b)Chức năng các bộ phận
Kế tốn trƣởng: Là ngƣời có quyền cao nhất ở Phịng kế toán, là ngƣời
bổ trợ cho Giám đốc việc thực hiện pháp lệnh kế toán thống kê và báo cáo cho Giám đốc các chỉ tiêu tài chính của Công ty. Đồng thời tổ chức cơng tác kế tốn hợp lí, khoa học, hoạch định kế hoạch kinh tế tài chính hằng năm cho Cơng ty.
Kế tốn tổng hợp: Kiểm tra tính hợp lý của từng phần hành kế tốn, làm
cơ sở đánh giá tình hình kinh doanh để kịp thời điều chỉnh sao cho phù hợp với tình hình thực tế. Căn cứ vào các sổ chi tiết của kế toán viên cung cấp tập hợp chi phí tính giá thành kế hoạch theo khung mứclên sổ cái tổng hợp từng tài khoản xác định kết quả kinh doanh. Sau đó lên bảng cân đối số phát sinh, lập bảng cân đối kế toán.
Kế tốn cơng nợ: Là ngƣời theo dõi các khoản nợ phải thu, phải trả phát
sinh trong quá trình kinh doanh, kể cả các khoản cơng nợ nội bộ. Đồng thời phải báo cáo kịp thời những khoản nợ q hạn để Cơng ty có biện pháp xử lý.
Kế tốn thanh tốn: Theo dõi tình hình thu chi. theo dõi cơng nợ chi tiết
cho từng khách hàng, theo dõi các nghiệp vụ thanh tốn có liên quan đến tiền mặt. Cuối ngày cập nhật sổ quỹ kiểm tra đối chiếu với sổ quỹ do thủ quỹ lập.
Kế toán thuế:Kế tốn thuế có vai trị rất quan trọng trong việc duy trì sự ổn
định và phát triển lâu dài của doanh nghiệp bởi vì đây là đơn vị trực tiếp tƣơng tác với các cơ quan thuế nhà nƣớc.Cơng việc chủ Kế tốn thuế là Là tập hợp các chứng từ gốc, theo dõi sổ sách. Nếu công ty mới thành lập cần phải nộp thuế môn bài. nộp thuế tùy hợp theo bậc thuế đƣợc áp dụng cho doanh nghiệp đó. Báo cáo thuế của
Chi nhánh Xăng dầu Hậu Giang và các nhân tố tác động đến hiệu quả công tác kế tốn này”
doanh nghiệp và báo cáo tình trạng sử dụng hóa đơn.Phải làm báo cáo tài chính. báo cáo thuế cho tháng cuối năm, báo cáo quyế toán thuế Thu nhập cá nhân
Thủ quỹ: Thủ quỹ là ngƣời giữ tiền mặt của Công ty, căn cứ vào chứng
từ thu – chi của Kế toán thanh toán chuyển qua để thi hành; nên về nguyên tắc Thủ quỹ khơng có chức năng quản lý.Có nhiệm vụ kiểm tra nội dung trên phiếu thu, phiếu chi, Giấy đề nghị tạm ứng, Phiếu hoàn tiền tạm ứng,... chính xác về thơng tin. Ngun tắc thu thì có thể có ngƣời nộp hộ, chi thì khơng đƣợc chi cho ngƣời khác tên trên phiếu chi. Mọi phiếu chi phải ghi rõ số tiền và có chữ ký của ngƣời nhận.Nếu phát sinh thu chi nhiều thì phải báo cáo Quỹ hàng ngày.Định kỳ kiểm kê quỹ phục vụ cho công tác kiểm kê theo quy định.
3.1.4.2. Tổ chức chứng từ, sổ sách và báo cáo kế tốn
Tổ chức chứng từ: Cơng ty áp dụng chứng từ kế toán đƣợc ban hành theo Thơng tƣ 200/2014/TT – BTC. Ngồi ra Cơng ty cịn sử dụng chứng từ kế toán do đơn vị cấp trên Tổng công ty quy định, nhƣng vẫn tuân theo quy định của Bộ Tài chính ban hành.
