Khi chứng từ chuẩn bị đủ, cần phải kiểm tra lại sự trùng khớp thông tin giữa các chứng từ để đảm bảo tính hợp lệ của BCT cho lơ hàng nhập.
Để thực hiện được vấn đề này, Cơng ty Daco Logistics cần nâng cao trình độ nghiệp vụ của đội ngũ nhân viên làm công tác giao nhận như sử dụng nhân viên đúng chuyên ngành để họ phát huy thế mạnh, hoặc thường xuyên có lớp bồi dưỡng ngắn hạn và chuyên tu dài hạn để nâng cao năng lực trong công tác kinh doanh nhập khẩu.
Công ty cũng cần có sự phối hợp kiểm tra đồng bộ giữa các nhân viên, tạo sự đoàn kết giữa các phịng ban để có sự hỗ trợ lẫn nhau trong cơng việc. Hoặc Cơng ty nên có thêm nhân viên chun theo dõi những thay đổi trong hệ thống văn bản pháp luật và biểu thuế nhằm phổ biến rộng rãi cho nhân viên giao nhận làm thủ tục hải quan kịp thời cập nhật những thay đổi ấy.
Tập hợp đầy đủ chứng từ cho bộ hồ sơ khai hải quan, đồng thời kiểm tra thơng tin trên các chứng từ có chính xác trước khi đăng ký hải quan điện tử. Nếu cần chỉnh sửa thì phải thơng báo cho các bên đối tác liên quan để chỉnh sửa và bổ sung kịp thời.
Khi nhập thông tin đăng ký tờ khai hải quan điện tử cần cẩn thận, nhập chính xác và nhớ kiểm tra thật kỹ trước khi truyền tờ khai lên phần mềm khai báo hải quan điện tử ECUS5.
Chuẩn bị thêm các chứng từ cần thiết khi tờ khai được phân luồng vàng và luồng đỏ để nếu cán bộ hải quan kiểm hóa hỏi đến. Cơng ty có thể tham khảo thêm các chứng từ của những lô hàng nhập tương tự trước đó.
Cơng ty nên tiến hành xây dựng quy trình chứng từ bằng văn bản hồn chỉnh từ khâu kiểm tra đến khâu khai báo hải quan, đưa cụ thể từng bước chính để tạo một quy trình riêng.
3.1.2. Cẩn thận trong công tác nhận Lệnh giao hàng
Khi nhận lệnh giao hàng, Công ty cần lưu ý nhân viên đi đổi lệnh phải kiểm tra kỹ các thông tin trên D/O, Công ty cần đảm bảo các điều kiện sau:
−Xây dựng mối quan hệ với các hãng tàu: Để có nhiều thơng tin về việc cung cấp dịch vụ và có thể so sánh giá cước dịch vụ giữa các hãng tàu. Muốn vậy, Cơng ty cần tự tìm hiểu thêm thơng tin về các hãng tàu, các dịch vụ cung cấp và giá cả để lựa chọn được hãng tàu uy tín và cung cấp dịch vụ tốt. Tạo thêm mối quan hệ với một số hãng tàu uy tín khác ngồi những hãng tàu đang giao dịch.
−Bên cạnh đó, Cơng ty phải phân định rõ trách nhiệm rõ ràng giữa Công ty và chủ tàu chuyên chở để khi xảy ra vấn đề gì thì sẽ có cơ sở để giải quyết và có kế hoạch thực hiện quản lý giám sát một cách hợp lý tránh xảy ra rủi ro, hư hỏng và mất mát hàng hóa.
−Khi cử nhân viên đi nhận lệnh tại hãng tàu, Công ty nên cử nhân viên am hiểu về nghiệp vụ giao nhận hoặc lưu ý cho nhân viên đi nhận lệnh kiểm tra kỹ những thông tin cần thiết trên D/O so với vận đơn: đối chiếu thơng tin về hàng hóa, tên tàu số chuyến, số Container, số Seal,...Nếu việc kiểm tra này không đảm bảo cẩn thận, có thể có sai sót trên D/O thì nhân viên bộ phận giao nhận sẽ phải liên hệ hãng tàu điều chỉnh. Như vậy, công việc khai báo hải quan điện tử tại khu vực sẽ bị gián đoạn, tiến độ giao nhận hàng hóa bị kéo dài.
−Ngồi ra đối với những lơ hàng nhập theo điều kiện EXW, FOB thì Cơng ty cần lưu ý nhân viên nhận D/O về việc photo hóa đơn thu hộ cước vận tải này và đóng dấu xác nhận của hãng tàu để bổ sung vào bộ hồ sơ đăng ký mở tở khai tại chi cục hải quan khu vực. Nếu không sẽ phải mất thời gian và công sức trong việc quay lại hãng tàu chỉnh sửa hoặc làm chứng từ bổ sung cho Cơ quan hải quan.
