II. ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY MAY
5. Hạch toán chi phí sản xuất chung
5.1. Nội dung chi phí sản xuất chung
Chi phí sản xuất chung ở Công ty may xuất khẩu Thái Bình bao gồm các khoản chi phí chủ yếu sau:
- Tiền lương, tiền công cùng các khoản trích theo lương của nhân viên quản lý phân xưởng.
- Chi phí nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ dùng chung cho phân xưởng (chi phí sửa chữa, bảo dưỡng, thay thế).
- Chi phí khấu hao TSCĐ - Chi phí dịch vụ mua ngoài - Chi phí khác bằng tiền.
5.2. Chứng từ hạch toán và sổ sách sử dụng
- Bảng phân bổ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ
- Bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương - Bảng phân bổ khấu hao tài sản cố định
- Sổ cái tài khoản 627 - Hóa đơn
- Phiếu chi
5.3. Tài khoản hạch toán
TK 627 ‘Chi phí sản xuất chung”: Dùng để phản ánh chi phí phục vụ sản xuất phát sinh ở phân xưởng, bộ phận phục vụ sản xuất sản phẩm. Tài khoản này được mở chi tiết theo từng phân xưởng.
Nội dung phản ánh trên TK 627 như sau:
Bên Nợ:
- Tập hợp chi phí sản xuất chung phát sinh trong kỳ như: Chi phí nhân viên quản lý phân xưởng, chi phí vật liệu, chi phí KH TSCĐ...
Bên Có:
- Các khoản ghi giảm chi phí sản xuất chung.
- Chi phí sản xuất chung cố định không phân bổ được ghi nhận vào giá vốn hàng bán trong kỳ do mức sản phẩm thực tế sản xuất ra thấp hơn công suất bình thường.
- Chi phí sản xuất chung được phân bổ, kết chuyển vào chi phí chế biến, sản xuất cho các đối tượng chịu chi phí.
TK 627 cuối kỳ không có số dư.
- TK 627 được chi tiết thành 6 tài khoản cấp 2 TK 6271 – Chi phí nhân viên phân xưởng TK 6272 – Chi phí vật liệu
TK 6273 – Chi phí dụng cụ sản xuất TK 6274 – Chi phí khấu hao TSCĐ TK 6277 – Chi phí dịch vụ mua ngoài TK 6278 – Chi phí khác bằng tiền Và một số tài khoản có liên quan như: - TK 334: Phải trả người lao động - TK 338: Phải trả, phải nộp khác
TK 338 được chia thành các tài khoản cấp hai là: TK 3382 : Kinh phí công đoàn
TK 3383 : Bảo hiểm xã hội TK 3384 : Bảo hiểm y tế
TK 3389 : Bảo hiểm thất nghiệp - TK 111: Tiền mặt
- TK 112: Tiền gửi ngân hàng
5.4. Tập hợp chi phí sản xuất chung5.4.1. Chi phí nhân viên phân xưởng 5.4.1. Chi phí nhân viên phân xưởng
Nhân viên quản lý phân xưởng gồm: Tổ trưởng, tổ phó, thủ kho,… Do không trực tiếp tham gia vào quá trình sản xuất nên chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương của không được tập hợp vào TK 622 “ Chi phí nhân công trực tiếp” mà được tập hợp vào TK 627 “ Chi phí sản xuất chung”.
Không như những công nhân trực tiếp sản xuất, những cán bộ, công nhân viên thuộc các đơn vị, các tổ bảo dưỡng, điện và phục vụ sản xuất không hưởng lương theo sản phẩm mà hưởng lương thời gian. Cơ sở để tính lương cũng là các bảng chấm công thời gian làm việc thực tế của từng nhân viên. Ngoài mức lương cơ bản, tiền lương của nhân viên quản lý phân xưởng còn bao gồm các khoản phụ cấp khác như: Phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp chức vụ... mỗi khoản phụ cấp được tính theo tỷ lệ nhất định tùy thuộc vào thâm niên công tác cũng như v ị trí công tác của mỗi nhân viên.
Mức lương tối thiểu áp dụng trong công ty là 730.000VNĐ
Số ngày công chế độ: 22 ngày do nhà nước ta có chính sách nghỉ 2 ngày cuối tuần là T7 & CN.
Lương thời gian được tính theo công thức:
Lương cơ bản = Mức lương tối thiểu của công ty x HSLCB Lương thời gian = Lương cơ bản x Số ngày công hưởng lương
22
Các khoản phụ cấp:
- Tổ trưởng sx : 25% - Tổ phó : 20%
Công ty thực hiện trích các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN theo quy định như sau:
BHXH: Trích 22% tổng quỹ lương cơ bản. Trong đó công ty chịu 16% tính vào chi phí, người lao động chịu 6% trừ vào lương.
