết định về việc thay đổi NĐDTPL của công ty. Chủ tịch Hội đồng thành
77
viên ký thông báo thay đổi NĐDTPL của công ty. Trường hợp Chủ tịch Hội đồng thành viên là NĐDTPL thì người ký thơng báo là Chủ tịch Hội đồng thành viên mới được Hội đồng thành viên bầu. Sau đó cơng ty chuẩn bị hồ sơ bao gồm: thông báo thay đổi NĐDTPL; Quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp của Hội đồng thành viên; Bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân của người bổ sung, thay thế làm đại diện theo pháp luật của cơng ty. Sau đó, cơng ty nộp bộ hồ sơ nêu trên tại Phòng Đăng ký kinh doanh. Phòng Đăng ký kinh doanh trao Giấy biên nhận, kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cho doanh nghiệp.
Thứ tư, đối với CTCP, Đại hội đồng cổ đơng hoặc Hội đồng quản trị có thẩm
quyền quyết định thay đổi NĐDTPL. Đại hội đồng cổ đông quyết định thay đổi NĐDTPL trong trường hợp việc thay đổi NĐDTPL làm thay đổi nội dung Điều lệ công ty. Hội đồng quản trị quyết định thay đổi NĐDTPL không làm thay đổi nội dung của Điều lệ cơng ty ngồi nội dung họ, tên, chữ ký của NĐDTPL của công ty quy định tại Điều 25 LDN 2014. Chủ tịch Hội đồng quản trị ký ban hành thông báo thay đổi NĐDTPL. Trường hợp Chủ tịch Hội đồng quản trị là NĐDTPL thì người ký thơng báo là Chủ tịch Hội đồng quản trị mới được Hội đồng quản trị bầu. Công ty chuẩn bị hồ sơ bao gồm: Thông báo thay đổi NĐDTPL; Bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân của người bổ sung, thay thế làm đại diện theo pháp luật của công ty; Quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần về việc thay đổi NĐDTPL trong trường hợp việc thay đổi NĐDTPL làm thay đổi nội dung Điều lệ công ty; Hoặc Quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần trong trường hợp việc thay đổi NĐDTPL không làm thay đổi nội dung của Điều lệ cơng ty ngồi nội dung họ, tên, chữ ký của NĐDTPL của công ty quy định tại Điều 25 Luật Doanh nghiệp. Sau đó, cơng ty nộp bộ hồ sơ nêu trên tại Phòng Đăng ký kinh doanh. Phòng Đăng ký kinh doanh trao Giấy biên nhận, kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cho doanh nghiệp.
Pháp luật cũng dự trù trường hợp Chủ tịch Hội đồng thành viên, Chủ tịch công ty hoặc Chủ tịch Hội đồng quản trị của công ty bỏ trốn khỏi nơi cư trú, bị tạm giam, bị bệnh tâm thần hoặc các bệnh khác mà không thể nhận thức, làm chủ được bản thân hoặc từ chối ký tên vào thông báo của công ty. Theo khoản 2, Điều 43, Nghị định 78/2015/NĐ-CP, trường hợp Chủ tịch Hội đồng thành viên, Chủ tịch
công ty hoặc Chủ tịch Hội đồng quản trị của công ty bỏ trốn khỏi nơi cư trú, bị tạm giam, bị bệnh tâm thần hoặc các bệnh khác mà không thể nhận thức, làm chủ được bản thân hoặc từ chối ký tên vào thơng báo của cơng ty thì phải có họ, tên và chữ ký của các thành viên Hội đồng thành viên, chủ sở hữu công ty hoặc các thành viên Hội đồng quản trị đã tham dự và biểu quyết nhất trí về việc thay đổi NĐDTPL của công ty. Đây là một sự dự trù cần thiết của quy định pháp luật. Đặc biệt là trường hợp người đại diện pháp luật cũ đồng thời là người có thẩm quyền ký thơng báo thay đổi NĐDTPL không muốn ký thông báo. Với quy định hiện hành, pháp luật đã tăng tính khả thi của việc thay đổi NĐDTPL, tránh trường hợp NĐDTPL cũ cố tính khơng muốn thực hiện thủ tục thay đổi NĐDTPL.
