I- Giới thiệu về cụng ty cổ phần kiểm toỏn và tư vấn
3. Chi nhỏnh Cụng ty Cổ phần Kiểm toỏn và Tư vấn tại Hà
2.2.1 Quan sỏt vật chất HTK:
Quan sỏt vật chất HTK thực chất là sự cú mặt của KTV vào quỏ trỡnh kiểm kờ của cụng ty khỏch hàng. Và khi tham gia kiểm kờ HTK cựng với đơn vị khỏch hàng, KTV thực hiện theo chương trỡnh kiểm kờ do Cụng ty A&C quy định.
Phụ lục 3: Chương trỡnh kiểm kờ hàng tồn kho
Tờn khỏch hàng: Cụng ty X Niờn độ kế toỏn: 2004
Cỏc mục tiờu
Cụng ty Kiểm toỏn và Tư vấn (A&C) W.P.Ref.No: G Clients Name : Cụng ty X File No: Hàng tồn kho Year End: 31/12/2004 Reviewed by Prepared by Initi al Date Init ial Đ ĐT Date 24/2/ 05 NVL CCDC CFSXKDDD Thành phẩm Hàng hoỏ Tổng Đơ n vị : 25.965.563.457 546.235.260 2.258.592.360 8.936.000.000 10.269.437.000 47.975.828.077 A&C 25.965.563.457 546.235.260 2.258.592.360 8.936.000.000 10.256.905.079 47.963.306.156 Chờnh lệ ch 0 0 0 0 (12.521.921) (12.521.921)
1.Cuộc kiểm kờ được tổ chức bảo đảm thể hiện đầy đủ và chớnh xỏc số hàng tồn kho thuộc về đơn vị tại ngày kiểm kờ.
2. Bảo đảm rằng cỏc thủ tục này được tuõn thủ trong suốt cuộc kiểm kờ.
3.Qua quan sỏt thực tế thu thập cỏc thụng tin quan trọng khỏc: hàng hoỏ mất mỏt hư hỏng, lỗi thời, giảm giỏ, ngưng sản xuất, cho thuờ kho, mượn kho, hàng giữ hộ…
Thành phần tham gia:
+ Kiểm toỏn viờn:
+ Nhõn viờn của khỏch hàng
- …………………….. -
…………………………..
Địa điểm kiểm kờ: .......................... Ngày kiểm kờ................................ Loại hàng kiểm kờ: .......................... Cỏch lưu kho:............................... Đơn vị tớnh:................................ Giỏ trị ước tớnh: ........................... Chiếm % trờn tổng số hàng tồn kho : .......................... Thủ tục kiểm kờ
Cỏc bước thực hiện Cú Khụng Ghi
chỳ + Giai đoạn chuẩn bị kiểm kờ
1. Chương trỡnh kiểm kờ cú được xem xột lại trước khi thực hiện.
2. Chương trỡnh kiểm kờ cú được lập nhằm: a) Đếm và ghi nhận chớnh xỏc số lượng
b) cỏc loại hàng tồn kho được đếm tỏch biệt c) Kiểm tra việc phõn chia niờn độ
e) Xỏc định hàng hoỏ do người thứ 3 giữ hộ 3. Cuộc kiểm kờ cú người giỏm sỏt để đảm bảo
rằng cỏc mục tiờu trờn được đỏp ứng
4. Ban kiểm kờ gồm những người khụng liờn quan đến trỏch nhiệm hàng tồn kho.
+ Quan sỏt cuộc kiểm kờ
5. Kiểm toỏn viờn làm quen khu vực kiểm kờ và tớnh chất hàng hoỏ
6. Hàng hoỏ cú được lưu giữ để hạn chế hư hại 7. Hàng hoỏ nhận giữ hộ và cỏc hàng hoỏ khỏc
khụng thuộc sở hữu của đơn vị cú được tỏch biệt để khỏi đếm tới.
