6. Bố cục của đề tài
2.1.2Chức năng, nhiệm vụ của công ty “K”Line
2.1. Giới thiệu khái quát chung về công ty “K”LINE
2.1.2Chức năng, nhiệm vụ của công ty “K”Line
2.1.2.1 Chức năng
- Vận tải hàng hóa trong và ngồi nước bằng đường biển . Với quan điểm luôn xem khách hàng là thượng đế - là niềm tự hào nên “K”Line Việt Nam luôn phục vụ chất lượng và đáp ứng nhu cầu cho từng khách hàng.
- Kinh doanh vận tải hàng hóa xuất nhập kh u. “K”Line Việt Nam xem hàng ẩ
hóa của khách hàng như là của chính mình, vì vậy “K” Line có trách nhiệm chăm sóc, vận chuyển, bảo quản hàng hóa khách hàng trong suốt q trình vận chuyển đến khi giao hàng tại cảng đích cuối cùng.
2.1.2.2 Nhiệm vụ
- Xây dựng và tổ chức th c hi n các k ho ch kinh doanh dịch vụ và các kế hoạch ự ệ ế ạ
có liên quan tốt nhất nhằm đáp ứng các chức năng hoạt động của công ty.
- Quản lý việc sử dụng nguồn v n h p lý và có hi u qu , phát tri n qu phúc lợi cho ố ợ ệ ả ể ỹ
tập thể cũng như qu phát tri n ỹ ể để đẩ y mạnh nâng cao hiệu qu kinh doanh của ả
công ty.
- Thực hiện tốt các chế độ chính sách v lao động, ti n lương. ề ề
- Bồi dưỡng nâng cao trình độ trình độ văn hóa, nghi p vụ cho nhân viên c ng nh ệ ũ ư
cân nhắc việc đề bạt, nâng lương khen thưởng.
2.1.3 Cơ cấu tổ ch c cứ ủa công ty “K”Line Việt Nam
2.1.3.1 Sơ đồ tổ chức của cơng ty “K”line Việt Nam chi nhánh Hồ Chí Minh
24
Hình 2.1: Sơ đồ c cơ ấu tổ chức của “K” Line HCM
Nguồn : Văn phịng hành chính nhân sự Kline Cơ cấu bộ máy công ty được tổ chức theo kiểu trực tuyến chức năng. Hình thức tổ chức này là sự kết h p của cơ cấu tổợ chức theo trực tuyến và cơ cấu theo chức năng. Người lãnh đạo cao nhất là giám đốc công ty, bên dưới là các phòng
ban chức năng thực hiện chun mơn hóa các chức năng quản lý. Bên dưới nữa là
Chứng Từ Hàng Xuất Chứng Từ Hàng Nhập P hò ng K in h D oa nh V à M ar ke ti ng P hò ng D ị ch V ụ K há ch H àn g P hò ng N hâ n S ự V à Q u ả n L ý C ư ớ c P hò ng K ha i T há c V à T h ư ơ ng V ụ P hị ng C h ứ ng T ừ P hị ng K ế T ố n P hị ng h àn h IT Phó Tổng Giám Đốc “K”Line Việt Nam
Giám Đốc Chi Nhánh “K”Line HCM
25
cán bộ công nhân viên trong công ty. Bản chất của mơ hình này là trong quá trình hình thành và đề ra quyết định ban giám đốc sẽ lắng nghe ý kiến của các
phòng ban chức năng. Khi triển khai các quyết định thì các cán bộ công nhân viên phải tuân thủ các chỉ thị mệnh lệnh của các nhà quản trị cấp trên mà trước hết là cấp trên trực tiếp của mình.
Ưu đi m của mơ hình này là: Thu hút các chuyên gia vào việc giải quyết các ể
vấn đề chuyên mơn do đó làm giảm gánh nặng cho ban giám đốc. Mức độ rủi
ro của các quyết định giảm xuống so với mơ hình cơ cấu trực tuyến.
