2.4. Tiếp nhận thông báo hàng đến và Lệ nh giao hàng (D/O)
2.4.4.2. Thanh lý Hải quan
Sau khi cán bộ hải quan kiểm tra chi tiết hồ sơ và thông báo hồ sơ hợp lệ, cho phép mở tờ khai tại cảng.
Việc thanh lý hải quan thực hiện tại hải quan giám sát cổng tại “ ăn phịng đội giám sát” Để được thanh lí hải quan nhân viên bộ phận giao nhận cần xuất trình
− Tờ khai hải quan
Chọn In bảng kê mã vạch phương tiện chứa hàng
Hình 2.27. Cách lấy mã vạch phương tiện chứa hàng
Nhập chính xác các thơng tin − Mã doanh nghiệp: 0304836639 − Số tờ khai: 102483889060 − Mã hải quan: 02CI
− Ngày tờ khai: 15/02/2019 Lấy thông tin.
Hệ thống sẽ hiện ra danh sách hàng hóa đủ điều kiện qua khu vực giám sát hải quan nhân viên bộ phận giao nhận chỉ cần đem in ra 2 bản.
Hình 2.28. Lấy danh sách hàng hóa đủ điều kiện qua khu vực giám sát hải quan
Sau khi đã lấy thông tin và in danh sách hàng hóa đủ điều kiện qua khu vực giám sát hải quan, nhân viên bộ phận giao nhận xuất trình danh sách này (gồm 2 bản) cho cán bộ hải quan thuộc đội hải quan giám sát. Người này sẽ kiểm tra và đóng dấu, đồng thời giữ lại 1 bản để lưu trữ hồ sơ, bản còn lại trả về cho nhân viên bộ phận giao nhận của Công ty Daco Logistics.
Hình 2.29. Danh sách hàng hóa đủ điều kiện qua khu vực giám sát hải quan đã được đóng dấu thanh lý
L
ư u ý: Đối với hàng lẻ (LCL)
Nếu như rút ruột tại bãi thì nhân viên bộ phận giao nhận vào Phòng điều độ hoặc thương vụ, trình D/O yêu cầu cho Phiếu ra cổng ( Phiếu giao nhận hàng rời ). Trên phiếu này sẽ thể hiện số xe, số lượng, kiện hàng, tên hàng. Đem phiếu này ra cổng thanh lý hải quan. Các thủ tục thanh lý giống như lúc đem Container về.
2.4.4.3. Chứng thư xác nhận kiểm dịch sản phẩm động vật
Thơng thường, sau khi hồn thành việc lấy mẫu, khoảng 5 – 7 ngày sẽ có chứng thư điện tử gửi đến Công ty Daco Logistics. Nhân viên bộ phận chứng từ sẽ trực tiếp nhận chứng thư điện tử này.
2.4.4.4. Thơng quan hàng hóa
Khi đã có đầy đủ các chứng thư và hoàn thành các thủ tục hải quan tại cảng. Nhân viên bộ phận chứng từ sẽ làm th o “ hỉ thị của hải quan” trong phần mềm khai báo hải quan điện tử ECUS5 là khai bổ sung các chứng thư (xác nhận chất lượng và kiểm dịch thực vật). Lúc này, hàng hóa sẽ được phép thông quan.
2.4.4.5. Giao hàng cho khách hàng
Để phục vụ cho việc chuyển hàng về kho của Cơng ty TNHH ANPHACHEM, Cơng ty Daco Logistics có trách nhiệm sắp xếp phương tiện vận chuyển (căn cứ theo Hợp đồng đã ký). Đồng thời, phải căn cứ vào đặc điểm, tính chất và chất lượng hàng hóa của lơ hàng mà nhân viên giao nhận phải điều phương tiện phù hợp với kinh tế, vừa đảm bảo an tồn cho hàng hóa trong thời gian vận chuyển từ cảng về kho của khách hàng, vừa tiết kiệm thời gian cũng như tránh những phát sinh ngoài ý muốn.
Đến đây coi như quy trình thơng quan hàng hóa và các thủ tục liên quan của nhân viên bộ phận giao nhận để nhập khẩu hàng hóa đã xong.
2.4.5. Quyết tốn với khách hàng và lưu hồ sơ.
Sau khi hoàn thành xong thủ tục thông quan và chuyển hàng về kho cho Công ty TNHH ANPHACHEM. Nhân viên bộ phận chứng từ phải kiểm tra và sắp xếp lại các chứng từ thành một bộ hồn chỉnh.
Bộ hồ sơ thanh tốn bao gồm: −Tờ khai hải quan gốc có dấu thơng quan. −Các hóa đơn liên quan đến lô hàng −Bộ chứng từ gốc.
