BẢNG TỔNG HỢP KHỐI LƯỢNG GIẢNG DẠY CÁC HỆ ĐÀO TẠO
Bộ mơn:…………………..
Đơn vị tính: Giờ chuẩn
Số giờ chuẩn thực hiện cả năm Họ và tên Định Hệ
chính Hệ Hệ
TT Giảng mức quy bác chính chuyên Hệ sau Tổng
viên thanh sĩ quy tu bác
đại học cộng toán YHCT, dược sĩ sĩ
bác sĩ đa đa khoa YHCT khoa
.... Tổng
Kèm theo….b ảng tờ khai cá nhân.
….. , ngày….tháng….năm…….
Trưởng bộ môn Người tổng hợp
Nguồn: Đề xuất của tác giả
Trong cơng tác kiểm tra chứng từ kế tốn, đơn vị cần tăng cường nâng cao tinh thần trách nhiệm của bộ phận kế toán mà chủ yếu là kế toán trưởng trong khâu kiểm tra lần hai. Nếu như kiểm tra lần đầu đảm bảo tính hợp pháp, hợp lý của chứng từ, thì kiểm tra lần hai có tác dụng góp phần ngăn chặn kịp thời các hiện tượng xâm phạm tài sản, vi phạm chính sách, chế độ về kinh tế tài chính của Học viện. Vì vậy, trong lần kiểm tra này, cần kiểm tra toàn bộ hồ sơ chứng từ liên quan bao gồm các chứng từ hướng dẫn
và chứng từ bắt buộc kèm theo. Ngồi ra, đối với một số chứng từ quy mơ lớn, cần kiểm soát đảm bảo tuân thủ các văn bản quy định cụ thể đã được xây dựng như quy chế chi tiêu nội bộ hay Chế độ kế toán, Luật kế toán.
Hơn nữa, để giúp cho việc kiểm tra chứng từ kế tốn nói chung được thuận lợi và đảm bảo tính chính xác, cần phải xây dựng phương pháp phân loại và sắp xếp chứng từ một cách hợp lý. Hiện nay, Học viện đang sử dụng phần mềm kế tốn DAS trên máy vi tính, việc ghi chép kế tốn cũng gần như đồng nghĩa với việc nhập thơng tin kinh tế tài chính vào phần mềm. Việc nhập thông tin từ chứng từ kế tốn vào máy vi tính cần một u cầu là tuyệt đối phải đảm bảo sự chính xác, trung thực và chi tiết. Do đó, cần phân loại và mã hoá chứng từ kế toán nhằm tổ chức theo các loại chứng từ, đáp ứng việc thu nhận số liệu của mỗi phần hành kế toán. Đồng thời, với việc mã hoá hệ thống chứng từ sẽ giúp cho việc quản lý và kiểm tra thông tin và giúp cho việc bảo vệ và lưu trữ chứng từ trên máy vi tính. Căn cứ vào các thơng tin trên chứng từ và yêu cầu từ màn hình, sau khi chứng từ đã được chuẩn hoá, kế toán viên tiến hành nhập vào máy. Đối với những chứng từ phải in ngay sau khi nhập kế toán cần in các bảng kê các chứng từ cùng loại để đối chiếu với các bộ phận có liên quan. Chẳng hạn như với các phiếu thu, phiếu chi, cuối ngày, phải in bảng kê chứng từ loại tiền mặt để đối chiếu với sổ quỹ của thủ quỹ để kịp thời phát hiện nhầm lẫn, sai sót.
Để hạn chế tình trạng một số chứng từ kế tốn khi được chuyển đến phịng kế tốn khơng đảm bảo tính kịp thời và khách quan, Học viện cần xây dựng một quy trình luân chuyển chứng từ khoa học, phù hợp với đặc điểm, quy mô hoạt động và tổ chức của đơn vị nhằm rút ngắn thời gian luân chuyển của chứng từ qua các khâu và đảm bảo thực hiện tốt các chức năng của kế toán là thu nhận, xử lý và cung cấp đầy đủ, kịp thời các thông tin về các hoạt động kinh tế tài chính diễn ra trong q trình hoạt động của đơn vị.