Nhược điểm của cơ cấu này làm cho một số cơ quan chức n ng trong công ty ă
tăng lên, bộ máy cơng ty cồng kềnh địi hỏi ban giám đốc phải ln điều hịa phối
hợp hoạt động của các bộ phận để kh c phục hiện tượng không ắ ăn khớp, cục bộ
của các cơ quan chức năng. Chi phí cho quản lý doanh nghiệp cũng tăng lên.
2.1.3.2 Chức năng của các phòng ban 2.1.3.2.1 Phòng Sale & Marketing
Đây là bộ phận quan tr ng c a cơng ty, vì sự cạọ ủ nh tranh của th trường v n t i ị ậ ả
biển càng ngày càng lớn nên đòi hỏi nhân viên kinh doanh và nhân viên marketing phải hết sức năng động, sáng tạọ cũng như khéo léo để tìm kiếm, thu hút và xây dựng quan hệ làm ăn với khách hàng.
Nhiệm vụ chính của bộ phận này là nắm bắt và cập nhật lịch tàu, chỗ trên các tàu feeder, các tuyến tàu chạy cũng như cước vậ ản t i để từ đó tìm kiếm, liên h và àm ệ đ
phán thỏa thuận giá cước vận tải với khách hàng, sau đó đại diện cho công ty ký
hợp đồng thuê tàu.
2.1.3.2.2 Phòng Dịch Vụ Khách Hàng
Nhiệm vụ chính của bộ phận này là tiếp xúc và chăm sóc khách hàng hay nói
đúng hơn là tiếp nhận các yêu cầu, vướng mắc của khách hàng để từ đó đưa các tư
vấn, các biện pháp hỗ trợ và giải quy t h p lý nhanh chóng. Bộ phận này gồm nhiều ế ợ
26
bộ phận nhỏ phụ trách khác nhau bao gồm nhận và quản lý booking, book chỗ và phải thường xuyên theo dõi để tránh rớt tàu ở các feeder khác và phải quản lý chỗ
ngay cả trên tàu mẹ ( Mother vessel), khai báo chuyển tải.
2.1.3.2.3 Phòng Nhân Sự Và Quản Lý Cước
Chia làm 2 bộ phận nhỏ
-Bộ phận qu n lý giá cước : quản lý cước củả a toàn bộ các tuyến, các d ch v của ị ụ
“K”LINE trên toàn lãnh thổ Việt Nam (Hà Nội, Tp HCM, Hải Phòng, Đà Nẵng, Qui Nhơn).
-Bộ phận hành chính nhân sự có nhiệm vụ:
Quản lý nguồn nhân lực của công ty, giải quyết các vấn đề xung đột, mâu thuẫn của nhân viên. Có nhiệm vụ tuyển dụng và đào tạo nhân viên phù hợp với yêu cầu công việc của công ty.
Xây dựng và bảo vệ quyền lợi cho nhân viên…
Thiết kế các chương trình du lịch, giải trí, bảo hi m nhân sể ự…
+ Chuyên phụ trách văn thư đi đến +Quản lý cơ sở vật chất của công ty
+ iĐ ều hành các cơng việc hành chính và mảng nhân sự trong cơng ty
2.1.3.2.4 Phịng khai thác
Chức năng chính của phòng khai thác là quản lý việc khai thác tàu cũng như vi c ệ
khai thác hàng hóa ,lập sơ đồ và kế hoạch khai thác tàu cho phù hợp và tương ng ứ
với tình hình hàng hóa.
Kiểm tra mức độ h hư ỏng containers do hàng hóa hay bất kỳ nguyên nhân nào khác làm ảnh hưởng đến độ bền-thiệt hại container của K’line hay làm ảnh hưởng đến
chất lượng hàng hóa của qúy khách hàng –từ đó hỗ ợ, khắc phục ,phạt- bồ tr i thường đảm bảo quy n lợi-chấề t lượng d ch vụ ủị c a K’line và cho khách hàng K’line.
