I- Giới thiệu về cụng ty cổ phần kiểm toỏn và tư vấn
3. Chi nhỏnh Cụng ty Cổ phần Kiểm toỏn và Tư vấn tại Hà
2.2.2 Thủ tục kiểm tra chi tiết:
Thủ tục kiểm tra chi tiết được cỏc KTV tiến hành theo chương trỡnh kiểm toỏn HTK mà cụng ty A&C quy định theo cỏc bước sau:
Bước 1: Tỡm hiểu phương phỏp kế toỏn hàng tồn kho,
đỏnh giỏ sản phẩm dở dang, tớnh giỏ thành phẩm , lập dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho bằng cỏc phương phỏp điều tra( tiếp xỳc, phỏng vấn kế toỏn hàng tồn kho).Qua đú KTV đó thu thập được cỏc thụng tin như sau:
Phương phỏp kế toỏn HTK : Cụng ty X và Y cựng hạch toỏn HTK theo phương phỏp kờ khai thường xuyờn
- Phương phỏp tớnh giỏ thành của Cụng ty X là
phương phỏp thực tế đớch danh trong khi ở Cụng ty Y là phương phỏp nhập trước xuất trước.
- Phương phỏp trớch lập dự phũng giảm giỏ HTK: Cả 2 Cụng ty đều khụng tiến hành trớch lập dự phũng giảm giỏ HTK.
Bước 2: Tỡm hiểu hệ thống kiểm soỏt nội bộ
Đối vớ i Cụng ty X:
KTV đó tiến hành kiểm tra 100% nghiệp vụ nhập và 100% nghiệp vụ xuất và phỏt hiện thấy tại ngày kiểm kờ 31/12 đơn vị vẫn tiến hành nhập kho thành phẩm, cú chứng từ nhập nhưng kế toỏn khụng ghi sổ.
Tại phõn xưởng động lực cú 29m3 dầu Fo và 75m3
củi đốt lũ gửi xưởng khụng cú phiếu nhập kho.
Tại thời điểm kiểm kờ kế toỏn vẫn tiến hành nhập hàng, tuy nhiờn thủ kho chưa làm xong thủ tục nhập kho.
Đối với Cụng ty Y:
KTV tiến hành kiểm tra một số phiếu nhập kho liờn tiếp tại cụng ty Y là cỏc phiếu nhập kho được đỏnh theo thứ tự liờn tiếp thỡ KTV nhận thấy là hầu hết cỏc số liệu trờn cỏc chứng từ đú đó được kế toỏn phản ỏnh đỳng trờn sổ sỏch về số hiệu, ngày thỏng, giỏ trị và cú đủ chữ ký. Tuy nhiờn vẫn cũn một số sai sút như sau:
Đối với phiếu nhập kho 154 và 313 cú nội dung kinh tế là mua vải của Cụng ty Z nhưng chưa trả tiền cho nhà cung cấp trị giỏ là 2.200.000 và 3.500.000. Tuy nhiờn 2 chứng từ này khụng cú Hoỏ đơn giỏ trị gia tăng
khống. Ngoài ra cũn cú phiếu nhập kho 251 trị giỏ là 1.000.000 cú nội dung kinh tế như trờn nhưng chỉ cú hoỏ đơn bỏn lẻ đi kốm. Nhưng sai phạm này khụng ảnh hưởng trọng yếu đến BCTC nờn khụng cần điều chỉnh, tuy nhiờn KTV cần phải đưa ra đề xuất với Ban giỏm đốc trong việc điều chỉnh cho phự hợp.
