6. Bố cục của đề tài
2.2 Một số đặc điểm của công ty TNHH “K”line Việt Nam chi nhánh HCM
2.2.1 Đặc để im hoạt động kinh doanh của công ty
2.2.1.1 Lĩnh vực kinh doanh của Công ty
- KLV chịu trách nhiệm đối với mọi hoạt động của “K” LINE trên tồn lãnh thổ
Việt Nam và có các chức năng chính là:
+ Làm đại lý cho “K” LINE Nhật Bản tại Vi t Nam ệ
+ Vận chuyển hàng hóa bằng container
+ Kinh doanh dịch vụ kho bãi, cho thuê container rỗng
+ Sửa chữa, bảo trì container và các cơng cụ chuyên dụng khác…
- Kể từ khi thành lập đến nay, “K” LINE Việt Nam đã t ng bước phát triển và tr ừ ở
thành một trong những hãng tãu lớn quen thuộc đối với các doanh nghiệp và cảng biển tại Vi t Nam ệ
Hãng tàu hiện nay đang sở hữu một đội tàu v ng m nh gồm 479 chi c, tổữ ạ ế ng tr ng ọ
tải lên đến 33,583,394 DWT, vận chuyển trên nhiều tuyến và nhiều mặt hàng khác nhau, trong đó chủ lực vẫn là v n chuy n xe ô tô, hàng rời và định hướng phát tri n ậ ể ể
công nghệ container.
Đội tàu “K” LINE tính đến hiện nay đã được cải thi n áng kể để đáp ứng ệ đ
nhu cầu vận tải ngày càng t ng củă a nền kinh t th giới. “K” LINE ang liên tiếp ế ế đ đóng thêm các loại tàu mới củng như tăng cường thêm chổ trên các con tàu l n ớ
nhằm đảm bảo dịch vụ tốt nhất trên mọi tuyến vận tải. Trong tương lai “K” LINE sẽ
tiếp tục phát triển không ngừng và giữ một trong những v trí hàng ị đầu trong
nghành cơng nghiệp vận tải thế giới.
Qua biểu đồ bên dưới ta có thể thấy, dịch vụ có tỷ trọng lớn nhất tại “K”Line là dịch vụ vận chuyển container với 47%, kế đến là dịch vụ v n chuy n ô tô và hàng r i v i ậ ể ờ ớ
34%. Đây là 2 dịch vụ thế mạnh của “K”Line trên toàn cầu. Đi u này cũng được thể ề
hiện qua cơ cấu đội tàu của công ty
31
Biểu đồ 2.1 : Lĩnh Vực Kinh Doanh Của Kline
DỊCH VỤ
SỐ
LƯỢNG DWT(K/T)
Chuyên chở container 80 4,080,574 Chuyên chở ô tô và hàng rời 287 22,356,097 Chuyển chở năng lượng 56 6,536,699
Khác 65 610,024
Tổng trọng tải 479 33,583,394
Bảng 2.1: Đội tàu chuyên chở của “K”Line
2.2.1.2 Đặc điểm sản phẩm
Do đặc thù ngành nghề nên s n ph m của cơng ty chính là d ch vụ v n t i container ả ẩ ị ậ ả
hay chính là chỗ ngồi (booking) cho hàng hóa đã được đóng vào container trên tàu. Công ty Kline HCM kinh doanh dịch vụ vận tải từ ảng c → cảng theo sơ đồ sau:
Lĩnh Vực Kinh Doanh Của Kline
47%
34% 6%
8% 5%
Chuyên chở container Chuyên chở ô tô và hàng rời Chuyển chở năng lượng Logistics
Khác
32
Cảng phụ → cảng trung chuy n ể → cảng chính ở nước ngồi → cảng phụ. C u trúc ấ
sản phẩm dịch vụ của Kline HCM
Hình 2.2 : Cấu trúc sản ph m dịch vụ của Kline HCM ẩ
Dịch vụ chuyên chở hàng hóa bằng container là dịch vụ lõi của công ty Kline HCM. Với việc cung cấp 1 dịch vụ tin cậy và ổn định trong một thời gian dài, lĩnh
vực kinh doanh này đã được phát triển và mở rộng trên m ng lưới toàn c u hiện nay ạ ầ
và bảo phủ toàn thế giới như hiện nay. Bằng theo dõi sự thay đổi của môi trường kinh doanh và để đáp ứng yêu cầu của khách hàng, Kline cũng không ngừng t ng ă
cường khả năng cạnh tranh quốc tế của công ty trong dịch vụ Container.