27
2.1.3.2.5 Phòng chứng từ
Trung tâm xử lý chứng từ hàng xuất ( Doc center )
Cơng việc chính của phịng chứng từ là làm vận đơn container (Bill of Lading) cho toàn K’line Việt Nam ( K’line Hà Nội , K’line Hải Phòng , K’line Hồ Chí Minh,
đại lý của K’Line tại Đà N ng, Qui Nh n ) . ẵ ơ
- Khách hàng gửi chi tiết bill (shipping instruction) thông qua fax/ email / EDI đến cho người điều phối chứng từ ( chi nhánh của K’line Hà Nội / Hải Phòng ) và trưởng nhóm ( chi nhánh Hồ Chí Minh ). Người điều phối/Trưởng nhóm có trách
nhiệm thúc đẩy khách hàng gửi đầy đủ chi tiết bill trước hạn cho phép .
Chi tiết bill của K’line Hà Nội / Hải Phòng sẽ được gửi thơng qua email cho trưởng nhóm của trung tâm xử lý chứng từ .
+ Người điều phối chứng từ và trưởng nhóm sẽ xác nhận số lượng chi tiết bill nh n ậ được , dựa trên danh sách chi tiết bill từ người đi u phối ch ng t của K’line Hà ề ứ ừ
Nội / Hải Phòng .
+ Trong danh sách , những chi tiết được gửi qua hệ thống truyền dữ ệu ( EDI ) trễ, li booking sau thời hạn cho phép sẽ phải thể hiện rõ ràng
+ Trước khi gửi chi tiết đến người nhập chứng từ , trưởng nhóm phải phân loại chi tiết bill là hàng đi tuyến nào ( Tuyến đi Châu Âu , Châu Mỹ , Châu Á hoặc các tuyến khác ) và chi tiết bill gửi từ K’line Hà Nội / Hải Phịng hay Hồ Chí Minh. Đà Năng, Qui Nhơn.
- Trưởng nhóm sẽ gửi chi tiết bill cho người nh p ch ng từ của trung tâm xửậ ứ lý chứng từ
- Trưởng nhóm kiểm tra dữ liệu dựa trên chi tiết bill cũng như các phần khác về cước sẽ chỉnh sửa ghi lỗi sau đó thơng báo đến nhân viên nhập chứng từ của bill ó đ để kiểm tra.
+ Trưởng nhóm c ng có thũ ể yêu cầu người nhập chứng t chỉừ nh s a bill ử
28
+ Sau đó chắc chắn bill nháp đã đúng với chi ti t bill, trế ưởng nhóm sẽ chuyển
chứng t vào Gapp. Trưởng nhóm cũng c n kiừ ầ ểm xác nhận với K’Line Hà Nội, Hải
Phòng về tổng số ượng bill dựa trên danh sách đã gửi trước đó l
- Nhân viên chứng t Hà Nội, Hải Phịng có trách nhiệm liên lạc với khách hàng, ừ
gửi bill nháp, chỉnh sửa bill nếu có và truyền dữ liệu, set transfer cho đầu cảng đích
ở nước ngoài. Phát hành chỉnh sửa đi n giao hàng, in bill cho khách hàng. Đối v i ệ ớ
chứng từ Hồ Chí Minh, trưởng nhóm cũng s ki m tra và xác nh n với khách hàng ẽ ể ậ
sau đó sẽ set transfer cho bill của Hồ Chí Minh.
- Đối với chứng từ Hồ Chí Minh thì K’line HCM sẽ truyền dữ liệu chứng từ và báo số lượng B/L đã chuyển cho K’line c ng d ho c v n phòng c ng chuy n tải (vd: ả ỡ ặ ă ả ể
K’line Hong Kong, Tokyo, Singapore, Đài Loan, …). Sau khi chuyển chứng từ
xong, gửi thơng báo đến phịng kế toán để cập nh t d li u lên hóa đơn thu cước ậ ữ ệ
tàu. Trong khi đã chuyển chứng từ xong, nếu có bất kỳ chỉnh sửa B/L phải phát hành chỉnh sửa bản lược khai hàng hóa (CTM: correction to manifest) gửi t i vớ ăn
phòng K’line ở cảng đế đển ti n hành ch nh sửa và khai báo h i quan . Cuối cùng ế ỉ ả
in bill checklist để lưu chứng từ. Kết thúc tàu.
