1. Những nhân tố chính ảnh hưởng đến chính sách tồn kho
1. Đầu tiên là nhu cầu khách hàng, và nhu cầu này có thể được biết trước hoặc có thể là ngẫu nhiên. Trong trường hợp khi nhu cầu là khơng biết trước, doanh nghiệp có thể sử dụng các cơng cụ dự báo để ước tính nhu cầu trung bình của khách hàng, cũng như mức độ biến động trong nhu cầu (thường được đo lường như là độ lệch chuẩn).
2. Thời hạn giao hàng, có thể biết được khi chúng ta đặt hàng hoặc có thể khơng chắc chắn 3. Số các sản phẩm khác nhau
4. Thời gian đặt hàng
5. Chi phí: bao gồm chi phí đặt hàng, chi phí mua hàng và chi phí lưu trữ tồn kho
a. Chi phí đặt hàng là những chi phí mà doanh nghiệp phải trả cho mỗi lần đặt hàng. Chi phí đặt hàng bao gồm những chi phí có liên quan đến đơn hàng như: chi phí các mẫu đơn sử dụng và chi phí xử lý các đơn đặt hàng, thư tín, điện thoại, đi lại, chi phí bố trí thiết bị, chi phí cho hàng hóa cũng như chi phí phát sinh trong cơng tác kiểm tra về số và chất lượng hàng hóa.
b. Chi phí mua hàng: Loại chi phí này phụ thuộc vào nhu cầu hàng năm của DN và giá mua. Khi doanh nghiệp mua ngun vật liệu với kích thước lơ hàng lớn sẽ làm tăng chi phí tồn kho nhưng chi phí mua hàng thấp hơn do chiết khấu theo số lượng và cước phí vận chuyển cũng giảm.
c. Chi phí lưu trữ tồn kho, hoặc chi phí thực hiện tồn kho, bao gồm i. Các khoản thuế và bảo hiểm liên quan đến hàng tồn kho
ii. Chi phí bảo quản
iii. Chi phí do giảm giá hàng tồn kho phát sinh từ việc hàng hóa bị lỗi thời hoặc mất đi giá trị do những thay đổi từ thị trường
iv. Chi phí cơ hội, mà đại diện cho thu nhập trên đầu tư nếu chúng ta dùng tiền này đầu tư vào việc khác (ví dụ vào đầu tư vào cổ phiếu) thay vì đầu tư vào tồn kho
6. Mặt khác khi công ty thực hiện lưu trữ tồn kho thì khi gia tăng số lượng hàng tồn kho, một số chi phí sẽ giảm
a. Chi phí đặt hàng: Là các chi phí phát sinh theo mỗi lần đặt hàng và nhận hàng như chi phí ước lượng, thương lượng giá, chuẩn bị đơn hàng, tiếp nhận...Qui mô lô hàng lớn sẽ có ít lần đặt hàng hơn thì chi phí đặt hàng trong năm ít hơn vì số lần đặt hàng ít. Song đặt hàng qui mơ lớn tồn kho bình quân tăng lên và hiển nhiên là chấp nhận chi phí tồn kho cao.
b. Giảm giá do chiết khấu khố lượng lớn: Đặt hàng qui mơ lớn có thể được hưởng sự giảm giá chiết khấu.
c. Chi phí cạn dự trữ: Giảm thấp tồn kho có thể phải chấp nhận khả năng cạn dự trữ cao hơn. Chi phí này bao gồm việc bỏ lỡ cơ hội bán hàng hiện tại, và trầm trọng hơn là có thể bỏ lỡ cơ hội thu lợi nhuận tương lai. Để tránh tình trạng cạn dự trữ người ta gia tăng tồn kho. Trong trường hợp này sự tăng tồn kho làm giảm chi phí cơ hội của sự cạn sự trữ.
7. Yêu cầu về mức phục vụ. Trong một vài trường hợp khi nhu cầu không chắc chắn, thường không thể đáp ứng các đơn hàng của khách hàng trong 100% thời gian, vì thế nhà quản trị cần cụ thể mức phục vụ chấp nhận được.
