Thu ế và b ả o lãnh – Thông tin h ợ p đồ ng
Mã xác định thời gian nộp thuế : D – Trường hợp nộp thuế ngay Số hợp đồng: AP – 7418
Ngày hợp đồng: 17/12/2018
Hình 2.15. Thơng tin chung 2 – Thuế - Thông tin Hợp đồng
Sau khi điền đầy đủ các thông tin cần thiết tại “Thông tin chung 2” bấm “
GHI” Phần mềm sẽ tự động chuyển sang phần “Danh sách hàng”
Trang 3: Danh sách hàng
Hình 2.16. Danh sách hàng – Danh sách hàng
Tên hàng: Vepro I-Red (Spraydried porcine proteins)- Đạm động vật. Hàng mới 100%.
− Mã HS: 35040000 Xuất xứ: BELGIUM
Số Lượng: 300,00 KG
Đơn giá hóa đơn: 6.9000 EUR/KG Trị giá hóa đơn: 2.070,000 ERU
Mã biểu thuế nhập khẩu: B01 - Biểu thuế nhập khẩu ưu đãi
L
ư u ý: Nhập chính xác mã HS của mặt hàng (Đạm động vật). Việc áp mã tính thuế là việc quan trọng trong khâu khai báo danh sách hàng hóa. Vì nếu áp sai mã HS doanh nghiệp phải chịu rủi ro, có thể chịu mức thuế cao hơn hàng hóa đang khai, hoặc có thể điều chỉnh lại mã, hồn lại chênh lệch tiền thuế khi thuế suất thấp hơn. Chính vì thế khi tra mã HS phải hết sức cẩn thận.
Mã biểu thuế VAT: VB901 - Hàng thuộc đối tượng chịu thuế VAT với mức thuế suất là 10%
Hình 2.18. Danh sách hàng – Mã biểu thuế VAT - VB09
L
ư u ý: Trị giá tính thuế và Thuế suất nhập khẩu Trong anh sách hàng ơ “Trị giá tính thuế” và ơ “Thuế suất nhập khẩu (%)” có màu ám nên khơng phải nhập dữ liệu vào hai ơ này. Vì theo nghiệp vụ NA S “Trị giá tính thuế” và “Thuế suất nhập khẩu” sẽ do hệ thống của Hải quan trả về (những mặt hàng này không phải chịu thuế tiêu thụ đặc biệt)
Sau khi khai báo đầy đủ và chính xác các thơng tin cần thiết nhân viên bộ phận khai báo hải quan bấm “ GHI” để hoàn tất việc khai báo hải quan điện tử.
Vì phương thức vận chuyển là đường biển nên phải khai file danh sách Container/Seal bằng nghiệp vụ HYS và đính kèm file đó vào mục “Thơng tin đính kèm” trong “Thông tin chung 2” trước khi truyền tờ khai lên hệ thống.
B
ướ c 4: Khai các chứng từ đi kèm
Chọn Nghiệp vụ khác Đăng kí file đính kèm (HYS) Nhập đầy đủ và chính xác các thông tin
Cơ quan hải quan: 02CI – Chi cục Hải quan Cửa khẩu Cảng Sài Gịn KV 1 Nhóm xử lý hồ sơ: 01 – Đội thủ tục hàng hóa nhập khẩu
Hình 2.19. Đăng ký file đính kèm (HYS)
Hình 2.20. Đính kèm file vào mục “Thơng tin đính kèm”
Tiếp theo, phải sử dụng chữ kí số của Cơng ty TNHH ANPHACHEM để khai báo file đính kèm HYS lên hệ thống
Hình 2.21. Chữ ký số của Cơng ty TNHH ANPHACHEM
Hình 2.22. Khai báo file đính kèm HYS thành cơng
B
ướ c 5: Khai trước thông tin tờ khai (IDA)
Sau khi đã nhập xong thông tin cho tờ khai, chọn mã nghiệp vụ “Khai trước thông tin tờ khai (IDA)” để gửi thơng tin.
