Công ty sẽ lưu giữ các hồ sơ liên quan đến bản chất của sự không phù hợp và các hành động khắc phục để làm bằng chứng cho sựcải tiến. Định kỳ hàng quý, lãnh đạo phụtrách các đơn vịtiến hành xem xét sựkhông phù hợp xảy ra để đánh giá thực hiện và duy trì các hành động khắc phục, phòng ngừa. Khi kết thúc hành động, các đơn vị liên quan đã cập nhật thông tin về sự không phù hợp và lưu hồ sơ theo quy định kiểm soát tài liệu của Công ty.
Căn cứvào tiêu chuẩn (10.3) của HTQLCL, Công ty đã liên tục thực hiện hành động khắc phục phòng ngừa trong từng bước, từng hoạt động của các quá trình. Các hành động khắc phục được thực hiện ngay sau khi các đợt đánh giá được diễn ra đảm bảo sựphù hợp trong quá trình vận hành HTQLCL.
CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ ÁP DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO CHUẨN ISO 9001:2015 TẠI CÔNG TY CỔPHẦN ĐẦU TƯ –DỆT MAY THIÊN AN PHÁT.
Nhìn chung, việc xây dựng và áp dụng HTQLCL tại công ty không còn mới mẻ, ban lãnh đạo, cán bộ, nhân viên của công ty nhận thức được tầm quan trọng của việc thực hiện ISO, trong thực hiện chú trọng nhiều ở khâu ứng dụng và xem đó là cơng cụ quản lý hữu hiệu trong công việc. Tuy nhiên, việc áp dụng thành công HTQLCL tại công ty đã đặt ra nhiều vấn đềcần phải thực hiện để tiếp tục duy trì và cải tiến liên tục. Duy trì và cải tiến liên tục chính là cơ sở để tìm ra, khắc phục những điểm chưa phù hợp, hồn thiện các quy trình. Thơng qua q trình thực tập tại Cơng ty, bản thân em có đề xuất một số giải pháp giúp cho việc áp dụng HTQLCL được hiệu quả hơn, cụ thể như sau:
3.1. Mục tiêu và định hướng phát triển của Công ty
Trong suốt chặng đường 10 năm tồn tại và phát triển (2008 - 2018), CTCPĐầu Tư - Dệt MayThiên An Phát đã vượt qua mn vàn khó khăn, xây dựng Công ty lớn mạnh, từng bước khẳng định vị thế của mình trong ngành dệt may, cố gắng duy trì các lợi thế có được bao gồm: có thiết bị hiện đại, môi trường thân thiện, tăng trưởng bền vững và hiệu quả. Mỗi thành cơng đó điều mang dấu ấn được phát huy trên nền tảng văn hóa Thianco, được các CBCNV Thianco vun đắp, xây dựng và phát triển thành nét văn hóa truyền thống mang đậm bản sắc của Công ty.
Trong năm 2018, các MTCL được đặt ra được thực hiện tương đối, tuy nhiên vẫn có một sốchỉ tiêu vẫn chưa thực hiện được. Do đó, tồn thể CBCNV của CTCP Đầu tư – Dệt may Thiên An Phát thể hiện quyết tâm để hoàn thành những mục tiêu mới trong năm 2019 thông qua một số phương châm được đặt ra dựa trên những nguyên tắc của HTQLCL như sau:
- Mọi hoạt động đều hướng tới khách hàng
- Người lao động được quyền phấn đấu, làm việc hết mình,được quyền hưởng thụ đứng với chất lượng, hiệu quả cá nhân đóng góp, được quyền tôn vinh cá nhân xuất sắc, lao động giỏi.
Trước đây, Công ty đã áp dụng HTQLCL theo TC ISO 9001:2008 và chuyển sang áp dụng phiên bản mới nhất là ISO 9001:2015 vào năm 2016, áp dụng hệ thống trách nhiệm xã hội theo TC SA 8000:2001, đã được Chương trình chứng nhận trách nhiệm tồn cầu vềsản phẩm may mặc– WRAP và Chươngtrình chống khủng bốcủa Hải quan và Hiệp hội thương mại Hoa Kì (C-TPAT). Nhằm hỗtrợ cho việc thực hiện các mục tiêu và nhiệm vụchung của Công ty và thực thi những cam kết vềchất lượng của khách hàng, Ban lãnh đạo đã xác định phát triển và hồn thiện HTQLCL theo hướng:
- Duy trì và nâng cao chất lượng HTQLCL theo ISO 9001:2015 triển khai áp dụng quản lý mục tiêu cho từng bộ phận, phòng ban, hoàn thiện quy chế tài chính, định mức chi phí cho từng hoạt động nhằm hướng tới tối ưu hóa các chi phí chất lượng.
