7. Bố cục đề tài
3.2.1Chuyên nghiệp hóa đội ngũ cán bộ
3.2 Giải pháp
3.2.1Chuyên nghiệp hóa đội ngũ cán bộ
Điều này đặc biệt quan trọng đối với bất kỳ một cơ quan, tổ chức nào. Để hoạt động có hiệu quả, các cán bộ thư viện cần phải có tư tưởng vững vàng về cơng việc mình đang thực hiện, xác định rõ vai trị, các hình thức của hoạt động truyền thông marketing qua internet cũng như nhiệm vụ, công việc sẽ phải làm. Từ đó, cán bộ thư viện sẽ có ý thức, trách nhiệm với cơng việc. Trong q trình thực hiện truyền thơng marketing, họ sẽ có những đề xuất, những định hướng phát triển, xây dựng chiến lược cụ thể, có những ý kiến đóng góp với cấp trên để hoạt động này được thực hiện và triển khai hiệu quả hơn.
Đối với TVQGVN, Thư viện nên tăng thêm 2 cán bộ thuộc bộ phận khác phụ trách hoạt động này. u cầu cán bộ có đủ trình độ thực hiện các cơng việc cụ thể về truyền thơng marketing trên internet như có khả năng khai thác các lợi ích từ internet,
ứng dụng các phần mềm, các chương trình có vai trị trong việc quảng bá Thư viện, duy trì và thiết kế website, blog, nghiên cứu và thực hiện các hình thức truyền thơng marketing khác. Các cán bộ cũng phải có sự phân cơng phù hợp với chun mơn, trình độ, nghiệp vụ thư viên, chuyên ngành đào tạo để có thể thực hiện công việc truyền thông marketing được tốt nhất, đồng thời có những lời tư vấn, giải đáp thắc mắc cho NDT kịp thời và hiệu quả. Có được điều này, NDT sẽ nhận được sự giúp đỡ và cảm nhận được sự thân thiện khi đến với thư viện.
Để chuyên nghiệp hóa đội ngũ cán bộ, TVQGVN phải xây dựng kế hoạch để nâng cao khả năng, trình độ cho cán bộ. Thư viện nên mời các chuyên gia về marketing trong lĩnh vực kinh tế và cả lĩnh vực thông tin - thư viện về giảng dạy, trao đổi, chia sẻ kinh nghiệm trong các buổi huấn luyện nhằm nâng cao trình độ cơng nghệ thơng tin, kỹ năng marketing trên internet, nghiệp vụ thông tin - thư viện, quản trị mạng, xử lý thông tin phản hồi,… cho các cán bộ phụ trách hoạt động truyền thông marketing trên internet của mình đề có thể đáp ứng được yêu cầu của truyền thông marketing trong hiện tại cũng như trong tương lai.
Ngoài ra, Thư viện cũng nên thường xuyên động viên, giúp đỡ các cán bộ, có những chính sách khen thưởng, biểu dương với những thành tích trong cơng việc để cán bộ hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao. Ví dụ, trong buổi họp nội bộ hàng tháng, các cán bộ sẽ đưa ra những nhận xét, những điểm mạnh, điểm thiết sót về cơng việc của đồng nghiệp, từ đó sẽ đưa ra những lời khuyên, chia sẻ kinh nghiệm để đồng nghiệp mình phát huy hơn nữa những điểm mạnh và hạn chế những điểm cịn thiếu sót. Các trưởng Phịng sẽ có những lời biểu dương với những cán bộ có thành tích tốt, lời động viên với những cán bộ cịn chưa đạt hiệu quả cao,… Có như vậy, các cán bộ Thư viện sẽ có động lực để thực hiện công việc tốt hơn.
3.2.2 Hồn thiện các hình thức truyền thơng marketing
Internet có rất nhiều tiện ích khác nhau. Do đó, khi tiến hành truyền thông marketing trên internet, TVQGVN cần tìm hiểu và khai thác nhiều hơn nữa những tiện
ích của internet. Cụ thể là trong các hình thức truyền thơng marketing trên internet mà Thư viện đã thực hiện: qua website và Blog Thư viện, qua thông tin đường link liên kết từ website khác, qua dịch vụ chat online và hịm thư góp ý.
3.2.2.1 Qua website và blog thư viện
Thư viện nên quan tâm hơn trình bày website. Việc đăng tải các thơng tin địi hỏi phải đầy đủ hơn, bổ sung vào các phần còn thiếu như phần dịch vụ Thư viện, thống kê bạn đọc, dự án trong module Hoạt động Thư viện như đã trình bày ở phần thực trạng. Thông tin đăng tải cũng phải thường xun cập nhật hơn thì mới có thể thu hút được sự quan tâm và thói quen truy cập thường xuyên vào website của NDT.