Do mạng lƣới kinh doanh Chi nhánh phân bổ nhiều nơi khác nhau trong khu vực Hậu Giang nên để tổ chức cơng tác kế tốn tốt Chi nhánh đã áp dụng hình thức kế tốn là kế toán máy bằng phần mềm SAP EPR.. Cơng ty sử dụng hình thức kế tốn máy đƣợc thiết kế theo hình thức Chứng từ ghi sổ. Tuy nhiên trình tự ghi sổ kế tốn khơng hồn tồn giống với trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức chứng từ ghi sổ mà đã đƣợc đƣợc điều chỉnh lại cho phù hợp với tổ chức quản lý của Chi nhánhnhƣ Sơ đồ 3.3. Đặc trƣng cơ bản của hình thức là các nghiệp vụ phát sinh đều đƣợc phản ánh vào các chứng từ gốc, sau đó các chứng từ gốc đƣợc phân loại, tổng hợp. Theo hình thức này các sổ kế tốn bao gồm:
+ Sổ chứng từ kế toán là cách đặt tên của sổ chi tiết tài khoản. Sổ này dùng để theo dõi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến các tài khoản chi tiết
+ Sổ cái tổng hợp là cách đặt tên của Sổ cái theo hình thức chứng từ ghi sổ.Sổ này dùng để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến các đối tƣợng kế tốn cũng nhƣ tình hình hoạt động Chi nhánh ở dạng tổng quát
Chứng từ kế toán Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Sổ cái tổng hợp Bảng cân đối số phát sinh BÁO CÁO TÀI CHÍNH Sổ chứng từ kế tốn Bảng tổng hợp chi tiết Sơ đồ 3.3. Trình tự ghi sổ kế tốn Ghi chú: : Ghi hằng ngày : Ghi cuối tháng : Đối chiếu, kiểm trả
Hằng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã đƣợc kiểm tra, đƣợc dùng làm ghi sổ. Căn cứ vào Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại để ghi vào Sổ Cái . Đồng thời, căn cứ vào các chứng từ kế toán ghi vào sổ chứng từ kế tốn chi tiết có liên quan. Cuối tháng, phải khóa sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng . Căn cứ vào Sổ Cái tổng hợp lập Bảng Cân đối số phát sinh. Sau khi đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết đƣợc dùng để lập Báo cáo tài chính.
Chi nhánh Xăng dầu Hậu Giang và các nhân tố tác động đến hiệu quả công tác kế tốn này” 3.1.4.3. Chính sách, chế độ kế tốn, chuẩn mực kế tốn
Chính sách kế tốn:
- Kỳ kế tốn năm: Bắt đầu từ ngày 01/01 kết thúc vào ngày 31/12 - Đơn vị sử dụng tiền tệ sử dụng trong kế toán: Đồng Việt Nam - Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: Giá gốc
- Phƣơng pháp tính giá trị hàng tồn kho: Phƣơng pháp nhập trƣớc xuất trƣớc
- Phƣơng pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thƣờng xuyên - Phƣơng pháp khấu hao tài sản cố định: Phƣơng pháp đƣờng thẳng - Nộp thuế GTGT theo phƣơng pháp khấu trừ
Chế độ kế toán: Áp dụng Chế độ Kế tốn theo Thơng tƣ 200/2014/TT -
BTC đƣợc ban hành ngày 22/12/2014 của Bộ Tài Chính.
Chuẩn mực kế toán: Tuân theo Chuẩn mực kế toán Việt Nam.
3.1.4.4. Tổ chức kiểm tra kế toán
Chi nhánh tổ chức kiểm tra kế tốn theo hình thức kiểm tra thƣờng kỳ - Kiểm tra việc thực hiện các nghiệp vụ kinh tế, tài chính và ghi chép kế toán (kiểm tra các chứng từ trƣớc khi các chứng từ này ghi sổ) nhƣ: Kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ, nội dung của chứng từ…Kiểm tra trong quá trình thực hiện các nghiệp vụ kinh tế, qua ghi sổ, lập biểu phân tích số liệu.
- Kiểm tra về tình hình chấp hành các nguyên tắc, các chế độ, thể lệ, thủ tục kế toán dựa trên sổ sách và báo cáo kế toán nhƣ: Kiểm tra việc vận dụng hệ thống tài khoản, hình thức sổ kế tốn…
- Kiểm tra tổ chức bộ máy kế tốn: Kiểm tra phân cơng, phân nhiệm, lề lối làm việc của bộ máy kế tốn. Từ đó, giúp Kế tốn trƣởng kịp thời thay đổi để bộ máy kế toán gọn nhẹ nhƣng vẫn đảm bảo chất lƣợng công việc theo yêu cầu quản lý.
