Mục tiêu của chương:
Hiểu được tầm quan trọng của các quyết định về tồn kho Mô tả các hệ thống tồn kho
So sánh và vận dụng các mơ hình tồn kho Các chính sách của hệ thống tồn kho
Phân chia rủi ro trong quản trị chuỗi cung ứng I. QUẢN TRỊ TỒN KHO
1. Giới thiệu
Tầm quan trọng của quản trị tồn kho, nhu cầu về sự phối hợp của các quyết định tồn kho và các chính sách vận tải là hiển nhiên. Tất nhiên, quản trị tồn kho trong chuỗi cung ứng phức hợp là rất khó khăn và có những tác động đáng kể đến mức độ dịch vụ khách hàng và chi phí chuỗi cung ứng trên phạm vi toàn hệ thống.
Như đã được thảo luận trong chương 1, một chuỗi cung ứng điển hình gồm có nhà cung ứng và nhà sản xuất, những người có nhiệm vụ dịch chuyển nguyên vật liệu vào thành phẩm, và các trung tâm phân phối và nhà kho mà qua đó sản phẩm hồn thành sẽ được phân phối đến cho khách hàng. Điều này ngụ ý rằng tồn kho xuất hiện trong chuỗi cung ứng dưới một vài hình thức:
Tồn kho nguyên vật liệu, phụ tùng Tồn kho thành phẩm
Tồn kho bán thành phẩm
Mỗi một loại tồn kho này cần cơ chế quản lý tồn kho riêng. Đáng tiếc rằng việc xác định cơ chế này thực sự khó khăn bởi vì các chiến lược sản xuất, phân phối hiệu quả và kiểm sốt tồn kho để giảm thiểu chi phí tồn hệ thống và gia tăng mức độ phục vụ phải xem xét đến sự tương tác giữa các cấp độ khác nhau trong chuỗi cung ứng. Tuy nhiên, lợi ích của việc xác định các cơ chế kiểm sốt tồn kho này có thể là rất lớn. Chúng ta xem xét ví dụ sau
General Motors1 (GM) là một trong số nhà sản xuất xe có mạng lưới phân phối lớn nhất thế giới. Trong năm 1984, mạng lưới phân phối của GM bao gồm 20.000 nhà máy cung cấp, 133 xí nghiệp bộ phận, 31 nhà máy lắp ráp và 11.000 nhà phân phối. Chi phí vận tải bằng đường không xấp xỉ khoảng 4,1 tỷ USD với 60% dành cho vận chuyển nguyên vật liệu. Hơn nữa, giá trị tồn kho của GM là 7,4 tỷ USD trong đó 70% là tồn kho trong sản xuất (WIP) và còn lại là sản phẩm hồn thành. GM ứng dụng cơng cụ ra quyết định có khả năng giảm thiểu chi phí tổng hợp của tồn kho và vận chuyển. Thực ra, bằng việc điều chỉnh quy mơ hàng gửi (ví dụ chính sách tồn kho) và lộ trình (ví dụ chiến lược vận chuyển), chi phí có thể giảm xuống khoảng 26% hàng năm.
Dĩ nhiên câu hỏi chính cần giải quyết là: Tại sao các doanh nghiệp phải tồn kho ở các giai đoạn? Một vài lý do bao gồm:
1 Blumenfeld, D. E; L. D. Burns; C. F. Daganzo, “ Reducing Logistics Costs at General Motors”, Interfaces 17 (1987), pp. 26-47 (1987), pp. 26-47
1. Những thay đổi không mong đợi về nhu cầu của khách hàng. Nhu cầu khách hàng ln khó dự báo, và tính khơng chắc chắn về nhu cầu khách hàng đã gia tăng trong một vài năm qua vì
a. Chu kỳ sống của sản phẩm ngày càng ngắn. Điều này ngụ ý rằng dữ liệu quá khứ về nhu cầu khách hàng có thể khơng hiện hữu hoặc có thể bị giới hạn.
b. Sự hiện diện của các sản phẩm cạnh tranh trên thị trường. Sự phát triển nhanh chóng của các sản phẩm này càng gia tăng sự khó khăn để dự báo nhu cầu đối với một mơ hình cụ thể. Thực ra, trong khi dự báo nhu cầu giữa các nhóm sản phẩm là tương đối dễ dàng- đó là để dự báo nhu cầu đối với tất cả sản phẩm trong cùng một thị trường. Chúng ta biết rằng tiến hành dự báo nhu cầu cho các sản phẩm riêng lẻ là rất khó khăn.
2. Sự hiện diện của tính khơng chắc chắn về số lượng và chất lượng nguồn cung cấp, chi phí của nhà cung cấp và thời hạn giao hàng trong nhiều tình huống.
3. Thậm chí ngay cả khi khơng có tính khơng chắc chắn về cầu hoặc cung, thì cũng cần thiết phải tồn kho do thời hạn giao hàng.