3.1.3. Nâng cao kỹ năng, nghiệp vụ khai báo hải quan điện tử
Khi tiến hành tra và áp danh mục thuế để khai nộp thuế hải quan, cần nâng cao tính cẩn thận, kiểm tra kỹ, tránh áp thuế sai, gây phiền hà khi làm thủ tục. Muốn vậy nhân viên bộ phận chứng từ phải hiểu rõ tính chất, đặc điểm, cơng dụng…của hàng hóa. Đồng thời cần lưu ý đến một số điểm sau:
−Biểu thuế hàng hóa XNK thường xuyên thay đổi qua các năm. Vì vậy, nhân viên bộ phận chứng từ cần cập nhật thường xuyên để khai báo chính xác và với mức thuế suất là thấp nhất đảm bảo lợi ích cho khách hàng là Cơng ty TNHH DACO
−Thường xuyên theo dõi cập nhật những văn bản hướng dẫn việc thực hiện áp dụng biểu thuế, danh mục hàng hóa nhập khẩu của Nhà nước, danh mục, biểu thuế
riêng của hải quan cho các mặt hàng nhập khẩu. Đặc biệt chú ý đến danh mục hàng hóa cấm nhập khẩu.
−Biểu thuế danh mục hàng hóa XNK của Việt Nam kém chi tiết mà đối tượng hàng hóa giao nhận của Cơng ty lại đa dạng, có những hàng có tính tổ hợp cao, nhiều chi tiết nên Công ty cần chú ý theo dõi biểu thuế riêng của hải quan đối với một số mặt hàng khơng có mã thuế trong danh mục thuế của Nhà nước.
Nếu gặp khó khăn từ phía các cán bộ hải quan thiếu sự năng động khi tiếp nhận BCT và lô hàng nhập khẩu, nhất là những lơ hàng khó xác định mã thuế. Khi đó, Cơng ty phải cần đến những nhân viên thực sự năng động, giỏi chun mơn, phản ứng nhanh với các tình huống. Như vậy, mới tạo dựng được mối quan hệ tốt, giúp cho quy trình giao nhận hàng hóa được thực hiện một cách hiệu quả nhất.
Trang bị laptop cho nhân viên bộ phận giao nhận thường xuyên phải đi làm thủ tục bên ngồi nhằm giúp họ có điều kiện thuận lợi để hồn thành tốt hơn cơng việc được giao ngay khi ở ngồi Cơng ty hoặc chỉnh sửa chứng từ được nhanh chóng.
3.2. Giải pháp riêng
Trước thực trạng về việc thực hiện hoàn thiện nghiệp vụ giao hàng hóa nhập khẩu hàng lẻ bằng đường biển tại Công ty Daco Logistics. Để có một nghiệp vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu hồn thiện hơn, sau khi nghiên cứu tình hình thực tế, ngoài các giải pháp chung như đã nêu trên, tôi xin phép được đề xuất một số giải pháp riêng cho việc thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng lẻ như sau:
−Giải pháp “Nâng cao hiệu quả khâu kiểm hóa”.
Nhân viên bộ phận chứng từ khi đăng ký khai báo hải quan điện tử cần kê khai rõ ràng và chính xác về loại hàng hóa nhập khẩu. Từ đó, áp mã số thuế nhập khẩu chính xác để tránh tình trạng hải quan chuyển tờ khai qua luồng đỏ kiểm tra, áp thuế lại sẽ mất quá nhiều thời gian cho việc kiểm hóa này.
Ở vào thời điểm số chuyến tàu đổ về quá nhiều, nhân viên bộ phận giao nhận cần nhanh cho ng liên la c và phối hợp vơ i ca n bô kiê m ho a thực hiện tốt các bước kiểm tra hoặc lấy mẫu để đảm bảo hàng hóa được gia i pho ng kịp thời ra khỏi bãi cảng. Do đó, đê viê c kiê m ho a diê n ra nhanh cho ng, đu ng tiê n đô thi đại bộ phận nh n viên pha i la ngươ i co kinh nghiê m, nă m vư ng vê từng loại mă t ha ng va pha i chu n i ca c phương a n gia i tri nh khi ha i quan ch t
v n. Muốn gia i qu ê t v n đê na y Công t nên cho n nh n viên co khả năng giao tiê p tốt va co chu ên môn phu hơ p vơ i tư ng loại mă t ha ng khác nhau.
− Giải pháp “ oa n thi n công a c nhâ n a ki m a ha ng”
Khi nh n ha ng, nhân viên bộ phận giao nhận pha i kiê m tra ha ng ho a cho th t chi nh a c: tên hàng, số lượng, trọng lượng, chất lượng, bao bì thực tế,… so với BCT.
