Ghi chú: Quan hệ trực tiếp
Quan hệ chức năng Quan hệ đối chiếu
2.1.3.2 Chức năng từng bộ phận
- Đại hội cổ đông: Là người nắm giữ cổ phiếu của công ty được tham gia biểu
quyết, chất vấn mọi hoạt động của công ty. Là bộ phận quyết định cao nhất trong cơng ty.
- Hội đồng quản trị: cơ quan quảnlý, có tồn quyền nhân danh công ty để quyết
định, thực hiện các quyền và nghĩa vụ của công ty không thuộc thẩm quyền của đại hội
cổ đông.
- Giám đốc: là người điều hành hoạt động kinh doanh theo chiến lược của chủ
tịch hội đồng quản trị vạch ra, đại diện pháp nhân của công ty, là người chịu trách nhiệm về hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty và trước pháp luật của Nhà nước.
- Bộ phận kế tốn: Căn cứ thơng tin hợp đồng đã ký, kế toán ra phiếu xuất kho chuyển bộ phận in để in ấn.
- Bộ phận kinh doanh:là bộ phận tiếp cận khách hàng và ký hợp đồng.
- Bộ phận thiết kế: thông tin sản phẩm do bộ phận kinh doanh và khách hàng cung cấp, bộ phận thiết kế tiến hành thiết kế mẫu, khách hàng ký duyệt mẫu và xuất phim.
- Bộ phận in: dựa vào mẫu do bộ phận thiết kếcung cấp bộ phận in tiến hành in. - Bộ phận thành phẩm: kiểm tra, cắt xén, đóng gói thành phẩm.
2.1.4 Tổ chức bộ máy kế toán và chế độ kế tốn áp dụng tại cơng ty 2.1.4.1 Tổ chức bộ máy kế Kế toán trưởng toán
Sơ đồ 7: Tổ chức bộ máy kế tốn tại cơng ty
Chú thích: Quan hệ trực tuyến
Quan hệ chức năng
❖Kế tốn trưởng: Có quyền hạn, trách nhiệm và nhiệm vụ cao nhất trong việc
xây dựng, tổ chức, quản lý toàn bộ hệ thống bộ máy kế toán –kiểm tra, giám sát việc thực hiện các cơng việc liên quan đến kế tốn trong công ty.
- Chịu trách nhiệm hướng dẫn và giám sát việc thực hiện cơng việc của các kế tốn viên, thực hiện các công việc bao gồm các nhiệm vụ của các chức danh để ghi sổ sách, làm các báo cáo tổng hợp cuối kỳ, chịu trách nhiệm về tính chính xác của báo
cáo đó.
❖ Kế toán tổng hợp: Là người tổng hợp các số liệu về kế tốn tài chính hàng tháng, hàng quý, hàng năm của công ty. Ghi chép sổ cái, lập bảng cân đối kếtoán.
- Báo cáo kịp thời cho kế tốn trưởng tình hình tài chính của doanh nghiệp. - Giúp cho kế toán trưởng quy định việc luân chuyển chứng từ, phân công việc lập báo cáo, quan hệ việc cung cấp số liệu giữa các phòng ban.
- Đồng thời theo dõi các loại vốn bằng tiền, tình hình thu chi tiền mặt các khoản tạm ứng và các khoản thanh tốn nợ, tình hình xuất nhập tồn vật tư,…tính
lương cho tồn cơng ty.
❖ Thủ quỹ: Có nhiệm vụ quản lý tiền mặt, ngân phiếu của công ty. Căn cứ vào các phiếu thu, phiếu chi và các chứng từ hợp lệ để nhập, xuất vào sổ kịp thời theo nguyên tắc cập nhật.
Sơ đồ 8. Trình tự ghi sổ trên máy tính Ghi chú: Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu, kiểm tra
⮚ Chính sách và phương pháp kế tốn sử dụng
Cơng ty áp dụng Chế độ kế tốn Việt Nam ban hành theo Thơng tư 133/2016/TT- BTC ngày 26/08/2016 củaBộ Tài Chính.