3.1.5. Tình hình kết quả kinh doanh,thuận lợi, khó khăn và phƣơng hƣớng phát triển
Bảng 3.1. Phân tích hoạt động kinh doanh qua 3 năm 2014, 2015 và 2016
Đơn vị tính: đồng
CHỈ TIÊU 2014 2015 2016 CHÊNH LỆCH 2014/2010\5 CHÊNH LỆCH 2015/2016 Số tiền % Số tiền % 1. Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 336,311,350,088 406,088,102,066 433,401,097,788 69,776,751,978 20.75% 27,312,995,722 6.73% 2.Các khoản giảm trừ doanh thu
3. Doanh thu thuần 336,311,350,088 406,088,102,066 433,401,097,788 69,776,751,978 20.75% 27,312,995,722 6.73% 4. Giá vốn hàng bán 327,055,547,915 397,753,097,857 420,677,552,610 70,697,549,942 21.62% 22,924,454,753 5.76% 5. Lợi nhuận gộp 9,255,802,173 8,335,004,209 12,723,545,178 (920,797,964) -9.95% 4,388,540,969 52.65% 6. Doanh thu hoạt động tài chính 190,935,324 154,595,854 107,046,730 (36,339,470) -19.03% (47,549,124) -30.76% 7. Chi phí tài chính 777,085,720 1,741,303,328 1,035,729,269 964,217,608 124.08% (705,574,059) -40.52% trong đó: chi phí lãi vay 777,085,720 1,741,303,328 1,035,729,269 964,217,608 124.08% (705,574,059) -40.52% 8. Chi phí bán hàng 8,510,363,062 12,369,487,636 13,813,054,628 3,859,124,574 45.35% 1,443,566,992 11.67%
9. Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh 159,288,715 (5,621,190,901) (2,018,191,989) (5,780,479,616) -3628.93% 3,602,998,912 -64.10% 10. Thu nhập khác 43,701,500 341,521,388 450,437,685 297,819,888 681.49% 108,916,297 31.89% 11. Chi phí khác 200,000 637,626,930 2,090,000 637,426,930 318713.47% (635,536,930) -99.67% 12. Lợi nhuận khác 43,501,500 (296,105,542) 448,347,685 (339,607,042) -780.68% 744,453,227 -251.41% 13. Tổng lợi nhuận kế toán trƣớc thuế 202,790,215 (5,917,296,443) (1,569,844,304) (6,120,086,658) -3017.94% 4,347,452,139 -73.47% 14. Chi phí thuế TNDN 17,586,818 (17,586,818) -100.00%
15. Lợi nhuận sau thuế 185,203,397 (5,917,296,443) (1,569,844,304) (6,102,499,840) -3295.03% 4,347,452,139 -73.47%
Chi nhánh Xăng dầu Hậu Giang và các nhân tố tác động đến hiệu quả cơng tác kế tốn này” Nhận xét:
So sánh tình hình hoạt động kinh doanh giữa năm 2014 và 2015:
- Về doanh thu bán hàng năm 2014 so với 2015 thì tăng 20,75% tƣơng ứng chênh lệch 2 năm là 69.776.751.978 đồng do giá xăng dầu xăng thế giới tăng.Song song đó là thu nhập khác cũng tăng mạnh từ năm 2014 đến 2015 là 681,49%. Tuy nhiên về doanh thu hoạt động tài chính thì lại giảm 19,03%.
- Do doanh thu tăng nên các chi phí của năm 2015 cũng tăng theo cụ thể nhƣ sau: giá vốn hàng bán thì tăng 21,62%, chi phí tài chính tăng 124,08%. chi phí bán hàng tăng 45,35% và đều đặc biệt là chi phí khác tăng rất mạnh so với năm 2014 tới 318713.47% số chênh lệch đến 637.426.930 đồng.
So sánh tình hình hoạt động kinh doanh giữa năm 2014 và 2015:
- Doanh thu bán hàng năm 2016 chỉ tăng 27.312.995.722 đồng( tăng 6,73% so với năm 2015). Thu nhập khác vẫn duy trì tăng nhƣng khơng nhiều với 31,89% tƣơng ứng chênh lệch tăng là 108.916.297 đồng. Ngƣợc lại thì doanh thu hoạt đồng tài chính tiếp tục giảm 47.549.124 đồng so với năm 2016.