BHYT: Trích 4,5% tổng quỹ lương cơ bản. Trong đó công ty chịu 3% tính vào chi phí, người lao động chịu 1,5% trừ vào lương.
KPCĐ: Trích 2% tổng quỹ lương cơ bản tính vào chi phí của công ty.
BHTN: Trích 2% tổng quỹ lương cơ bản. Trong đó công ty chịu 1% tính vào chi phí, người lao động chịu 1% trừ vào lương.
Ví dụ: Tính lương và các khoản trích theo lương cho ông Hồ Minh Tùng, chức
vụ tổ phó sx, biết số ngày công lao động trong tháng của ông dựa theo bảng chấm công là 20 ngày, hệ số LCB của ông là 4,2.
Lương cơ bản = 730.000 x 4,2 = 3.066.000 Lương thời gian =
22 000 . 066 . 3 x 20 = 2.787.273 Phụ cấp chức vụ = 730.000 x 20% = 146.000 Tổng thu nhập tháng 11 của ông Tùng:
2.787.273 + 146.000 = 2.933.273
Các khoản giảm trừ = 3.066.000 x 8,5% = 260.610 Số tiền thực lĩnh của ông Tùng là:
2.933.273 - 260.610 = 2.672.663
Qui trình hạch toán: Tương tự như qui trình hạch toán đã nêu ở phần chi phí NCTT: Từ các Bảng chấm công, bộ phận lao động tiền lương sẽ tiến hành lập Bảng thanh toán lương rồi chuyển qua phòng Kế toán. Tại đây kế toán tiền lương sẽ kiểm tra, đối chiếu lại cho chính xác và dựa vào đó để lập Bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương.
Biểu 2.17: Bảng thanh toán lương nhân viên quản lý PX
Biểu 2.18 : Bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương
Căn cứ vào Bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương ta thấy trong tháng 11 năm 2010, khoản tiền lương thực tế của nhân viên phân xưởng tập hợp được là 17.006.400đ, tổng các khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN là 3.619.924đ
Từ các số liệu tập hợp được, kế toán lập Phiếu kế toán theo đường dẫn:
Kế toán tổng hợp/ Cập nhật số liệu/ Phiếu kế toán, sau khi giao diện phiếu kế toán xuất hiện chọn “ Mới”.
Kế toán ghi Nợ TK 627, ghi Có TK 334, TK 338 (TK chi tiết 3382, 3383...).
Biểu 2.19: Giao diện Phiếu kế toán CP Lương NVQL
Định khoản như sau:
Nợ TK 6271: 17.006.400 Có TK 334 : 17.006.400 Nợ TK 6271: 3.619.924 Có TK 338 : 3.619.924 (Có TK 3382 : 329.084 Có TK 3383 : 2.632.672 Có TK 3384 : 493.626 Có TK 3389 : 164.542)
Tương tự với mỗi TK chi tiết 3382, 3383, 3384, 3389 lập một Phiếu kế toán tương ứng.
Đến cuối kỳ, sau khi đã tập hợp được chi phí SXC trên TK 627 kế toán tiến hành các thao tác thực hiện các bút toán phân bổ, kết chuyển, số liệu sẽ tự động cập nhật vào các sổ kế toán có liên quan.
5.4.2. Chi phí vật liệu, CCDC
Vật liệu xuất dùng phục vụ cho sản xuất tại các phân xưởng có rất nhiều loại, ở mỗi giai đoạn công nghệ khác nhau lại sử dụng những loại vật liệu khác nhau. Ví dụ giai đoạn cắt sử dụng: Bìa cứng cắt mẫu vải, bút vẽ, phấn vẽ... Giai đoạn may lại cần: suet, dùi, kéo bấm chỉ... Do vậy, công ty tiến hành hạch toán chi tiết ở cả mặt giá trị và
hiện vật, tiến hành theo dõi cả ở kho và phòng kế toán theo phương pháp ghi thẻ song song căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất kho.
Công cụ, dụng cụ dùng cho sản xuất chung gồm các loại: Găng tay, khẩu trang. Những loại công cụ này có giá trị thấp, thời gian sử dụng ngắn nên được phân bổ một lần vào chi phí sản xuất mà không cần sử dụng đến tài khoản 142 “Chi phí trả trước” hoặc 242 “Chi phí trả trước dài hạn”.