- Tiếp tục triển khai xây dựng HTQLCL theo TC ISO 9001:2015 cho các nhà máy thành viên, nhà xưởng của Công ty.
3.2.Đào tạo vềchất lượng12
Giáo dục đào tạo là các chiến thuật trong một chiến lược rộng lớn đểthực hiện QLCL. Mục tiêu của đào tạo chất lượng là truyền đạt nhu cầu của khách hàng đến mọi người trong công ty, chỉ ra những lĩnh vực cần cải tiến, những đổi mới trong tương lai, những quyết định mới cần được triển khai. Để đạt được hiệu quả, chương trìnhđào tạo cầnđược hoạch định một cách có hệthống và khách quan. Công tác đào tạo cần phải được tiến hành liên tục để đáp ứng những thay đổi vềcông nghệ, vềmôi trường hoạt động và cơ cấu của công ty mà đặc biệt là những thay đổi về bản thân
12GS.Nguyễn Đình Phan (chủ biên) , Giáo trình Quản trịchất lượng trong tổ chức , Trường Đại học Kinh Tế Quốc Dân, Nhà xuất bản giáo dục.
những người lao động trong công ty. Hoạt động đào tạo được triển khai từ cấp lãnh đạo cao nhất đến các nhân viên. Đào tạo chất lượng xuất phát từ CSCLvà được thực hiện theo một chu trình khép kín sau:
Sơ đồ3. 1: Quy trìnhđào tạo chất lượng
Đào tạo Phân cơng trách nhiệm Xác định mục tiêu Xây dựng tiêu chuẩn đào tạo
Nêu nhu cầu đào tạo Chương trình và tài liệu Thực thi và theo dõi Đánh giá kết quả Kiểm định tính hiệu lực Chính sách chất lượng
Một trong sốcác nội dung quan trọng của CSCL là đưa mọi người cùng tham gia vào q trình QLCL của cơng ty. Do vậy, chương trình đào tạo chất lượng của công ty phải được tổ chức theo từng ngành nghề của người lao động, những người mới phải nắm được các nội dung cơ bản của QLCL, những người lao động đã có thâm niên thì phải hiểu sâu hơn về QLCL và đẩy mạnh áp dụng các kiến thức đã có được vào thực tiễn. Những người quản lý trung gian cũng phải nắm được các kiến thức về QLCLđể quản lý các lĩnh vực thuộc trách nhiệm quản lý của mình một cách hiệu quả hơn. Những nhà quản lý cấp cao của công ty cũng cần phải nắm chắc QLCL đểgiải quyết các vấn đề ởtầm công ty.
-Đào tạo cấp lãnhđạo cao nhất của công ty: Người lãnh đạo cao nhất của cơng ty quyết định chính sách và chiến lược chất lượng của công ty. Đào tạo huấn luyện có vai trị làm cho người lãnh đạo nhận thức rõ nội dung, ý nghĩa của HTQLCL để họ cam kết, bắt tay thực sựvào thực thi. Mục tiêu của chương trìnhđào tạo là hướng các nhà quản lý vào:
+Đáp ứng các đòi hỏi của khách hàng–bên trong và bên ngồi cơng ty.
+Xác định chuẩn mực cần đạt được
+ Theo dõi hoạt động chung vềchất lượng–chi phí chất lượng + Triển khai một hệthống chất lượng tốt– ngăn ngừa.
+ Áp dụng một phương pháp kiểm sốt q trình.
-Đào tạo cán bộ trung gian: Một cán bộ quản lý tham mưu là trưởng phòng chất lượng cần phải được đào tạo đặc biệt. Trưởng phịng QLCL có trách nhiệm quản lý hệthống chất lượng tồn cơng ty bao gồm: việc thiết kế, vận hành và kiểm tra hệ thống đó. Người phụtrách QLCL và các trợ lý cần được huấn luyện cách giúp đỡcác đồng nghiệp trong việc thiết kếvà tác nghiệp các HTQLCL trong phạm vi chức năng của họ, giúp các trợ lý hoàn thành tốt nhiệm vụvà phối hợp các biện pháp khác một cách hiệu quả. Các cán bộ quản lý trung gian cần được huấn luyện toàn diện về các
khái niệm, kỹ thuật và việc vận dụng những quá trình kiểm sốt bằng phương pháp thống kê. Nếu thiếu những cơng cụ đó hệ thống chất lượng sẽ nằm ì, khơng cịn sức sống. Nơi dung của việc đào tạo gồm:
+ Giới thiệu về chất lượng và QLCL: nhận thức, cam kết, chính sách, chi phí, khâu cungứng, khách hàng…
+ Kiểm tra một cách có hệ thống: các cơng cụ và kỹ thuật cơ bản như: phân tích pareto, phân tích nhân quả, đồthị lưu đồvà giải thích vềcác cơng cụvà kỹthuật này.
