Tổ chức hệ thống chứng từ kế toỏn tại Sở NN & PTNT

2.3.1 - Hệ thống chứng từ ỏp dụng tại Sở NN & PTNT

Căn cứ vào quyết định 19 của Bộ tài chớnh ban hành chế độ kế toỏn cho cỏc đơn vị HCSN. Đơn vị Sở đó ỏp dụng hệ thống chứng từ do Bộ tài chớnh ban hành bao gồm hệ thống chứng từ bắt buộc và hệ thống chứng từ hướng dẫn.

Chứng từ kế toỏn bao gồm cỏc yếu tố c ơ bản : tờn gọi chứng từ, số hiệu, ngày lập chứng từ, chữ ký, địa chỉ của những ng ười cú liờn quan và trỏch nhiệm đối với cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh

BẢNG DANH MỤC CHỨNG TỪ SỬ DỤNG TẠI SỞ NN & PTNN TỈNH NINH BèNH

Loại chứng từ Ghi sổ

Tờn chứng từ hiệuSố BB HD Số

liờn Nơi lập Nơi nhận

Sổ chi tiết Sổ ĐK CTGS Chứng từ ghi sổ cỏiSổ Nơi bảo quản Lao động tiền lương

1. Bảng chấm cụng C01a x 1 Cỏc phũngban Bp nhõn sự Bp kế toỏn

2. Bảng thanh toỏn

tiền lương C02a x 1 Bp kế toỏn Cỏc phũng ban x x x Bp kế toỏn

3. Bảng thanh toỏn

tiền thưởng C04 x 1 Bp kế toỏn Cỏc phũng ban x x x Bp kế toỏn

4. Bảng thanh toỏn

phụ cấp C05 x 1 Bp kế toỏn Cỏc phũng ban x x x Bp kế toỏn

5. Giấy đi đường C06 x 1 CB đi cụngtỏc Bp kế toỏn Bp kế toỏn

6. Bảng kờ trớch nộp

cỏc khoản theo lương C11 x 1 Bp kế toỏn Bờn BH, bpnhõn sự x x x Bp kế toỏn

7. Bảng kờ thanh toỏn

cụng tỏc phớ C12 x 1 Bp kế toỏn BKNN x x x Bp kế toỏn

Chỉ tiờu vật tư

1. Giấy bỏo hỏng, mất

CCDC C22 x 1 Cỏc phũngban Bp kế toỏn Bp kế toỏn

2. BB kiểm kờ vật tư

3. BB kiểm nghiệm

vật tư CCDC, HH C25 x 1 HĐ kiểmnghiệm Bp kế toỏn Bp kế toỏn

Chỉ tiờu tiền tệ

1. Phiếu thu C30 x 3 Bp kế toỏn đơn vị nộp,CB x x x x Bp kế toỏn

2. Phiếu chi C31 x 3 Bp kế toỏn nhà cung cấp,CB x x x x Bp kế toỏn

3. Giấy đề nghị tạm

ứng C32 x 1 CB tạm ứng Bp kế toỏn x x x x Bp kế toỏn

4. Giấy thanh toỏn tạm

ứng C33 x 1 CBCNV Bp kế toỏn x x x x Bp kế toỏn

Chỉ tiờu TSCĐ

1. Thẻ TSCĐ x 1 Bp sử dụng Bp kế toỏn Bp kế toỏn

2. Biờn bản giao nhận

TSCĐ C50 x 1 HĐ giaonhận bp sử dụngBp kế toỏn x x x x Bp kế toỏn

3. Biờn bản thanh lý

TSCĐ C51 x 1 HĐ thanh lý Bp kế toỏn x x x x Bp kế toỏn

4. Biờn bản đỏnh giỏ

lại TSCĐ C52 x 1 HĐ đỏnhgiỏ Bp kế toỏn x x x Bp kế toỏn

5. Biờn bản kiểm kờ

TSCĐ C53 x 1 HĐ kiểm kờ Bp kế toỏn

6. Bảng tớnh hao mũn C55a x 1 Bp kt Bp kế toỏn x x x x Bp kế toỏn

Chứng từ ban hành theo văn bản khỏc

1. Giấy chứng nhận nghỉ

2. Giấy rỳt dự toỏn

kiờm lĩnh tiền mặt 04/nsC2- x 2 BP kế toỏn BKNN x x x x Bp kế toỏn

3. Giấy nộp trả KP

bằng chuyển khoản x 2 Bp kế toỏn KBNN x x x x Bp kế toỏn

