Chuẩn bị kiểm toỏn là giai đoạn đầu tiờn của một cuộc kiểm toỏn cú vai trũ quan trọng, nú chi phối tới chất lượng và hiệu quả chung của toàn bộ cuộc kiểm toỏn. Đú khụng chỉ là quỏ trỡnh nhằm chuẩn bị những điều kiện cơ bản cho một cuộc kiểm toỏn mà cũn là
nguyờn tắc cơ bản đó được quy định thành chuẩn mực đũi hỏi cỏc kiểm toỏn viờn phải tuõn thủ khi tiến hành kiểm toỏn. Chuẩn bị kiểm toỏn gồm 6 bước cụng việc như sau:
Sơ đồ 2: Cỏc bước trong quy trỡnh chuẩn bị kiểm toỏn
Chuẩn bị kế hoạch kiểm toỏn
Thu thập thụng tin cơ sở
Đỏnh giỏ tớnh trọng yếu và rủi ro kiểm toỏn
Tỡm hiểu hệ thống kiểm soỏt nội bộ và đỏnh giỏ rủi ro kiểm soỏt
Thiết kế chương trỡnh kiểm toỏn
Cỏc bước cụng việc kế tiếp
Bước 1: Chuẩn bị cho kế hoạch kiểm toỏn
Quy trỡnh kiểm toỏn được bắt đầu từ khi Cụng ty Kiểm toỏn nhận được đơn đặt hàng của khỏch hàng. Trờn cơ sở đó xỏc định được đối tượng khỏch hàng cú thể phục vụ trong tương lai, Cụng ty kiểm toỏn sẽ tiến hành cỏc cụng việc cần thiết để chuẩn bị lập kế hoạch kiểm toỏn hàng tồn kho bao gồm: Nhận diện cỏc lý do kiểm toỏn của cụng ty khỏch hàng để xỏc định người sử dụng BCTC và mục đớch sử dụng của họ. Trờn cơ sở đú cụng ty kiểm toỏn ước lượng quy mụ phức tạp của cuộc kiểm toỏn và lựa chọn đội ngũ nhõn viờn thớch hợp để thực hiện cuộc kiểm toỏn. Và cụng việc cuối cựng trong giai đoạn chuẩn bị cho kế hoạch kiểm toỏn là thực hiện việc ký kết hợp đồng giữa cụng ty khỏch hàng và khỏch hàng.
Bước 2: Thu thập thụng tin cơ sở
Sau khi ký kết hợp đồng kiểm toỏn, KTV bắt đầu lập kế hoạch kiểm toỏn tổng quỏt. Và cụng việc của giai đoạn này là thu thập cỏc thụng tin về ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh của khỏch hàng, để trờn cơ sở đú đưa ra những đỏnh giỏ về sai sút trọng yếu, về mức trọng yếu
gian cần thiết thực hiện kiểm toỏn và việc mở rộng cỏc thủ tục kiểm toỏn khỏc.
- Đú là cỏc thụng tin về tờn doanh nghiệp, loại hỡnh doanh nghiệp, địa chỉ và số điện thoại, cỏc thụng tin cần thiết khi cần giao dịch.
- Thụng tin về quỏ trỡnh hỡnh thành và phỏt triển. - Thụng tin về ngành nghề kinh doanh.
- Thụng tin về giỏ trị doanh nghiệp:
- Thụng tin về lực lượng lao động và trỡnh độ lao động.
- Thụng tin về định hướng phỏt triển và kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trong thời gian tới.
Những thụng tin này được thu thập qua việc tỡm hiểu bảng túm tắt đặc điểm hoạt động của khỏch hàng, qua sơ đồ tổ chức chung của đơn vị, về Hội đồng quản trị, Ban Giỏm đốc, về quỏ trỡnh phỏt triển, và xem xột về cỏc đối tỏc thường xuyờn.