Hiện tại, pháp luật không quy định cụ thể về trường hợp chấm dứt NĐDTPL của công ty. Tuy nhiên, từ các quy định có liên quan, có thể nhận định rằng NĐDTPL của công ty chấm dứt trong các trường hợp sau đây:
(i) NĐDTPL bị thay thế bằng NĐDTPL khác. Quy trình và thủ tục giống với trường hợp cơng ty thay đổi NĐDTPL.
(ii) NĐDTPL của công ty chấm dứt trong các trường hợp công ty chấm dứt tồn tại. NĐDTPL của công ty thay mặt công ty thực hiện các quyền và nghĩa vụ của công ty trong phạm vi đại diện. Do đó, nếu cơng ty chấm dứt tồn tại, đồng nghĩa với việc khơng có chủ thể để người đại diện nhân danh nên quan hệ đại diện bị chấm dứt. Theo quy định pháp luật, pháp nhân chấm dứt tồn tại trong các trường hợp sau đây: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Công ty bị hợp nhất, sáp nhập, chia, chuyển đổi hình thức. Về bản chất, trong các hình thức nêu trên cơng ty vẫn tồn tại về mặt thực tế. Tuy nhiên về pháp lý, công ty không tồn tại. Quyền và nghĩa vụ của công ty được chuyển vào cơng ty mới (hình thành sau khi hợp nhất, sáp nhập, chia, chuyển đổi hình thức cơng ty).
Công ty giải thể. Giải thể là trường hợp công ty chấm dứt tồn tại cả về mặt pháp lý và thực tế.
Công ty bị phá sản theo quy định của pháp luật phá sản. Phá sản cũng là trường hợp chấm dứt tồn tại cả về mặt pháp lý và thực tế. Tuy nhiên, phá sản khác biệt cơ bản với giải thể về điều kiện, thủ tục, thẩm quyền và hậu quả pháp lý..
(iii) NĐDTPL của công ty khơng cịn đủ các tiêu chuẩn để làm NĐDTPL. Xét đến cùng thì đây cũng là trường hợp thay đổi NĐDTPL nhưng là trường hợp
đặc biệt. NĐDTPL của công ty phải đáp ứng nhiều điều kiện về năng lực hành vi dân sự, về nơi cư trú, ... Nếu NĐDTPL khơng cịn đáp ứng các điều kiện theo quy định pháp luật thì cơng ty phải thực hiện thủ tục chấm dứt người đại diện pháp luật hiện tại để thay bằng NĐDTPL khác.
(iv) NĐDTPL của cơng ty bị chết, mất tích. Đây cũng là một trường hợp đặc biệt dẫn đến sự thay đổi NĐDTPL.
Cả trong bốn trường hợp nêu trên, nếu xét về bản chất thì chỉ có trường hợp cơng ty chấm dứt hoạt động là trường hợp NĐDTPL chấm dứt. Bởi lẽ các trường hợp còn lại là các trường hợp đặc biệt khi công ty thay đổi NĐDTPL. Nghĩa là cơng ty vẫn có NĐDTPL. Chỉ riêng trường hợp cơng ty chấm dứt hoạt động thì tư cách pháp lý của NĐDTPL của cơng ty mới thực sự chấm dứt. Khơng cịn cơng ty thì khơng cịn NĐDTPL.
Về nguyên tắc, một người khi khơng cịn là NĐDTPL của cơng ty thì khơng cịn quyền và nghĩa vụ của NĐDTPL của công ty. Tuy nhiên, NĐDTPL của doanh nghiệp chịu trách nhiệm cá nhân đối với những thiệt hại cho doanh nghiệp do vi phạm nghĩa vụ quy định tại khoản 1 Điều 14 LDN 2014.78
Do đó, mặc dù khơng cịn là NĐDTPL của cơng ty nhưng trong q trình làm NĐDTPL có sự vi phạm nghĩa vụ quy định tại khoản 1, Điều 14 LDN 2014 thì người đó vẫn phải chịu trách nhiệm cá nhân. Quy định như trên tạo cơ chế đảm bảo NĐDTPL của công ty tuân thủ những nghĩa vụ của NĐDTPL.
Thực tiễn cũng đặt ra nhiều vấn đề pháp lý về việc thay đổi NĐDTPL của công ty.