4. Tính kinh tế nhờ quy mơ do các cơng ty vận tải đề nghị khuyến khích các doanh nghiệp vận chuyển số lượng lớn các mặt hàng, và vì vậy phải tồn kho lượng hàng lớn. Thực ra, nhiều cơng ty vận tải cố gắng khuyến khích việc vận chuyển đơn hàng lớn bằng cách đề nghị tất cả các hình thức chiết khấu cho người chịu trách nhiệm thu xếp việc gởi hàng (nhà xuất khẩu hoặc nhập khẩu).
Đáng tiếc là việc quản trị tồn kho hiệu quả trong mơi trường ngày nay thường khó khăn. Chúng ta có thể hiểu hơn điều này qua các ví dụ sau:
Năm 1993, cổ phiếu của cơng ty máy tính Dell giảm sau khi cơng ty dự báo tình hình lỗ trong năm. Dell tuyên bố rằng công ty dự báo khơng chính xác nhu cầu và đã giảm số lượng tồn kho cần thiết
Trong năm 1993, Liz Claiborne trải qua sự sụt giảm thu nhập do kết quả của nhu cầu cao hơn tồn kho rất nhiều.
Năm 1994, IBM phải vật lộn với sự thiếu hụt của dòng sản phẩm ThinkPad do quản trị tồn kho không hiệu quả
Trong năm 2001, Cisco phải chịu chi phí 2,25 bảng anh cho mỗi đơn vị tồn kho vượt mức do sự sụt giảm về doanh số bán.
Những ví dụ này làm nổi bật hai vấn đề quan trọng trong quản trị tồn kho: 1. Dự báo nhu cầu
2. Tính tốn số lượng đặt hàng
Vì nhu cầu là khơng chắc chắn trong đa số các trường hợp, nhu cầu dự báo là yếu tố then chốt để xác định số lượng đặt hàng. Nhưng mỗi quan hệ giữa nhu cầu dự báo và số lượng đặt hàng tối ưu là gì? Số lượng đặt hàng nên bằng, lớn hơn hoặc ít hơn nhu cầu dự báo? Và, nếu số lượng đặt hàng khác biệt so với nhu cầu dự báo, khác biệt này là bao nhiêu? Những vấn đề này sẽ được thảo luận ở phần tiếp theo.
2. Hệ thống tồn kho
Một hệ thống tồn kho là một tập hợp các thủ tục xác định bao nhiêu tồn kho sẽ được bổ sung, mỗi lần bao nhiêu, thời điểm nào, các máy móc thiết bị, nhân sự thực hiện các thủ tục một cách có hiệu quả.
Chương 6- Quản trị tồn kho và phân chia rủi ro - 153 -
Mỗi hệ thống tồn kho bao giờ cũng yêu cầu những phí tổn để vận hành nó. Phí tổn đó phụ thuộc vào:
Phương pháp kiểm sốt tồn kho.
Qui mơ của việc phục vụ khách hàng hay khả năng chống lại sự cạn dự trữ trong thời gian đặt hàng.
Số lượng tồn kho bổ sung mỗi lần đặt hàng.
Hệ thống tồn kho hiệu quả sẽ làm giảm tối thiểu các chi phí thơng qua việc lựa chọn phương pháp kiểm soát tồn kho, và tính tốn hợp lý các thơng số cơ bản của hệ thống tồn kho. Các nhà tài chính muốn giữ mức tồn kho thấp và sản xuất mềm dẻo để cơng ty có thể đáp ứng nhu cầu nhưng sẽ hạ thấp mức đầu tư vào tồn kho. Thực tế, tồn kho như một lớp đệm lót giữa nhu cầu và khả năng sản xuất. Khi nhu cầu biến đổi mà hệ thống sản xuất có thể điều chỉnh khả năng sản xuất của minh rất, hệ thống sản xuất sẽ khơng cần đến lớp đệm lót tồn kho. Với cách nhìn nhận như vậy các nỗ lực đầu tư sẽ hướng vào một hệ thống sản xuất linh hoạt, điều chỉnh sản xuất nhanh, thiết lập quan hệ rất tốt với các nhà cung cấp để có thể đặt hàng sản xuất và mua sắm thật nhanh với qui mơ nhỏ.
Các nhà sản xuất muốn có thời gian vận hành sản xuất dài để sử dụng hiệu quả máy móc thiết bị, lao động. Họ tin rằng hiệu quả sản xuất, đặt hàng qui mơ lớn có thể bù đắp những lãng phí mà tồn kho cao gây ra. Điều này dẫn đến tồn kho cao.
Mặc dù, cùng mục tiêu giảm thấp các phi tổn liên quan đến tồn kho song cách nhìn nhận vấn đề có thể theo những chiều hướng khác nhau. Rõ ràng, trong những điều kiện nhất định lượng tồn kho hợp lý cần được xét một cách tồn diện. Trên một khía cạnh khác, tồn kho bao giờ cũng được coi là nguồn nhàn rỗi. Do đó khi tồn kho càng cao càng gây ra lãng phí. Vậy bao nhiêu tồn kho là hợp lý?