Bước 3: Thu thập thụng tin về nghĩa vụ phỏp lý của
khỏch hàng và thực hiện cỏc thủ tục phõn tớch
Những thụng tin cơ sở về khỏch hàng giỳp KTV hiểu biết về cỏc lĩnh vực hoạt động kinh doanh của khỏch hàng thỡ những thụng tin về nghĩa vụ phỏp lý sẽ giỳp KTV nắm bắt được cỏc quy trỡnh cú tớnh phỏp lý ảnh hưởng đến cỏc hoạt động kinh doanh này như thế nào? Đú là cỏc thụng tin:
- Thụng tin về luật phỏp: Yờu cầu khỏch hàng cung cấp
Hội đồng quản trị, cỏc quyết định của Hội đồng quản trị và Ban Giỏm đốc, cỏc thụng tin khỏc.
- Thụng tin về thuế: Tờ khai đăng ký mó số thuế, sổ
đăng ký mua hoỏ đơn, hoỏ đơn đặc thự, biờn bản kiểm tra, quyết toỏn thuế hàng năm; bảng kờ khai thuế hàng năm; cỏc văn bản, chớnh sỏch thuế cú liờn quan đến Cụng ty khỏch hàng; và cỏc thụng tin liờn quan khỏc.
- Thụng tin về nhõn sự: Bộ phận nhõn sự của Cụng ty
cú trỏch nhiệm phải cung cấp cho Kiểm toỏn viờn cỏc thoả ước lao động tập thể; cỏc loại hợp đồng lao động; cỏc quy định trong điều lệ, biờn bản Đại hội cổ đụng, Hội đồng quản trị cú liờn quan đến nhõn sự; cỏc quy định riờng của doanh nghiệp; biờn bản kiểm tra về lao động.
- Thụng tin về kế toỏn: Bỏo cỏo kế toỏn độc lập, thư quản lý, bỏo cỏo kế toỏn nội bộ, tổ chức bộ mỏy kế toỏn, chế độ kế toỏn ỏp dụng, cỏc chớnh sỏch kế toỏn, và cỏc thụng tin khỏc cú liờn quan đến cụng tỏc kế toỏn của đơn vị.
- Thụng tin về hợp đồng: đú là cỏc hợp đồng về tớn
dụng, hợp đồng thuờ tài chớnh, hợp đồng bảo hiểm, hợp đồng liờn doanh, hợp đồng hợp tỏc kinh doanh và cỏc hợp đồng dài hạn khỏc.
Cuối cựng là xem xột về cỏc thủ tục về kiểm soỏt nội bộ: đú là tỡnh hỡnh về ngõn quỹ, về quỏ trỡnh mua hàng, kho hàng, bỏn hàng, tài sản cố định, nhõn sự.
Sau khi đó tỡm hiểu về cỏc thụng tin về nghĩa vụ phỏp lý của khỏch hàng KTV tiến hành thực hiện cỏc thủ tục phõn tớch. Tuy nhiờn thủ tục này được ỏp dụng trong tất cả cỏc giai đoạn của cuộc kiểm toỏn, do đú nội dung
này sẽ được trỡnh bày trong giai đoạn thực hiện kiểm toỏn
Bước 4: Đỏnh giỏ tớnh trọng yếu và rủi ro kiểm toỏn
Nếu ở cỏc bước trờn KTV chỉ mới thu thập được cỏc thụng tin mang tớnh khỏch quan về khỏch hàng thỡ ở bước này KTV sẽ căn cứ vào cỏc thụng tin đó thu thập được để đỏnh giỏ, nhận xột nhằm đưa ra một kế hoạch phự hợp.
Trọng yếu là khỏi niệm về quy mụ và bản chất của cỏc sai phạm về cỏc thụng tin tài chớnh hoặc là đơn lẻ, hoặc là từng nhúm mà trong bối cảnh cụ thể nếu dựa vào cỏc thụng tin này để xột đoỏn thỡ khụng thể chớnh xỏc hoặc rỳt ra những kết luận sai lầm. Như vậy, trọng yếu là một khỏi niệm mang tớnh chất tương đối hơn là một khỏi niệm cú tớnh chất tuyệt đối. Và theo chuẩn mực kiểm toỏn số 320 tớnh trọng yếu cần được xem xột qua cỏc bước:
+ ước lượng ban đầu về tớnh trọng yếu.