4. Ủy nhiệm chi 15/nsC4- x 3 Bp kế toỏn KBNN x x x x Bp kế toỏn

5.Hoỏ đơn GTGT x 3 Đvị cungứng Bp kế toỏn x x x x Bp kế toỏn

6. Giấy nộp tiền vào

KB 01/nsC1- x 2 Bp kế toỏn KBNN x x x x Bp kế toỏn

7. Giấy rỳt dự toỏn

kiờm chuyển khoản 05/nsC2- x 2 Bp kế toỏn KBNN x x x x Bp kế toỏn

8. Danh sỏch những người nghỉ hưởng trợ

cấp x 1 Bp kế toỏn Bờn BH, Bp kế toỏn

2.3.2 - Tổ chức lập chứng từ kế toỏn tại Sở

Quỏ trỡnh lập chứng từ của đơn vị Sở được thực hiện qua cỏc bước sau:

Bước 1: Xỏc định cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh trong hoạt động quản lý của đơn vị Sở

Bước 2: Lựa chọn cỏc chứng từ phự hợp với cỏc nghiệp vụ phỏt sinh, ghi chộp cỏc yếu tố cần thiết vào chứng từ lụa chọn

Bước 3: Chuyển cỏc chứng từ đó lập đến cỏc bộ phận, cỏ nhõn li ờn quan để hoàn tất thủ tục lập chứng từ. Cuối cựng sau khi lập xong, chứng từ đủ điều kiện ghi sổ kế toỏn sẽ tiến hành nhập số liệu và lưu tại Bộ phận kế toỏn.

Tổ chức lập và luõn chuyển một số chứng từ chủ yếu tại đ ơn vị:

- Chứng từ tiền lương: Bảng thanh toỏn lương, bảng thanh toỏn thưởng, bảng thanh toỏn phụ cấp… Do kế toỏn của dơn vị lập căn cứ trờn dự toỏn từ đầu năm, bỏo cỏo biờn chế của đơn vị. Cỏc chứng từ sau đú được chuyển lờn cho thủ trưởng đơn vị ký duyệt sẽ làm căn cứ chi trả cho cỏc CBCNV.

- Chứng từ tiền tệ: chủ yếu là Phiếu thu, phiếu chi do kế toỏn lập làm 3 liờn trỡnh thủ trưởng đơn vị ký quyệt chuyển qua thủ quỹ tiến h ành nhập xuất quỹ. 1 liờn được để lại cuống ( hay trụng mỏy chỉ in ra 2 bản), 1li ờn giao cho tổ chức, cỏ nhõn ,1 liờn chuyển lại cho kế toỏn làm căn cứ nhập liệu.

+ Giấy bỏo cú : Do BKNN lập và gửi đến cho đơn vị, khi cỏc đơn vị khỏc nộp phớ, lệ phớ thụng qua KBNN.

2.3.3 - Tổ chức quỏ trỡnh kiểm tra chứng từ tại đơn vị Sở:

Tất cả cỏc chứng từ kế toỏn do đ ơn vị lập hoặc do bờn ngoài chuyển đến đều tập trung vào bộ phận kế toỏn của đơn vị. Bộ phận kế toỏn sẽ tiến hành kiểm tra theo trỡnh tự sau:

- Kiểm tra tớnh rừ ràng, đầy đủ, trung thực của cỏc chỉ ti ờu, cỏc yếu tố ghi chộp trờn chứng từ.

- Kiểm tra tớnh hợp phỏp của cỏc nghiệp vụ kinh tế t ài chớnh phỏt sinh - Kiểm tra tớnh chớnh xỏc của số liệu, thụng tin trờn chứng từ

2.3.4 - Tổ chức sử dụng chứng từ để ghi sổ kế toỏn:

Chứng từ sau khi kiểm tra thỡ chứng từ đú trở thành căn cứ ghi sổ kế toỏn, đơn vị căn cứ vào cỏc chứng từ sẽ tiến hành phõn loại xỏc định chứng từ đú thuộc phần

hành kế toỏn nào kế toỏn sẽ mở tới cỏc phần hành đú trờn giao diện của phần mềm kế toỏn và tiến hành nhập liệu.