Màn hình trả về bao gồm các thông tin đã khai báo của tờ khai bao gồm phần tổng hợp tính thuế.
B
ướ c 6: Sử dụng chữ ký số để tiến hành truyền tờ khai lên hệ thống
Phần mềm sẽ yêu cầu nhân viên bộ phận khai báo hải quan xác nhận chữ ký số khi khai báo. Cắm thiết bị USB Token vào và nhập vào mã PIN của chữ ký số.
Hình 2.23. Nhập mật khẩu của USB Token
B
ướ c 7: Truyền tờ khai đến Hải quan
Để truyền tờ khai đến Hải quan, máy tính phải được kết nối Internet.
Chọn “Khai chính thức tờ khai (ID )” hần mềm sẽ tự động truyền tờ khai vừa ghi đến Chi cục Hải Quan Cửa khẩu Sài Gòn Khu vực 1 Cảng Cát Lái đã đăng ký tại
Hình 2.24. Thơng báo truyền chính thức tờ khai
Trong q trình truyền dữ liệu, nếu khơng có báo cáo phát hiện lỗi do người khai hoặc có sự cố Internet xảy ra thì hệ thống khai báo thành cơng và truyền về số tiếp nhận của hệ thống Hải Quan.
Trường hợp nhận được thông áo „Từ Chối‟ tờ khai hải quan điện tử, thì sẽ phải tiến hành sửa đổi, bổ sung tờ khai theo hướng dẫn của cán bộ hải quan. Sau khi đã có những điều chỉnh cần thiết, nhân viên bộ phận khai báo hải quan sẽ truyền lại tờ khai hải quan điện tử trên phần mềm. Tương tự, thực hiện các bước khai báo như trên.
B
ướ c 8: Kiểm tra, tiếp nhận đăng kí tờ khai hải quan điện tử
Cán bộ hải quan sau khi nhận được tờ khai trên hệ thống sẽ xử lý tờ khai và phản hồi kết quả. Nhấn vào nút “Nhận kết quả” để biết được thông tin phản hồi từ hải quan. Ở đây thông tin phản hồi từ hải quan là số tờ khai, kết quả phân luồng. Căn cứ vào kết quả phản hồi này, nhân viên bộ phận khai báo hải quan của Công ty Daco Logistics tiến hành làm theo hướng dẫn của kết quả đã phản hồi.
Sau khi lấy thông tin phản hồi số tờ khai là “102483889060”
Hình 2.25. Kết quả khai báo
Doanh nghiệp chờ phản hồi của cơ quan hải quan để xem kết quả phân luồng tờ khai.
Hoàn tất việc khai báo hải quan điện tử.
***Đối với lô hàng “Đạm động vật”, tờ khai được phân vào luồng vàng. Nhân viên bộ phận giao nhận phải cầm đầy đủ BCT xuống cảng để mở tờ khai và thực hiện thủ tục hải quan tại cảng Cát Lái để nhận hàng.
2.4.4. Thực hiện thủ tục nhận hàng tại cảng Cát Lái 2.4.4.1. Nộp hồ sơ mở tờ khai tại cảng Cát Lái
Hình 2.26. Kết quả phân luồng
1 – Luồng Xanh 2 – Luồng Vàng 3 – Luồng Đỏ
Lu
ồ ng Vàng - 2: Kiểm tra chi tiết hồ sơ, miễn kiểm tra thực tế hàng hóa
Vì đây là hàng hóa được phân luồng vàng nên phải kiểm tra BCT. Nhân viên bộ phận giao nhận sẽ nộp đầy đủ hồ sơ cho Cơ quan hải quan tại Cảng Cát Lái. Cán bộ hải quan sẽ tiến hành kiểm tra chi tiết bộ hồ sơ bằng các phương pháp nghiệp vụ xem có đúng với những gì đã tiếp nhận từ hệ thống khai báo hải quan hay không ?
