CHƯƠNG 2 LÀM QUEN EXCEL VÀ DỰ TOÁN GXD
1. Các thành phần của Excel và Dự toán GXD
1.7. Tên (Name) và hộp quản lý (Name box)
Thơng thường khi ta kích vào 1 ơ nào đó thì địa chỉ ơ đó sẽ hiển thị trong mục Name Box.
Mẹo:
- Trong Name box gõ 1 Name vào hoặc gõ địa chỉ 1 ơ vào thì sẽ chuyển đến Active ơ đó.
- Nếu trong 1 sheet có nhiều ơ được đặt Name thì các Name đó thường được đặt tiền tố giống nhau. Kích vào 1 Name, rồi kích vào Name box sẽ ra hết các Name có tiền tố lân cận do Name box sắp xếp theo trình tự Alphabe.
- Có thể gọi giá trị của 1 Name từ bất kỳ đâu trong bảng tính. Tức là Name được đặt cho 1 ô hoặc 1 vùng để khi cần thì có thể dễ dàng gọi ‘tên em’ từ bất kì đâu.
- Đặt tên rất dễ. Name có thể đặt cho 1 ơ hoặc 1 vùng dữ liệu. Muốn đặt tên chỉ việc chọn ô hoặc vùng dữ liệu đó, sau đó trong Name Box gõ tên bạn mong muốn vào. Tên này phải khơng trùng với Name đã có hoặc trùng với địa chỉ ơ.
Mở 1 file Excel hoặc file Dự toán GXD và thực hành như trong ảnh dưới. Trộn 3 ô J51, J51 và K1 (merge cells) và đặt tên (Name) là LNC_dauvao. Khi đó, bạn thực hành: ở bất kì vị trí nào trong file Excel đó, bạn gõ cơng thức =LNC_dauvao thì sẽ sẽ ra giá trị 2.350.000.
Quản lý Name
Dùng lệnh Formulas / Name Manager sẽ hiện ra hộp thoại để các bạn thực hiện các thao tác quản lý, biên tập, thêm và xóa bỏ Name.
Chú ý: Có 1 lỗi rất hay gặp, cái này là kiến thức về CPU xử lý dữ liệu. Mình biết rồi cứ nghĩ mọi người cũng biết, thế là không để ý phổ biến. Để ý cái này sẽ đỡ nhiều nhiều thời gian, công sức để mày mị tìm lỗi
Trong Dự tốn GXD các cột được đặt Name để dùng làm tọa độ cho máy đổ dữ liệu. Máy tính khơng biết là cột A, cột B như chúng ta nhìn vào, mà nó chỉ biết là cột thứ mấy – ký hiệu thế nào (nó ko tư duy như ta, mà tư duy bằng mã nhị phân 0110...). Các lập trình viên GXD dùng Name để đánh dấu tọa độ cho máy hiểu, bạn xóa mất thì máy sẽ khơng tìm được tọa độ để đổ dữ liệu nên sẽ báo lỗi hoặc không chạy nữa.
Ví dụ: Trong hình là sheet Du toan XD, cột Đơn giá vật liệu được đặt Name là DTXD_VLG, phần mềm sẽ căn cứ vào Name đó để đổ dữ liệu đơn giá vật liệu (khi gọi từ cơ sở dữ liệu vào – khi làm dự toán bạn dùng lệnh Chọn cơ sở dữ liệu đó). Nếu bạn xóa mất cột DTXD_VLG thì khi chạy, phần mềm khơng biết sẽ đổ dữ liệu đơn giá vật liệu vào đâu nữa.
Cũng nhờ tính năng đặt Name này mà bạn có thể đảo vị trí cột trong bảng để tạo ra những bảng tính mới vơ cùng linh hoạt. Bạn có thể cắt và di chuyển, đảo vị trí cột hoặc bạn chỉ đơn giản kích vào tiêu đề cột có Name và kéo thả sang chỗ khác (giống ong mật, chỉ cần lơi ong chúa ra chỗ nào đó, các ong khác sẽ theo).