Sau khi hồn thành quy trình giao nhận hàng hóa, nhân viên bộ phận giao nhận nộp giấy báo nợ thể hiện các khoản phí nêu trên có đóng dấu và chữ ký của Giám đốc công ty TNHH ANPHACHEM và lưu lại tại Công ty Daco Logistics.
2.5. Nhận xét quy trình 2.5.1.Ưu điểm
Chứng từ Cơng ty TNHH ANPHACHEM cung cấp rất đầy đủ và chi tiết tạo điều kiện cho việc nhập khẩu lô hàng được thuận tiện.
Đội ngũ nhân viên bộ phận giao nhận có kinh nghiệm, tinh thần trách nhiệm cao và phục vụ tận tâm. Ngồi ra, họ có mối quan hệ khá tốt với cán bộ hải quan nên thủ tục làm khá nhanh gọn và sn sẻ.
Quy trình giao nhận mang tính chun mơn cao tạo được uy tín từ khách hàng thân quen cũng như khách hàng mới. Từng khâu trong quy trình rõ ràng, cụ thể và rất hợp lý. Nhân viên thích ứng khá nhanh, cập nhật và nắm bắt những thay đổi về các quy định của pháp luật về XNK, tạo điều kiện cho quy trình giao nhận thuận lợi. Đây cũng là yếu tố quan trọng làm quy trình giao nhận được thực hiện chính xác và nhanh chóng
Các cán bộ nơi làm thủ tục hải quan có trình độ chun mơn cao giúp cho Cơng ty Daco Logistics phát hiện nhanh chóng những sai sót trong chứng từ đồng thời có thái độ nhiệt tình và ân cần với nhân viên bộ phận giao nhận.
2.5.2. Nhược điểm
Do nghiệp vụ giao nhận có nhiều khâu và do nhiều nhân viên thực hiện nên đôi lúc xảy ra tình trạng khơng đồng nhất, sai sót. Một bộ phận nhân viên cịn trẻ nên đơi khi có sai sót trong khi làm chứng từ và thủ tục hải quan nên làm chậm trễ trong việc nhận hàng và giao hàng cho khách hàng.
Quy trình có tính chun nghiệp nhưng vẫn chưa thật sự tiết kiệm chi phí và thời gian đến mức tối đa.Mặc dù Công ty luôn cố gắng cải tiến quy trình, nâng cao nghiệp vụ cho nhân viên nhưng khơng phải lúc nào quy trình giao nhận hàng hố nhập khẩu cũng diễn ra sn sẻ, quy trình vẫn cịn tồn tại những hạn chế:
•Thứ nhất, trong q trình tiềm kiếm khách hàng đôi lúc nhân viên gặp những khách hàng khó tính mà khơng có cách ứng xử tốt để làm hài lịng khách hàng.
•Thứ hai, có những trường hợp khi đã ký hợp đồng, nhân viên phát hiện quên báo giá dịch vụ nào đó cho khách hàng dẫn đến trường hợp khách hàng không đồng ý dịch vụ phát sinh thêm đó. Điều này gây tổn thất cho Cơng ty.
•Thứ ba, nhân viên Cơng ty chưa có kinh nghiệm trong việc tìm kiếm khách hàng ở những thị trường mới.
•Thứ tư, đơi lúc nhân viên có những sai sót trong kiểm tra chứng từ khách hàng giao dẫn đến việc mất rất nhiều thời gian để chỉnh sửa lại tờ khai, làm trì hỗn q trình
thơng quan hàng hố. Nếu sự sai sót nhỏ thì Hải quan có thể yêu cầu doanh nghiệp chỉnh sửa lại hồ sơ cho hợp lệ nhưng nếu có sự khác biệt lớn và ngoài phạm vi cho phép, Hải quan sẽ lập biên bản phạt vi phạm hành chính.
•Thứ năm, có những trường hợp nhân viên giao nhận khi làm thủ tục không thể trả lời được thắc mắc của Hải quan, Hải quan sẽ làm khó dễ đối với q trình thơng quan cho lơ hàng.
•Thứ sáu, khi gặp những mặt hàng lạ chưa từng làm, đôi lúc nhân viên áp mã hàng hoá sai dẫn đến việc khi thực hiện thủ tục tại cảng Hải quan sẽ bắt bẻ, yêu cầu chỉnh sửa. Điều này gây mất khoảng 01 ngày để chỉnh sửa. Bên cạnh đó, đối với những nhân viên giao nhận cịn non nghiệp vụ, khi bị Hải quan bắt sửa mã HS sang mã khác mà mức thuế cao hơn thì khơng biết cách trình bày thoả đáng với Hải quan, dẫn đến mức thuế phải nộp cao hơn.nếu phải đi phân tích phân loại thì phải bị truy thu thuế cho các lơ hàng giống hệt trước đó=>phải tốn nhiều chi phí nữa.