Qui trình hạch toán: Khi xuất NVL, CCDC phục vụ cho hoạt động sản xuất chung cũng phải làm Giấy đề nghị xuất kho và Phiếu xuất kho, từ đó số liệu sẽ được tổng hợp lên Bảng kê phiếu xuất và các sổ kế toán có liên quan (Trình tự hạch toán tương tự như phần chi phí NVL trực tiếp với các thao tác kế toán máy tương tự).
Biểu 2.20: Bảng kê phiếu xuất NVL
Dựa vào các bảng kê và chứng từ có liên quan, kế toán tập hợp được chi phí NVL, CCDC xuất dùng cho sản xuất chung tại PXSX là 8.659.440đ
Kế toán định khoản như sau:
Nợ TK 6272: 8.659.440 Có TK 153: 8.659.440
Đến cuối kỳ, sau khi đã tập hợp được chi phí SXC trên TK 627 kế toán tiến hành các thao tác thực hiện các bút toán phân bổ, kết chuyển, số liệu sẽ tự động cập nhật vào các sổ kế toán có liên quan.
5.4.3. Chi phí khấu hao TSCĐ
TSCĐ của công ty gồm nhiều loại, đa phần là máy móc sản xuất. Hiện nay công ty đang thực hiện việc quản lý, sử dụng và trích KH TSCĐ theo quyết định số 206/2003 của BTC.
TSCĐ là tư liệu lao động có giá trị lớn, thời gian sử dụng dài và có đặc điểm là tham gia vào nhiều chu trình sản xuất. Do đó, khi tham gia và quá trình sản xuất kinh doanh, tài sản sẽ bị hao mòn dần về mặt giá trị và hiện vật, phần giá trị hao mòn được chuyển dần vào giá trị sản phẩm. Hiện nay, công ty đang áp dụng phương pháp khấu hao theo đường thẳng:
Mức khấu hao Nguyên giá TSCĐ TSCĐ hàng tháng = Số năm sử dụng x 12 tháng
Tại Công ty may Thái Bình TSCĐ có rất nhiều loại và mỗi loại phục vụ một công đoạn nhất định của quá trình sản xuất, đa phần TSCĐ của công ty là nhà xưởng và máy móc thiết bị.
Qui trình hạch toán: Khi nhận được bộ chứng từ bàn giao TSCĐ, kế toán dùng làm căn cứ để ghi nhận TSCĐ. Nếu mua TSCĐ thì kế toán nhập số liệu như mua hàng hóa bình thường. Định khoản ghi Nợ TK 211- Chi tiết máy móc thiết bị và ghi Có TK đối ứng. Phần mềm sẽ tự động tính khấu hao cho từng máy móc theo phương pháp áp dụng tại công ty. Ngược lại, khi tiến hành thanh lý hoặc nhượng bán TSCĐ, kế toán phải tiến hành khai báo giảm tài sản trên phần mềm kế toán.
Ví dụ:Trong tháng 11/2010 công ty trang bị thêm cho phân xưởng may một máy đính thẻ bài DENNISON ST-9000 với NG ghi trên hóa đơn là 35.100.000đ (giá chưa thuế VAT), thời gian sử dụng của tài sản được qui định là 10 năm.
Đồng thời, công ty cũng tiến hành thanh lý một máy khung đầu tròn của phân xưởng may với nguyên giá 27.210.550đ, một máy cắt tay của phân xưởng cắt với nguyên giá là 24.292.560đ, cả hai loại đều có thời gian sử dụng là 4 năm.
(Với số trích khấu hao tháng 10 của PXSX là: 23.222.140đ)
Biểu 2.21: Hóa đơn mua TSCĐ
Số khấu hao tháng 11 được tính như sau: Số khấu hao tăng trong tháng =
12 10 000 . 100 . 35 x = 292.500 Số khấu hao giảm trong tháng =
12 4 560 . 292 . 24 550 . 210 . 27 x = 1.072.981 Vậy, số khấu hao tháng 11 = 23.222.140 + 292.500 – 1.072.981 = 22.441.659
Căn cứ vào bảng tính khấu hao, máy tính sẽ tự động lên các sổ chi tiết từng tài khoản theo đối ứng tài khoản đặt sẵn. Đối với TSCĐ sử dụng ở phân xưởng sản xuất, số khấu hao sẽ được phản ánh theo định khoản:
Nợ TK 6274 : 22.441.659 Có TK 214 : 22.441.659
Đến cuối kỳ, sau khi đã tập hợp được chi phí SXC trên TK 627 kế toán tiến hành các thao tác thực hiện các bút toán phân bổ, kết chuyển, số liệu sẽ tự động cập nhật vào các sổ kế toán có liên quan.