Hiện nay Cơng ty cổ phần In Thuận Phát đang sử dụng bộ chứng từ ghi sổ: Sổ chứng từ ghi sổ, sổ cái theo hình thức chứng từ ghi sổ.
-Niên độ kế toán: Bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12.
-Đơn vị tiền tệ áp dụng: Đồng Việt Nam (VND)
-Phương pháp chuyển đổi cá đồng tiền khác: theo tỷ giá thực tế.
- Hình thức sổ kế toán áp dụng: chứng từ ghi sổ. Chứng từ kế toán Sổ quỹ Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại CHỨNG TỪ GHI SỔ Số đăng ký chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp chi tiết Sổ Cái Bảng cân đối số phátsinh
-Phương pháp tính giá xuất kho: theo phương pháp bình quân gia quyền.
-Phương pháp kế toán hàng tồn kho: theo phương pháp kê khai thường xuyên.
- Hệ thống báo cáo tài chính tại cơng ty: Để phản ánh chính xác và tồn bộ hoạt
động kinh tế, tài chính phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh, công ty đã sử
dụng hệ thống báo cáo tài chính theo chế độ kế toán hiện hành, bao gồm: + Bảng cân đối tài khoản
+ Bảng cân đối kế toán
+ Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh
+ Báo cáo lưu chuyển tiền tệ
+ Bảng thuyết minh báo cáo tài chính
⮚Hình thức kế tốn áp dụng: Để phù hợp với chức năng của công ty, hiện nay
công ty đang sử dụng bộ chứng từ ghi sổ: căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc bảng
tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làmcăn cứ ghi sổ,
kế toán lập chứng từ ghi sổ. Bên cạnh đó cơng ty có sử dụng thêm phần mềm kế tốn TP Print viết riêng nhằm dùng để kiểm tra công nợ doanh thu và kiểm sốt đơn hàng.
Bảng 2.1. Tình hình laođộng của công ty giai đoạn 2017-2019
ĐVT: Người
Chỉ tiêu
Năm 2017 Năm 2018 Năm 2019 So sánh
2018/2017 2019/2020
Số lượng % Số lượng % Số lượng % Chênh lệch Tỷ lệ Chênh lệch Tỷ lệ
Tổng số lao động 45 100 40 100 36 100 (5) (11.1) (4) (10)
1.Phân theo tính chất sản xuất
Lao động trực tiếp 35 77.8 30 75 27 75 (5) (14.2) (3) (10)
Lao động gián tiếp 10 22.2 10 25 9 25 0 0 (1) (10)
2. Phân theo trìnhđộ học vấn
Đại học 10 22,2 10 25 10 27.8 0 0 0 0
Cao đẳng, trung cấp 15 33.3 13 32.5 13 36.1 (2) (13.3) 0 0
Lao động phổ thông 20 44.5 17 42.5 13 36,1 (3) (15) (4) (23.5)
3. Phân theo giới tính
Nhìn vào bảng thống kê tình hình lao động của cơng ty qua 3 năm ta thấy số lượng lao động có sự giảm nhẹ. Xét về tổng quát, tổng số lao động năm 2017 là 45 người, sau đó giảm xuống cịn 40 người năm 2018, giảm 5 người tức giảm 11.1%, đến
năm 2019, số người lao động lại tiếp tục giảm xuống còn 36 người, giảm 10%. Số lượng lao động giảm là do cơng ty có chính sách cắt giảm biên chế để phù hợp với tính
chất cơng việc…
Tình hình biến động giảm của nhân sự đượcthể hiện qua sơ đồ sau:
Biểu đồ 1: Tình hình laođộng của cơng ty giai đoạn 2017- 2019
Qua đó ta thấy số lao động của Công ty biến động tăng, giảm qua ba năm như
sau:
✔ Phân theo tính chất sản xuất:
- Về lao động trực tiếp: năm 2018 so với năm 2017 giảm 5 người, tỷ lệ giảm
14.2%. Năm 2019 so với năm 2018 giảm 3 người, tương ứng giảm 10%.