Hồ sơ bao gồm: −Tờ khai hải quan
−Hóa đơn thương mại −Vận đơn đường biển −Phiếu đóng gói
Tr
ườ ng h ợ p 1: Nếu hồ sơ hợp lệ cán bộ hải quan tiến hành cho thơng quan hàng
hóa hoặc cho phép đưa hàng hóa về kho bảo quản để chờ kết quả giám định hàng hóa (kiểm tra xác nhận chất lượng và kiểm dịch thực vật) sau khi bổ sung đầy đủ các chứng thư sẽ cho thơng quan hàng hóa.
Tr
ườ ng h ợ p 2: Nếu hồ sơ chưa đủ tính xác thực cán bộ hải quan sẽ trả bộ hồ sơ
về cho nhân viên bộ phận khai báo hải quan sửa chữa hoặc cán bộ hải quan chuyển luồng sang “Luồng Đỏ” ( kiểm hóa ) để kiểm tra thực tế hàng hóa.
Lu
ồ ng Xanh - 1: Miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ, miễn kiểm tra thực tế hàng hóa
Luồng xanh đối với hàng nhập khẩu của doanh nghiệp có q trình chấp hành tốt các Luật Hải Quan đưa ra nếu có đủ 2 điều kiện sau:
−Hàng hóa khơng thuộc danh mục cấm nhập khẩu hoặc danh mục nhập khẩu phải có giấy phép hoặc giám định , phân tích , phân loại.
−Hàng hóa khơng thuộc diện phải nộp thuế ngay.
Hàng hóa luồng xanh được miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ và miễn kiểm tra thực tế. Xác nhận thơng quan hàng hóa và hồn chỉnh hồ sơ.
Lu
ồ ng Đỏ - 3: Kiểm tra chi tiết hồ sơ, kiểm tra thực tế hàng hóa
Cán bộ hải quan kiểm tra hồ sơ. Sau đó, tiến hành chuyển hồ sơ cho cán bộ hải quan kiểm hóa để tiến hành kiểm tra thực tế hàng hóa.
Tùy vào tính hợp lệ của hồ sơ, cán bộ hải quan sẽ cho phân kiểm theo tỉ lệ phần trăm:
Mức (a): Kiểm tra tồn bộ lơ hàng (100%) Mức (b): Kiểm tra 20% lô hàng
Mức (c): Kiểm tra 10% lô hàng Mức (d): Kiểm tra 5% lô hàng
Sau khi cán bộ hải quan kiểm hóa nhận được hồ sơ thì nhân viên bộ phận giao nhận tiến hành làm thủ tục cắt seal để cán bộ hải quan kiểm tra thực tế hàng hóa.
Sau khi hồn thành việc cắt seal, nhân viên bộ phận giao nhận sẽ liên lạc với cán bộ hải quan kiểm hóa để kiểm tra thực tế hàng hóa.
Nếu hàng hóa đúng với tờ khai và phù hợp với hồ sơ thì cán bộ hải quan tiến hành thông quan. Các bước tiến hành thông quan như các bước ở “Luồng Xanh”
2.4.4.2. Thanh lý Hải quan
Sau khi cán bộ hải quan kiểm tra chi tiết hồ sơ và thông báo hồ sơ hợp lệ, cho phép mở tờ khai tại cảng.
Việc thanh lý hải quan thực hiện tại hải quan giám sát cổng tại “ ăn phòng đội giám sát” Để được thanh lí hải quan nhân viên bộ phận giao nhận cần xuất trình
− Tờ khai hải quan
Chọn In bảng kê mã vạch phương tiện chứa hàng
Hình 2.27. Cách lấy mã vạch phương tiện chứa hàng
Nhập chính xác các thơng tin − Mã doanh nghiệp: 0304836639 − Số tờ khai: 102483889060 − Mã hải quan: 02CI
− Ngày tờ khai: 15/02/2019 Lấy thông tin.
Hệ thống sẽ hiện ra danh sách hàng hóa đủ điều kiện qua khu vực giám sát hải quan nhân viên bộ phận giao nhận chỉ cần đem in ra 2 bản.