5.4.4. Chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí khác bằng tiền
Để phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của mình, công ty cần mua ngoài một số dịch vụ như điện, nước, điện thoại... Hàng tháng, công ty tiến hành thanh toán các dịch vụ này thông qua hình thức chủ yếu là tiền gửi ngân hàng.
Ngoài ra, trong quá trình sản xuất còn phát sinh các chi phí khác bằng tiền như: Chi phí bồi dưỡng công nhân làm ngoài giờ, chi phí sửa chữa nhỏ, chi phí bảo dưỡng máy móc thiết bị. Những chi phí này được chi bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng hay tiền tạm ứng do bộ phận kế toán quản lý.
Qui trình hạch toán: Kế toán thanh toán dựa vào phiếu chi để nhập số liệu vào phần mềm kế toán theo đường dẫn sau:
Quĩ ngân hàng/ Cập nhật số liệu/ Phiếu chi tiền mặt Định khoản ghi Nợ TK 627, và ghi Có TK 111
Ví dụ: Trong tháng 11 năm 2010 công ty chi tiền vệ sinh cho PXSX: Phiếu chi tiền vệ sinh:
Biểu 2.23: Giao diện phiếu chi kế toán
Trong tháng 11 năm 2010 căn cứ vào các hóa đơn thanh toán và các chứng từ hợp lệ có liên quan, kế toán tập hợp được chi phí mua ngoài và chi phí khác bằng tiền dùng vào cho sản xuất chung của công ty như sau:
Nợ TK 6277 : 9.936.400 Có TK 111 : 2.800.600 Có TK 112 : 7.135.800
Các khoản chi phí này được phản ánh trên Bảng tổng hợp chi phí sản xuất chung , Sổ cái TK 627, TK 111.
Đến cuối kỳ, sau khi đã tập hợp được chi phí SXC trên TK 627 kế toán tiến hành các thao tác thực hiện các bút toán phân bổ, kết chuyển, số liệu sẽ tự động cập nhật vào Bảng kê số 4, Nhật ký – Chứng từ số 7 cùng các sổ kế toán có liên quan.
5.4.5. Tập hợp chi phí sản xuất chung
Sau khi đã xác định được tất cả các khoản mục kế toán tập hợp toàn bộ chi phí sản xuất chung trong kỳ qua Bảng tổng hợp chi phí SXC.
Biểu 2.24: Bảng tổng hợp chi phí SXC
Kế toán định khoản như sau:
Nợ TK 627: 61.663.823 Có TK 334: 17.006.400 Có TK 338: 3.619.924 Có TK 153: 8.659.440 Có TK 214: 22.441.659 Có TK 111: 2.800.600 Có TK 112: 7.135.800)
Biểu 2.25: Sổ cái TK 627
5.4.6. Phân bổ chi phí sản xuất chung
Chi phí sản xuất chung ở công ty được tập hợp cho từng phân xưởng sản xuất. Vì vậy, đến cuối mỗi tháng kế toán mới tiến hành phân bổ chi phí sản xuất chung cho từng đối tượng tập hợp chi phí sản xuất là từng mã hàng.
Việc phân bổ CP SXC được kế toán tiến hành trên phần mềm kế toán qua đường dẫn:
Tổng hợp/ Cập nhật số liệu/ Khai báo các bút toán phân bổ tự động. sau khi hoàn thành các thao tác điền dữ liệu, kế toán tiếp tục theo đường dẫn sau:
Tiêu thức được chọn để phân bổ chi phí sản xuất chung là chi phí nhân công trực tiếp từng mã hàng. Chi phí nhân công trực tiếp được phản ánh trên Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội.
Chi phí SXC = Tổng chi phí SXC trong kỳ x Chi phí NCTT từng mã hàng Tổng chi phí NCTT từng mã hàng
Từ đó ta có thể tính được chi phí SXC phân bổ cho từng mã hàng
CP SXC mã Katrina = 555 . 761 . 92 823 . 663 . 61 x 32.804.119 = 21.806.743 CP SXC mã Nataly = 555 . 761 . 92 823 . 663 . 61 x 30.880.578 = 20.528.057 CP SXC mã SL_45 = 555 . 761 . 92 823 . 663 . 61 x 29.076.858 = 19.329.023 .
Biểu 2.26: Bảng phân bổ chi phí SXC 6. Tổng hợp chi phí sản xuất cho toàn doanh nghiệp
6.1. Tài khoản hạch toán
Kế toán sử dụng TK 154-“ Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang” để tập hợp CPSX cho ba mã hàng Katrina, Nataly, SL_45.
Tài khoản này được chia thành ba tài khoản cấp 2”