Website cần bổ sung mục thống kê lượng truy cập của người sử dụng và phần đóng góp ý kiến bạn đọc về website Thư viện mình. Để có thể thu thập được các ý kiến của người truy cập vào website, TVQGVN nên xây dựng một tiểu module có tên là “Bình chọn”, trong đó có ghi rõ “Đánh giá của bạn về website Thư viện Quốc gia Việt
Nam” với ba tiêu chí đánh giá: dễ sử dụng và có ích, dễ sử dụng, khó sử dụng. Bạn đọc
sẽ bình chọn bằng cách nhấp chuột vào một trong ba tiêu chí đó. Thư viện có thể tạo cho phơng chữ “Bình chọn” với những hiệu ứng nhấp nháy, màu chữ nổi bật, bắt mắt, dễ nhìn để thu hút và khuyến khích bạn đọc nhấp chuột. Cán bộ thư viện sẽ thống kê và đánh giá phản ứng từ phía bạn đọc để từ đó có kế hoạch tiếp tục xây dựng trang web cho phù hợp hơn. Hai mục mới này sẽ giúp cho các cán bộ thư viện có những cơ sở để tiếp tục xây dựng và phát triển website Thư viện mình hiệu quả hơn nữa.
3.2.2.2 Qua thơng tin và đường link liên kết từ website khác
Thư viện cần triển khai việc đặt logo, banner quảng cáo, đăng bài viết, hình ảnh, tạo đường link liên kết nên nhiều website hơn nữa để thu hút được nhiều người đọc hơn nữa, nhiều người truy cập vào website thư viện hơn nữa và sử dụng các nguồn lực, các sản phẩm và dịch vụ của thư viện mình nhiều hơn nữa. Để làm được điều này, Thư viện cần nghiên cứu những website có độ uy tín cao và có liên quan trong lĩnh vực thông tin - thư viện. Sau đó, thực hiện kế hoạch 3 bước như Thư viện đã làm: lập danh
sách các website liên hệ, liên hệ và thỏa thuận với cơ quan chủ quản, gửi thông tin đăng tải nên website đó.
Một số các website các uy tín mà Thư viện chú ý nên có trao đổi với họ về việc đặt các thông tin truyền thông và các đường link liên kết:
+ website Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội: http://www.lic.vnu.edu.vn
+ website Cục Thông tin Khoa học & Công nghệ Quốc gia: http://www.vista.vn
+ website Thư viện Hà Nội: http://thuvienhanoi.org.vn
+ website Trung tâm Thông tin Tư liệu Viện Khoa học và Công nghệ Việt Nam: http://www.isivast.org.vn
Đối tượng NDT tại các cơ quan thông tin - thư viện này chủ yếu là sinh viên, cán bộ làm nghiên cứu nên rất cần các nguồn tài liệu có hàm lượng khoa học cao như các nghiên cứu khoa học, luận án, luận văn, tài liệu nước ngồi,… mà TVQGVN có khả năng đáp ứng cho họ. Thêm đó, phần lớn các website này là của các cơ quan thơng tin - thư viện có số lượng NDT lớn và thuận tiện về vị trí địa lý với TVQGVN. Việc giới thiệu đến cho họ biết đến TVQGVN sẽ giúp họ có thêm sự lựa chọn và khả năng tìm kiếm thơng tin.
Ngồi ra, Thư viện nên tìm hiểu một số website được truy cập nhiều nhất ở Việt Nam như http://vnexpress.net, http://dantri.com.vn, http://vietnamnet.vn (theo thống kê mới nhất của Alexa, một công cụ đánh giá tầm phổ biến của các website trên thế giới). Đây là các website báo điện tử, đăng tin tức ở nhiều lĩnh vực khác nhau nên thu hút sự chú ý của mọi đối tượng độc giả. Trên các website này cũng có một số bài viết về TVQGVN nhưng đây là các bài viết do chính các website đăng lên như sản phẩm của
họ chứ chưa có sự liên hệ, chủ động đưa bài của TVQGVN. Thư viện nên liên hệ với các website này, để đăng tải những thông tin, bài viết cho mục tiêu thực hiện truyền thông marketing Thư viện mình. Thơng tin đăng tải trên các website này sẽ nhận được sự quan tâm của mọi người dân Việt Nam, họ đang là những đối tượng NDT tiềm năng của các sản phẩm thông tin số mà TVQGVN đang phục vụ.