8. Hàng hoỏ đó được đếm cú được đỏnh dấu để khụng bị đếm lại.
9. Cỏc phiếu, giấy tờ kiểm kờ cú được kiểm soỏt tốt.
10. ...............................................................Việc di chuyển hàng hoỏ trong khi kiểm kờ cú được kiểm soỏt để trỏnh đếm trựng hoặc đếm sút. + Thực hiện kiểm mẫu:
11. ...............................................................Khi kết thỳc cuộc kiểm kờ thực hiện quan sỏt tổng thể một vũng để đảm bảo tất cả hàng hoỏ đó được đếm.
12. ...............................................................Kiểm toỏn viờn thực hiện test count qua hai bước: a) từ ghi chộp kiểm kờ kiểm tra số lượng và sự
tồn tại của hàng tồn kho.
b) Từ hàng tồn kho thực tế đối chiếu với ghi chộp kiểm kờ.
+ Thực hiện ghi nhận việc chia cắt niờn độ 13. ...............................................................Ghi nhận lại
chi tiết về hàng nhận và giao trong ngày kiểm kờ, chỳ ý tới:
a) Hàng hoỏ mới nhận về
b) Hàng hoỏ đó sẵn sàng để giao.
+ Ghi nhận về giảm giỏ, hư hỏng, mất mỏt
nhận liờn quan khỏc( yờu cầu ghi nhận trờn giấy tờ làm việc)
+ Cỏc ghi nhận khỏc của Kiểm toỏn viờn
15. Cỏc ghi chỳ về hàng hoỏ nhận giữ hộ, bờn thứ 3 giữ, cho thuờ kho, cho thuờ bói, hoạt động gia cụng.
+ Thủ tục quan sỏt kiểm kờ bổ sung ………………………………………….
+ Bước kết thỳc
16.Lưu giữ một bản copy của biờn bản kiểm kờ và biờn bản xử lý( nếu cú)
17. Xem xột lại toàn bộ cỏc bước cụng việc trong chương trỡnh này.
Kết luận và kiến nghị Đố i v ới Cụng ty X:
Cụng việc kiểm kờ tại Cụng ty X đó được cỏc KTV ghi chộp vào giấy tờ làm việc một cỏch rừ ràng và cụ thể như sau:
Bảng 8: Trớch tờ ghi chộp về cụng việc kiểm kờ của KTVtại X
Cụng ty Kiểm toỏn và Tư vấn (A&C) W.P.Ref.No:
Clients Name: Cụng ty X File No:
Notes of Account : Kiểm kờ Year End: 31/12/2004 Reviewed by Prepared by Intia l Dat e Init ial H. Đ Date 31/1 2/04
Vào ngày 31/12/2004, nhúm KTV của A&C đó tham gia kiểm kờ cựng với đơn vị khỏch hàng. Thực tế, vỡ cụng ty A bao gồm nhiều phõn xưởng khỏc nhau, thời gian khụng cho phộp nờn kiểm toỏn viờn chỉ tiến hành chọn mẫu kiểm kờ tại kho thành phẩm, bỏn thành phẩm, sản phẩm dở dang và kho phõn xưởng vi sinh,
kho động lực.
1/ Thành phần tham gia kiểm kờ sản phẩm dở dang tại phõn
xưởng đường:
Đỗ Như A- Phú phũng TC- KT
Ngưyễn Đăng B- Đại diện phũng Kế hoạch Nguyễn QD – Phú Giỏm đốc phõn xưởng Nguyễn H.Đ - KTV chứng kiến.
2/ Thành phần tham gia kiểm kờ NVL tại PX vi sinh: Hà MĐ - Đại diện phũng TCKT
Hoàng Thị K – Phú phũng KH
Nguyễn TS – thành viờn PX vi sinh Nguyễn TD – KTV chứng kiến
3/ Tại PX đường, kho thành phẩm do cụng tỏc chuẩn bị khụng tốt nờn thủ kho chớnh đi vắng, do đú khụng tiến hành kiểm kờ được.
4/ Tại kho động lực ( NVL, CCDC...)
Thủ kho xin nghỉ làm từ ngày 30/12/2004 khi KTV đi quan sỏt trước khu vực kiểm kờ.
