3.4 Xác định vấn đề
Trong suốt quá trình tìm hiểu về công việc của bộ phận sản xuất cũng như công suất hoạt động của thiết bị, nhân cơng ở xưởng có thể nhận thấy được nhiều vấn đề xảy ra đang cần tìm cách khắc phục để nâng cao hiệu quả làm việc của q trình sản xuất ở cơng ty. Tổng quan nhà xưởng của cơng ty gồm có 53 máy ép phun nhựa nhưng tình trạng những máy khơng hoạt động do lỗi thiết bị vẫn cịn rất nhiều, lượng cơng nhân đứng máy và công nhân thủ công phải thay đổi luân phiên giữa các line với nhau nhằm đảm bảo đủ số lượng cho đơn hàng giao gấp, hàng hóa xuất đi xảy ra vấn đề lỗi sản phẩm rất nhiều dẫn đến việc phải chạy hàng để bù và bổ sung hàng cho khách hàng. Sau đây là bảng tổng hợp báo cáo kết quả sản xuất từ ngày 05/08/2020 đến ngày 18/08/2020 tại Công ty Cổ phần Công nghiệp Hỗ Trợ Minh Nguyên:
STT Ngày Kế Hoạch 1 5/8/20 28 2 6/8/20 30 3 7/8/20 35 4 8/8/20 37 5 9/8/20 29 6 10/8/20 35 7 11/8/20 32 8 12/8/20 34 9 13/8/20 31
12 16/8/20 24 13 17/8/20 33 Trang 47 STT Ngày Kế Hoạch 14 18/8/20 31 Trung bình 32 Bảng 3.4 Tổng hợp kế hoạch sản xuất từ 05/08/2020 đến 18/08/2020 (Nguồn: Phòng sản xuất, 2020)
Bảng tổng hợp kế hoạch sản xuất này được theo dõi và cập nhật liên tục từ ngày 05/08/2020 đến ngày 18/08/2020. Thông qua bảng số liệu này nhận thấy được rằng: -Tổng số máy hoạt động là 25 máy, chiếm khoảng 47,16% số máy hiện có ở cơng ty. So với kế hoạch đề ra thì số máy hoạt động chỉ chiếm gần 80% kế hoạch đề ra và chưa thật sự đạt được công suất tối ưu nhất mà bộ phận kế hoạch mong muốn.
-Số lượng thành phẩm đạt được chỉ chiếm khoảng hơn 52% số lượng kế hoạch.
-Tỷ lệ phế phẩm cho phép trong mức 3%. Thế nhưng, có nhiều ngày tỷ lệ phế phẩm vượt mức quy định như ngày 14/08 là 3,6%, gần 4,2% ngày 16/08.
Sau khi phân tích bảng kế hoạch sản xuất, có thể thấy cơng ty đang gặp vấn đề về việc tận dụng máy móc, thiết bị của cơng ty. Máy vẫn chưa hoạt động hết công suất và số lượng mà bộ phận kế hoạch đề ra. Bên cạnh đó, việc hàng lỗi vượt quá mức quy định phần nào thấy được cơng ty đang lãng phí thời gian, ngun vật liệu và nhân cơng. Tùy thuộc vào loại nhựa sử dụng sản xuất có thể tái chế lại hay khơng để hàng lỗi được tế chế lại hoặc sẽ trở thành phế phẩm.
3.5 Ngun nhân
Thơng qua q trình quan sát cụ thể, tổng quát và dựa trên các phương pháp phân tích đã góp phần giúp cho việc tìm ra những ngun nhân sơ bộ dẫn đến việc công ty
không thể đáp ứng được nhu cầu sản xuất đã được đề ra.