Ngồi ra, cơng ty cịn cung cấp các dịch vụ bổ sung như cho thuê vỏ container rỗng, kinh doanh dịch vụ kho bãi phục v cho việ ậụ c t p kết hàng hóa xu t nh p kh u ấ ậ ẩ
của các đơn vị ký gửi và thực hiện các quy trình bảo quản hàng hóa theo đúng u
cầu kỹ thuật của từng loại hàng.
Lớp thứ 3 trong cấu trúc sản phẩm dịch vụ của công ty là các dịch v gia tăụ ng nh ư
hướng dẫn về quy trình nhận và gửi hàng, tư vấn v vậề n t i, giao nh n hàng hóa ả ậ
xuất nhập khẩu và thơng tin thị trường theo yêu c u c a các tổầ ủ chức cá nhân trong và ngoài nước, giải đáp các vướng mắc mà khách hàng gặp ph i…nhằm mục đích ả
tạo ra sự thuận tiện cho khách hàng trong quá trình sử dụng dịch vụ ủa cơng ty. c Tư vấn về quy trình
gửi/nhận hàng Cho thuê vỏ
container
Kinh doanh kho Hỗ trợ, giải quyết các vướng mắc Chuyên chở hàng hóa quốc tế bằng 0 0
33
2.2.1.3 Quy trình làm hàng xuất và nhập kh u tại “K” Line Việt Nam ẩ
a/ Sơ đồ quy trình làm hàng xuất khẩu tại cơng ty “K” Line Việt Nam
Gửi S/I(5) cho hãng tàu Hãng tàu kiểm tra S/I với Loading
Confirm và CLL or Tentative(6)
Chuyển chứng từ lên hệ thống toàn cầu(11)
Khách hàng kiểm tra Draft B/L và gửi xác nhận cho hãng tàu
(9) Nhập dữ liệ ừ S/I u t lên hệ thống GAPP (7) Gửi Draft B/L cho khách hàng (8) In và kiểm tra B/L Checklist (10) Giao B/L cho khách hàng(13) Hàng được chất lên tàu(4) Chỉnh sửa Manifest(12) Làm Telex release (nếu có) (14) Nhận Booking(2) Khách hàng đến cảng lấy container, đóng container(3) Ký kết hợp đồng với khách hàng (1) 0 0
34
Diễn giải quy trình
1/Ký kết hợp đồng với khách hàng:
Phòng Sale & Marketing sẽ trrao đổi sơ bộ và tư vấn cho khách hàng về phương thức vận chuyển công ty, tuyến đường, loại container và l ch tàu nào phù h p với ị ợ
khách hàng.
Sau đó lập dự toán và gửi báo giá đến khách hàng.
Nếu khách hàng duyệt báo giá và đồng ý với lịch tàu thì tiến hành soạn thảo hợp đồng, thương lượng các điều kiện cụ thể với khách hàng trong hợp đồng.