Việc lưu trữ và bảo quản chứng từ ở Học viện cần thực hiện nghiêm chỉnh theo các quy định hiện hành. Hiện nay việc lưu trữ chứng từ ở Học
viện vẫn chưa khoa học, công tác bảo quản vẫn chưa được đảm bảo cho chất lượng của chứng từ. Mặt khác do lưu trữ trong thời gian dài nên số lượng chứng từ được lưu trữ đến nay đã quá lớn. Vì vậy Học viện cần phải tiến hành thanh lọc chứng từ kế toán, xác định những chứng từ nào đã đủ thời hạn và theo quy định cần phải huỷ bỏ. Từ đó sắp xếp lại chứng từ hợp lý theo thời gian vào từng khu vực riêng của kho để thuận tiện cho việc kiểm tra, tiến hành sửa lại các kho bảo quản chứng từ nhằm đảm bảo các điều kiện tối thiểu như nhiệt độ, khơng khí, ánh sáng để giữ chất lượng tốt nhất cho chứng từ được bảo quản.
Để đảm bảo công tác lưu trữ chứng từ thực hiện thuận lợi, kế toán cần đánh số hiệu chứng từ có quản lý theo từng nguồn kinh phí trên đó liệt kê các số chứng từ được lưu trong tập chứng từ đồng thời mở sổ theo dõi các chứng từ đưa vào lưu trữ, ví dụ như nguồn NSNN cấp bằng dự tốn có các tập chứng từ như: giấy rút dự toán ngân sách tiền mặt, giấy rút dự toán ngân sách chuyển khoản, phiếu thu, phiếu chi…được kế tốn đánh số hiệu và liệt kê sau đó được kê khai trên sổ theo dõi chứng từ lưu trữ. Ví dụ: Dự tốn NSNN: giấy rút chuyển khoản từ số… đến số…; Dự toán NSNN: giấy rút tiền mặt từ số...đến số...
Bộ Tài chính đã ban hành Hệ thống chứng từ kế tốn sử dụng cho các cơ quan đơn vị HCSN theo Thông tư 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 đã được thay đổi và bổ sung những chứng từ kế toán nhằm phù hợp với những đặc điểm hoạt động của các đơn vị và theo hướng giảm bớt số lượng chứng từ thuộc loại mang tính bắt buộc và tăng cường hệ thống chứng từ mang tính hướng dẫn. Với hệ thống chứng từ hướng dẫn là một giải pháp hiện nay đối với các đơn vị SNCL nói chung và Học viện Y - Dược học cổ truyền Việt Nam nói riêng để đáp ứng cho yêu cầu quản lý và các hoạt động ngày càng phức tạp của đơn vị.
Bên cạnh việc phải in, lưu trữ và bảo quản các chứng từ kế toán và các BCTC theo quy định của pháp luật, việc bảo quản và lưu trữ chứng từ
trên máy vi tính cũng cần phải thực hiện. Hàng năm, Học viện nên lưu trữ tồn bộ các thơng tin của các chứng từ ra các thiết bị lưu trữ khác như ổ cứng ngoài và thực hiện chế độ bảo quản. Tuy nhiên, để đảm bảo tính chính xác và tránh những rủi ro do vi rút máy tính gây ra, hàng ngày kế tốn các phần hành nên in các chứng từ phát sinh trong ngày vừa để kiểm tra vừa bắt đầu khâu lưu trữ chứng từ.
• Thứ hai, về tổ chức hệ thống kế toán:
Học viện Y - Dược học cổ truyền Việt Nam có nguồn thu sự nghiệp chủ yếu là học phí các lớp, các hệ đào tạo. Vì vậy cần phải xây dựng quy trình quản lý học phí gắn chặt với quy trình quản lý sinh viên, học viên, quản lý đào tạo để đôn đốc thu đúng thời hạn, thu đủ tránh thất thốt, thu khơng kịp thời hoặc tránh tình trạng sinh viên học gần hết học kỳ nhưng đến cuối học kỳ bỏ học khơng nộp học phí dẫn đến tình trạng thất thu.
Học viện có thể tổ chức bộ phận các giáo viên chuyên trách theo từng khoa, thực hiện quản lý lớp đồng thời đơn đốc tình hình nộp học phí, theo dõi sát sao tình hình sinh viên để kịp thời có các cách giải quyết hợp lý.
Đối với các khoản thu lệ phí tuyển sinh, lệ phí thi lại, học lại, cải thiện điểm… phải xây dựng quy trình thực hiện và giám sát để thu đủ, thu đúng, tránh thất thoát.