•Thứ bảy. Công ty phải thuê phương tiện vân tải ngồi nên chi phí dịch vụ khá cao. Do tồn tại những hạn chế trong quy trình giao nhận hàng hố nhập khẩu nên trong thời gian tới Cơng ty nên có những giải pháp thiết thực nhằm nâng cao dịch vụ và nâng cao sự hài lịng của khách hàng.
TĨM TẮT CHƯƠNG 2:
Dựa trên những những thơng tin và tài liệu có được về tình hình hoạt động kinh doanh của Cơng ty DACO LOGISTICS, trong chương 2 đã phân tích về dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển thực tế tại Cơng ty. Từ đó, bài báo cáo đưa ra những đánh giá về kết quả mà Công ty đạt được, những ưu – nhược điểm của quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển. Tất cả những đánh giá này là cơ sở để bài báo cáo xây dựng giải pháp cho việc nâng cao dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển trong chương tiếp theo.
CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU HÀNG LẺ (LCL) BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ LOGISTICS
ĐẠI CỒ VIỆT 3.1. Giải pháp chung
3.1.1. Hồn thiện cơng tác chuẩn bị và kiểm tra BCT
Khi chứng từ chuẩn bị đủ, cần phải kiểm tra lại sự trùng khớp thông tin giữa các chứng từ để đảm bảo tính hợp lệ của BCT cho lơ hàng nhập.
Để thực hiện được vấn đề này, Cơng ty Daco Logistics cần nâng cao trình độ nghiệp vụ của đội ngũ nhân viên làm công tác giao nhận như sử dụng nhân viên đúng chuyên ngành để họ phát huy thế mạnh, hoặc thường xuyên có lớp bồi dưỡng ngắn hạn và chuyên tu dài hạn để nâng cao năng lực trong công tác kinh doanh nhập khẩu.
Cơng ty cũng cần có sự phối hợp kiểm tra đồng bộ giữa các nhân viên, tạo sự đoàn kết giữa các phịng ban để có sự hỗ trợ lẫn nhau trong cơng việc. Hoặc Cơng ty nên có thêm nhân viên chuyên theo dõi những thay đổi trong hệ thống văn bản pháp luật và biểu thuế nhằm phổ biến rộng rãi cho nhân viên giao nhận làm thủ tục hải quan kịp thời cập nhật những thay đổi ấy.
Tập hợp đầy đủ chứng từ cho bộ hồ sơ khai hải quan, đồng thời kiểm tra thơng tin trên các chứng từ có chính xác trước khi đăng ký hải quan điện tử. Nếu cần chỉnh sửa thì phải thơng báo cho các bên đối tác liên quan để chỉnh sửa và bổ sung kịp thời.
Khi nhập thông tin đăng ký tờ khai hải quan điện tử cần cẩn thận, nhập chính xác và nhớ kiểm tra thật kỹ trước khi truyền tờ khai lên phần mềm khai báo hải quan điện tử ECUS5.
Chuẩn bị thêm các chứng từ cần thiết khi tờ khai được phân luồng vàng và luồng đỏ để nếu cán bộ hải quan kiểm hóa hỏi đến. Cơng ty có thể tham khảo thêm các chứng từ của những lô hàng nhập tương tự trước đó.
Cơng ty nên tiến hành xây dựng quy trình chứng từ bằng văn bản hồn chỉnh từ khâu kiểm tra đến khâu khai báo hải quan, đưa cụ thể từng bước chính để tạo một quy trình riêng.
3.1.2. Cẩn thận trong công tác nhận Lệnh giao hàng
Khi nhận lệnh giao hàng, Công ty cần lưu ý nhân viên đi đổi lệnh phải kiểm tra kỹ các thông tin trên D/O, Công ty cần đảm bảo các điều kiện sau:
−Xây dựng mối quan hệ với các hãng tàu: Để có nhiều thơng tin về việc cung cấp dịch vụ và có thể so sánh giá cước dịch vụ giữa các hãng tàu. Muốn vậy, Cơng ty cần tự tìm hiểu thêm thơng tin về các hãng tàu, các dịch vụ cung cấp và giá cả để lựa chọn được hãng tàu uy tín và cung cấp dịch vụ tốt. Tạo thêm mối quan hệ với một số hãng tàu uy tín khác ngồi những hãng tàu đang giao dịch.
−Bên cạnh đó, Cơng ty phải phân định rõ trách nhiệm rõ ràng giữa Công ty và chủ tàu chuyên chở để khi xảy ra vấn đề gì thì sẽ có cơ sở để giải quyết và có kế hoạch thực hiện quản lý giám sát một cách hợp lý tránh xảy ra rủi ro, hư hỏng và mất mát hàng hóa.