2. Mơ hình quy mơ lơ đặt hàng hiệu quả a Các giả định
Mơ hình quy mơ lơ đặt hàng hiệu quả cổ điển do Ford W. Harris giới thiệu vào năm 1915 là một mơ hình đơn giản minh họa sự cân đối giữa chi phí đặt hàng và chi phí dự trữ. Xem xét trường hợp một nhà kho đối diện với nhu cầu cố định cho một sản phẩm đơn lẻ. Nhà kho đặt hàng từ người cung cấp, và nhà cung cấp này giả sử rằng không bị giới hạn về số lượng sản phẩm cung ứng. Mơ hình giả định các điều sau:
Nhu cầu là biết trước và đều. Mơ hình giả định nhu cầu là biết trước và việc tiêu thụ hàng hóa trong mỗi đơn vị thời gian là khơng thay đổi. Điều này, có thể đạt được khi nhu cầu của doanh nghiệp lớn và số khách hàng rất lớn, để mỗi hành vi mua sắm của khách hàng không gây ra những biến đổi đột ngột mức tồn kho và khơng thể có sự cạn dự trữ bởi khơng biết trước nhu cầu. Với giả thiết này biểu đồ tồn kho giữa hai lần bổ sung hàng hóa là đường thẳng. Lượng tồn kho bình quân là trị số trung bình giữa mức tồn kho tối đa (lúc nhận xong đơn hàng), và tối thiểu (ngay trước lúc nhận đơn hàng). Qua giả thiết này ta có:
o Nếu gọi nhu cầu tiêu thu hàng hóa trong năm là D, thì D hồn toàn xác định, hàng ngày sẽ là: d = D/N với N là số ngày trong năm..
o Nếu gọi I là lượng tồn kho bình quân. Imax là tồn kho tối đa (ngay sau khi nhận đơn hàng). Imin là tồn kho tối thiểu (ngay trước lúc nhận đơn hàng) . Ta có
2 / ) (Imax Imin
I
Chi phí đặt hàng (S) là cố định và không thay đổi. Doanh nghiệp phải trả chi phí cố định cho việc đặt hàng. Chi phí đặt hàng bao gồm chi phí chuẩn bị một yêu cầu mua
Chương 6- Quản trị tồn kho và phân chia rủi ro - 155 -
hàng, chi phí để lập được một đơn đặt hàng như chi phí thương lượng, chi phí nhận và kiểm tra hàng hóa, chi phí vận chuyển và chi phí trong thanh tốn.
Chi phí đặt và nhận một đơn hàng khơng phụ thuộc vào qui mơ đặt hàng. Điều này, mặc dù ít xảy ra hồn tồn trên thực tế, song trên mỗi đơn hàng có thể có các chi phí như chi phí giao dịch, chi phí vận chuyển cả chuyến... trong chừng mực nhất định không phụ thuộc vào qui mô đặt hàng to hay nhỏ, mà chỉ phụ thuộc vào số lần đặt hàng.
Giá đơn vị hàng hóa khơng thay đổi theo qui mơ đặt hàng. Giả thiết này bỏ qua khả năng có thể được hưởng mức giá chiết khấu theo quy mô đặt hàng. Điều này, cho phép chúng ta loại chi phí mua sắm chi phí mua sắm ra khỏi hàm tổng chi phí theo quy mơ đặt hàng.
Số lượng sản phẩm đặt hàng là cố định Q cho mỗi đơn hàng. Đó là nhà kho đặt hàng cho mỗi lần với số lượng là Q sản phẩm
Tồn bộ khối lượng hàng hóa của đơn hàng giao cùng thời điểm. Điều này cho phép tích lũy tồn bộ khối lượng hàng hóa của đơn hàng vào tồn kho. Do đó, hệ thức liên hệ giữa Iminvà Imaxnhư sau: Imax= Imin+ Q. Trong đó Q là khối lượng đặt hàng.
Chi phí tồn kho là tuyến tính theo số lượng mặt hàng tồn kho. Chi phí tồn kho như ở những phần trước chúng ta đề cập bao gồm chi phí cơ hội vốn, chi phí bảo quản tồn kho, hao hụt bảo hiểm... Các chi phí này biến thiên cùng chiều với tồn kho bình qn. Tuy nhiên, trong số các chi phí này cũng có những chi phí hồn tồn phụ thuộc tuyến tính với tồn kho, ví dụ như chi phí khấu hao nhà kho, chi phí lương cán bộ quản lý kho. Giả định này bỏ qua ảnh hưởng của những chi phí như vậy, và cho rằng chi phí tổng kho trong năm phụ thuộc tuyến tính vào mức tồn kho bình qn. Chi phí tồn kho trên một đơn vị tồn kho cả năm không thay đổi với mức là H.
Thời gian vận chuyển đơn hàng không thay đổi và số lượng hàng được giao cùng một thời điểm.