Hình 3.11 Biểu đồ xương cá các nguyên nhân gây lỗi
(Nguồn: Sinh viên tự tổng hợp) Công ty Công nghiệp Hỗ trợ Minh Nguyên đang được hoạt động và quản lý chủ yếu dựa trên mơ hình 5M (Men, Machine, Material, Method, Measure). Dựa trên mơ hình 5M và biểu đồ xương cá, xác định được một số nguyên nhân sơ bộ gây ảnh hưởng đến tình trạng trễ đơn hàng, hàng bị lỗi, hàng khơng đáp ứng được nhu cầu,...
3.5.1 Men (Con người)
Con người được xem là lực lượng quan trọng và liên quan trực tiếp đến công việc sản xuất của công ty. Đây được xem là nguồn lực lớn và khó quản lý hơn những yếu tố cịn lại. Trước tình hình khá biến động về lượng nhân sự của công ty, số lượng công nhân viên, kỹ thuật viên ra vào liên tục có thể nhận thấy rằng công ty đang thật sự thiếu hụt về yếu tố nguồn lực con người.
Mặc dù được làm việc trong mơi trường sạch sẽ, thống mát thế nhưng thời gian làm việc suốt 12 tiếng ( trừ 60 phút nghỉ ngơi và ăn uống) tạo khơng ít áp lực cho cơng nhân viên. Bên cạnh đó, cơng việc khơng mang tính sáng tạo đa dạng, chỉ lặp đi lặp lại
không mang lại hứng thú cho người lao động. Và một yếu tố hết sức quan trọng là mức lương. Mức lương của người lao động tại đây chỉ ở mức trung bình và được đánh giá là tương đối thấp không thể đáp ứng cho nhu cầu của người lao động. Về vấn đề kỹ thuật, kỹ thuật viên sẽ chịu trách nhiệm cho khuôn vào máy, thiết lập, điều chỉnh, sửa chữa và những việc liên quan đến bộ phận máy móc. Tương tự như tình trạng của cơng nhân viên thì kỹ thuật viên của xưởng hiện đang thiếu hụt trầm trọng. Việc này ảnh hưởng khá nhiều đến công đoạn cho máy hoạt động. Vì nếu khi thiếu kỹ thuật viên máy móc sẽ khơng được thiết lập và chạy sản phẩm dẫn đến việc công nhân đứng máy phải chờ đợi cũng như luân chuyển đến máy khác làm ảnh hướng đến tiến độ mà bộ phận lập kế hoạch sản xuất đã đề ra.
3.5.2 Machine (máy móc, thiết bị)
Về trang thiết bị thì Minh Ngun luôn chú trọng đầu tư vào những thiết bị, hệ thống phun nhựa hiện đại và tiên tiến nhất. Khuôn sản phẩm sẽ được bên khách hàng cung cấp cho công ty và kỹ thuật viên kiểm tra, chạy thử và sau khi giai đoạn sản xuất thực hiện xong, công ty sẽ trả khn lại cho bên khách hàng. Thế nhưng, tình trạng lỗi máy móc do khn, do robot,... vẫn cịn thường xun xảy ra.
Sau khi thơng qua tìm hiểu, ngun nhân được rút ra từ việc công ty không tiến hành việc bảo trì máy thường xuyên, định kỳ. Việc bảo trì thiết bị chỉ được thực hiện khi hồn thành xong đơn hàng hoặc khi khơng có kế hoạch sản xuất. Nguyên nhân tiếp theo là do ý thức chủ quan của công ty. Mặc dù trên mỗi máy đều có hướng dẫn cụ thể cho việc vệ sinh máy nhưng q trình thực hiện khơng được thường xun và không tuân thủ đúng theo quy định. Điều này không chỉ xuất phát từ ý thức chủ quan của cơng ty mà cịn do sự kỷ luật chưa nghiêm khắc từ bộ phận sản xuất. Và ngun nhân cuối cùng đó chính là do kỹ thuật viên có trình độ chun mơn chưa cao, chỉ có thể khắc phục được sự cố tạm thời chứ không thể đi sâu vào điều tra nguyên nhân.