+ Phõn bổ ước lượng ban đầu về tớnh trọng yếu ở trờn cho cỏc khoản mục trong đú cú cỏc khoản mục thuộc chu trỡnh HTK.
+ ước tớnh sai số và so sỏnh với quy mụ về tớnh trọng yếu đó được phõn bổ cho từng khoản mục.
Do vậy đối với phần hành kiểm toỏn chu trỡnh HTK, KTV sẽ ước tớnh mức trọng yếu cần phõn bổ cho từng HTK căn cứ vào tầm quan trọng, tỷ trọng HTK trong BCTC và mức độ rủi ro của cỏc khoản mục HTK theo đỏnh giỏ sơ bộ của KTV và chi phớ kiểm toỏn cho từng khoản mục.
được kiểm toỏn cũn cú những sai sút trọng yếu. Mụ hỡnh rủi ro kiểm toỏn được mụ tả như sau:
AR= IR x CR x DR.
Trong đú: AR là rủi ro kiểm toỏn IR là rủi ro tiềm tàng
CR là rủi ro kiểm soỏt DR là rủi ro phỏt hiện
Việc đỏnh giỏ mức rủi ro được KTV vận dụng những hiểu biết của mỡnh về khỏch hàng để đỏnh giỏ. KTV cũng vận dụng mối quan hệ tỷ lệ nghịch giữa rủi ro kiểm toỏn và trọng yếu để đưa ra mức đỏnh giỏ phự hợp, cỏc mức đỏnh giỏ rủi ro này sẽ được thực hiện cho cả BCTC và cho từng chu trỡnh. Rủi ro kiểm toỏn đối với HTK cũng được xỏc định trong giai đoạn này.
Bước 5: Nghiờn cứu hệ thống kiểm soỏt nội bộ của
khỏch hàng và đỏnh giỏ rủi ro kiểm soỏt:
Nghiờn cứu hệ thống kiểm soỏt nội bộ của khỏch hàng và đỏnh giỏ rủi ro kiểm soỏt là một phần việc hết sức quan trọng mà KTV phải thực hiện trong một cuộc kiểm toỏn.
Việc đỏnh giỏ hệ thống kiểm soỏt nội bộ với hàng tồn kho là cần thiết vỡ nú làm cơ sở cho việc xỏc định phạm vi thực hiện cỏc thử nghiệm cơ bản với hàng tồn kho. Cỏc thụng tin về hệ thống kiểm soỏt nội bộ với hàng tồn kho được thu thập là thụng tin về quản lý hàng tồn kho trờn cả hai phương diện vật chất và giỏ trị.
- Hàng tồn kho cú được phõn loại và đỏnh ký hiệu riờng khụng.
- Xem xột quan điểm của ban Giỏm đốc về việc quản lý hàng tồn kho theo mụ hỡnh nào? Hệ thống quản lý kho bói vật chất hàng tồn kho phõn tỏn hay tập trung?
- Điều kiện bảo quản hàng tồn kho của cỏc kho bói cú phự hợp với cỏc tớnh chất khỏc nhau của hàng tồn kho hay khụng?
- Mụi trường xung quanh hệ thống kho bói cú an toàn hay khụng:
+ Xem xột cơ cấu nhõn sự như thế nào, cú phự hợp với yờu cầu thực tế hàng tồn kho hay khụng? Việc tổ chức cỏc bộ phận chức năng, cỏc cỏ nhận trong bộ phận đú cú đỏp ứng được yờu cầu quản lý hàng tồn kho.
+ Xem xột tớnh trung thực của người bảo quản hàng tồn kho và người ghi chộp, người kiểm tra, kiểm soỏt hàng tồn kho trờn sổ sỏch cú đủ trỡnh độ và tư chất khụng?
Thụng tin về việc thực hiện cỏc chức năng của chu trỡnh hàng tồn kho:
Cỏc chức năng của chu trỡnh hàng tồn kho đều gắn liền với quỏ trỡnh kiểm soỏt nội bộ chu trỡnh hàng tồn kho. Vỡ vậy khi thu thập thụng tin để đỏnh giỏ hệ thống nội bộ với hàng tồn kho, Kiểm toỏn viờn hướng tới việc xỏc định: thủ tục, quy trỡnh thực hiện cỏc chức năng và một yếu tố quan trọng khỏc đú là tớnh độc lập trong việc thực hiện cỏc chức năng của chu trỡnh.