- Về chi phí thì chi phí tài chính, chi phí khác giữa năm 2015 và 2016 đều giảm lần lƣợt là 40,52% và 99,67%. Ngƣợc lại giá vốn hàng bán tăng
5,76% ( tăng 22.924.454.753 đồng) và phí bán hàng tăng 11,67% tƣơng ứng số chênh lệch 2 năm là 1.443.566.992 đồng
Qua nhận xét ta thấy đƣợc doanh thu và chi phí hoạt động của Chi nhánh của năm 2014 so với năm 2015 và 2016 không nhiều do Chi nhánh điều tiết đƣợc khoản chi phí phù hợp.Doanh thu và các hoản chi phí năm 2015 và 2016 tăng mạnh điều đó cho thấy Chi nhánh đang mở rộng thị trƣờng tiêu thụ hàng hóa cụ thể là xây thêm cửa hàng đại lý nhằm tăng tthu nhập cho Chi nhánh Tuy nhiên đều đó đã ảnh hƣởng chi phí tăng cao làm cho trong năm 2015 và 2016 không thu về lợi nhuận. Vì vậy, Chi nhánh nên tìm ra các giải pháp để tăng doanh thu và giảm nhữngchi phí không cần thiết giúp thu về lợi nhuận cao.
3.2. Thực trạng cơng tác Kế tốn xác định kết quả hoạt động kinh doanh tạiChi nhánh Chi nhánh
3.2.1. Kế toán động kinh doanh chính 3.2.1.1. Kế tốn doanh thu bán hàng
Bảng 3.2. Bảng tổng hợp doanh thu bán hàng theo sản phẩmtháng 10 /2016
Đơn vị tính: VNĐ Số tiền( chƣa bao gồm thuế
Chỉ tiêu VAT)
Xăng RON 92 15.646.770.364
Xăng RON 95 5.778.003.481
DO 0,05S 11.939.772.819
D0 0,025S 2.052.878.400
KOMAT SHD 40 - Phuy 200 lít 95.181.814 PLC gear oil 140 GL1 - Phuy 209 lít 8.072.566 PLC-AW HYDROIL 68 - Phuy 209 lít 36.142.352
PLC RACER SF - Hộp 1 lít 941.564
PLC RACER SJ - Hộp 1 lít 14.737.292 KOMAT SHD50 - Thùng 18 lít 29.970.340 PLC RACER plus - Hộp 4 lít 9.699.687
Dầu hỏa 274.883.300
PLC KOMAT SUPER 20W/40 30.481.052
PLC Racer SG - Hộp 1 lít 4.802.917
Racer Scooter MB - Hộp 0,8 lít 1.787.587 PLC Cater CF4 - Thùng 18 lít 995.402 PLC Cater CI4 - Hộp 5 Lít 1.647.456
Tổng số tiền 35.923.788.391
Chi nhánh Xăng dầu Hậu Giang và các nhân tố tác động đến hiệu quả cơng tác kế tốn này” Chứng từ kế tốn: Hóađơn GTGT, Phiếu thu,.. Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Sổ cái tổng hợp TK 511 Bảng cân đối số phát sinh BÁO CÁO TÀI CHÍNH Sổ chứng từ kế toán TK 511 Bảng tổng hợp chi tiết TK 511
Sơ đồ 3.4.Quy trình ghi sổ TK 511
Ghi chú:
: Ghi hằng ngày : Ghi cuối tháng : Đối chiếu, kiểm tra
a)Chứng từ sử dụng:Hóa đơn GTGT, Phiếu thu.… c) Tài khoản sử dụng
Khi hạch toán Doanh thu bán hàng Chi nhánh sử dụng các tài khoản sau:
- TK 5111- Doanh thu bán hàng hóa gồm: + TK 5111000000 - Doanh thu bán hàng hóa
+ TK 5111100000 - Doanh thu bán hàng hóa_Thuế bảo vệ mơi trƣờng
giá trị tiền hàng là 214.052.300 đồng (bao gồm thuế GTGT 10%), Khách hàngchƣa thanh tốn .
Căn cứ vào hóa đơn GTGT số 006377(Phụ lục 1. 1), kế toán định khoản nhƣ sau:
Nợ 131110000 221.202.300 Có 5111000000 194.593.000 Có 5111100000 6.500.000 Có 3331100000 20.109.300
- Ngày 01/10/2016 , Hóa đơn GTGT số 0006378 bán hàng cho Công ty cổ phần xăng dầu thƣơng mại Phụng Hiệp gồm: Xăng RON 92 4.000 Lít, Xăng
RON 95 5.000 Lít, DO 0,25S 3.000 Lít. Tổng số tiền thanh toán là 244.402.000 đồng ( bao gồm thuế 10%). Khách hàng chƣa thanh tốn.