- Về lao động gián tiếp: năm 2018 so với năm 2017 vẫn giữ nguyên, tuy nhiên đến
năm 2019 giảm đi 1 người, tỷ lệ giảm 10%.
✔ Phân theo trình độ học vấn: Đa số lao động của Công ty cổ phần In Thuận Phát đều được đào tạo chuyên mơn, trình độ tay nghề cao, đây là một trong những nguyên nhân đem lại năng suất cao dẫn đến lợi nhuận hàng năm cho công ty tăng, cụ
- Trình độ cao đẳng, trung cấp: năm 2017 là 15 người đến năm 2018 và 2019 thì
giảm xuống còn 13 người, tương ứng mức giảm 13.3%
- Lao động phổ thông: năm 2018 giảm từ 20 người xuống còn 17 so với năm 2017, đến năm 2019 thì giảm từ 17 người xuống cịn 13 người tương ứng giảm 23.5%.
✔Phân theo giới tính:nhìn chung số lao động nam nhiều hơn lao động nữ.
- Số lao động nam chiếm tỷ lệ khá cao (hơn 60%): ở năm 2017 là 28 người đến
năm 2018 và 2019 thì giảm xuống cịn 25 người, tương ứng giảm 10.7%.
- Số lao động nữ năm 2018 giảm đi 2 người so với năm 2017 tương ứng tỷ lệ giảm
12%, năm 2019 tiếp tục giảm 4 người so với năm 2018 tương ứng giảm 26.7%.
Nguyên nhân của sự giảm đi lao động nữ là để phù hợp hơn với tính chất công việc công ty địi hỏi phải có số lượng nam giới nhiều hơn để thuận lợi cho việc sử dụng các máy máy móc, vận chuyển bốc vác, sắp xếp hàng hóa.
Lao động là một trong những yếu tố đầu vào không thể thiếu, là nguồn nhân lực
quan trọng, nó ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả SXKD của doanh nghiệp. Đối với bất kỳ doanh nghiệp nào thì vấn đề lao động cũng được quan tâm hàng đầu. Nhận thức
điều này nên Công ty cổ phần In Thuận Phát đã rất chú trọng đến vấn đề lao động để
phù hợp với quá trình SXKD, sử dụng tốt nguồn lao động, bố trí lao động một cách hợp ý có hiệu quả cao, góp phần đáp ứng yêu cầu phát triển của cơng ty.
2.1.6 Tình hình tài sản nguồn vốn tạiCông ty cổ phần In Thuận Phát giai đoạn 2017-2019
Tài sản và nguồnvốnlà hai yếu tố hết sức quan trọng, quyết định đến sự tồn tại và phát triển của mỗi doanh nghiệp. Vì vậy để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh
doanh được diễn ra liên tục, nhịp nhàng thì cơng ty phải có những chính sách tạo vốn,
tài sản sử dụng sao cho có hiệu quả. Thấy được tầm quan trọng đó, ban lãnhđạo Cơng ty cổ phần In Thuận Phát đã có những chính sách quản lý và sử dụng vốn khá hiệu quả giúp cho công ty hoạt động được ổn định và ngày càng phát triển.
