2.1.6.1 Số cấp quản lý của doanh nghiệp
Doanh nghiệp hiện tại đang thực hiện việc quản lý thụng qua 3 cấp: - Cấp 1 : Giỏm đốc; Phú giỏm đốc
- Cấp 2 : cỏc Phũng ban quản lý và Bộ phận quản lý sản xuất của doanh nghiệp.
- Cấp 3 : cỏc Tổ sản xuất.
Tuy cú những ưu nhược điểm trong từng cỏch thức quản lý nhưng doanh nghiệp cố gắng phỏt huy tớnh nhất quỏn, hiệu quả, và sự chủ động cần thiết của doanh nghiệp trong mọi tỡnh huống.
2.1.6.2. Mụ hỡnh tổ chức cơ cấu bộ mỏy
Chỳ thớch: Quan hệ trực tuyến Quan hệ chức năng Phú giỏm đốc P.Kế toỏn-tài vụ P.Kỹthuật Bộ phận sản xuất P.KDKH Tổ 3 Tổ 2 Tổ 1 Tổ ộp Tổ hồn thiện Tổ cắt Giỏm đốc
Sơ đồ 2: Cơ cấu tổ chức bộ mỏy quản lý
(Nguồn: Ban lĩnh đạo)
2.1.6.3 Chức năng và nhiệm vụ cơ bản của cỏc bộ phận quản lý:
- Giỏm đốc : là người lĩnh đạo cao nhất và chịu trỏch nhiệm tồn bộ cỏc hoạt động của cụng ty:
Giỏm đốc quyết định chủ trương, biện phỏp để thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh đỳng với chức năng nhà nước cho phộp
Giỏm đốc cú quyền tuyển dụng lao động để phục vụ sản xuất kinh doanh, cú quyền bổ nhiệm, miễn nhiệm cỏc chức danh trong phạm vi thẩm quyền quy định, ra quyết định khen thưởng, kỷ luật nhõn viờn theo luật định
Giỏm đốc tồn quyền quyết định cỏc khoản lợi nhuận sau thế của doanh nghiệp cũng như xử lý cỏc khoản nợ.
Giỏm đốc là người đại diện cho doanh nghiệp trước phỏp luật nờn cú quyền ban hành cỏc điều lệ, qui chế làm việc của cụng ty, cỏc cơ chế quản lý nội bộ. Giỏm đốc cú quyền quyết định mở rộng hay thu hẹp sản xuất, chịu trỏch nhiệm cao nhất trước phỏp luật về hoạt động của doanh nghiệp.
- Phú giỏm đốc: là người trợ giỳp đắc lực cho Giỏm đốc:
Phú giỏm đốc cú quyền quyết định cỏc vấn đề khi Giỏm đốc giao phú.
Phú giỏm đốc xem xột và giải quyết cỏc vấn đề về nhõn sự, hợp đồng, tiến độ sản xuất, chất lượng sản xuất SP tổng quan, để tham mưu cho cỏc quyết định của Giỏm đốc.
Phú giỏm đốc chỉ đạo trực tiếp cỏc phũng ban dưới quyền của mỡnh để tạo ra sự nhịp nhàng của bộ mỏy làm việc.
Xõy dựng kế hoạch thực tế hoạt động sản xuất kinh doanh theo từng giai đoạn, từng thời kỳ phự hợp với việc sản xuất của doanh nghiệp
Chịu trỏch nhiệm trong cụng tỏc lưu trữ ghi chộp và sử dụng cỏc hoỏ đơn chứng từ đảm bảo đỳng nội dung rừ ràng và đỳng qui định của nhà nước ban hành
Thực hiện việc soạn thảo cỏc hợp đồng giao dịch trong vấn đề kinh doanh. Đảm bảo cho đầu ra cũng như đầu vào của SP thật ổn định.