- Thụng tin về hệ thống tài khoản kế toỏn và hệ thống sổ sỏch kế toỏn hàng tồn kho. Xem xột hệ thống chứng từ sử dụng trong cụng tỏc quản lý hàng tồn kho cú đầy đủ hay khụng? Chứng từ, sổ sỏch về hàng tồn kho cú được lưu trữ và bảo quản một cỏch hợp lý.
- Thụng tin về phõn cụng phõn nhiệm trong cụng tỏc kế toỏn hàng tồn kho: Cụng việc ghi chộp nghiệp vụ nhập kho, xuất kho vật tư, thành phẩm, hàng hoỏ như thế nào, được phõn cụng cho ai, người đú cú đảm nhiệm cỏc cụng việc khỏc cú liờn quan đến kế toỏn thanh toỏn.
- Phương phỏp tớnh giỏ hàng tồn kho: cú phự hợp với đơn vị, cú được nhất quỏn giữa cỏc năm khụng, cú thuyết trỡnh của Ban giỏm đốc trong bỏo cỏo tài chớnh nếu thay đổi phương phỏp tớnh giỏ hàng tồn kho hay khụng?
Túm lại, để thu thập được thụng tin về hệ thống kiểm soỏt nội bộ của khỏch hàng về hàng tồn kho, kiểm toỏn viờn thực hiện cỏc thủ tục như: quan sỏt kho bói, phỏng vấn nhõn viờn, Ban giỏm đốc doanh nghiệp, quan sỏt cỏc thủ tục nhập, xuất hàng; xem xột sơ bộ hệ thống sổ sỏch kế toỏn hàng tồn kho, hệ thống phương phỏp hạch toỏn hàng tồn kho ỏp dụng, phương phỏp đỏnh giỏ, thủ tục kiểm kờ hàng tồn kho.
• Đỏnh giỏ ban đầu về rủi ro kiểm soỏt với hàng tồn
kho:
Rủi ro kỉờm soỏt với hàng tồn kho chớnh là khả năng xảy ra cỏc sai phạm trọng yếu về hàng tồn kho mà hệ
thống kiểm soỏt nội bộ của khỏch hàng đó khụng ngăn chặn và phỏt hiện được. Đỏnh giỏ ban đầu của kiểm toỏn
viờn về rủi ro kiểm soỏt với hàng tồn kho sẽ ở mức tối đa nếu hoạt động kiểm soỏt nội bộ là khụng hiệu quả. Khi đú, kiểm toỏn viờn tiến hành nhiều hơn cỏc thủ tục kiểm tra chi tiết với số dư nghiệp vụ và hàng tồn kho. Trong trường hợp ngược lại, rủi ro kiểm soỏt ban đầu với hàng tồn kho được khẳng định lại bằng việc thực hiện cỏc thử nghiệm kiểm soỏt với chu trỡnh hàng tồn kho.
Sẽ cú hai truờng hợp đối với đỏnh giỏ ban đầu của Kiểm toỏn viờn về rủi ro kiểm soỏt đối với chu trỡnh hàng tồn kho:
- Kiểm toỏn viờn sẽ đỏnh giỏ rủi ro ở mức độ cao đối với hàng tồn kho khi:
+ Hệ thống kế toỏn và hệ thống kiểm soỏt nội bộ đối với hàng tồn kho khụng đầy đủ.
+ Hệ thống kế toỏn và hệ thống kiểm soỏt nội bộ đối với hàng tồn kho khụng hiệu quả.
+ Kiểm toỏn viờn khụng được cung cấp cơ sở để đỏnh giỏ sự đầy đủ và hiệu quả của hệ thống kế toỏn và hệ
thống kiểm soỏt nội bộ về chu trỡnh hàng tồn kho của khỏch hàng.