Kết luận: Nhỡn chung cụng việc chuẩn bị, lập kế hoạch thời gian và địa điểm kiểm kờ của đơn vị khụng tốt.
Quỏ trỡnh chuẩn bị kiểm kờ:
Ban kế hoạch chi tiết như thời gian kiểm kờ , chia tổ và thực hiện như thế nào thỡ thành viờn tổ kiểm kờ đều khụng nắm rừ, khụng cú việc tập huấn, hướng dẫn cho tổ kiểm kờ trước khi thực hiện, cỏc đơn vị liờn quan ( phõn xưởng, kho) khụng được bỏo trước kế hoạch hoặc thiếu trỏch nhiệm, thủ kho tại hai kho thành phẩm và động lực đều vắng mặtBan kiểm kờ được thành lập ngày 27/12/2004 theo quyết định 759QĐ/ĐNC-TCHC của giỏm đốc cụng ty X. Tuy nhiờn khi KTV yờu cầu kế hoạch chi tiết như thời gian kiểm kờ , chia tổ và thực hiện như thế nào thỡ thành viờn tổ kiểm kờ đều khụng nắm rừ, khụng cú việc tập huấn, hướng dẫn cho tổ kiểm kờ trước khi thực hiện, cỏc đơn vị liờn quan ( phõn xưởng, kho) khụng được bỏo trước kế hoạch hoặc thiếu trỏch nhiệm, thủ kho tại hai kho thành phẩm và động lực đều vắng mặt.
Cỏc ý kiến nhận xột của KTV về cụng tỏc kiểm kờ tại đơn vị được tiếp tục trỡnh bày vào giấy tờ làm việc Notes of Accounts bao gồm những nhận xột như sau:
1/ Kiểm kờ sản phẩm dở dang tại phõn xưởng đường Thành phần tham gia kiểm kờ gồm: phú phũng tổ chức kỹ thuật, đại diện phũng kế hoạch, phũng kỹ thuật, phú giỏm đốc phõn xưởng và KTV
Tổ kiểm kờ được phú giỏm đốc dẫn tới từng tổ sản xuất (tương ứng với từng khõu liờn quan tới sản phẩm ở từng giai đoạn): tổ nấu đường, tổ bốc hơi, tổ làm sạch, tổ ly tõm, tổ đúng bao và tổ cẩu mớa (nguyờn liệu)
Tại cỏc tổ, do bỏn chế phẩm nằm trong một dõy
chuyền kớn, mặt khỏc, tổ kiểm kờ khụng đủ hiểu biết về kỹ thuật nờn chỉ yờu cầu cỏc tổ trưởng sản xuất cung cấp cỏc số liệu về số lượng, nồng độ…chủ yếu là dựa vào kinh nghiệm thực tế của cỏc tổ sản xuất để xỏc định.
Đối với mớa nguyờn liệu tồn trờn bói chỉ ước tớnh bằng cỏch xỏc định số lượng mớa tương đương để xỏc định mớa tồn
Số lượng mớa tương đương = Số xe mớa* 9 tấn/xe Sau khi cú kết quả sản phẩm ở từng cụng đoạn sản xuất, phũng kỹ thuật sẽ tiến hành tớnh toỏn % hoàn thành để quy đổi về sản phẩm.
2/ Thực hiện kiểm kờ tại kho thành phẩm
- Quy trỡnh nhập – xuất kho: khi thành phẩm được đúng bao, được chuyển vào kho cú mỏy đếm tự động. Hàng ngày hoặc hàng ca, thủ kho ghi vào phiếu nhập kho cú đối chiếu với mỏy đếm bao và ghi vào thẻ kho. Khi khỏch hàng vào lấy hàng, căn cứ vào phiếu xuất kho tại phũng kế hoạch, thủ kho xuất hàng dưới sự giỏm sỏt của một nhõn viờn bảo vệ. Phiếu xuất kho phải cú đủ chữ ký của
nhà mỏy. Mặt khỏc, tại cổng cụng ty xe sẽ qua cõn bàn điện tử để kiểm tra hàng, đối chiếu với phiếu xuất kho.