Hình 2.28. Lấy danh sách hàng hóa đủ điều kiện qua khu vực giám sát hải quan
Sau khi đã lấy thông tin và in danh sách hàng hóa đủ điều kiện qua khu vực giám sát hải quan, nhân viên bộ phận giao nhận xuất trình danh sách này (gồm 2 bản) cho cán bộ hải quan thuộc đội hải quan giám sát. Người này sẽ kiểm tra và đóng dấu, đồng thời giữ lại 1 bản để lưu trữ hồ sơ, bản còn lại trả về cho nhân viên bộ phận giao nhận của Cơng ty Daco Logistics.
Hình 2.29. Danh sách hàng hóa đủ điều kiện qua khu vực giám sát hải quan đã được đóng dấu thanh lý
L
ư u ý: Đối với hàng lẻ (LCL)
Nếu như rút ruột tại bãi thì nhân viên bộ phận giao nhận vào Phịng điều độ hoặc thương vụ, trình D/O yêu cầu cho Phiếu ra cổng ( Phiếu giao nhận hàng rời ). Trên phiếu này sẽ thể hiện số xe, số lượng, kiện hàng, tên hàng. Đem phiếu này ra cổng thanh lý hải quan. Các thủ tục thanh lý giống như lúc đem Container về.
2.4.4.3. Chứng thư xác nhận kiểm dịch sản phẩm động vật
Thơng thường, sau khi hồn thành việc lấy mẫu, khoảng 5 – 7 ngày sẽ có chứng thư điện tử gửi đến Công ty Daco Logistics. Nhân viên bộ phận chứng từ sẽ trực tiếp nhận chứng thư điện tử này.
2.4.4.4. Thơng quan hàng hóa
Khi đã có đầy đủ các chứng thư và hoàn thành các thủ tục hải quan tại cảng. Nhân viên bộ phận chứng từ sẽ làm th o “ hỉ thị của hải quan” trong phần mềm khai báo hải quan điện tử ECUS5 là khai bổ sung các chứng thư (xác nhận chất lượng và kiểm dịch thực vật). Lúc này, hàng hóa sẽ được phép thơng quan.
2.4.4.5. Giao hàng cho khách hàng
Để phục vụ cho việc chuyển hàng về kho của Công ty TNHH ANPHACHEM, Cơng ty Daco Logistics có trách nhiệm sắp xếp phương tiện vận chuyển (căn cứ theo Hợp đồng đã ký). Đồng thời, phải căn cứ vào đặc điểm, tính chất và chất lượng hàng hóa của lơ hàng mà nhân viên giao nhận phải điều phương tiện phù hợp với kinh tế, vừa đảm bảo an tồn cho hàng hóa trong thời gian vận chuyển từ cảng về kho của khách hàng, vừa tiết kiệm thời gian cũng như tránh những phát sinh ngồi ý muốn.
Đến đây coi như quy trình thơng quan hàng hóa và các thủ tục liên quan của nhân viên bộ phận giao nhận để nhập khẩu hàng hóa đã xong.
2.4.5. Quyết tốn với khách hàng và lưu hồ sơ.
Sau khi hồn thành xong thủ tục thơng quan và chuyển hàng về kho cho Công ty TNHH ANPHACHEM. Nhân viên bộ phận chứng từ phải kiểm tra và sắp xếp lại các chứng từ thành một bộ hoàn chỉnh.
Bộ hồ sơ thanh tốn bao gồm: −Tờ khai hải quan gốc có dấu thơng quan. −Các hóa đơn liên quan đến lơ hàng −Bộ chứng từ gốc.
Sau khi hồn thành quy trình giao nhận hàng hóa, nhân viên bộ phận giao nhận nộp giấy báo nợ thể hiện các khoản phí nêu trên có đóng dấu và chữ ký của Giám đốc cơng ty TNHH ANPHACHEM và lưu lại tại Công ty Daco Logistics.