Đối với cỏc nghiệp vụ xuất kho, KTV cũng tiến hành chọn mẫu một số phiếu xuất kho liờn tiếp để kiểm tra, kết quả cho thấy cỏc nghiệp vụ này nhỡn chung đó được kế toỏn phản ỏnh đỳng về quy mụ, nội dung kinh tế phỏt sinh, tuy nhiờn phiếu xuất kho 860 ngày 10/12 là xuất chỉ may cho bộ phận trực tiếp sản xuất trị giỏ 972.563 nhưng thực tế chỉ cú 912.563 do kế toỏn phản
ỏnh nhầm 60.000 vào giỏ trị xuất kho sản xuất cho phõn xưởng. Tuy nhiờn sai phạm này cũng khụng ảnh hưởng nghiờm trọng tới BCTC của đơn vị, KTV yờu cầu đơn vị hạch toỏn lại cho đỳng với quy định.
Bước 3: Đọc lại hồ sơ kiểm kờ và biờn bản
kiểm kờ đó được thực hiện vào ngày 31/12/2004 tại cỏc phõn xưởng tại Cụng ty X và vào ngày 23/02/2004 tại cỏc kho của Cụng ty Y để thu thập thụng tin về cỏch thức lưu kho và quản lý kho hàng.
Bước 4: Thu thập danh mục HTK cuối kỳ, KTV
thấy rằng HTK của cụng ty X bao gồm: nguyờn vật liệu (cú nguyờn vật liệu chớnh, nguyờn vật liệu phụ, phõn bún và nguyờn vật liệu khỏc), cụng cụ dụng cụ, chi phớ sản xuất kinh doanh dở dang, thành phẩm, và hàng gửi bỏn. Cũn HTK ở Cụng ty Y gồm: nguyờn vệt liệu, cụng cụ
phẩm và hàng hoỏ. Tuy nhiờn giỏ trị HTK ở Cụng ty Y cú giỏ trị lớn hơn nhiều so với Cụng ty X do quy mụ hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như tỡnh hỡnh tài chớnh của Cụng ty Y thuận lợi hơn nhiều so với Cụng ty X.
Tuy nhiờn đến bước cụng việc này ở Cụng ty X KTV khụng tiến hành theo trỡnh tự chung mà tiến hành kiểm tra dựa trờn những tài liệu mà khỏch hàng cung cấp. Cũn ở Cụng ty Y KTV vẫn thực hiện cỏc bước theo đỳng trỡnh tự của chương trỡnh kiểm toỏn khoản mục HTK mà A&C đó lập.
Đố i v ới Cụng ty X:
Bước 5: KTV thực hiện đối chiếu giữa số
liệu thu được trờn cõn đối phỏt sinh, sổ cỏi đầu năm với bỏo cỏo kiểm toỏn năm trước, kết quả cho thấy cú sự chờnh lệch giữa số liệu trờn sổ , cõn đối phỏt sinh với biờn bản kiểm kờ đối với chỉ tiờu nguyờn vật liệu chớnh (TK1521), chi phớ sản xuất kinh doanh dở dang(TK154)
đối với sản phẩm đường, thành phẩm (TK155) (đường trắng) và hàng gửi bỏn (TK157) (Đường trắng). Và kết
quả của bước cụng việc này được thể hiện trờn giấy tờ làm việc G.