2.3.5 - Tổ chức bảo quản và lưu trữ chứng từ kế toỏn tại đpn vị Sở

Theo quy định của nhà nước cỏc chứng từ kế toỏn chỉ được đưa lờn cho cấp lónh đạo xột duyệt và cỏc cơ quan cú thẩm quyền, tuyệt đối khụng được đưa ra bờn ngoài. Tất cả cỏc chứng từ của đơn vị được kiểm tra, kiểm soỏt rất chặt chẽ. Sau khi ghi sổ chứng từ được lưu tại bộ phận kế toỏn 1 năm sau đú đ ược lưu trữ tại kho từ 5 đến 10 năm tuỳ thuộc vào mức độ quan trọng của nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh.

* Nhận xột về tổ chức hệ thống chứng từ kế toỏn tại đ ơn vị Sở:

Sở NN & PTNT đó vận dụng hệ thống chứng từ do bộ t ài chớnh ban hành theo quyết định 19, số lượng chứng từ đơn vị sử dụng khụng nhiều tuy nhiờn phự hợp với tỡnh hỡnh hoạt động quản lý của đơn vị.

Cụng tỏc ghi chộp chứng từ đầy đủ, chớnh xỏc kịp thời, đỳng với cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh tại đơn vị, đảm bảo đỳng quy tắc về tổ chức quản lý chứng từ.

2.4 - Tổ chức hệ thống tài khoản tại Sở NN & PTNT

Hệ thống tài khoản kế toỏn HCSN được xõy dựng theo nguyờn tắc dựa vào bản chất và nội dung hoạt động của đơn vị.

Hờ thống tài khoản kế toỏn HCSN gồm cú cỏc t ài khoản trong bảng cõn đối tài khoản và cỏc tài khoản ngoài bảng cõn đối tài khoản.

Hiện nay, Sở NN & PTNT tỉnh Ninh Bỡnh ỏp dụng hệ thống tài khoản gồm tài khoản cấp 1 và tài khoản cấp 2 theo chế độ kế toỏn HCSN đ ược ban hành theo quyết định 19 của bộ tài chớnh được phõn bổ trong 7 loại từ loại 0 đến loạ i 6. Cỏc tài khoản trong bảng cõn đối tài khoản phản ỏnh toàn bộ cỏc nghiệp vụ kinh tế, tài chớnh phỏt sinh theo cỏc đối tượng kế toỏn gồm tài sản, nguồn hỡnh thành tài sản và quỏ trỡnh sử dụng tài sản của đơn vị và được ghi sổ theo phương phỏp “ghi kộp”. Cũn cỏc tài khoản ngoài bảng cõn đối tài khoản phản ỏnh những tài sản hiện cú của đơn vị nhưng khụng thuộc quyền sở hữu của đơn vị, được ghi sổ theo phương phỏp “ ghi đơn”

BẢNG HỆ THỐNG DANG MỤC TÀI KHOẢN KẾ TOÁN TẠI SỞ

STT Số hiệu TK Tờn tài khoản Ghi chỳ

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 111 1111 112 1121 1122 155 211 2111 2112 2113 2114 214 241 312 331 3318 332 3321 3322 3223 333 3332 3338 334 335 336

CÁC TÀI KHOẢN TRONG BCĐTK LOẠI 1: TIỀN và VẬT TƯ

Tiền mặt Tiền Việt Nam

Tiền gửi ngõn hàng kho bạc Tiền Việt Nam

Ngoại tệ Sản phẩm, hàng hoỏ LOẠI 2: TÀI SẢN CỐ ĐỊNH Tài sản cố định hữu hỡnh Nhà cửa, vật kiến trỳc Mỏy múc thiết bị

Phương tiện vận tải, truyền dẫn Thiết bị dụng cụ quản lý

Hao mũn tài sản cố định Xõy dựng cơ bản dở dang

LOẠI 3: THANH TOÁN

Tạm ứng

Cỏc khoản phải trả Phải trả khỏc

Cỏc khoản phải nộp theo lương

Cỏc khoản phải nộp theo lương (BHXB) Cỏc khoản phải nộp theo lương (BHYT) Cỏc khoản phải nộp theo lương (KPCĐ) Cỏc khoản phải nộp nhà nước