- Thẻ kho được rỳt số dư đầy đủ hàng ngày: Tại kho thành phẩm loại I và loại II được xếp riờng lẻ, vệ sinh tại kho sạch sẽ, thụng thoỏng và an toàn, tuy nhiờn, việc sắp xếp rất khú cho việc kiểm đếm. Việc sắp xếp do một đội cụng nhõn thực hiện, cú hàng xếp dọc, một vài hàng xếp ngang (trỏnh đổ) khụng vuụng vắn do chất cao hoặc do lấy hàng xuất kho khụng theo thứ tự, lấy lộn xộn. Chớnh vỡ vậy nờn khụng tiến hành kiểm đếm được. Tổ kiểm kờ chỉ cú thể yờu cầu rỳt số dư và điều chỉnh với số liệu kế toỏn. Tuy nhiờn, thời điểm kiểm kờ khụng cú mặt thủ kho nờn khụng thực hiện được.
3/ Kiểm kờ tại phõn xưởng vi sinh:
Tại phõn xưởng này, tổ kiểm kờ đó thực hiện kiểm kờ bằng cỏch đếm từng bao phõn NPK tồn trong kho tại thời điểm tiến hành kiểm kờ rồi quy ra số Kg theo trọng lượng quy định của từng kho.
Tuy nhiờn qua quan sỏt việc kiểm kờ của đơn vị, KTV thấy sự chuẩn bị cho quỏ trỡnh kiểm kờ là khụng tốt. Tại thời điểm kiểm kờ, số hàng tồn kho lớn nhưng lại khụng được sắp xếp theo quy cũ, hàng cột để nhõn ra số lượng bao tồn. Vỡ vậy, việc kiểm đếm khụng thực hiện được.Tổ kiểm kờ đó tạm thời lấy số liệu tồn kho theo sổ sỏch của phõn xưởng vi sinh.
Như vậy cụng việc kiểm kờ tại phõn xưởng vi sinh là khụng thực hiện được.
kiểm kờ, lập bảng tổng hợp số liệu trờn biờn bản kiểm kờ và cho thấy một số lượng lớn vật tư, sản phẩm dở dang ở cỏc phõn xưởng vi sinh, cơ điện, nước TNTK chưa cú phiếu nhập kho.
Tại phõn xưởng động lực cú 29m3 dầu Fo và 75m3 củi đốt lũ gửi xưởng, khụng cú phiếu nhập kho.
Ngoài ra cú một số vật tư bị mất, hỏng ở phõn xưởng cơ điện.
Số lượng nguyờn vật liệu chớnh (mớa) tồn cuối kỳ được ghi nhận tại biờn bản kiểm kờ là 59.520.000.
Sau đõy là biờn bản kiểm kờ tại phõn xưởng vi sinh của Cụng ty X:
Phụ lục 4: Biờn bản kiểm kờ vật tư, sản phẩm dở dang Cụng ty X
Tớnh đến 0h 1/1/2005
Hụm nay, 31/12/2004 tại PX vi sinh cụng ty X, ban kiểm kờ gồm:
Hà MĐ - Đại diện phũng TCKT Hoàng Thị K – Phú phũng KH
Nguyễn TS – thành viờn PX vi sinh Nguyễn TD – KTV chứng kiến
stt Nội dung kiểm kờ Số lượng Đơn giỏ Thành tiền Ghi chỳ
1 Đạm Urờ 13.26T 11.96t chưa
phiếu gửi kho
2 Lõn nung chảy 28.97t 12.93 gửi
kho
3 Kaly 25.83t Gửi kho
Dựa vào kết quả kiểm kờ và phõn tớch tổng quỏt ở trờn BCĐKT và BCKQKD cho thấy khoản mục HTK cú những biến động lớn và bất thường, do đú KTV cần tiếp tục tiến hành cỏc thủ tục kiểm tra chi tiết đối với khoản mục này.