Tiến hành ký kết hợp đồng với khách hàng. 2/Nhận Booking:
Khách hàng sẽ liên hệ với phòng CS để đặt Booking trước và chuyển thông tin: số hợp đồng, ETD, loại và số lượng cont, phương thức gioa nhận CY/CY hay
CY/Door cho CS. Sau đó phịng CS lập “booking confirmation” (hay còn gọi là
lệnh cấp container rỗng) bao gồm: Tên người vận chuyển, số xác nhận đặt chỗ
(booking No.), tên và địa chỉ người gửi hàng (shipper), tên tàu, cảng bốc hàng (load port), ngày dự kiến tàu đến cảng xếp hàng (ETA), ngày dự ế ki n tàu rời c ng x p ả ế
hàng (ETD), cảng trả hàng (discharging port), ngày dự kiến tàu đến cảng tr hàng ả
(ETA), ngày dự kiến tàu rời cảng tr hàng (ETD), n i nhận hàng (place of receipt), ả ơ
nơi giao hàng (place of delivery), nơi đến cuối cùng (final destination), loại và số
lượng container (ví dụ: 40dry 9’6’’ x 1 - một container 40 phít, chở hàng khô, container loại “cao”) rồi gửi cho khách hàng để xác nhận.
3/Khách hàng đến cảng lấy container, đóng container:
Khách hàng sẽ đem lệnh c p container rỗng ấ đến phòng điều độ của hãng tàu (
thường ở cảng do hãng tàu ch địỉ nh) đổi l nh l y container. Ớ bước này phòng để ệ ấ điều độ ở cảng s giao cho khách hàng bộ hồ sơ gồm : packing list container, seal ẽ
tàu, vị trí cấp container, l nh cấp container có ký tên của điều độ cảệ ng cho phép l y ấ
container rỗng.
35
Chủ hàng hoặc người được chủ hàng uỷ thác sẽ giao bộ hồ sơ này cho tài xế kéo container đến bãi chỉ định của hãng tàu xuất trình lệnh cấp container rỗng đã được duyệt, đóng phí nâng container cho phịng thương vụ bãi và lấy container rỗng vận chuyển đến kho người xuất khẩ đóng hàng. u
Mời đại diện hải qian, kiểm nghiệm, ki m d ch, giám đinh (n u có) đến ki m tra và ể ị ế ể
giám sát việc đóng hàng vào container. Sau khi đóng xong, nhân viên hải quan sẽ niêm phong, kẹp chì container.
Việc khách hàng đến c ng lả ấy container rỗng đóng hàng và thanh lý container phải
theo Closing time trên Booking. 4/ Hàng được chất lên tàu:
Chủ hàng vận chuyển và giao container cho tàu tại CY theo quy định, trước khi hết thời gian quy định (closing time) của từng chuyến tàu (thường là 8 tiếng trước khi tàu bắt đầu xếp hàng).
5/ Gửi S/I (Shipping Instruction) cho hãng tàu:
S/I sẽ được gửi đến nhân viên phụ trách chứng từ theo tuy n để ki m tra các thông ế ể
tin tr c khi nhướ ập vào hệ thống của K’ Line.
Nhân viên chứng từ nhận S/I và kiểm tra với CLL/ Tentative (Container Load List). Nếu là đơn hàng của mình nhưng tuyến hay thơng tin lại không đượ đềc cập rõ trong S/I hay CLL thì phải báo l i với bên kia để ch nh sửa l i. Đối với khách hàng ạ ỉ ạ
gửi bằng fax thì ta sẽ chuyển bản fax đó đến cho nhân viên chịu trách nhiệm trực tiếp cho lô hàng này.
Sau đó di chuyển mail đến thư mục riêng của mình r i in S/I và lưu giữ các thơng ồ
tin trong thư mục riêng cho tàu đó.
6/ Hãng tàu kiểm tra S/I với Loading Confirm và CLL or Tentative:
Sau khi nhận Loading Confirm ta kiểm tra lại số container thực t được x p lên tàu ế ế
và đối chiếu với Container Loading List để xác định lại danh sách Bill thực tế. Nếu khi kiểm tra thấy có sự khác biệt về số container, cảng dỡ, nơi giao hàng …thì phải liên hệ với bên chăm sóc khách hàng để liên l c l i v i họ và kiểạ ạ ớ m tra l i các ạ
36
thơng tin với phịng khai thác để xem có phải là có container bị rớt lại hay do sai sót khơng và chỉnh ngay lại nếu có sự thay đổi.