- Quản đốc phõn xưởng: là người chịu trỏch nhiệm trước Ban lĩnh đạo về:
Tiến độ thực hiện sản xuất để hồn thành theo đỳng hợp đồng đĩ ký kết. QĐPX kiểm tra và tổ chức kiểm tra, khắc phục sự cố của cỏc thiết bị mỏy múc nhà xưởng để đảm bảo yờu cầu phục vụ cho quỏ trỡnh sản xuất diễn ra thụng suốt.
QĐPX cú quyền điều độ sản xuất, phõn cụng lao động hợp lý, thực hiện việc kiểm tra việc lao động của người lao động.
QĐPX phải đảm bảo tới mức tốt nhất để cho người lao động làm việc như điều kiện về: sức khoẻ, an tồn, cỏc chỉ số về nhiệt độ, tiếng ồn, mức bụi… trong mụi trường làm việc
QĐPX quản lý tốt định mức tiờu hao nguyờn vật liệu, định mức kỹ thuật của sản phẩm.
- Phũng Kỹ thuật: Là bộ phận
Cú trỏch nhiệm cung cấp cỏc bảng vẽ kỹ thuật, kiểu dỏng, mẫu mĩ sản phẩm giỳp cho cỏc bộ phận cú liờn quan cú thể dựa vào cỏc thụng số đú mà sản xuất sản phẩm
Cung cấp tài liệu cho bộ phận KCS kiểm tra cỏc tiờu chuẩn đề ra tạo sự thống nhất về chất lượng sản phẩm.
Đề xuất kiến nghị lờn cấp trờn những sản phẩm nào đem lại lợi ớch cho doanh nghiệp nhất nhưng vẫn đảm bảo việc sản xuất, và khụng nờn sản xuất những sản phẩm cú đũi hỏi kỹ thuật quỏ cao so với khả năng của doanh nghiệp trong khi mức lợi nhuận ớt.
Thụng qua đú cung cấp cỏc thụng tin chi tiết về hàng hoỏ cho doanh nghiệp và khỏch hàng tạo điều kiện cho việc quản lý nội bộ DN và đỏp ứng nhu cầu ngay càng cao của thị trường.
- Phũng Kế toỏn - Tài vụ: cú trỏch nhiệm
Tổ chức việc thu thập thụng tin cỏc hoạt động, nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh
doanh nghiệp để thực hiờn việc ghi chộp phản ỏnh cỏc số liệu đú theo đỳng qui định của phỏp luật
Kiểm tra việc sử dụng cỏc nguồn vốn, tài sản để tham mưu lờn cấp trờn tỡnh hỡnh tài chớnh của doanh nghiệp
Xõy dựng cỏc kế hoạch về tài chớnh, kiểm tra cỏc hoạt động về tài chớnh như: khoản thu chi, cỏc khoản nợ, thanh toỏn cỏc khoản nợ, khấu hao TSCĐ, thanh lý cỏc tài sản…
Phũng KT-TV cú trỏch nhiệm phỏt hiện và ngăn ngừa cỏc hành vi vi phạm phỏp luật về tài chớnh, kế toỏn nhằm thực hiện đỳng phỏp luật và sự minh bạch trong tài chớnh của doanh nghiệp.
2.1.7. Hệ thống quản lý chất lợng
2.1.7.1 Những cam kết về quản lý chất lợng của DNTN Minh Đức
“ Chất lợng cao - tạo uy tín - thêm tin tởng” sẽ đáp ứng ngày càng tốt hơn các địi hỏi là con đờng đi lên đúng đắng của DN thơng qua chính sách chất lợng của mình. Để đáp ứng và phát triển khơng ngừng tồn thể cán bộ cơng nhân viên DNTN Minh Đức luơn tuân thủ nghiêm túc tiêu chuẩn về chất lợng để nâng cao
Xây dựng cơ sở và hệ thống quản lý chất lợng chủ động, kiểm sốt chất lợng sản phẩm suốt quá trình sản xuất, từ cơng nhân trực tiếp đến các cấp quản lý kỹ thuật, chất lợng.
Coi trọng đầu t chiều sâu, đổi mới cơng nghệ đi đơi với đào tạo mới đào tạo lại đội ngũ cơng nhân, cán bộ kỹ thuật quản lý. Nhằm khơng ngừng nâng cao năng suất, chất lợng và hiệu quả kinh tế.