Mục tiêu của chúng ta là tìm chính sách đặt hàng tối ưu nhằm tối thiểu chi phí mua sắm và chi phí tồn kho hàng năm trong khi vẫn thỏa mãn nhu cầu (nghĩa là khơng có sự thiếu hụt về sản phẩm). Chúng ta có thể xem xét mơ hình qua sơ đồ sau:
Hình 6-1: Mơ hình tồn kho EOQ
Đây chính là một phiên bản đơn giản nhất của một hệ thống tồn kho thực tế. Với giả định rằng nhu cầu trong khoảng thời gian đặt hàng thì cố định là khơng thiết thực. Và việc bổ sung sản phẩm có khả năng phải mất vài ngày, và yêu cầu số lượng đặt hàng cố định là hạn chế. Đáng ngạc nhiên là những gợi mở từ mơ hình này giúp chúng ta xây dựng các chính sách tồn kho hữu hiệu đối với hệ thống tồn kho thực tế phức tạp hơn rất nhiều.
Thời gian Tồn kh o Imax= Q 2 / ) (Imax Imin I
b Xác định quy mô lô đặt hàng hiệu quả (EOQ)
Dễ dàng nhận thấy rằng trong một chính sách tối ưu cho mơ hình được mơ tả ở trên, các đơn hàng đã đặt nên đến nhà kho một cách chính xác khi mức tồn kho giảm đến không. Điều này gọi là đặt hàng tồn kho zero, mà ở đó các đơn hàng được đặt và nhận khi mức tồn kho không bằng 0. Rõ ràng, một chính sách kinh tế hơn sẽ liên quan đến việc chờ đợi cho đến khi tồn kho bằng 0 trước khi đặt hàng, vì vậy sẽ tiết kiệm chi phí tồn kho.
Chúng ta xem thời gian giữa hai lần bổ sung đơn hàng như là thời gian chu kỳ. Vì chi phí cho mỗi lần đặt hàng là cố định và chi phí tồn kho có thể được xem như là tích số của sản phẩm tồn kho trong năm, H, với mức tồn kho trung bình, Q/2. Chúng ta có thể thấy được sự biến động của tổng chi phí đặt hàng. Vì vậy, tổng chi phí tồn kho trong năm là
2 2 min max I H Q H I H I
Vì mức độ tồn kho thay đổi từ Q đến 0 trong suốt thời gian chu kỳ T, và nhu cầu là cố định với tỷ lệ d đơn vị sản phẩm trong mỗi giai đoạn thời gian và vì thế Q= dT. Hơn nữa, chi phí đặt hàng phụ thuộc vào số lần đặt hàng và chi phí cho mỗi lần đặt hàng. Vì D là nhu cầu trong năm vì thế số lần đặt hàng trong năm là D/Q. Vì thế tổng chi phí liên quan đến quy mơ đơn hàng là:
2Q
H S QD
TC
Mục tiêu là tối thiểu hóa TC. Chúng ta có thể xem sự biến động của chi phí đặt hàng và chi phí tồn kho khi thay đổi quy mơ đặt hàng ở hình 6-2. Chúng ta cũng thấy rằng hàm TC là hàm số thay đổi theo biến số Q.
Vì thế bằng phương pháp tốn học, chúng ta có thể xác định quy mô lô đặt hàng hiệu quả
như su: 0 2 ) (' 2 S H QD Q TC Đạo hàm bậc hai: "( ) 2 3 0Q0 Q S D Q TC
TC đạt cực tiểu tại qui mô đặt hàng:
H SD D Q 2
Số lượng sản phẩm cho mỗi lần đặt hàng này được xem là số lượng đặt hàng hiệu quả (kinh tế EOQ). Lưu ý rằng Nhu cầu D và chi phí tồn kho đơn vị sản phẩm H dùng trong EOQ phải biểu diễn trên một cơ sở thời gian. Mơ hình đơn giản này gợi mở hai điều quan trọng sau:
1. Chính sách tối ưu cân đối giữa chi phí tồn kho với chi phí đặt hàng. Thực ra, chi phí thiết đặt = SD/Q, trong khi chi phí tồn kho = HQ/2 (xem hình 6-2).
Hình 6-2: Mơ hình quy mơ đặt hàng hiệu quả Q* Tổng chi phí Chi phí tồn kho Chi phí đặt hàng Chi phí Số lượng đặt hàng $400 $350 $300 $250 $200 $150 $100 $50 $0 0 1000 2000
Chương 6- Quản trị tồn kho và phân chia rủi ro - 157 -
Nhu cầu cho máy tính Deckpro tại Best Buy là 1000 chiếc mỗi tháng. Best Buy phải gánh chịu một chi phí cố định: đặt hàng, vận chuyển, và chi phí nhận hàng là 4000$ mỗi lần một đơn hàng được đặt. Chi phí cho mỗi máy tính là 500$ và các nhà bán lẻ có một chi phí tồn trữ là 20%. Đo lường số lượng máy tính mà quản lý cửa hàng nên đặt hàng với từng lô hàng bổ sung.