Cần chủ động mở rộng các nguồn thu từ hoạt động dịch vụ đặc biệt là các nguồn thu từ liên kết đào tạo với nước ngồi, tìm kiếm và mở rộng liên kết đào tạo đại học, sau đại học với các trường đại học có chất lượng, uy tín trong đào tạo ngành y trên thế giới để có thể thu hút được người học. Đối với các lớp liên kết trong hợp đồng đã ủy quyền cho đơn vị liên kết thu học phí, cần có quy định chặt chẽ về thời gian chuyển kinh phí về Học viện và kèm theo chế tài xử lý cụ thể khi có vi phạm, tránh tình trạng bị chiếm dụng vốn do học phí của học kỳ trước đã thu nhưng đến học kỳ sau mới chuyển về.
Đối với các khoản thu phí trơng giữ xe đạp, xe máy, cho th cơ sở vật chất,…khi xây dựng quy định về khốn nộp cần có biện pháp kiểm tra, đánh
giá nhu cầu thực tế, kết hợp với việc so sánh giá cả thị trường để nâng mức khốn nộp cho phù hợp với tình hình thực tế.
Tài khoản sử dụng: TK 531 “Doanh thu hoạt động sản xuất kinh doanh, dịch vụ” Tác giả đề xuất cần phải hồn thiện như sau:
“Về ngun tắc kế tốn TK 531 “Doanh thu hoạt động sản xuất kinh doanh, dịch vụ” phản ánh thu hoạt động SXKD, dịch vụ của đơn vị cung cấp cho khách hàng trong một kỳ kế toán khi đơn vị thực hiện công việc theo hợp đồng trong một kỳ, hoặc nhiều kỳ kế toán.”
Về điều kiện ghi nhận thu hoạt động SXKD, dịch vụ của Học viện khi đồng thời thỏa mãn các điều kiện sau: Thu hoạt động dịch vụ được xác định tương đối chắc chắn (khi hợp đồng quy định người mua được quyền trả lại dịch vụ đã mua theo những điều kiện cụ thể thì Học viện chỉ được ghi nhận doanh thu khi những điều kiện cụ thể đó khơng cịn tồn tại và người mua không được quyền trả lại dịch vụ đã cung cấp); đã hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch cung cấp dịch vụ đó; xác định được phần cơng việc đã hồn thành vào thời điểm báo cáo; xác định được chi phí phát sinh cho giao dịch và chi phí để hồn thành giao dịch cung cấp dịch vụ đó. Khi đó TK 531 “Doanh thu hoạt động SXKD, dịch vụ” cần được mở chi tiết thành TK 5311 “Doanh thu dịch vụ cơng tính đủ chi phí” (chi tiết cho từng bậc đào tạo đại học, thạc sỹ, tiến sỹ); TK 5312 “Doanh thu hoạt động SXKD, dịch vụ” (mở TK cấp 3 thành TK 53121 - Doanh thu đào tạo phi chính quy; 53122 - Doanh thu hoạt động khoa học cơng nghệ; TK 53123 - Doanh thu hoạt động hỗ trợ
đào tạo; TK 53128 - Doanh thu khác) và TK 5318 “Doanh thu trợ cấp khác”. ”
Đối với TK 154 “Chi phí SXKD, dịch vụ dở dang” dùng để tập hợp chi phí và tính giá thành hoạt động dịch vụ trong kỳ cần được chi tiết thành các TK cấp 2: TK 1541 “Giá thành dịch vụ đào tạo chính quy” và mở TK cấp 3 gồm TK 15411 - Đào tạo Đại học, TK 15412 - Đào tạo thạc sỹ, TK 15413 - Đào tạo tiến sỹ, TK15414 - Đào tạo Bác sĩ chuyên khoa cấp I, TK15415 - Đào tạo Bác sĩ chuyên khoa cấp II; TK 1542 “Giá thành dịch vụ đào tạo phi
chính quy” (mở TK cấp 3 theo yêu cầu quản lý); TK 1544 “Giá thành hoạt động khoa học công nghệ” (chi tiết TK cấp 3 theo yêu cầu quản lý); TK 1548
“Giá thành hoạt động khác”.”
“Đối với TK 632 “Giá vốn hàng bán”: chi tiết TK 6321 “Giá vốn hoạt động đào tạo”; TK 6322 “Giá vốn hoạt động khoa học cơng nghệ”; TK 6328 “Giá vốn hoạt động khác”.”
•Thứ ba, về hệ thống sổ kế toán: cần mở sổ phân bổ chi phí quản lý chung.
Học viện cần mở thêm các sổ chi tiết phù hợp với đặc điểm hoạt động của đơn vị. Một số các sổ chi tiết mà trường nên bổ sung thêm đó là: Sổ chi phí quản lý chung (Bảng 3.2), Bảng phân bổ chi phí quản lý chung (Bảng 3.3):