7/ Nhập dữ liệu từ S/I lên hệ thống GAPP:
Nhập dữ liệu dựa trên các thông tin mà khách hàng ghi trong S/I bao gồm : người
gửi hàng, người nhận hàng, notify party( thông thường nếu để trống ta coi người nhận thông báo với ng i nhườ ận hàng là một), tên tàu, cảng đến, cảng dỡ, nơi giao
hàng, thông tin về lô hàng, số Bill, số Master Bill, số House Bill, ngày tàu khởi hành, ngày lập bill).
Nhập đúng chính xác những thơng tin mà khách hàng yêu cầu : điều khoản về cước và loại B/L… và nhập thêm một số tiêu chí theo qui định chứng từ của từng tuy n, ế
loại hàng hóa ( HS code, HAZ, Class, maximum cargo weight…).
Ví dụ: Đối với tuyến Israel phải nhập HS code (6 số), số VAT ( consignee, notify). 8/Gửi Draft B/L cho khách hàng:
Sau khi nhập B/L xong ta sẽ in một bản B/L nháp để gửi đến cho khách hàng kiểm tra lại tồn bộ thơng tin( thời gian kiểm tra thường là 2 ngày sau ngày tàu khởi hành), thơng thường trên B/L cũng có những thơng tin như trong S/I nhưng có thêm phần giá c c cho lô hàng. ướ
9/ Khách hàng kiểm tra Draft B/L và gửi xác nhận cho hãng tàu:
Khi nhận được Draft B/L khách hàng sẽ kiểm tra lại tồn bộ thơng tin trên Draft B/L nếu có thơng tin gì cần thay đổi hoặc có lỗi sai thì khách hàng sẽ thơng báo ngay cho hãng tàu.
Ngoài ra khách hàng cũng cần xác nhận lại cho hãng tàu lo i B/L mà họ s l y. ạ ẽ ấ
Kiểm tra thông tin xác nhận và chỉnh sửa ngay khi nhận được yêu cầu của khách hàng.
10/ In và kiểm tra B/L Checklist:
Sau khi chỉnh sửa lại d liữ ệu, in Bill Checklist và kiểm tra lại tồn bộ thơng tin
Kiểm tra lại Duns code (mã số khách hàng), số booking.
37
Kiểm tra lại chuyến đi, loại B/L, và sửa ch a lữ ại thông tin khi cần. Kiểm tra nếu có khác về s lố ượng, trọng tải…
Kiểm tra phần mơ tả hàng hóa để ch c rắ ằng đã làm đúng hướng dẫn của công ty (không dùng những từ: “general cargo”, “foodstuff”, “garment”...và một số lưu ý khác cho lô hàng Mỹ).
Ngồi ra cịn in thêm một bản Checklist gửi cho phòng CS để ki m tra l i các cước, ể ạ phí cho từng bill và các thơng tin chung.
Lưu tất cả thông tin tàu và dữ liệu vào một thư mục ( bao g m: Tentative, CLL, ồ draff B/Ls, Bill checklists, yêu cần chỉnh sửa thông tin từ khách hàng, thông báo trễ tàu…).
11/Chuyển chứng từ lên hệ thống toàn cầu:
Sau khi kiểm tra lại thông tin các Bill ta chuyển toàn bộ Bill của một tàu lên hệ thống toàn cầu để kết thúc quá trình chuyển chứng từ.
12/ Chỉnh sửa Manifest (nếu có):
Nếu sau khi chuyển dữ liệu lên hệ th ng toàn c u mà khách hàng muốn thay ố ầ đổi thông tin trên Bill như trọng lượng, số khối, kiện…thì ta sửa lại Bill trên h thống. ệ Sau đó hệ thống s tự xuất CTM email ẽ đến các bên liên quan trong nộ ội b công ty K’Line để theo dõi.
13/Giao B/L cho khách hàng:
Khi khách hàng tới và yêu cầu in B/L, nhân viên c n mởầ và ki m tra lại mục ể “Delivering B/L” ( mục excel được tạo trước bao gồm: s bill, tên người gửi hàng, ố cảng đến, cảng giao hàng…) để chắc rằng lô hàng đã được xếp lên tàu và B/L(s) chưa được giao.