2.5. Nhận xét quy trình 2.5.1.Ưu điểm
Chứng từ Cơng ty TNHH ANPHACHEM cung cấp rất đầy đủ và chi tiết tạo điều kiện cho việc nhập khẩu lô hàng được thuận tiện.
Đội ngũ nhân viên bộ phận giao nhận có kinh nghiệm, tinh thần trách nhiệm cao và phục vụ tận tâm. Ngoài ra, họ có mối quan hệ khá tốt với cán bộ hải quan nên thủ tục làm khá nhanh gọn và suôn sẻ.
Quy trình giao nhận mang tính chun mơn cao tạo được uy tín từ khách hàng thân quen cũng như khách hàng mới. Từng khâu trong quy trình rõ ràng, cụ thể và rất hợp lý. Nhân viên thích ứng khá nhanh, cập nhật và nắm bắt những thay đổi về các quy định của pháp luật về XNK, tạo điều kiện cho quy trình giao nhận thuận lợi. Đây cũng là yếu tố quan trọng làm quy trình giao nhận được thực hiện chính xác và nhanh chóng
Các cán bộ nơi làm thủ tục hải quan có trình độ chun mơn cao giúp cho Cơng ty Daco Logistics phát hiện nhanh chóng những sai sót trong chứng từ đồng thời có thái độ nhiệt tình và ân cần với nhân viên bộ phận giao nhận.
2.5.2. Nhược điểm
Do nghiệp vụ giao nhận có nhiều khâu và do nhiều nhân viên thực hiện nên đơi lúc xảy ra tình trạng khơng đồng nhất, sai sót. Một bộ phận nhân viên cịn trẻ nên đơi khi có sai sót trong khi làm chứng từ và thủ tục hải quan nên làm chậm trễ trong việc nhận hàng và giao hàng cho khách hàng.
Quy trình có tính chun nghiệp nhưng vẫn chưa thật sự tiết kiệm chi phí và thời gian đến mức tối đa.Mặc dù Công ty luôn cố gắng cải tiến quy trình, nâng cao nghiệp vụ cho nhân viên nhưng khơng phải lúc nào quy trình giao nhận hàng hố nhập khẩu cũng diễn ra sn sẻ, quy trình vẫn cịn tồn tại những hạn chế:
•Thứ nhất, trong q trình tiềm kiếm khách hàng đơi lúc nhân viên gặp những khách hàng khó tính mà khơng có cách ứng xử tốt để làm hài lịng khách hàng.
•Thứ hai, có những trường hợp khi đã ký hợp đồng, nhân viên phát hiện quên báo giá dịch vụ nào đó cho khách hàng dẫn đến trường hợp khách hàng không đồng ý dịch vụ phát sinh thêm đó. Điều này gây tổn thất cho Cơng ty.
•Thứ ba, nhân viên Cơng ty chưa có kinh nghiệm trong việc tìm kiếm khách hàng ở những thị trường mới.
•Thứ tư, đơi lúc nhân viên có những sai sót trong kiểm tra chứng từ khách hàng giao dẫn đến việc mất rất nhiều thời gian để chỉnh sửa lại tờ khai, làm trì hỗn q trình
thơng quan hàng hố. Nếu sự sai sót nhỏ thì Hải quan có thể yêu cầu doanh nghiệp chỉnh sửa lại hồ sơ cho hợp lệ nhưng nếu có sự khác biệt lớn và ngồi phạm vi cho phép, Hải quan sẽ lập biên bản phạt vi phạm hành chính.
•Thứ năm, có những trường hợp nhân viên giao nhận khi làm thủ tục không thể trả lời được thắc mắc của Hải quan, Hải quan sẽ làm khó dễ đối với q trình thơng quan cho lơ hàng.
•Thứ sáu, khi gặp những mặt hàng lạ chưa từng làm, đơi lúc nhân viên áp mã hàng hố sai dẫn đến việc khi thực hiện thủ tục tại cảng Hải quan sẽ bắt bẻ, yêu cầu chỉnh sửa. Điều này gây mất khoảng 01 ngày để chỉnh sửa. Bên cạnh đó, đối với những nhân viên