Nhân viên bộ phận giao nhận c n chu đê n thơ i gian, đi a điê m đê nh n ha ng. Bơ i vì chi c n mô t sư ch m trê nh t thơ i cu ng co thê la m tri trê qua tri nh giao nh n ha ng hóa cho khách hàng. Khi đo , ngươ i tiê n ha nh giao ha ng co n pha i la ngươ i thông thuô c đươ ng lô i, đi a điê m va ti nh toa n sao cho thơ i điê m chi nh a c nh t.
Đối với lô hàng nhập, sau khi có được BCT, nhân viên bộ phận chứng từ nên gọi điện ngay cho hãng tàu để khẳng định lại chính xác tàu về ngày nào, cập bến ở cảng nào… ông việc này đòi hỏi nhân phải ghi chú lại thật chính xác, tránh nghe nhầm vì có thể gây ra thiệt hại cho Công ty (tiền phạt, tiền lưu Container, lưu bãi, …).
Phân bổ thời gian làm việc hợp lý và cụ thể. Quy định rõ ràng, định mức thời gian hồn thành cụ thể đối với từng cơng việc trong cơng tác giao nhận hàng hóa. Để thực hiện được việc này, Cơng ty cần phải có sự phối hợp đồng bộ giữa các nhân viên. Bên cạnh đó, cá nhân mỗi nhân viên trong Công ty xây dựng một số chỉ tiêu định lượng như thời gian hồn thành cơng việc hợp lý và cả một số chỉ tiêu định tính để theo dõi kết quả của việc giao nhận hàng hóa.
3.3. Kiến nghị
3.3.1.Đối với Nhà nước
Hiện nay, các văn bản pháp lý, chính sách, quyết định của các cơ quan chức năng về hoạt động XNK có những quy định chồng chéo lên nhau và thời gian ban hành không theo định kỳ nhất định nên gây khó khăn cho nhân viên nắm bắt nghiệp vụ và cập nhật thông tin. Do đó, Nhà nước phải giảm tối thiểu các văn bản bằng cách ban hành chính sách có hiệu lực trong một thời kỳ hoặc theo định kỳ.
Trong thời gian gần đây, Hải quan Việt Nam đã thực sự có những bước cải tiến rõ rệt trong các khâu làm thủ tục XNK. Tuy nhiên, vẫn chưa đáp ứng được nhu cầu của khách hàng và số lượng hàng hoá XNK ngày càng tăng. Điều này làm cho việc lưu thơng hàng hố bị chậm, thời gian làm thủ tục tại các cửa khẩu còn kéo dài.
Một trong những nguyên nhân chính là do thái độ và phong cách làm việc của nhân viên hải quan. Chủ hàng thì rất tất bật để nhanh chóng rút hàng ra khỏi cảng nhưng phải chờ đợi hồ sơ của mình chậm chạp đi qua từng các khâu của hải quan. Do đó, các Doanh nghiệp khơng đảm bảo tính kịp thời của Hợp đồng dịch vụ đã ký kết gây thiệt hại khơng nhỏ cho Doanh nghiệp.
Vì vậy, Nhà nước cần tạo điều kiện cho các Doanh nghiệp trong nước nhận hàng nhanh chóng, tránh để lâu làm phát sinh các chi phí, tạo điều kiện cho các Doanh nghiệp thực hiện tốt Hợp đồng dịch vụ. Như vậy, sẽ tăng hiệu quả hơn.
Cải cách tốt hơn về thủ tục hành chính. Xây dựng một chính sách thuế hoàn thiện hơn nữa để tạo vững tin cho các Doanh nghiệp XNK.
Đồng thời, Nhà nước cần có chính sách bồi dưỡng nghiệp vụ để nhân viên hải quan nâng cao tay nghề, kỹ năng ngoại ngữ và vi tính, phục vụ tốt hơn cho cơng việc thơng quan hàng hóa XNK.
3.3.2.Đối với cơ quan hải quan
Hải quan và thủ tục hải quan có thể nói ln là mối bận tâm lo lắng của các Doanh nghiệp XNK. Vì cách làm việc gây ảnh hưởng khơng ít và hiện tượng tiêu cực của cán bộ hải quan vẫn diễn ra. Tuy tình trạng ấy đã được cải thiện dần (khi các nhà chức trách và báo chí lên tiếng) nhưng tình trạng nhận tiền bồi dưỡng vẫn gần như công khai “phép vua thua lệ làng” của cán bộ hải quan vẫn âm thầm diễn ra sôi nổi. Điều đó là gánh nặng về chi phí giao nhận hàng hóa đặc biệt là hàng nhập khẩu. Do vậy cần phải thanh tra thường xuyên để loại trừ những phần tử xấu, gây khó khăn cho các Doanh nghiệp.