(ĐVT: Triệu đồng)
Chỉ tiêu Năm 2017 % Năm 2018 % Năm 2019 % 2018/2017 2019/2018 (+/-) % (+/-) % TỔNG TÀI SẢN 11.263 10 0 9.710 10 0 9.201 100 (1.552) (13,8 ) (509) (5,6) I.TÀI SẢN NGẮN HẠN 7.768 69 7.091 73 7.280 79 (677) (8,7) 189 2,7
1. Tiền và các khoản tiền tương đương 914 8 1.058 11 660 7 144 15,8 (397) (37,6
)
- Tiền mặt 79 1 139 1 75 1 59 75,5 (63) (46)
- Tiền gửi ngân hàng 834 7 918 9 585 6 84 10,1 (333) (36,3
)
2. Đầu tư tài chính 1.200 11 1.200 12 1.200 13 - - - -
3. Các khoản phải thu ngắn hạn 2.617 23 1.220 13 2.553 28 (1.396) (53,4
) 1.332 109,2 4. Hàng tồn kho 2.479 22 3.396 35 2.750 30 917 37 (646) (19) 5. Tài sảnngắn hạn khác 558 5 215 2 116 1 (342) (61,4 ) (98) (45,8 )
II. TÀI SẢN DÀI HẠN 3.494 31 2.619 27 1.920 21 (874) (25) (699) (26,7 )
)
- Nguyên giá 9.235 9.266 9.266 31 0,3 - -
- Giá trịhao mòn lũy kế (5.74) (6.646) (7.345) (905) 15,8 (699) 10,5
2. Tài sản dài hạn khác 0 - 0 - 0 - - - - - TỔNG NGUỒN VỐN 11.263 10 0 9.710 10 0 9.201 100 (1.552) (13,8 ) (509) (5,6) I. NỢ PHẢI TRẢ 6.515 58 5.435 56 4.583 49, 8 (1.079) (16,6 ) (852) (15,7 ) 1. Nợ ngắn hạn 6.515 58 5.435 56 4.583 49, 8 (1.079) (16,6 ) (852) (15,7 ) 2. Nợ dài hạn 0 - 0 - 0 - - - - - II. VỐN CHỦ SỞ HỮU 4.748 42 4.275 44 4.618 50, 2 (472) (10) 342 8
1. Nguồn vốn kinh doanh 2.123 19 2.123 22 2.123 23 - - - -
2. Các quỹ thuộc VCSH 0 - 0 - 0 - - - - -
3. Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối 2.625 23 2.152 22 2.495 27 (472) (18) 342 16
Dựa vào bảng số liệu đã tínhở bảng 2.2 ta thấy được tổng tài sản và tổng nguồn
vốn củacơng ty có sự biến động, giảm dần qua ba năm. Cụ thể, năm 2017 giá trị này gần 11,3 tỷ đồng, đến năm 2018 giảm xuống còn 9,71 tỷ đồng, giảm 1,59 tỷ đồng giảm 13,8% so với năm trước. Đến năm 2019 tiếp tục giảm xuống còn 9,2 tỷ đồng, giảm hơn 500 triệu đồngtức là 5,6 %. Để tìm hiểu nguyên nhân của sự biến động trên
ta đi sâu phân tích từng chỉ tiêu trong cơ cấu tài sản nguồn vốn của công ty trong 3 năm qua
⮚Về tài sản
✔Tài sản ngắn hạn: Giá trị tài sản ngắn hạn chiếm tỷ trọng cao trong tổng số tài sản của công ty (chiếm hơn 60%) và qua 3 năm tài sản tài sản ngắn hạn giảm dần. Tình hình tài sản trong ba năm 2017 –2019 của cơng ty được thể hiện qua sơ đồ sau:
Biểu đồ 2: Tình hình tài sản của cơng ty giai đoạn 2017- 2019
Qua 3 năm, ta thấy giá trị tài sản ngắn hạn năm 2018 giảm gần 680 triệu đồng so
với năm 2017 từ 7.76 tỷ đồng xuống còn 7,09 tỷ đồng, tương ứng mức giảm 8,7%.
Đến năm 2019 tài sản ngắn hạn tăng lên 189,8 triệu đồng tương ứng tăng 2,7% so với năm 2018.