3.5.3 Nguyên vật liệu (Material)
Vật tư, nguyên liệu, nhiên liệu, hệ thống đảm bảo nguyên vật liệu cũng được xem là một trong những yếu tố ảnh hưởng đến tiến độ của kế hoạch sản xuất tại công ty. Thực tế, bộ phận mua hàng tại công ty tiếp nhận thông tin từ bộ phận sản xuất và bộ phận kho. Sau đó, tiến hành lên kế hoạch mua vật tư đảm bảo đủ số lượng cho vật tư theo kế
hoạch sản xuất đã được đề ra. Việc mua nguyên liệu vật tư thường được công ty tiến hành theo từng giai đoạn với số lượng lớn nhằm tiết kiệm chi phí vận chuyển dẫn đến những tình trạng như thiếu hụt nhựa, keo, ốc,...Thiếu hụt nguyên vật liệu phần lớn do kế hoạch dự báo khơng chính xác. Cơng ty hầu như sử dụng bảng số liệu của tháng trước để dự báo cho nhu cầu tháng sau. Không chỉ vậy, công cụ Excel hỗ trợ cho việc dự báo là một công cụ không thể đáp ứng cho dữ liệu lớn cũng như việc chia sẻ thông tin, dữ liệu cho nhiều nhân viên. Tài chính cũng được xem là điểm yếu của công ty. Cơng ty thanh tốn trễ hạn cho bên nhà cung cấp, điều này làm cho công ty không thể tránh khỏi việc giao hàng giữa nhà cung cấp và công ty cũng sẽ bị trễ, ảnh hưởng đến kế hoạch sản xuất. Bên cạnh những ngun nhân chính trên, thì thông tin cũng được xem là một phần quan trọng trong quá trình tổ chức sản xuất của mỗi cơng ty nói chung và cơng ty Minh Ngun nói riêng. Thơng tin về số lượng sản phẩm, máy móc,... đều được cập nhật liên tục 2 giờ/ 1 lần. Sẽ có một nhân viên thực hiện việc cập nhật số liệu bằng cách trực tiếp xuống xưởng ghi chép lại số lượng thông qua báo cáo của cơng nhân đứng máy. Sau đó, cập nhật vào file và gửi cho nhân viên kế hoạch. Nhân viên phụ trách việc cập nhật thơng tin cịn phải làm một vài công việc liên quan khác nên việc lấy số liệu 2 giờ/1 lần có thể diễn ra khơng thường xuyên dẫn đến lỗi robot, lỗi máy móc khơng được cập nhật kịp thời. Và số liệu mà nhân viên đứng máy cung cấp còn phụ thuộc vào khả năng thạo việc của nhân viên và tính trung thực. Nhân viên cần cung cấp đúng số lượng thực tế chứ không phải cung cấp cho đủ số lượng mục tiêu đề ra. Thứ hai, là các ca trưởng vẫn chưa linh động trong quá trình xử lý tình huống cũng như chưa cập nhật số liệu thơng tin chính xác và kịp thời cho bộ phận kế hoạch sản xuất để có những điều chỉnh hợp lý làm q trình sản xuất trở nên bị động.
3.6 Giải thích vấn đề
Bảng 3.5 Bảng tần suất các nguyên nhân gây ra việc dừng máy
(Nguồn: Sinh viên tự tổng hợp)
STT Ngày
Nguyên nhân
1 5/8/20 2 6/8/20 3 7/8/20 4 8/8/20 5 9/8/20 6 10/8/20 7 11/8/20 8 12/8/20 9 13/8/20 10 14/8/20 11 15/8/20 12 16/8/20 13 17/8/20 14 18/8/20 Tổng Phần trăm
Thông qua bảng báo cáo kế hoạch sản xuất hàng ngày, rút ra được tần suất xảy ra các lỗi máy móc, lỗi robot, các lý do máy ngừng chạy,... Chú thích:
Nguyên nhân khác: thiếu bán thành phẩm, lỗi máy, lỗi nhựa, đổi nhựa, thiếu xe hàng. Từ bảng 3.5 có thể thấy được trong ngày 5/8 có thời điểm chuyền phải ngừng hoạt động đến 11 máy do lỗi, 1 chuyền ngừng do lỗi khuôn, 4 chuyền ngừng do lỗi robot và 3 chuyền ngừng do nguyên nhân khác. Một dây chuyền có thể bị một lỗi nhiều lần hoặc nhiều lỗi tại các thời điểm khác nhau.