Bảng 9: Trớch giấy tờ làm việc của KTV về HTK
Tỡm hiểu nguyờn nhõn, KTV được khỏch hàng giải thớch là do trong năm khi xuất kho, đơn vị khỏch hàng
đó hạch toỏn sai giỏ vốn xuất kho, đối với nguyờn vật liệu chớnh (TK152), giỏ vốn xuất kho ghi sổ thấp hơn giỏ vốn thực tế, làm cho lợi nhuận tăng lờn, cũn TK154, 155,157 giỏ vốn xuất kho ghi sổ cao hơn giỏ vốn thực tế, làm cho lợi nhận giảm. Số chờnh lệch vượt quỏ chờnh lệch cần đề nghị ra bỳt toỏn điều chỉnh (SAD = 1.046.058). KTV yờu cầu cụng ty X cần phải ra bỳt toỏn điều chỉnh trong trường hợp này là: điều chỉnh tăng chi phớ SXKDDD, thành phẩm và hàng gửi bỏn, đồng thời tăng lợi nhuận và giảm giỏ vốn hàng bỏn; điều chỉnh giảm NVL chớnh , đồng thời tăng giỏ vốn hàng bỏn và giảm lợi
Cụng ty Kiểm toỏn và Tư vấn (A&C) W.P.Ref.No: G Clients Name : Cụng ty X File No: Hàng tồn kho Year End: 31/12/2004 Reviewed by Prepared by Initi al Date Init ial HĐ Date 10/3/ 05 NVL CCDC CFSXKDDD Thành phẩm Hàng gửi bỏn Tổng Đơ n vị 3.144.002.805 3.119.867.085 1.526.439.329 11.456.933.881 12.994.270.035 32.241.513.135 A&C 3.142.434.773 √ 3.119.867.085√ 1.318.973.335√ 8.778.163.608√ 9.618.516.552√ 25.977.955.353√ Chờnh lệ ch (1.568.032) (207.465.994) (2.678.770.273) (3.375.753.483) (6.263.557.782)
Bước 6: Đối chiếu số liệu giữa bảng cõn đối
số phỏt sinh với sổ cỏi, bỏo cỏo nhập – xuất – tồn cú sự phự hợp giữa bảng cõn đối số phỏt sinh với bỏo cỏo nhập- xuất- tồn nhưng vẫn cú sự chờnh lệch như ở trờn.
Phụ lục 6: Bỏo cỏo tỡnh hỡnh nhập- xuất- tồn ( Kho thành phẩm)
Đường kớnh trắng RS ( 24h ngày 31/12/2004)
Từ 2 bước đối chiếu và so sỏnh như trờn ta thấy chớnh nguyờn nhõn hạch toỏn sai giỏ vốn xuất kho nờu trờn đó dẫn đến việc hạch toỏn sai chi phớ, Chi phớ dở dang
cuối kỳ của đơn vị lỳc này vẫn là: 1.526.439.329VNĐ, cần phải ra bỳt toỏn điều chỉnh.
Bảng 10: Trớch giấy tờ làm việc về CFSXKDDD Cụng ty X
Cụng ty Kiểm toỏn và Tư vấn (A&C) W.P.Ref.No: G6. Clients Name : Cụng ty X File No: CFSXKDDD Year End: 31/12/2004 Reviewed by Prepared by Initi al Date Init ial HĐ Date 8/3/0 5 1.NVLTT 2.NCTT 3.CF chung Tổng Thu hồi mật vỉ, bó bựn 01/01 31/12 Kết chuyển nhập kho thành phẩm S ả n ph ẩm đườ ng 45.178.080.247 1.495.407.300 14.107.573.469 60.781.061.106 (3.425.676.310) 443.870.410 1.122.067.114 56.677.188.002 S ả n ph ẩm khỏc 4.941.178.998 181.601.080 2.165.367.085 7.288.147.163 (571.583.250) 0 404.372.215 6.312.191.698 T ổ ng 50.119.259.245 1.677.008.380 16.272.940.554 68.069.208.179 (3.997.259.560) 443.870.410 1.526.439.329 62.989.379.700 Chỉ tiờu Nhập (kg) Xuất (Kg) Tồn (Kg) 1.Tồn đầu kỳ 3.092 2.Đường loại I 1.671.550 1.576.559 94.991 3.Đường loại II 1.909.400 1.156.500 752.900 4.Xuất khẩu, chế tỏc 3.092 5.Tồn cuối kỳ 847.891
Bước 7: KTV kiểm tra việc tập hợp chi phớ, tớnh giỏ thành sản phẩm và tớnh ra số thành phẩm nhập kho
- Tớnh giỏ mớa tồn kho tại ngày 31/12/2002 và tớnh giỏ xuất kho thành phẩm và hàng gửi bỏn
Do cú sự chờnh lệch về nguyờn vật liệu, chi phớ sản xuất kinh doanh dở dang, thành phẩm và hàng gửi bỏn như vậy nờn đó ảnh hưởng đến việc tớnh giỏ mớa tồn kho cuối kỳ dẫn đến chờnh lệch về thành phẩm là 2.678.770.273, của hàng gửi bỏn là 3.375.753.483
Kiểm tra việc tập hợp chi phớ và tớnh giỏ thành, KTV thấy ghi chộp những vấn đề phỏt hiện được trờn giấy tờ làm việc:
Bảng 11: Trớch giấy tờ làm việc của KTV Cụng ty X
Cụng ty Kiểm toỏn và Tư vấn (A&C) W.P.Ref.No: G6.