- Đối với chứng t củừ a các chi nhánh, ch ng từ sẽứ được nh p vào h thống và gửi ậ ệ
bill nháp đến các chi nhánh để họ kiểm tra và xác nhận tình trạng bill . Sau khi hoàn tất của một tàu thì Doc center sẽ thơng báo các chi nhánh
Bộ phận quản lý, xử lý chứng từ hàng nhập
Trước ngày tàu đến:
Nhận chứng từ từ phía đại lý nước ngồi: (K’line Nhật B n, H ng Kơng, Th ng ả ồ ượ
Hải, Singapore, Mỹ, Thái Lan…). Sau đó in vận tải đơn có cước (B/L checklist)
phân loại cảng giao hàng (place of delivery: PDL), tiến hành in thông báo hàng đến . Đối với NVOCC(các công ty giao nhận) thì yêu cầu khách hàng house bill để
trình manifest cho hải quan , bộ phận hàng nhập ph i chú ý kiểả m tra email , ch ng ứ
từ để cập nh t những ch ng từậ ứ chình sửa ( CTM ) và ch nh sửa k p thời cho h i ỉ ị ả
quan trước thời hạn ( deadline ) nhằm tránh phát sinh chi phí chỉnh sửa bill , cargo
29
manifest ( bản lược khai hàng hóa ) – đồng thời kiểm tra ph n lo i các c ng đích để ậ ạ ả
làm manifest phân từng bộ theo cảng đích cho chính xác . Copy thành 4 bộ manifest trình cho hải quan khu vực
Ngày tàu đến:
+ Giao lệnh giao hàng ( D/O : delivery order ) : Kiểm tra điện giao hàng, tình trạng bill of lading (original B/L, seaway B/L) . Nếu giao hàng theo điện giao hàng (telex release) thì kiểm tra kĩ tình trạng bill trong GAPP trước khi giao D/O cho khách hàng
+ Kiểm tra lệnh giao hàng để làm thủ tục vận chuy n hàng hóa từ cảể ng dỡ đến c ng ả
giao hàng như vận đơn thể ệ hi n và giao hàng cho khách hàng đúng thời hạn
+ Kiểm tra thời hạn miễn hoặc giảm phí lưu container tại bãi( demurrage ) hoặc phí lưu container tại kho ( detention ). Bên cạnh ó ki m tra - theo dõi, hỗđ ể trợ - gi i ả
quyết các vấn đề phát sinh từ đại lý và khách hàng (chủ hàng, người nhận hàng. . )
2.1.3.2.6 Phịng kế tốn
Bộ phận này có nhiệm vụ theo dõi vi c thu chi của công ty, c ng như vi c l p kế ệ ũ ệ ậ
hoạch lương hàng tháng cho nhân viên của công ty. Tất cả các hoạt động liên quan
đến tài chính u phải thơng qua bộ phận này. Đây là bộ phđề ận sẽ nhận các khoản
thu nhập chính từ việc khai thác hàng hóa t i TP. HCM và phải chi trả lại các khoản ạ
phí từ cơng ty cho các đối tác liên quan
2.1.3.2.7 Phòng IT
Chịu trách nhiệm quản lý hệ thống m ng máy tính của cơng ty, đảm bảo mạạ ng ho t ạ động ổn nh, thông suốt, không bị tắđị c ngh n. Đồng s a chữa, kh c phục các sự cố ẽ ử ắ
xảy ra liên quan đến mạng máy tính cũng như đảm bảo an ninh cho hệ thống.