3.2.2.3 Qua dịch vụ chat online và hịm thư góp ý
Cán bộ thư viện phải làm đúng công việc và trách nhiệm của mình, sẵn sàng trả lời các ý kiến thắc mắc của bạn đọc. Dịch vụ chat phải ln trong tình trạng online trong thời gian quy định (từ 7 giờ sáng tới 11 giờ trưa và từ 13 giờ tới 17 giờ) và có cán bộ trả lời mỗi khi bạn đọc gửi câu hỏi. Những câu hỏi, thắc mắc được nhiều NDT đặt ra thì sẽ được thống kê để sẵn sàng trả lời cho những câu hỏi tương tự hoặc có sự điều chỉnh trong công việc cho phù hợp.
Hệ thống nhận và trả lời hịm thư góp ý cần được phát triển hơn để có hệ thống trả lời tự động báo đã nhận được tin nhắn hoặc email tới người gửi thư để người sử dụng yên tâm hơn. Nếu làm được như vậy, người sử dụng sẽ thấy được uy tín về cách thức làm việc của Thư viện. Bên cạnh đó, Thư viện cũng cần tạo một hệ thống lưu những tin nhắn gửi và nhận của bạn đọc để họ có thể mở ra xem lại nếu cần thiết.
3.2.3 Sử dụng các hình thức truyền thơng marketing khác trên internet
Ngồi các hình thức truyền thơng marketing đã sử dụng, TVQGVN cũng nên xây dựng các hình thức khác nhằm vận dụng hơn nữa những lợi ích mà internet mang lại. Đó là: xây dựng diễn đàn điện tử, tham gia mạng xã hội.
3.2.3.1 Xây dựng diễn đàn điện tử
Thư viện nên thành lập một diễn đàn điện tử bởi TVQGVN có rất nhiều đối tượng NDT là cán bộ, sinh viên, họ thường có thói quen truy cập và tham gia trao đổi ý kiến trên các diễn đàn. Thư viện hồn tồn có thể thực hiện được điều này. Việc thiết kế một diễn đàn điện tử không mất nhiều công sức và phức tạp.
Trong diễn đàn điện tử, Thư viện có thể xây dựng các module chính như: Giới thiệu, Thành viên mới, Tin tức – Sự kiện, Nghiệp vụ thư viện, Hỏi đáp. Trong các module sẽ đăng tải các bài viết, hình ảnh thơng báo theo đúng tiên đề của từng module.
- Module Giới thiệu: giới thiệu về diễn đàn và việc sử dụng diễn đàn
- Module Thành viên mới: là nơi thống kê các thành viên mới của diễn đàn và là nơi để họ tự giới thiệu về bản thân và giao lưu với các thành viên khác
- Module Tin tức – Sự kiện: bao gồm các bài viết, hình ảnh có nội dung nói về các hoạt động diễn ra tại TVQGVN, các loại hình sản phẩm và dịch vụ đang được triển khai.
- Module Nghiệp vụ thư viện: đăng tải các bài viết, các thông tin về nghiệp vụ thông tin - thư viện như các chuẩn nghiệp vụ, các bài viết, đề tài nghiên cứu về nghiệp vụ, là nơi học hỏi, trao đổi ý kiến kinh nghiệm của các cán bộ thư viện trong cả nước.
- Module Hỏi đáp: đăng tải các thông tin, thông báo về các nội quy cơ bản về việc sử dụng Thư viện, trả lời các ý kiến thắc mắc, câu hỏi mà bạn đọc đặt ra.
Ngoài module Giới thiệu, ở các module khác bạn đọc sẽ được đưa ra những bình luận, ý kiến đóng góp, trao đổi của mình. Tuy nhiên, để có thể bình luận được, bạn đọc phải đăng kí để được trở thành thành viên và chịu sự quản lý của Thư viện.
Để khuyến khích bạn đọc tham gia bình luận trao đổi ý kiến, ban quản trị diễn đàn sẽ đưa ra các mức đánh giá thành viên như thành viên cấp 1, thành viên cấp 2, thành viên cấp 3, thành viên tích cực,… cho những thành viên có số lượng bình luận, trao đổi khác nhau. Thư viện cũng nên mời các chuyên gia, khách mời sau mỗi cuộc triễn lãm, cuộc giao lưu tại TVQGVN hay các tác giả của những cuốn sách hay tham gia trao đổi, đóng góp ý kiến với bạn đọc.