Đố i v ới Cụng ty Y:
Do Cụng ty Y là khỏch hàng năm đầu tiờn của A&C nờn việc quan sỏt vật chất HTK tại Cụng ty Y khụng được
thuận lợi. KTV tham gia vào cuộc kiểm kờ với tư cỏch là những người quan sỏt kiểm kờ, đỏnh giỏ thủ tục kiểm kờ và ghi nhận cỏc nhận định trờn giấy tờ làm việc (notes of account). Thời điểm kiểm kờ tại Cụng ty Y được tiến hành ngay trong thời gian kiểm toỏn tại đơn vị do Y là khỏch hàng đầu tiờn nờn A&C sẽ gặp khú khăn trong việc sử dụng biờn bản kiểm kờ của đơn vị. Cụng việc kiểm kờ được thực hiện vào ngày 23/02/2004 tại kho vải do kho này chiếm giỏ trị lớn trong tổng số HTK, đồng thời kho vải là kho cú chứa cỏc nguyờn vật liệu chớnh, phụ liệu
6 Vi lượng 13.738t
7 Phụ trợ OA 4.08t Gửi kho
8 Men vi sinh 4080 bộ Gửi kho
9 Than bựn 20.75 m3 Gửi kho
10 Mựn HCVS 736t 11 Bao 4.4.4 48.344 C 12 Bao 9.2.9 7.622 C 13 Mựn trộn 24 luống 30t/ luống 14 Phõn NPK 4.4.4 137.8t 15 Phõn NPK 9.2.9 12.65t
Và do việc thực hiện kiểm kờ được thực hiện ngay trong thời gian tiến hành kiểm toỏn mà khụng phải là vào thời điểm 31/12/2004 nờn KTV phải thực hiện việc cộng trừ lựi để xỏc định số lượng HTK cuối kỳ theo cụng thức: Giỏ trị kiểm kờ Giỏ trị kiểm kờ Tổng cộng lượng Tổng cộng lượng hàng nhập trờn = tại 31/12/2004 + Tại 23/02/2005 - hàng xuất trờn PXK PNK
Với sự cú mặt của KTV, giỏm đốc Cụng ty, kế toỏn trưởng và thủ kho cụng việc kiểm kờ được thực hiện bằng cỏch một thành viờn của nhúm kiểm đếm, một thành viờn cũn lại ghi kết quả. Cụ thể tại kho vải thu được biờn bản kiểm kờ như sau:
Phụ lục 5: Biờn bản kiểm kờ nguyờn vật liệu tại kho vải cụng ty Y STT Tờn vật liệu ĐVT SL trờn sổ sỏch SL thực tờ Chờnh lệch 1 Vải trắng K 1.2m Một 20 25 5 2 Vải trắng K 1.5m Một 165 165 0 3 Vải bạt 154 Một 560 593 33 4 Vải cotton Một 200 200 0 5 Vải Kaki Một 83 83 0 .... .... .. ............. ...........
Qua quỏ trỡnh kiểm kờ tại đơn vị, KTV đó đưa ra nhận xột và ghi chộp trờn giấy tờ làm việc như sau: Việc thực hiện kiểm kờ tuõn theo đỳng phương phỏp kiểm kờ mà khỏch hàng đó đưa ra, cụng việc được tiến hành nghiờm tỳc, cẩn thận. Nhúm kiểm kờ đếm lần lượt từng mặt hàng và đỏnh dấu hàng đó được đếm. Đồng thời đơn vị cũng đó chuẩn bị đầy đủ cỏc tài liệu liờn quan đến cụng tỏc kiểm kờ.
Kho được sắp xếp ngăn nắp, khoa học dễ dàng cho việc kiểm đếm tuy nhiờn một số nguyờn vật liệu đó xuất kho cho phõn xưởng sản xuất nhưng vẫn để lẫn vào kho vải chứa nguyờn vật liệu và phụ liệu dẫn đến chờnh lệch như trờn ở vải trắng K 1.2m và vải bạt 154. Những sai sút này KTV đó thụng bỏo với Ban Giỏm đốc và được đồng ý điều chỉnh cho phự hợp. Tuy nhiờn đõy chỉ là những sai sút nhỏ do ghi chộp khụng ảnh hưởng nghiờm trọng đến Bỏo cỏo tài chớnh của đơn vị.