Cần tăng cường số lượng nhân viên hải quan ở các địa điểm làm thủ tục hải quan nhằm tránh tình trạng chờ đợi lâu dẫn đến tồn đọng hồ sơ.
Cơ quan Hải quan nên áp dụng nhiều hơn nữa các tiện ích khoa học vào cơng việc để có thể giải quyết cơng việc một cách gọn gàng và nhanh chóng tiết kiệm được thời gian và chi phí của các Doanh nghiệp.
Trong hệ thống Hải quan còn nhiều tiêu cực và tham ơ. Ngồi ra có một số nhân viên thiếu trình độ hoặc chưa tìm hiểu kỹ các văn bản pháp lý nên gây phiền hà cho người làm thủ tục Hải quan.
TÓM TẮT CHƯƠNG 3:
Từ kết quả phân tích và đánh giá ở chương 2, bài báo cáo đã triển khai giải pháp thiết thực nhằm nâng cao dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu hàng lẻ bằng đường biển tại Cơng ty TNHH DACO LOGISTICS. Giải pháp bao gồm các nội dung Nâng cao chất lượng nguồn nhân lực, thực hiện bố trí nhân sự phù hợp hơn tại phịng
giao nhận và chun mơn hóa quy trình làm việc.Xây dựng, củng cố cơ sở vật chất và trang thiết bị
phục vụ cho công tác giao nhận. Cải tiến chất lượng, giá cả cạnh tranh, không ngừng nâng cao chất lượng dịch vụ, đáp ứng yêu cầu của khách hàng.Nâng cao cơng tác chăm sóc khách hàng và quảng cáo, tiếp thị.Mở rộng và phát triển thị trường,Tăng cường chiến lược Marketing xây dựng hình ảnh cơng ty.Bên cạnh đó, báo cáo đã đưa ra những kiến nghị cho Nhà nước và các cơ quan hữu quan nhằm tạo môi trường tốt hơn cho sự phát triển của ngành giao nhận vận tải biển Việt Nam nói chung và cho các doanh nghiệp trong ngành nói riêng.
KẾT LUẬN
Trong giai đoạn hiện nay, việc mua bán ngoại thương giữa Việt Nam và các nước trên thế giới ngày càng phát triển, trong tương lai sẽ tiếp tục tăng mạnh. Trước nhu cầu ngày càng tăng cao của thị trường, các Công ty giao nhận ra đời đã góp phần khắc phục những khó khăn mà các Doanh nghiệp XNK đã gặp phải trong quá trình kinh doanh.
Hoạt động nhập khẩu hàng hóa có vai trị quan trọng trong nền kinh tế quốc dân. Đặc biệt, nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển theo phương thức LCL/LCL là một trong những phương thức nhập khẩu chủ chốt trong hoạt động nhập khẩu ở nước ta hiện nay. Hoàn thiện nghiệp vụ giao nhận hàng trải qua nhiều bước, nhiều giai đoạn, đòi hỏi nhân viên giao nhận phải nắm rõ từng khâu trong quy trình. Mỗi hoạt động nhập khẩu nói riêng và XNK nói chung ln chứa đựng những yếu tố mới mẻ, tình huống bất ngờ địi hỏi phải có sự cập nhật thường xun và am hiểu tường tận quy trình cùng các quy định của pháp luật về các vấn đề có liên quan. Vì vậy, cá nhân mỗi nhân viên phải luôn chú ý nắm bắt và nâng cao kinh nghiệm bản thân từng ngày để giải quyết tốt những phát sinh trong công việc. Đồng thời, phải tập cho mình tính bình tĩnh, cẩn thận trong cơng việc để tránh gặp phải những sai xót khơng đáng cũng như giải quyết tốt các tình huống phát sinh để tiết kiệm được chi phí cho khách hàng.
Nghiệp vụ giao nhận hàng hóa XNK đóng vai trị đặc biệt quan trọng trong việc phát triển nền kinh tế đất nước. Trong thời kỳ cơng nghiệp hóa - hiện đại hóa đất nước, Đảng và Nhà nước ta cần phải luôn chú trọng hoạt động giao nhận hàng hóa XNK, đặc biệt là hoạt động nhập khẩu bằng hàng lẻ . Vì đây hình thức nhập khẩu quan trọng và phổ biến nhất trong hoạt động nhập khẩu. Nó cho phép tận dụng tối đa nguồn lực trong nước và tham gia tích cực vào q trình chun mơn hóa quốc tế. Mặt khác, nhập khẩu hàng hóa giúp phát triển hệ thống cơ sở hạ tầng cơng nghiệp, nâng cao chất lượng hàng hóa, hạ giá thành sản phẩm, tạo tính cạnh tranh của hàng hóa