139 triệu đồng, tỷ lệ tăng lên khá cao 75,5% đến năm 2019 thì có giảm 63,9 triệu
đồng xuống cịn 75,2 triệu đồng, tương ứng giảm gần 46%.
● Tiền gửi ngân hàng: năm 2018 có tăng 84,2 triệu đồng từ 834,7 triệu đồng lên 918,9 triệu đồng so với năm 2017; tuy nhiên qua năm 2019 thì giảm xuống cịn 585,3 triệu đồng tương ứng mức giảm 36,3%.
Có thể nói doanh nghiệp đã cân nhắc và điều chỉnh khoản mục tiền này để có thể phù hợp với q trình hoạt động kinh doanh của cơng ty.
Bên cạnh đó, cơng ty cũng tận dụng những khoản tiền nhàn rỗi gửi vào ngân hàng, một mặt để có được một khoản thu nhập từ tiền lãi ngân hàng, mặt khác cịn thỏa mãn
được tính an toàn cho tài sản, đảm bảo thanh toán nhanh gọn, kịp thời cho các hợp đồng làm ăn bằng chuyển khoản.
- Các khoản phải thu ngắn hạn: Khoản phải thu ở công ty gồm các khoản phải thu
khách hàng và các khoản phải thu khác. Khoản phải thu năm 2017 là hơn 2,6 tỷ đồng. Khoản mục này đã giảm đáng kể ở năm 2018 còn 1,22 tỷ đồng, tương đương giảm 53,4% so với năm 2017. Nhưng đến năm 2019 thì khoản phải thu này có dấu hiệu tăng nhanh lên 2,55 tỷ đồng tương ứng tăng 109,2%. Nguyên nhân là do công ty đẩy mạnh việc thu hút khách hàng, cả trong và ngoài tỉnh để mở rộng thêm quy mô cho doanh nghiệp; tuy nhiên để thực hiện tốt mục tiêu này công ty nên xem xét kỹ về tình hình, uy tín, khả năng thanh tốn cũng như mối quan hệ với khách hàng để có thể xây dựng chính sách bán chịu hợp lý, giảm thiểu rủi ro thu hồi vốn của công ty và tránh tình trạng bị chiếm dụng vốn.
- Hàng tồn kho: có xu hướng tăng, giá trị hàng tồn kho trong năm 2017 là gần 2,5
tỷ đồng đến năm 2018 giá trị này tăng lên gần 3,4 tỷ đồng tăng gần 1 tỷ đồng tương
ứng 37%. Qua năm 2019 thì giá trị hàng tồn kho có giảm xuống 2,75 tỷ đồng tương ứng mức giảm 19% . Hàng tồn kho tăng là dấu hiệu không được tốt cho công ty khi
tồn động hàng hóa. Việc tăng lên của hàng tồn kho sẽ dẫn đến sự tăng lên của chi phí bảo quản, chi phí nhân viên quản lý và các chi phí có liên quan sẽ ảnh hưởng đến lợi nhuận của cơng ty. Do đó, cơng ty nên có các biện pháp giảm thiểu hàng tồn kho, đem lại lượng tiền mặt nhất định cho công ty.
Tài sản ngắn hạn khác: giá trị tài sản ngắn hạn khác chiếm tỷ trọng nhỏ trong tổng số tài sản ngắn hạn.
✔ Tài sản dài hạn
Giá trị tài sản dài hạn qua các năm đều có dấu hiệu giảm. Từ gần 3,5 tỷ đồng năm 2017 giảm xuống 2,61 tỷ đồng năm 2018 tương ứng giảm 25%. Tiếp tục sang năm 2019 tài sản dài hạn của cơng ty lại giảm cịn 1,92 tỷ đồng tương ứng giảm 26,7% so với năm 2018. Toàn bộ giá trị tài sản dài hạn của công ty là tài sản cố định. Nghĩa là với mức giảm ở trên thìđóchính là mức khấu hao của tài sản cố định.