Phớ, lệ phớ

Cỏc khoản phải nộp khỏc Phải trả viờn chức

Phải trả cỏc đối tượng khỏc Tạm ứng kinh phớ

14 15 16 17 18 19 20 21 22 1 2 337 412 413 461 46111 46112 46121 46122 46131 46132 462 466 511 5111 5118 661 66111 66112 66121 66122 66131 66132 662 008 0081 0082 009

Kinh phớ đó quyết toỏn chuyển năm sau

LOẠI 4: NGUỒN KINH PH Í

Chờnh lệch đỏnh giỏ lại tài sản Chờnh lệch tỷ giỏ hối đoỏi Nguồn kinh phớ hoạt động

Nguồn kinh phớ thường xuyờn năm trước Nguồn kinh phớ khụng thường xuyờn năm trước Nguồn kinh phớ thường xuyờn năm nay

Nguồn kinh phớ khụng thường xuyờn năm nay Nguồn kinh phớ thường xuyờn năm sau

Nguồn kinh phớ khụng thường xuyờn năm sau Nguồn khi phớ dự ỏn

Nguồn kinh phớ đó hỡnh thành TSCĐ

LOẠI 5: CÁC KHOẢN THU

Cỏc khoản thu Thu phớ, lệ phớ Thu khỏc

LOẠI 6: CÁC KHOẢN CHI

Chi hoạt động

Chi thường xuyờn năm trước

Chi khụng thường xuyờn năm trước Chi thường xuyờn năm nay

Chi khụng thường xuyờn năm nay Chi thường xuyờn năm sau

Chi khụng thường xuyờn năm sau Chi dự ỏn

LOẠI 0: CÁC TÀI KHOẢN NGOÀI BẢNG

Dự toỏn chi hoạt động Dự toỏn chi thường xuyờn

Dự toỏn chi khụng thường xuyờn Dự toỏn chi chương trỡnh, dự ỏn ………..

* Nhận xột:

Hệ thống tài khoản của đơn vị hoàn toàn sử dụng theo hệ thống tài khoản do Bộ tài chớnh ban hành theo quyết định mới QĐ19/2006. Hệ thống t ài khoản đó đỏp ứng được yờu cầu xử lý thụng tin cung cấp cho cỏc đ ơn vị cú thẩm quyền và đỏp ứng được yờu cầu quản lý của đơn vị.

Đặc thự của đơn vị là cơ quan hành chớnh sự nghiệp đơn thuần được Ngõn sỏch đảm bảo toàn bộ kinh phớ hoạt động nờn tài khoản sử dụng của đơn vị chủ yếu là tài khoản loại 1, loại2, loại 4(461) và loại 6 (661). Do đú cũn cú rất nhiều tài khoản khụng sử dụng trong đơn vị như: 113, 121, 152, 153, 155, 341, 342, 411, 421, 441, 465, 531, 631, 635, 643….

Trong đú tài khoản 153 đơn vị khụng sử dụng để theo dừi vỡ chi phớ của chỳng khụng lớn vớ dụ như cỏc loại vật dụng văn phũng phẩm đơn vị mua sắm theo dự toỏn chi tiờu được lập cho từng thỏng căn cứ v ào cỏc hoỏ đơn mua hàng kế toỏn hạch toỏn thẳng vào tài khoản 66121.

Ngõn sỏch nhà nước:

100 Tiền lương 112 Hội Nghị

01 Lương ngạch bậc theo quỹ lư-

ơngđược duyệt 07 Chi bù tiền ăn

101 Tiền công 99 Chi khác

01 Công hợp đồng lái xe theo NĐ 68 113 Công tác phí

99 Chi khác 01 Vé máy bay tàu xe

102 Phụ cấp lơng 02 Phụ cấp công tác phí

01 Chức vụ 03 Tiền thuê phòng ngủ

02 Khu vực, thu hút, đắt đỏ 04 Khoán công tác phí

03 Trách nhiệm 114 Chi phí thuê mớn

04 Làm thêm giờ 01 Thuê phương tiện vận chuyển

09 Vượt khung 07 Thuê lao động trong nước

104 Tiền thưởng 99 Thuê laođộng ngoài

01 Thưởng thường xuyên 117

Sửa chữathường xuyên TSCĐ

106 Các khoản đóng góp 02 Sửa chữa ô tô

01 Bảo hiểm XH 07 Sửa máy vi tính

02 Bảo hiểm YT 09 Nhà cửa

03 Kinh phí công đoàn 12 Đường điện cấp thoát nước

109 Thanh toán dịch vụ công cộng 99 Chi khác

01 Thanh toán tiền điện 119 Chi phì nhiệp vụ chuyên môn

02 Thanh toán tiền nước 01 Hàng hoá vật tư

03 Thanh toán tiền nhiên liệu 06 Sách tài liệu chuyên môn 04 Thanh toán tiền vệ sinh môi trư-

ờng 99 Chi khác

110 Vật tư văn phòng

01 Mua văn phòng phẩm 118 09 Sửa chữa nhà cửa

03 Mua sắm công cụ dụng cụ vănphòng

99 Chi khác 134 Chi khác

111 Thông tin tuyên truyền Liên lạc 09 Chi các khoản phí và lệ phí 01 Cước phí điện thoại trong nước 10 Bảo hiểm phương tiện ôtô 03 Cước phí bưu chính 11 Chi hỗ trợ khác

06 Tuyên truyền 14 Chi tiếp khách

10 Sách báo tạp chí thư viện 99 Chi các khoản khác

……

Nhận xột: Đỏp ứng yờu cầu quản lý Ngõn sỏch nhà nước luật kế toỏn quy định tất cả cỏc đơn vị sự nghiệp đều phải sử dụng hệ thống mục lục ngõn sỏch. mục lục Ngõn sỏch nhà nước là cơ sở đỏnh giỏ khản năng quản lý NSNN của một quốc gia. Việc sử dụng mục lục NSNN mới bao quỏt đ ược hết cỏc hoạt động tài chớnh kinh tế của đơn vị

giỳp cho việc thu thập, phõn tớch xử lý số liệu một cỏch đầy đủ, từ đú cung cấp thụng tin đầy đủ, kịp thời cho cụng tỏc lập dự toỏn n gõn sỏch nhà nước, điều hành, quản lý, kiểm soỏt ngõn sỏch nhà nước; đồng thời cung cấp thụng tin cần thiết phục vụ việc đề ra cỏc quyết định phỏt triển kinh tế - xó hội.

Sở NN & PTNT đó và đang thực hiện tốt việc đưa hệ thống mục lục vào hạch toỏn kế toỏn theo đỳng chương, loại, khoản , mục, tiểu mục ỏp dụng cho ng ành, đỏp ứng đầy đủ thụng tin kế toỏn cho cụng cuộc lập dự toỏn , xõy đựng định mức cho cỏc hoạt động chi tiờu của đơn vị và của toàn ngành.

2.5 - Tổ chức hệ thống sổ kế toỏn

Cụng việc hạch toỏn kế toỏn của bộ phận kế toỏn tại Sở NN & PTNT đ ược thực hiện trờn phần mềm “kế toỏn IMAS”- là phần mềm được thiết kế riờng cho cỏc đơn vị HCSN và chương trỡnh IMAS 6.0 theo dừi được tài sản cụng, nguồn kinh phớ tự chủ và khụng tự chủ của đơn vị. Phần mềm này được cài đặt ở bộ phận kế toỏn của sở theo hỡnh thức kế toỏn: chứng từ ghi sổ.

Trỡnh tự ghi sổ kế toỏn theo hỡnh thức kế toỏn trờn mỏy tớnh.

TRèNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN

THEO HèNH THỨC KẾ TOÁN TRấN MÁY VI TÍNH

Nhập số liệu hàng ngày In sổ, bỏo cỏo cuối thỏng Đối chiếu, kiểm tra

SỔ KẾ TOÁN - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết CHỨNG TỪ KẾ TOÁN BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN CÙNG LOẠI BÁO CÁO TÀI CHÍNH PHẦN MỀM KẾ TOÁN MÁY VI TÍNH

Trỡnh tự ghi sổ:

Hàng ngày, kế toỏn căn cứ vào cỏc chứng từ kế toỏn đó được kiểm tra xỏc định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Cú để nhập dữ liệu vào mỏy tớnh theo cỏc bảng biểu được thiết kế sẵn trờn phần mềm kế toỏn.

Theo quy trỡnh của phần mềm kế toỏn, cỏc thụng tin đ ược nhận vào mỏy tớnh theo từng chứng từ và tự động vào sổ kế toỏn tổng hợp và cỏc sổ, thẻ kế toỏn chi tiết