Tiếp tục duy trì và thờng xuyên cải tiến hệ thống quản lý chất lợng theo tiêu chuẩn ISO 9001-2000, ngày càng nâng cao hơn nữa chất lợng và dịch vụ hậu bán hàng để tạo niềm tin với khách hàng.
2.1.7.2. Mục tiêu chất lợng của cơng ty
Giữ vững là vị thế của doanh nghiệp trong lịng khách hàng, trong tồn ngành hoạt động.
Phấn đấu duy trì các chất lợng đã đạt đợc.
Đảm bảo kiểm tra cơng tác quản lý chất lợng kỹ thuật an tồn đến tay các cán bộ cơng nhân viên
Tăng cờng đầu t trang thiết bị, đổi mới cơng nghệ, áp dụng các tiến bộ khoa học – kỹ thuật vào sản xuất.
Tiếp tục kiện tồn, đổi mới hệ thống tổ chức từ cấp cao nhất đến các đơn vị thấp hơn. Đảm bảo mức thu nhập cao cho cơng nhân viên.
2.1.8. Cơ hội và thách thức của cơng ty trong thời gian tới 2.1.8.1. Cơ hội
Hiện nay thị trờng đang cĩ nhu cầu về sản phẩm của doanh nghiệp rất lớn do đĩ DN hoạt động trong ngành là một lợi thế rất lớn phát triển trong thời gian tới. DN đã và đang tạo ra chỗ đứng trong ngành của mình - đĩ là lợi thế về phía doanh nghiệp .
DN sản xuất sản phẩm chất lợng cao đảm bảo thời gian hồn thành đúng thời hạn. Thực tế cho thấy DN đã nhận đợc những đơn đặt hàng lớn hơn, quan trọng do đĩ năng lực sản xuất của doanh nghiệp cũng đợc nâng cao mọi mặt.
DN hợp tác với một số cơng ty nớc ngồi tận dụng lợi thế cơng nghệ nớc ngồi trong việc chuyển giao cơng nghệ cho mình hồn hiện kỹ thuật sản xuất. DN đang phát triển thị trờng ở nớc ngồi rất thành cơng với những thị trờng nh Mỹ, Nhật Bản, Hàn Quốc, EU… là những nớc cĩ nhu cầu lớn về sản phẩm.
2.1.8.2. Thách thức
Đứng trớc những cĩ hội đĩ là những thách thức rất lớn mà địi hỏi DN phải đối mặt khéo léo, nâng cao uy tín và sự phát triển của mình.
Mơi trờng cạnh tranh trong ngành: Đĩ là các cơng ty trong ngành xuất hiện ngày càng nhiều, những cơng ty. Với những thiết bị hiện đại là trở ngại lớn cho DN.
Nguồn tài chính: Vốn chủ sở hữu, vốn lu động, vốn cố định cũng nh tín dụng của DN cịn hạn chế điều này ảnh hởng lớn đến hợp đồng lớn của DN.
Cơ chế quản lý của DN vẫn cịn hạn chế, trình độ đội ngũ cán bộ cịn hạn chế do đĩ với quy mơ sản xuất phát triển trong tơng lai thì khơng thể đáp ứng đ- ợc, cha hình thành các phịng ban dự báo thơng tin về thị trờng.