Vấn đề thứ nhất đặt ra là nếu NĐDTPL của công ty được công ty thuê bằng một hợp đồng lao động thì khi có sự khác nhau về thời gian giữa hợp đồng lao động với nhiệm kỳ được bổ nhiệm sẽ được giải quyết như thế nào. Thực tiễn cho thấy, rất nhiều Giám đốc/Tổng giám đốc là người lao động làm thuê của cơng ty. Người có thẩm quyền bổ nhiệm người lao động của công ty giữ chức vụ quản lý công ty đồng thời là NĐDTPL của công ty. Tuy nhiên, nhiều trường hợp nhiệm kỳ giữ chức vụ Giám đốc/Tổng giám đốc dài hơn so với thời hạn hợp đồng thì khi hết thời hạn hợp đồng lao động thì xử lý như thế nào. Hoặc có trường hợp Giám đốc/Tổng giám đốc không được bổ nhiệm bằng quyết định mà được xác lập luôn bằng hợp đồng lao
78
động lao động. Lúc này, nếu hợp đồng lao động hết thời hạn trong khi nhiệm kì của Giám đốc/Tổng giám đốc vẫn cịn thì áp dụng theo hợp đồng lao động hay áp dụng thời hạn nhiệm kì.
Vấn đề thứ hai, theo quy định của LDN 2014, NĐDTPL của cơng ty có thể xin miễn nhiệm. Tuy nhiên, LDN 2014 cũng quy định việc miễn nhiệm, bãi nhiệm NĐDTPL của công ty thuộc thẩm quyền của Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị,... Tỷ lệ biểu quyết thông qua quyết định miễn nhiệm, bãi nhiệm NĐDTPL là tỷ lệ cao. Cụ thể, đối với cơng ty TNHH là ít nhất 75% tổng số vốn góp của các thành viên dự họp tán thành. Trong trường hợp bình thường, cơ quan hoặc người có thẩm quyền trong công ty xem xét ra quyết định miễn nhiệm NĐDTPL của công ty song song với việc bổ nhiệm NĐDTPL mới. Vấn đề đặt ra là trường hợp cơ quan hoặc người có thẩm quyền trong công ty không muốn thay đổi NĐDTPL trong khi NĐDTPL của cơng ty nhất quyết xin nghỉ thì xử lý như thế nào. Theo quy định của LDN, việc thay đổi NĐDTPL của công ty là việc nội bộ của cơng ty đó và thẩm quyền được trao cho cá nhân hoặc cơ quan có thẩm quyền trong cơng ty. NĐDTPL của công ty không thể tự ý thay đổi kể cả có tự nguyện hay khơng. Điều này có thể thấy rõ trong hồ sơ thay đổi NĐDTPL khi yêu cầu bắt buộc phải có biên bản họp của cơ quan hoặc quyết định của cá nhân có thẩm quyền về việc thay đổi NĐDTPL của công ty. Với quy định như trên đã tạo ra khó khăn cho NĐDTPL của cơng ty khi có mong muốn thơi làm NĐDTPL, nhất là khi có lý do chính đáng.
Thực tế, có nhiều trường hợp NĐDTPL của cơng ty đã nộp đơn khởi kiện ra Tòa án để yêu cầu được thôi là NĐDTPL của cơng ty. Ví dụ như trong tháng 02/2020, TAND quận Thủ Đức, Thành phố Hồ Chí Minh vừa xét xử sơ thẩm vụ án lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động giữa ông B.M.H và CTCP xây dựng cơng trình có trụ sở đặt tại quận Thủ Đức. Điều đặc biệt, ông B.M.H cũng chính là NĐDTPL của doanh nghiệp này.
Theo đơn khởi kiện, ông B.M.H vào làm việc tại công ty từ tháng 3/2015 nhưng khơng có hợp đồng lao động. Cơng việc phải làm là quản lý với mức lương 8 triệu đồng/tháng. Từ tháng 4/2016, cơng ty bố trí cho ơng làm giám đốc, đồng thời là NĐDTPL (ơng có góp cổ phần trong cơng ty). Tháng 7/2016, ơng H. có đơn xin nghỉ việc và miễn nhiệm chức vụ giám đốc kiêm NĐDTPL của công ty, nhưng không được chấp nhận. Do đó, ơng H. đã nộp đơn khởi kiện đề nghị tịa buộc cơng