- Kiểm toỏn viờn sẽ đỏnh giỏ rủi ro kiểm soỏt ở mức độ khụng cao đối với chu trỡnh Kiểm toỏn hàng tồn kho khi:
+ Kiểm toỏn viờn cú đủ cơ sở để kết luận hệ thống kế toỏn và hệ thống kiểm soỏt nội bộ được thiết kế đối với chu trỡnh hàng tồn kho cú thể ngăn ngừa, phỏt hiện và sửa chữa cỏc sai sút trọng yếu.
+ Kiểm toỏn viờn cú kế hoạch thực hiện thử nghiệm kiểm soỏt đối với chu trỡnh, làm cơ sở cho việc đỏnh giỏ mức độ rủi ro kiểm soỏt.
Như vậy, nếu kiểm toỏn viờn đỏnh giỏ mức độ rủi ro khụng cao thỡ kiểm toỏn viờn sẽ tiếp tục thực hiện cỏc thử nghiệm kiểm soỏt bổ sung đối với chu trỡnh hàng tồn kho.
• Thực hiện cỏc thử nghiệm kiểm soỏt bổ sung với
hàng tồn kho:
Theo chuẩn mực Kiểm toỏn số 500 thỡ thử nghiệm kiểm
soỏt là việc kiểm tra để thu thập bằng chứng Kiểm toỏn về sự thiết kế phự hợp và sự vận hành hữu hiệu của hệ thống kế toỏn và hệ thống kiểm soỏt nội bộ. Từ đú, thử
nghiệm kiểm soỏt với hàng tồn kho hướng tới việc thu thập bằng chứng kiểm toỏn về sự thiết kế phự hợp và sự vận hành hữu hiệu của hệ thống kế toỏn và hệ thống kiểm soỏt nội bộ với hàng tồn kho, khẳng định lại mức đỏnh giỏ ban đầu về rủi ro kiểm soỏt với hàng tồn kho. Để đạt được mục tiờu này cỏc thử nghiệm kiểm soỏt được tiến hành theo từng chức năng của chu trỡnh hàng tồn kho và với từng cơ sở dẫn liệu.
Thử nghiệm kiểm soỏt với chức năng mua vào:
Thử nghiệm kiểm soỏt đối với chức năng mua vào được thực hiện thụng qua một số cụng việc sau:
+Xem xột cú sự tồn tại một phũng mua hàng độc lập với cỏc phũng khỏc hay khụng?
+ Xem xột việc xử lý đơn đặt hàng cú đỳng theo quy trỡnh của doanh nghiệp, cú dầy đủ cỏc chứng từ cần
thiết theo quy định hay khụng? Đơn đặt hàng, hoỏ đơn, phiếu nhập kho và cỏc chứng từ khỏc cú chữ ký của cấp cú thẩm quyền hay khụng?
+ Xem xột người mua hàng, thủ quỹ, thủ kho và kế toỏn hàng tồn kho cú độc lập với nhau khụng?
Thử nghiệm kiểm soỏt với chức năng nhận hàng, lưu kho:
+ Quan sỏt và điều tra việc sử dụng kho bói, nhõn viờn bảo vệ, việc kiểm kờ hàng tồn kho và việc thực hiện kiểm kờ lại, việc đỏnh dấu riờng từng loại hàng tồn kho.
+ Kiểm toỏn viờn kiểm tra dấu hiệu của kiểm soỏt nội bộ với chức năng nhận hàng trong biờn bản giao
nhận, phiếu nhập kho( chữ ký của người giao hàng và thủ kho khi nhận hàng hoỏ, cỏc chứng từ minh chứng về hàng tồn kho, phỏng vấn để xem xột sự độc lập của người giao hàng với người nhận hàng.
+ Kiểm toỏn viờn quan sỏt tớnh liờn tục của chứng từ hàng tồn kho để đảm bảo hệ thống kiểm soỏt nội bộ cú quy định việc dựng cỏc chứng từ hàng tồn kho được đỏnh dấu trước. Đồng thời, kiểm toỏn viờn phỏng vấn và quan sỏt để kiểm tra tớnh đầy đủ, hợp lệ của chứng từ gốc, đối chiếu chứng từ gốc với sổ chi tiết và đối chiếu sổ chi tiết với sổ tổng hợp hàng tồn kho.