Căn cứ số hóa đơn GTGT số 0006378 (Phụ lục1.2), kế tốn định khoản: Nợ 131110000 280.392.200
Có 5111000000 244.402.000 Có 5111100000 10.500.000
Có 3331100000 25.490.200
- Ngày 31/10/2016,Hóa đơn GTGT số 0006469 Chi nhánh xuất bán Cửa hàng xăng dầu số 14gồm : 8 hộp PCL RACER SJ - Hộp 1 lít và 8 lít KOMAT SHD 40 – Phuy 200 lít . Tổng thanh toán là 889.000 ( gồm thuế GTGT 10%).Chƣa thu tiền cửa hàng.
Căn cứ số hóa đơn GTGT số 0006469( Phụ lục 1. 3), kế tốn định khoản: Nợ 1312000000 889.000
Có 5111000000 808.182 Có 3331100000 80.818
e) Sổ sách kế toán tổng hợp
- Sổ cái tổng hợpcủa TK 511(gồm các tài khoản 2, cấp 3) gồm các chỉ tiêu: + Cột Diễn giải: là các chỉ tiêu để ghi tƣơng ứng cho cột Số hiệu tài khoản đốiứng và cột số tiền
+ Tài khoản đối ứng: Là tài khoản đối ứng vớiTK 511 nhƣ:TK 1311100000 - Phải thu khách hàng, TK 1312000000 - Phải thu cửa hàng trực thuộc,…
Chi nhánh Xăng dầu Hậu Giang và các nhân tố tác động đến hiệu quả cơng tác kế tốn này”
+ Sổ cái tổng hợp TK 5111000000-Doanh thu bán hàng hóa ( Phụ lục số
1.4)
+Sổ cái tổng hợp TK 5111100000-Doanh thu bán hàng hóa_Thuế bảo vệ mơi trƣờng (Phụ lục số 1.5).
f) Sổ sách kế toán chi tiết
- Sổ chứng từ kế toán TK 511 gồm lƣuý một số chỉ tiêu:
+ Cột Chứng từ: Mã (do kế tốn qui định), Số hiệu (số hóa đơn) và Ngày (ngày tháng lập trên hóa đơn giá trị gia tăng)
+ Cột Diễn giải: Nội dung của chứng từ
+ Cột tài khoản đối ứng: Là tài khoản đối ứng với tài khoản 511 nhƣ: TK 1311100000 - Phải thu khách hàng, TK 1312000000 - Phải thu cửa hàng trực thuộc,…
+ Cột Số tiền: Ghi Nợ, ghi Có của TK 511 phát sinh + Dịng phát sinh trong kỳ dốiứng:
Cột Nợ: Do phần mềm kế toán tính toán dựa trên Cột số tiền Cột Có: Do phần mềm kế toán tính toán dựa trên Cột số tiền - Đối chiếu với phụ lục
+ Sổ chứng từ kế toán TK 5111000000-Doanh thu bán hàng hóa ( Phụ lục
số 1.7)
+ Sổ chứng từ kế tốn TK 5111100000-Doanh thu bán hàng hóa_Thuế bảo vệ mơi trƣờng (Phụ lục số 1.8).
- Bảng tổng hợp chi tiết TK 511(Phụ lục số 1.9)
3.2.1.2. Kế toán giá vốn hàng bán
Bảng 3.3. Bảng tổng hợp giá vốn hàng bán từng sản phẩm tháng 10/2016 Chỉ tiêu Số tiền Xăng RON 92 14.626.370.464 Xăng RON 95 5.668.003.481 DO 0,05S 10.835.272.819 D0 0,025S 2.032.878.400
KOMAT SHD 40 - Phuy 200 lít 93.181.814
PLC gear oil 140 GL1 - Phuy 209 lít 7.072.566
PLC-AW HYDROIL 68 - Phuy 209 lít 32.142.452
PLC RACER SF - Hộp 1 lít 741.563
PLC RACER SJ - Hộp 1 lít 10.737.292
KOMAT SHD50 - Thùng 18 lít 21.970.340
PLC RACER plus - Hộp 4 lít 7.699.587
Dầu hỏa 246.882.300
PLC KOMAT SUPER 20W/40 27.481.452
PLC Racer SG - Hộp 1 lít 3.820.917
Racer Scooter MB - Hộp 0,8 lít 1.487.557
PLC Cater CF4 - Thùng 18 lít 955.402
PLC Cater CI4 - Hộp 5 Lít 1.346.456
Tổng số tiền 33.618.044.862
Chi nhánh Xăng dầu Hậu Giang và các nhân tố tác động đến hiệu quả cơng tác kế tốn này”