30
2.2 Một số đặc điểm của công ty TNHH “K”line Việt Nam chi nhánh HCM ảnh hưởng đến công tác tuyển dụng nguồn nhân lực hưởng đến công tác tuyển dụng nguồn nhân lực
2.2.1 Đặc đ ểi m hoạt động kinh doanh của công ty
2.2.1.1 Lĩnh vực kinh doanh của Công ty
- KLV chịu trách nhiệm đối với mọi hoạt động của “K” LINE trên toàn lãnh thổ
Việt Nam và có các chức năng chính là:
+ Làm đại lý cho “K” LINE Nhật Bản tại Vi t Nam ệ
+ Vận chuyển hàng hóa bằng container
+ Kinh doanh dịch vụ kho bãi, cho thuê container rỗng
+ Sửa chữa, bảo trì container và các cơng cụ chuyên dụng khác…
- Kể từ khi thành lập đến nay, “K” LINE Việt Nam đã t ng bước phát triển và tr ừ ở
thành một trong những hãng tãu lớn quen thuộc đối với các doanh nghiệp và cảng biển tại Vi t Nam ệ
Hãng tàu hiện nay đang sở hữu một đội tàu v ng m nh gồm 479 chi c, tổữ ạ ế ng tr ng ọ
tải lên đến 33,583,394 DWT, vận chuyển trên nhiều tuyến và nhiều mặt hàng khác nhau, trong đó chủ lực vẫn là v n chuy n xe ô tô, hàng rời và định hướng phát tri n ậ ể ể
cơng nghệ container.
Đội tàu “K” LINE tính đến hiện nay đã được cải thi n áng kể để đáp ứng ệ đ
nhu cầu vận tải ngày càng t ng củă a nền kinh t th giới. “K” LINE ang liên tiếp ế ế đ đóng thêm các loại tàu mới củng như tăng cường thêm chổ trên các con tàu l n ớ
nhằm đảm bảo dịch vụ tốt nhất trên mọi tuyến vận tải. Trong tương lai “K” LINE sẽ
tiếp tục phát triển không ngừng và giữ một trong những v trí hàng ị đầu trong
nghành công nghiệp vận tải thế giới.
Qua biểu đồ bên dưới ta có thể thấy, dịch vụ có tỷ trọng lớn nhất tại “K”Line là dịch vụ vận chuyển container với 47%, kế đến là dịch vụ v n chuy n ô tô và hàng r i v i ậ ể ờ ớ
34%. Đây là 2 dịch vụ thế mạnh của “K”Line trên toàn cầu. Đi u này cũng được thể ề
hiện qua cơ cấu đội tàu của công ty
31
Biểu đồ 2.1 : Lĩnh Vực Kinh Doanh Của Kline
DỊCH VỤ
SỐ
LƯỢNG DWT(K/T)
Chuyên chở container 80 4,080,574 Chuyên chở ô tô và hàng rời 287 22,356,097 Chuyển chở năng lượng 56 6,536,699
Khác 65 610,024
Tổng trọng tải 479 33,583,394
Bảng 2.1: Đội tàu chuyên chở của “K”Line
2.2.1.2 Đặc điểm sản phẩm
Do đặc thù ngành nghề nên s n ph m của cơng ty chính là d ch vụ v n t i container ả ẩ ị ậ ả
hay chính là chỗ ngồi (booking) cho hàng hóa đã được đóng vào container trên tàu. Cơng ty Kline HCM kinh doanh dịch vụ vận tải từ ảng c → cảng theo sơ đồ sau:
Lĩnh Vực Kinh Doanh Của Kline
47%
34% 6%
8% 5%
Chuyên chở container Chuyên chở ô tô và hàng rời Chuyển chở năng lượng Logistics
Khác
32
Cảng phụ → cảng trung chuy n ể → cảng chính ở nước ngồi → cảng phụ. C u trúc ấ
sản phẩm dịch vụ của Kline HCM
Hình 2.2 : Cấu trúc sản ph m dịch vụ của Kline HCM ẩ
Dịch vụ chuyên chở hàng hóa bằng container là dịch vụ lõi của công ty Kline HCM. Với việc cung cấp 1 dịch vụ tin cậy và ổn định trong một thời gian dài, lĩnh
vực kinh doanh này đã được phát triển và mở rộng trên m ng lưới toàn c u hiện nay ạ ầ
và bảo phủ toàn thế giới như hiện nay. Bằng theo dõi sự thay đổi của môi trường