2.2. Tổ chức hệ thống thơng tin 2.2.1 Các bộ phận cấu thành
Hệ thống thơng tin nghiên cứu khách hàng trong cơng tác Marketing của doanh nghiệp t nhân Minh Đức gồm nhiều bộ phận, mỗi bộ phận cĩ một nhiệm vụ, chức năng riêng tuy nhiên đều cĩ mối quan hệ mật thiết với nhau, bổ sung cho nhau Hệ thống báo nội bộ
Hệ thống thu thập thơng tin Marketing thờng xuyên bên ngồi:
Hệ thống nghiên cứu Marketing:
Sơ đồ 3: Hệ thống thơng tin nghiên cứu khách hàng trong cơng tác Marketing
Hệ thống báo nội bộ:
Bất kỳ cơng ty nào cũng cĩ sự thuyết trình bên trong thơng qua chế độ báo cáo nội bộ, phản ánh các chỉ tiêu về tiêu thụ thờng xuyên, tổng số chi phí, khối lợng dự trữ vật t, sự thờng xuyên, tổng số chi phí, khối lợng dự trữ vật t, sự chuyển tiền mặt… Ngày nay, nhờ hệ thống này đã đợc trang bị máy tính ngời quản lý cĩ thể nhận biết đợc nhiều thơng tin trong một thời gian ngắn và chính điều đĩ là yếu tố cạnh tranh giữa các DN, doanh nghiệp nào càng nhận đợc thơng tin nhanh, càng thắng lợi.
Hệ thống thu thập thơng tin Marketing thờng xuyên bên ngồi: Hệ thống này cung cấp cho ngời lãnh đạo thơng tin về sự kiện mới nhất diễn ra trên thơng trờng. Thơng tin loại này cĩ thể thu thập từ sách, báo, các ấn phẩm chuyên ngành, nĩi chuyện với khách hàng, các nhà cung cấp, và các nhà cung cấp, các tổ chức tài chính, các cộng sự của cơng ty, các trung gian Marketing,
Mơi trường Marketing . - Các thơng tin khách hàng. - Các thơng tin nhà cung cấp . - Các thơng tin về đối thủ cạnh tranh. - Thơng tin nội bộ. - Những nhân tố vĩ mơ của mơi trường Những người quản trị Marketing . Phân tích. Lập kế hoạch . Thực hiện. Kiểm tra quá trình thực hiện. Hệ thống
cáo cáo nội bộ Hệ thống phân tích thơng tin Marketing Hệ thống nghiên cứu Marketing Hệ thống thu thập thơng tin Marketing Hệ thống thơng tin
Những quyết định và sự giao tiếp Marketing
theo dõi các thơng tin quảng cáo, thậm trí nĩi chuyện với các đối thủ cạnh tranh, tham quan gian hàng của họ, tham gia các cuộc khai trơng mở cửa.
Ngồi ra, để cĩ thơng tin bên ngồi thờng xuyên và kịp thời, các doanh nghiệp cịn huấn luyện và những ngời bán ghi chép và cung cấp các sự kiện xảy ra, khuyến khích các nhà phân phối bán lẻ thơng báo những thơng tin tức quan trọng khác. Nhiều doanh nghiệp tự tổ chức bộ phận thu phát thơng tin hàng ngày. Thậm chí DN cĩ thể mua thơng tin của các bộ phận, tổ chức, cá nhân chuyên cung cấp dịch vụ thơng tin Marketing .
Hệ thống nghiên cứu Marketing:
Trong nhiều trờng hợp, ngời quản lý Marketing cần phải tiến hành những nghiên cứu tỷ mỉ. Ví dụ: nghiên cứu thu thập trình độ học vấn, lối sống, tiềm năng thị trờng ở một vài thành phố để xác định hệ thống phân phối bán hàng, thị hiếu về chủng loại sản phẩm. Cách thức thu thập thơng tin nh vậy là một dạng nghiên cứu Marketing.
Những nghiên cứu cĩ thể là tồn bộ những kế hoạch hoặc mọt khía cạnh của mơi trờng hoạt động của doanh nghiệp :
- Mơi trờng vĩ mơ; - Mơi trờng vi mơ. - Thị trờng khách hàng;
- Các yếu tố thơng tin hỗn hợp của cơng ty hoặc đối thủ cạnh tranh.
Hệ thống phân tích thơng tin Marketing:
Hệ thơng phân tích thơng tin Marketing là tập hợp các phơng pháp phân tích, hồn thiện tài liệu và các vấn đề Marketing đợc thực hiện. Nĩ bao gồm ngân hàng thống kê và ngân hàng mơ hình.