Để cơng tác truyền thông marketing được tốt, Thư viện cần chú ý lập bảng thống kê số lượng thành viên, số lượng bài viết đăng tải, số lượng truy cập (khách và
thành viên) để có những số liệu theo dõi quá trình thực hiện hoạt động truyền thơng marketing của diễn đàn. Diễn đàn có thể có thêm các liên kết đến các CSDL của Thư viện để NDT tra cứu, liên kết hai chiều đến website Thư viện để mở rộng hiệu quả truyền thông. Ban quản trị diễn đàn cũng phải chú ý tới việc đăng tải thông tin, các bài viết cập nhật và phù hợp với các đề mục. Sẵn sàng trả lời các ý kiến thắc mắc và ln tỏ thái độ nhiệt tình, thân mật với NDT.
Nếu thực hiện được những yêu cầu đặt ra, diễn đàn sẽ thu hút được sự quan tâm rất lớn của các bạn đọc và các thành viên thường xuyên tham gia diễn đàn. Công tác truyền thông marketing sẽ đạt được rất nhiều mục tiêu đặt ra.
3.2.3.2 Tham gia mạng xã hội
Đây cũng là một giải pháp mang tính khả thi cao. Và với xu thế hiện nay, TVQGVN nên tham gia vào mạng Facebook. Theo thống kê, cho đến ngày 19/11/2011, so với các mạng xã hội khác, trung bình có 52% thành viên truy cập mỗi và Facebook mỗi ngày. Trung bình mỗi thành viên Facebook sở hữu 229 bạn, do vậy mà tính lan truyền các thơng tin trên Facebook là rất nhanh. [25, 65]
Để xây dựng một không gian truyền thông marketing trên Facebook, Thư viện cần thực hiện những công việc cơ bản nhờ vận dụng những tiện ích của Facebook như sau:
- Tên hiển thị là Thư viện Quốc gia Việt Nam để thống nhất với bạn đọc trong các hình thức truyền thơng marketing.
- Điền đầy đủ các thông tin giới thiệu về mình như các thông tin cơ bản và thông tin liên hệ gồm nơi đặt trụ sở, email, website Thư viện,...
- Tìm kiếm nhiều bạn bè với ơ tìm kiếm
- Đăng tải các bài viết, các thông tin hình ảnh, video giới thiệu về Thư viện trong mục Bảng tin, Cập nhật trạng thái đã được thiết kế sẵn
- Thông báo các sự kiện diễn ra tại Thư viện trong mục Tạo sự kiện
- Đăng tải hình ảnh giới thiệu Thư viện, các hoạt động, các loại hình sản phẩm và dịch vụ trong mục Album ảnh
- Sử dụng các ứng dụng chat, email để giải đáp thắc mắc của bạn đọc và thu thập ý kiến đánh giá, phản hồi, comment của bạn đọc
- Tạo các đường link liên kết đến website, blog, diễn đàn… của thư viện, các đường link đến các cơ quan, tổ các khác có liên quan
- Liên kết với hệ thống tra cứu trực tuyến của Thư viện
- Dựa vào số lượng bạn bè, số lượng lời bình luận/ngày/tuần/tháng, số lượng cuộc thảo luận của các fan để thu thập thông tin phản hồi, đánh giá hiệu quả hoạt động truyền thông marketing
- Cán bộ phụ trách cần thường xuyên cập nhật thông tin, bài viết và sẵn sàng trao đổi ý kiến với bạn đọc kịp thời, nhanh chóng, có thái độ nhiệt tình và thân thiện
Và cịn rất nhiều những ứng dụng hữu ích khác mà mạng xã hội Facebook mang lại. TVQGVN cần khai thác và thực hiện tốt hình thức truyền thơng marketing này và sẽ mang lại hiệu quả rất cao.
3.2.4 Xây dựng thói quen sử dụng các hình thức truyền thơng marketing của Thư viện cho người dùng tin
Cuối cùng và cũng là một giải pháp đặc biệt quan trọng, Thư viện nên quan tâm đến việc khuyến khích đối tượng NDT của mình tích cực sử dụng internet trong việc nắm bắt những thông tin về TVQGVN cũng như trong quá trình sử dụng các sản phẩm và dịch vụ của Thư viện. Đây cũng được coi là một phần trong hoạt động truyền thơng marketing, giới thiệu các hình thức truyền thơng marketing trên internet mà Thư viện đang sử dụng.
Như phân tích ở trên, đối tượng chủ yếu của TVQGVN là cán bộ sản xuất, kinh doanh, nghiên cứu, giảng dạy, hành chính, sự nghiệp và sinh viên, họ có khả năng cao trong việc sử dụng internet. Nhưng không phải ai cũng biết đến các hình thức truyền thơng marketing này hoặc có thói quen truy cập vào nó. Chính vì vậy, Thư viện cần