+ Kiểm sốt sản phẩm: sửdụng phương pháp lấy mẫu, đánh giá hoạt động. + Kiểm sốt các quy trình của tổchức.
+Các đổi mới cải tiến chất lượng.
-Cấp giám sát thứ nhất: Cấp giám sát thứ nhất là nơi các hoạt động QLCL được quản lý thực tế. Nội dung đào tạo là, giải thích rõ ý nghĩa của CSCL, các nguyên tắc của hệ thống, giải thích rõ vai trị của những người quản đốc, giám sát viên ở cấp này trong việc vận hành hệ thống chất lượng, kiểm tra quá trình bằng phương pháp thống kê và yêu cầu cam kết thực hiện đối với họ trong chương trình QLCL. Tốt hơn là nên để cấp lãnh đạo trung gian tham gia vào việc đào tạo cho cấp giám sát này để:
+ Đảm bảo được rằng nội dung truyền đạt của họkhơng bịbóp méo;
+ Làm cho cán bộthuộc cấp quản đốc phân xưởng hiểu rằng toàn bộlãnh đạo cơng ty có quan tâm lớn đối với chương trình chất lượng và mong muốn mọi người rèn luyện chăm chỉvà tham gia tích cực vào chương trình chất lượng của cơng ty. Cần phải huấn luyện cho họvềcách tác nghiệp phù hợp, hiệu quả, và an tồn, cách bảo quản máy móc, và các quy trình, cách quản lý con người và ban hành các quyết định thực thi đúng đắn. Quảnđốc phân xưởng là mắt xích then chốt trong việc đào tạo tất cảcác nhân viên khác.
Khi đào tạo các trưởng nhóm chất lượng cần tránh cả 2 nguy cơ là đào tạo quá đơn giản hoặc đào tạo quá chuyên mơn hố. Ngược lại, các huấn luyện viên cần chú trọng vào thực hành.
-Đào tạo cho tất cảcác nhân viên khác:
Nhận thức được vấn đề rằng nếu chương trình QLCL khơng đến được với những người lao động ởcấp cơ sởthì chương trình QLCL do các nhà quản lý cấp cao khởi thuỷsẽ không thành hiện thực và không thể thành công được. Đối với cán bộ, nhân viên nội dung đào tạo gồm: những nội dung cơ bản của chất lượng đặc biệt phải chú ý đến việc sửdụng những ví dụ minh hoạ thật đơn giản, dễhiểu để giải thích các thuật ngữ, khái niệm. Mỗi người cần được huấn luyện tỉ mỉ về các quy trình chất lượng liên quan đến cơng việc của họ. Họ cần phải được đào tạo đầy đủ về kỹthuật, nghiệp vụ, nhưng họ cũng cần phải nắm được nhu cầu của khách hàng. Ban đầu, HTQLCL cịn là một khái niệm khó du nhập, do vậy cần có thời gian để hệ thống ăn sâu bén rễ vào tiềm thức của mỗi người trong công ty. Điều quan trọng là chương trình đào tạo chất lượng phải có mối quan hệ khăng khít, hữu cơ với các nghiệp vụ của người nhân viên. Vì vậy khó có thể nêu ra một chương trình đào tạo cụ thể cho nhóm này.
3.3. Cải tiến quy trình xây dựng và thực hiện mục tiêu
Quản lí chất lượng là cơng việc vơ cùng quan trọng và cần thiết trong mỗi tổ chức, công ty. Đặc biệt là các doanh nghiệp sản xuất đểtạo uy tín và thương hiệu lâu dài, mãi mãi. Nhằm đảm bảo các cam kết trong CSCL của công ty được thực thi đồng thời tăng tính hiệu lực vầ hiệu quả của các MTCL, quá trình xây dựng và triển khai thực hiện các mục tiêu được thực hiện theo quy trình.