Thông qua bảng số liệu 3.5, ta thấy được tần số cũng như phần trăm mà một lỗi ảnh hưởng đến tổng thể kế hoạch. Đồng thời, để thể hiện được mức độ các nguyên nhân sẽ tiến hành sắp xếp tần suất theo mức độ giảm dần.
Hình 3.12 Sơ đồ thống kê tần suất lỗi theo mức độ giảm dần
(Nguồn: Sinh viên tự tổng hợp) Theo hình 3.7 ta thấy mức độ giảm dần từ lỗi máy, lỗi robot, lỗi khuôn, thiếu nhựa, thiếu nhân lực và cuối cùng là nguyên nhân khác. Biểu đồ hình 3.7 giúp ta nhìn nhận được vấn đề nhóm ngun nhân chính gây ảnh hưởng đến hoạt động của chuyền là do thiết bị, cụ thể hơn là do lỗi máy. Tình trạng máy thường xuyên bị lỗi làm sản phẩm bị quầng màu, chảy nhựa, cháy sản phẩm làm cơng nhân phải chờ đợi gây lãng phí thời gian, vật tư. Kéo theo những lãng phí đó chính là việc sản xuất bị chậm tiến độ và không đúng theo kế hoạch sản lượng đã đề ra. Theo như phân tích trên thì lỗi máy được gây ra do ba ngun nhân: bảo trì, ý thức trong cơng tác sử dụng, vệ sinh máy và trình độ của nhân viên kỹ thuật máy.
CHƯƠNG 4 ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP HỒN THIỆN CƠNG TÁC LẬP KẾ HOẠCH SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CƠNG
NGHIỆP HỖ TRỢ MINH NGUN
Cơng ty Cổ phần Công nghiệp Hỗ trợ Minh Nguyên đã và đang định hướng đúng việc phát triển công ty theo lĩnh vực hỗ trợ công nghiệp. Thế nhưng, một số cản trở lớn trong việc phát triển cơng ty đó chính là q trình sản xuất khơng thể đáp ứng cho nhu cầu của khách hàng. Nếu như hiểu rõ những ưu và nhược điểm của việc lập kế hoạch sản xuất mang lại sẽ giúp cho doanh nghiệp tìm ra những định hướng cụ thể hơn trong việc phát triển công ty.
Ưu điểm mà công tác lập kế hoạch sản xuất mang lại:
Giúp doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian, chi phí, nguyên vật liệu và cả nhân cơng.
Hạn chế tình trạng trễ đơn hàng, khơng đủ hàng giao cho bên khách hàng. Có đủ thời gian để sản xuất bù hàng cho những con hàng bị lỗi.
Gia tăng năng suất sản xuất sản phẩm.
Tạo lịng tin, nâng cao uy tín của cơng ty cho các bên đối tác.
Bên cạnh những ưu điểm mà công tác lập kế hoạch sản xuất mang lại thì cơng tác này cịn có khơng ít nhược điểm như là:
Địi hỏi có khả năng xử lý tình huống nhanh trước những biến cố xảy ra đột xuất trong q trình sản xuất.
Có khả năng phân tích và tìm ra giải pháp để khắc phục cũng như tránh tình trạng trễ hoặc thiếu hàng giao.
Phải theo dõi những yếu tố gây ảnh hưởng để quá trình sản xuất và điều chỉnh cho phù hợp.