Trong trường hợp, người quản lý cửa hàng có các yếu tố đầu vào sau đây: Nhu cầu hàng năm, D = 1.000 x 12 = 12.000 đơn vị
Chi phí đặt hàng trên mỗi lơ hàng, S = 4000$ Chi phí đơn vị cho mỗi máy tính, P = 500$
Chi phí tồn trữ mỗi năm như là một phần nhỏ của giá trị hàng tồn kho, h = 0,2 Sử dụng công thức EOQ, quy mô lô hàng tối ưu là:
Quy mô lô hàng tối ưu = Q* = 980
500 2 , 0.000 4.000 12 2
Để tổng chi phí ở Best Buy là thấp nhất, quản lý cửa hàng đặt đơn hàng với một quy mơ lơ hàng là 980 máy tính cho mỗi đơn đặt bổ sung. Hàng tồn kho theo chu kỳ là hàng tồn kho trung bình bởi:
Số lần đặt hàng trong năm = 12,24
QD
Tổng chi phí trong năm = QDSQ2 H=97.980 Thời gian tồn kho bình quân = 0,041
2QD năm
Như vậy, mỗi máy tính trung bình ở 0,49 tháng tại Best Buy trước khi nó được bán bởi vì nó đã được mua trong một lơ 980.
VÍ DỤ THỰC TIỄN U P P Y C H A I A S M A N A AA N AA GA AE MA AE NA AT
Vì vậy, khi gia tăng số lượng đơn vị cho mỗi lần đặt hàng Q, chi phí tồn kho sẽ gia tăng trong khi chi phí thiết đặt sẽ giảm. Số lượng đặt hàng tối ưu đạt được tại điểm mà chi phí thiết đặt (SD/Q) bằng với chi phí tồn kho (HQ/2). Đó là
2QH H QS D hay H S D EOQ 2
2. Tổng chi phí tồn kho ít bị ảnh hưởng với số lượng sản phẩm đặt hàng; điều này nghĩa rằng những thay đổi về số lượng sản phẩm đặt hàng có tác động tương đối ít đến chi phí thiết đặt và chi phí tồn kho. Để minh họa điều này, cân nhắc đến người ra quyết định đặt hàng với số lượng Q là tích số của b với quy mơ đặt hàng tối ưu Q*. Mặt khác, với hằng số b cho trước, số lượng đặt hàng là Q= bQ*. Vì vậy, khi b=1 hàm ý rằng người ra quyết định tiến hành đặt hàng với quy mô tối ưu. Nếu b= 1,2 (b=0,8), người ra quyết định đặt hàng nhiều hơn (hoặc ít hơn) 20% so với quy mô lô hiệu quả. Biểu 6-1 trình bày tác động của thay đổi về quy mơ lơ đặt hàng đến tổng chi phí. Ví dụ, nếu người ra quyết định đặt hàng nhiều hơn quy mô lô hiệu quả 20% (b=1,2) khi đó tổng chi phí tồn kho gia tăng tương ứng so với chi phí của quy mơ lơ đặt hàng hiệu quả không quá 1,6%.
Biểu 6-1: Phân tích độ nhạy
b 0,5 0,8 0,9 1 1,1 1,2 1,5 2
Phân tích: Ảnh hưởng của tính khơng chắc chắn nhu cầu
Mơ hình trên minh họa sự cân đối giữa chi phí thiết đặt và chi phí tồn kho. Tuy nhiên mơ hình bỏ qua các vấn đề chẳng hạn tính khơng chắc chắn của nhu cầu và dự báo. Thực ra, nhiều công ty xem xét thế giới như thể được dự báo, tiến hành việc sản xuất và các quyết định tồn kho trên cơ sở dự báo về nhu cầu được thực hiện trước so với mùa bán hàng. Mặc dầu các công ty này nhận thức được tính khơng chắc chắn của nhu cầu khi họ tiến hành dự báo, họ xây dựng quy trình hoạch định như thể là dự báo ban đầu phản ánh chính xác tình hình thực tế. Trong trường hợp này, chúng ta cần nhớ những nguyên tắc cho công việc dự báo như sau1:
1. Dự báo thường là sai
2. Thời gian dự báo càng dài, mức độ sai sót càng lớn 3. Dự báo tổng hợp thì chính xác hơn
Vì vậy, ngun tắc đầu tiên gợi ý rằng thực sự là khó để làm cho cầu và cung phù hợp với nhau, và nguyên tắc thứ hai hàm ý rằng rất khó khăn đối với một người muốn dự báo nhu cầu của khách hàng trong thời gian dài, ví dụ trong vịng 12 đến 18 tháng tới. Nguyên tắc thứ ba đề