Ngân hàng thống kê: Là tổng hợp những phơng pháp hiện đại của việc xử lý thơng kê các thơng tin, cho phép khám phá một cách đầy đủ sự phụ thuộc lẫn nhau trong phạm vi lựa chọn tài liệu và xác lập mức độ tin cậy thống nhất của chúng. Nhờ những phơng pháp đĩ ngời lãnh đạo nhận đợc lời đáp về những vấn đề sau:
- Đầu là biến số cơ bản nhất ảnh hởng đến việc tiêu thụ, mỗi biến số đĩ cĩ ý nghĩa nh thế nào.
- Đặc trng nào là tiêu chuẩn quan trọng nhất về khách hàng lựa chọn mua hàng hố của doanh nghiệp.
- Điều gì sẽ xảy ra với việc tiêu thụ của doanh nghiệp nếu nâng giá hàng hố lên 10% , cịn chi phí quảng cáo lên 2% ?
Việc phân đoạn thị trờng theo tham số nào đĩ tốt nhất, thị trờng của doanh nghiệp sẽ là bao nhiêu đoạn.
Ngân hàng mơ hình: Là tập hợp những mơ hình tốn học giúp cho nhà quản trị thơng qua các quyêt định Marketing tối u hơn. Ví dụ:
- Mơ hình tính tốn giá.
- Mơ hình xác định tổ chức các phơng tiện quảng cáo.
Mỗi mơ hình gồm tập hợp các biến số liên hệ qua lại với nhau, biểu diễn một hệ thống tồn tại thực sự nào đĩ, một quá trình cĩ thực hay một kế hoạch nào đĩ.
2.2.2 Ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong Marketing 2.2.2.1 Cơng nghệ thơng tin.
Cơng nghệ thơng tin là sự hồ nhập của cơng nghệ máy tính với cụng nghệ liên lạc viễn thơng đợc thực hiện nhờ cơng nghệ vi mạch điện tử .
Sự hình thành của cơng nghệ thơng tin: Liên lạc là cơng nghệ lâu đời nhất trong số ba cơng nghệ kể trên. Các hệ thống liên lạc bằng điện đĩ phát triển suốt từ những năm 1940, thoạt đầu vì những mục đích quân sự. Cơng nghệ thơng tin vi mạch điện tử bắt đầu từ những năm 1960 và đã sớm dẫn đến sự hồi tụ nhanh chĩng của hai cơng nghệ lâu đời hơn thành một cơng nghệ mới mà ngày nay chung ta gọi là cơng nghệ thơng tin.
2.2.2.2. Bản chất luơn thay đổi của cơng nghệ thơng tin
Doanh nghiệp phải quan tõmsự phỏt triển của cơng nghệ. Nhiệm vụ đĩ là của những ngời quản lý thơng qua đĩ họ cần phản ứng linh hoạt nh thế nào đối với những thời cơ mới do những bớc tiến triển của cơng nghệ đem lại. Bây giờ đã cĩ
thể đặt tồn bộ năng lực tính tốn của một ngành máy tính điện tử khổng lồ chiếm gần hết sàn nhà của cơng ty trong những năm 1970 lên từng bàn làm việc ở một cơ quan của những năm 1990. Và trong những năm vừa qua chúng ta đã chứng kiến sự thay đổi hàng giờ của cơng nghệ thơng tin cũng nh liên lạc, sự ra đời của laptop, máy tính bảng tablet, các smartphone, cơng nghệ đám mây…đã thúc đẩy cơng nghệ thơng tin rất phát triển.
Sơ đồ 4: Thơng tin liên lạc của hệ thống cơng nghệ thơng tin.
Trớc kia, thơng tin liên lạc, chỉ cĩ nghĩa là truyền tiếng nĩi qua nh đờng dây điện thoại. Ngày nay, sự hội nhập giữa máy tính và thơng tin liên lạc đã cho phép các cơng ty điện thoại cung cấp các dịch vụ thơng tin mới nh truyền hình và phim ảnh. Chỉ mới mời năm trớc đây Internet ( mạng quốc tế ) ngay cịn xa lạ nhng giờ