−Khi cử nhân viên đi nhận lệnh tại hãng tàu, Công ty nên cử nhân viên am hiểu về nghiệp vụ giao nhận hoặc lưu ý cho nhân viên đi nhận lệnh kiểm tra kỹ những thông tin cần thiết trên D/O so với vận đơn: đối chiếu thơng tin về hàng hóa, tên tàu số chuyến, số Container, số Seal,...Nếu việc kiểm tra này không đảm bảo cẩn thận, có thể có sai sót trên D/O thì nhân viên bộ phận giao nhận sẽ phải liên hệ hãng tàu điều chỉnh. Như vậy, công việc khai báo hải quan điện tử tại khu vực sẽ bị gián đoạn, tiến độ giao nhận hàng hóa bị kéo dài.
−Ngồi ra đối với những lô hàng nhập theo điều kiện EXW, FOB thì Cơng ty cần lưu ý nhân viên nhận D/O về việc photo hóa đơn thu hộ cước vận tải này và đóng dấu xác nhận của hãng tàu để bổ sung vào bộ hồ sơ đăng ký mở tở khai tại chi cục hải quan khu vực. Nếu không sẽ phải mất thời gian và công sức trong việc quay lại hãng tàu chỉnh sửa hoặc làm chứng từ bổ sung cho Cơ quan hải quan.
3.1.3. Nâng cao kỹ năng, nghiệp vụ khai báo hải quan điện tử
Khi tiến hành tra và áp danh mục thuế để khai nộp thuế hải quan, cần nâng cao tính cẩn thận, kiểm tra kỹ, tránh áp thuế sai, gây phiền hà khi làm thủ tục. Muốn vậy nhân viên bộ phận chứng từ phải hiểu rõ tính chất, đặc điểm, cơng dụng…của hàng hóa. Đồng thời cần lưu ý đến một số điểm sau:
−Biểu thuế hàng hóa XNK thường xuyên thay đổi qua các năm. Vì vậy, nhân viên bộ phận chứng từ cần cập nhật thường xuyên để khai báo chính xác và với mức thuế suất là thấp nhất đảm bảo lợi ích cho khách hàng là Cơng ty TNHH DACO
−Thường xuyên theo dõi cập nhật những văn bản hướng dẫn việc thực hiện áp dụng biểu thuế, danh mục hàng hóa nhập khẩu của Nhà nước, danh mục, biểu thuế
riêng của hải quan cho các mặt hàng nhập khẩu. Đặc biệt chú ý đến danh mục hàng hóa cấm nhập khẩu.
−Biểu thuế danh mục hàng hóa XNK của Việt Nam kém chi tiết mà đối tượng hàng hóa giao nhận của Cơng ty lại đa dạng, có những hàng có tính tổ hợp cao, nhiều chi tiết nên Cơng ty cần chú ý theo dõi biểu thuế riêng của hải quan đối với một số mặt hàng khơng có mã thuế trong danh mục thuế của Nhà nước.
Nếu gặp khó khăn từ phía các cán bộ hải quan thiếu sự năng động khi tiếp nhận BCT và lô hàng nhập khẩu, nhất là những lơ hàng khó xác định mã thuế. Khi đó, Cơng ty phải cần đến những nhân viên thực sự năng động, giỏi chun mơn, phản ứng nhanh với các tình huống. Như vậy, mới tạo dựng được mối quan hệ tốt, giúp cho quy trình giao nhận hàng hóa được thực hiện một cách hiệu quả nhất.
Trang bị laptop cho nhân viên bộ phận giao nhận thường xuyên phải đi làm thủ tục bên ngồi nhằm giúp họ có điều kiện thuận lợi để hồn thành tốt hơn cơng việc được giao ngay khi ở ngồi Cơng ty hoặc chỉnh sửa chứng từ được nhanh chóng.
3.2. Giải pháp riêng
Trước thực trạng về việc thực hiện hoàn thiện nghiệp vụ giao hàng hóa nhập khẩu hàng lẻ bằng đường biển tại Công ty Daco Logistics. Để có một nghiệp vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu hồn thiện hơn, sau khi nghiên cứu tình hình thực tế, ngồi các giải pháp chung như đã nêu trên, tôi xin phép được đề xuất một số giải pháp riêng cho việc thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng lẻ như sau:
−Giải pháp “Nâng cao hiệu quả khâu kiểm hóa”.
Nhân viên bộ phận chứng từ khi đăng ký khai báo hải quan điện tử cần kê khai rõ ràng và chính xác về loại hàng hóa nhập khẩu. Từ đó, áp mã số thuế nhập khẩu chính xác để tránh tình trạng hải quan chuyển tờ khai qua luồng đỏ kiểm tra, áp thuế lại sẽ mất quá nhiều thời gian cho việc kiểm hóa này.
Ở vào thời điểm số chuyến tàu đổ về quá nhiều, nhân viên bộ phận giao nhận cần nhanh cho ng liên la c và phối hợp vơ i ca n bô kiê m ho a thực hiện tốt các bước