Phải biết rõ được các phịng, bộ phận nào có thể hỗ trợ cho khó khăn mình gặp phải trong q trình sản xuất. Tránh việc tìm sai phịng ban hỗ trợ làm chậm tiến độ sản xuất.
Thơng qua tìm hiểu và phân tích đã giúp cho việc tìm ra một số giải pháp khắc phục tình trạng trễ đơn hàng, hàng bị thiếu, bị lỗi,...trở nên dễ dàng hơn. Sau đây là một số giải pháp được đề ra:
4.1 Cải thiện hiệu quả sử dụng thiết bị
Việc bảo trì thiết bị đúng hạn ln được đánh giá cao trong q trình sản xuất ảnh hưởng lớn đến công tác lập kế hoạch sản xuất. Lợi ích của việc bảo trì tốt là: mang lại hiệu quả trong quá trình sản xuất, hạn chế tình trạng máy móc bị hư hỏng khi đang sản xuất, hàng hóa sản xuất đạt chất lượng tối đa, kéo dài tuổi thọ thiết bị...
Hiện nay, Minh Nguyên đang sử dụng phương pháp bảo trì chữa cháy cho doanh nghiệp của mình. Thiết bị sẽ được bảo trì và sửa chữa khi hư hỏng. Phương pháp này được đánh giá cao khi tận dụng cho quá trình sản xuất mang lại lợi nhuận cao. Tuy nhiên, việc bảo trì chữa cháy có thể gây thiệt hại, tổn thất lớn cho máy móc, thời gian chờ đợi sửa chữa thiết bị, máy cho ra những sản phẩm lỗi, kém chất lượng,...
Đề xuất cơng ty thay đổi phương pháp bảo trì từ bảo trì chữa cháy sang biện pháp bảo trì dự phịng, phương pháp này nhằm đưa ra chính sách bảo trì thiết bị khi cần thiết, hạn chế tình trạng máy móc hư hỏng đột xuất, tiết kiệm chi phí sửa chữa và giúp cơng ty thực hiện sản xuất kịp thời.
Cơng ty cần thực hiện bảo trì dự phịng thơng qua các công việc: Xác định thời gian định kỳ các thiết bị cần được bảo trì. Theo dõi, kiểm tra thiết bị, máy móc.
Thiết lập kế hoạch bảo trì sửa chữa thiết bị. Tiến hành thực hiện bảo trì thiết bị thường xuyên.
Đề xuất các trường hợp dự phịng những biến cố có thể xảy ra.
Để đáp ứng cho kế hoạch thực hiện bảo trì dự phịng theo đúng tiến độ đã đề ra, công ty cần đảm bảo việc:
Xây dựng kế hoạch bảo trì định kỳ theo tháng, theo quý, theo năm. Nguồn nhân lực.
Tài chính. Thiết bị, vật tư.
Dựa theo sơ đồ thống kê tần suất lỗi hình 3.7 cơng ty nên tiến hành phân tích mơ hình ABC Pareto. Phương pháp phân tích theo mơ hình này sẽ giúp cơng ty xác định nguyên nhân lớn gây ảnh hưởng đến q trình sản xuất của mình. Từ đó, thực hiện biện pháp khắc phục cải thiện hiệu suất sản xuất mang lại lợi nhuận cho cơng ty. Ngồi ra, phương pháp này cịn giúp cơng ty:
Xác định các yếu tố làm giảm khả năng sản xuất.
Xác định những phụ kiện thay thế gây nên tình trạng trễ. Xác định những phụ kiện thay thế loại đắt tiền.
Dựa trên nguyên lý Pareto, thiết bị sẽ được chia làm 3 nhóm: Cấp A: Khoảng 20% lượng hỏng hóc, chiếm 80% chi phí bảo trì. Cấp B: Khoảng 30% lượng hỏng hóc, chiếm 15% chi phí bảo trì.