Clients Name : Cụng ty X File No:
Notes of Account: Tớnh giỏ thành HTK Year End: 31/12/2004 Reviewed by Prepared by Initi al Date Init ial HĐ Date 8/3/0 5
- Đối với sản phẩm đường, kế toỏn khụng phõn biệt giỏ thành đường loại I và II mà tớnh theo phương phỏp trực tiếp.
Chi phớ vụ 2002-2003(thỏng 1- thỏng 4) kế toỏn khụng kết chuyển chi phớ và tớnh giỏ thành thành phẩm hàng thỏng mà khi kết thỳc vụ, toàn bộ chi phớ tập hợp được kết chuyển cho thành phẩm (TK155), căn cứ vào lượng xuất bỏn để kết chuyển giỏ vốn.
Chi phớ vụ 2003-2004 (thỏng 11-12), kế toỏn khụng kết chuyển chi phớ hàng thỏng mà khi kết thỳc năm căn cứ vào kết quả kiểm kờ sản phẩm dở dang, kế toỏn tớnh chi phớ, kết chuyển vào thành phẩm, xỏc định giỏ thành đơn vị, và lấy đú làm căn cứ tớnh giỏ vốn hàng xuất bỏn.
Cuối năm tớnh toỏn lại giỏ thành sản phẩm cho cả năm căn cứ vào chi phớ đó tập hợp được và số lượng kiểm kờ.
- Giỏ thành phõn vi sinh cũng tương tự như đối với sản phẩm đường nhưng phõn vi sinh hàng thỏng kết chuyển giỏ thành.
Giỏ nhập kho bằng giỏ giao khoỏn cho phõn xưởng, trước thỏng 6 tớnh chung giỏ 944,94VNĐ/Kg, sau thỏng 6, giỏ phõn lõn 929 = 1.372.721VNĐ/Tấn, gớa phõn lõn 444 = 927.621VNĐ/Tấn
Sản phẩm này khụng tớnh được chi phớ sản xuất kinh doanh dở dang và việc kiểm kờ phõn xưởng này cũng khụng xỏc định được.
Chớnh vỡ vậy nờn KTV tạm thời chấp nhận cỏch tớnh giỏ thành như trờn
- Giỏ thành nước tinh khiết: Toàn bộ chi phớ tập hợp được hàng thỏng sẽ kết chuyển giỏ thành nhập kho khụng để sản phẩm dở dang. Tuy nhiờn, sản phẩm này đó tạm dừng do hàng khụng bỏn được (khụng cú biờn bản dừng sản xuất, theo kế toỏn từ thỏng 6/2004 khụng cú sản phẩm nhập kho).Do đú chi phớ phỏt sinh sau thỏng 6 đang dư dở dang trờn TK154.
Cuối cựng, KTV kiểm tra lại việc tớnh giỏ thành sản phẩm cho cả năm của cụng ty X. KTV tự tớnh lại và đối chiếu với số liệu cụng ty X.