Ngoài ra phải đảm bảo các bill có cước trả trước được thanh toán hết ( bao gồm cả lưu container tại bãi, tại kho, phí cấm đ ện cho containe lạnh) trước khi giao bộ B/L i đầ đủy .
Sau khi giao B/L(s) cho khách hàng xong ta ghi chú ngày giao vào mục “Delivering B/L” và lưu lại để quản lý chứng từ.
38
Đối với khách hàng VIP cần giao B/L( thường là Seaway Bill ) đến văn phịng của họ. Cơng ty ghi chú lại ngày giao vào mục riêng và lưu tất cả thông tin phản hồ ừ i t họ sau khi nhận được B/L.
14/Làm Telex Release (nếu có):
Trước khi làm điện giao hàng Telex release thì khách hàng phải thanh tốn tồn bộ chi phí.
Khi khách hàng lấy Surrendered Notice thì ta vào lại thẻ “Summary” tại mục OBL Surrendered chọn là “Yes” để điện báo cho bên kia được phép giao lơ hàng.
b/ Sơ đồ quy trình hàng nhập khẩu tại công ty “K” Line Việt Nam
Diễn giải quy trình 1/Kiểm tra lịch tàu:
Trước khi tàu vào, ta kiểm tra lịch tàu trong một tuần để biết tàu nào cập cảng nào để chuẩn bị trước công vi c. ệ
2/Nhận Discharge List:
Thông thường chủ tàu sẽ gửi cho hãng tàu Discharge List để kiểm tra số container trên tàu và đối chiếu với lượng container thực dỡ xuống tàu. Nếu là tàu của cơng ty mình khai thác thì bên phịng Operations sẽ là người gửi cho mình Discharge List. Kiểm tra lịch
tàu(1)
Nhận Discharge List(2)
Kiểm tra số cont - i chiđố ếu với Discharge List(4) Tiến hành khai hải quan
điện tử E-manifest(6)
Giao D/O và thu các khỏan phí trước khi giao lệnh(8) Phân quyền
cho đại lý(7)
Tải d liữ ệu từ nước ngoài về(3) In A/N In D/O In B/L Checklist(5) Khách hàng mang D/O xuống cảng nhận hang(9) 0 0
39
Trong Discharge List bao gồm: Số container, POL, POD, loại container, trọng lượng.
3/Nhận dữ liệu từ nước ngoài:
Nhận các dữ liệu từ nước ngoài (Port of Loading,số ượng Bill của tàu đó...). l
Truy xuất dữ liệu từ Gapp ra file excel để ểm tra số lượng Bill của tàu đã chạy, số ki lượng container đã feed.
4/Kiểm tra số lượng Container của tàu và đối chiếu với Discharge List:
Khi có Loading Confirm từ phòng khai thác, bộ phận chứng từ sẽ so sánh dữ liệu đã xuất từ Gapp kiểm tra lại m t lộ ần nữa để xác định những container thực tế về rồi gửi thông báo hàng đến cho khách hàng.
Khi hoàn thành dữ liệu đã xác thực ta chuẩn bị dữ liệu xu t lên khai h i quan và ấ ả phải làm trước 12 giờ tàu vào ( do hải quan quy định).
5/In thông báo hàng đến, lệnh giao hàng và Bill Checklist: In gửi thông báo hàng đến cho khách hàng qua mail hoặc fax.
Thông th ng công ty sườ ẽ ưu tiên gửi thông báo hàng đến cho Forwarder trước rồi mới đến những khách hàng trực tiếp.
Ngoài ra ta in B/L trước để chuẩn bị sẵn khi khách hàng tới lấy. • Khi in lệnh giao hàng lưu ý:
- Kiểm tra lại cho đúng cảng giao hàng
- Kiểm tra và so sánh với B/L để tránh trường hợp in thiếu. - Gửi giấy báo bằng fax đến khách hàng.
• Đối với B/L gốc có ký hậu của ngân hàng thì nên để riêng để dễ ể ki m tra ký h u ậ