Bước 8: Kiểm tra việc lập dự phũng giảm giỏ
Cụng ty khụng lập dự phũng giảm giỏ HTK mà thụng qua kết quả kiểm kờ, đỏnh giỏ chất lượng sản phẩm để bỏo cỏo lại cho Tổng Cụng ty lập dự phũng. Do đú KTV khụng cần kiểm tra tài khoản dự phũng giảm giỏ HTK tại đơn vị mà chỉ kiểm tra thụng qua kết quả kiểm kờ.
Bước 9: Kiểm tra thủ tục chia cắt niờn độ (
cut- off) KTV nhận thấy kế toỏn cụng ty X chưa ghi nhận một số nghiệp vụ phỏt sinh trong thỏng 12/2004 và tại thời điểm kiểm kờ vẫn tiến hành nhập hàng, tuy nhiờn thủ kho lại chưa làm xong thủ tục nhập kho.Kết quả:
Bảng 12: Trớch giấy tờ làm việc về NVL chớnh Cụng ty X
Như vậy, qua cỏc bước thực hiện cỏc thủ tục kiểm tra chi tiết tuy KTV khụng thực hiện kiểm toỏn theo đỳng trỡnh tự như trong chương trỡnh kiểm toỏn nhưng vấn đề này khụng làm ảnh hưởng đến kết quả kiểm toỏn.
Đố i v ới Cụng ty Y:
Bước 5: Theo chương trỡnh kiểm toỏn khoản mục HTK,
cỏc KTV tiến hành chọn mẫu một số nghiệp vụ xuất kho để kiểm tra phương phỏp tớnh giỏ xuất kho cú nhất quỏn hay khụng thỡ KTV nhận thấy: Trong 9 thỏng đầu năm theo
Cụng ty Kiểm toỏn và Tư vấn (A&C) W.P.Ref.No: G1.1 Clients Name : Cụng ty X File No: NVL chớnh Year End: 31/12/2004 Reviewed by Prepared by Initi al Date Init ial HĐ Date 9/3/0 5 Thỏng 11 Thỏng 12 Tổng S ố s ổ sỏch 1.225.349.879 11.779.550.337 S ố b ảng kờ 1.157.422.721 10.832.221.222 Chờnh lệ ch (67.927.158) (947.329.115) (1.015.256.273)
3 thỏng cuối năm cú một số mặt hàng lại tớnh theo
phương phỏp giỏ thực tế đớch danh. Cụ thể cú lụ hàng nhập hàng hoỏ như sau:
Do ỏp dụng sai phương phỏp tớnh giỏ HTK dẫn đến thành phẩm tăng lờn 12.521.951, do đú giỏ vốn hàng bỏn bị giảm xuống12.521.951. KTV yờu cầu Cụng ty Y phải ra bỳt toỏn điều chỉnh trong trường hợp này: Điều chỉnh tăng giỏ vốn hàng bỏn đồng thời giảm lợi nhuận.
Bước 6: KTV thực hiện việc tớnh CFSXKDDD cuối kỳ và
tớnh giỏ thành sản phẩm bằng cỏch phỏng vấn kế toỏn về việc tập hợp chi phớ sản xuất, xem xột tớnh chớnh xỏc về mặt số học trong quỏ trỡnh tớnh toỏn và đỏnh giỏ sản phẩm dở dang, xem xột phương phỏp đỏnh giỏ sản phẩm dở dang tại Cụng ty Y. Kết quả được thể hiện qua bảng sau: (trớch số liệu trờn giấy tờ làm việc của KTV)
Bảng 13: Trớch số liệu CFSXKDDD Cụng ty Y
Hàng hoỏ ĐVT Số lượng Thành tiền
ỏo Jăcket HĐ461-0326 Cỏi 6 154.663
bộ ba vỏy ỏo HĐ461-0326 Bộ 750 45.253.000
quần õu nam mó NN-001 Cỏi
8600 110.357.65 8 Cộng 9356 155.765.32 1 Tờn hàng Dư đầu kỳ Phỏt sinh nợ Phỏt sinh cú Dư cuối kỳ 621 622 627 Quần õu nam 170.125.1 25 325.257. 00 235.000. 000 200.000. 000 575.000. 000 355.382. 125 Vỏy ỏo 250.000.0 185.000. 80.000.0 47.000.0 335.000. 223.000.
........ ....
KTV kết luận cụng việc hạch toỏn chi phớ SXKDDD tại Cụng ty Y là hoàn toàn hợp lý.
Bước 7: Cũng như cụng ty X, tại Cụng ty Y khụng lập
dự phũng giảm giỏ HTK do đú KTV cũng khụng tiến hành thủ tục kiểm toỏn này tại Cụng ty khỏch hàng Y.
Bước 8: Kiểm tra thủ tục chia cắt niờn độ (cut-off
test) bằng cỏch chọn một số nghiệp vụ trước và sau ngày kết thỳc niờn độ KTV phỏt hiện phiếu nhập kho 413 với nội dung là mua chỉ may nhưng chưa thanh toỏn tiền hàng cho người bỏn số tiền là 245.000 nhưng ngày ghi trờn hoỏ đơn giỏ trị gia tăng là 15/1/2005 trong khi theo sổ sỏch kế toỏn thỡ lại ghi ngày 15/12/2004. Như vậy kế toỏn đó vi phạm tớnh đỳng kỳ kế toỏn trong ghi sổ mặc dự số tiền của phiếu nhập này là khụng lớn.
Bước 9: Do đõy là năm đầu tiờn A&C tiến hành kiểm
toỏn tại Cụng ty Y nờn việc đối chiếu sổ chi tiết vật tư với số đó kiểm toỏn năm trước chỉ cú thể lấy từ biờn bản kiểm toỏn của Cụng ty kiểm toỏn năm trước.
Bước 10,11: Cụng việc đối chiếu giữa BCĐSPS với sổ cỏi, bỏo cỏo nhập – xuất- tồn thấy cú chờnh lệch về
thành phẩm, nguyờn nhõn của chờnh lệch đó đựoc KTV xỏc định là do ỏp dụng phương phỏp tớnh giỏ HTK khụng nhất quỏn, mà cụ thể là do khụng nhất quỏn trong việc tớnh giỏ xuất hàng hoỏ ở kho thành phẩm.
Bước 12: Việc trỡnh bày và cụng bố HTK trờn BCTC
3.Kết thỳc kiểm toỏn:
Bước cuối cựng trong cuộc kiểm toỏn là kết thỳc kiểm toỏn. Trong bước cụng việc này, A&C tiến hành tập hợp toàn bộ giấy tờ làm việc của KTV và trưởng nhúm kiểm toỏn tiến hành xem xột, đỏnh giỏ cỏc bằng chứng mà KTV thu thập được. Mặt khỏc, để hạn chế tối đa cỏc sai phạm cú thể xảy ra, KTV phải xem xột cỏc sự kiện phỏt sinh thờm sau ngày lập BCTC, tiến hành đỏnh giỏ và soỏt xột lại kết quả kiểm toỏn, đưa ra cỏc bỳt toỏn điều chỉnh cần thiết.
Căn cứ trờn cỏc bằng chứng thu được trong quỏ trỡnh thực hiện kiểm toỏn, kiểm toỏn viờn đưa ra ý kiến xỏc nhận rằng khoản mục hàng tồn kho trờn bỏo cỏo tài chớnh của đơn vị cú được trỡnh bày trung thực và hợp lý trờn cỏc khớa cạnh trọng yếu hay khụng.
Kết quả kiểm toỏn khoản mục hàng tồn kho thường được sử dụng trong quỏ trỡnh tổng kết kết quả kiểm toỏn. Khi đú kiểm toỏn viờn xem xột ảnh hưởng của kết quả kiểm toỏn này đến việc đưa ra ý kiến của kiểm toỏn viờn về tớnh trung thực hợp lý của một số khoản mục