III. Xõy dựng tiờu chuẩn ISO14001 tại cụng ty xe đạp Viha Cỏc cụng việc thực hiện:
1. Lập kế hoạch và thiết kế hệ thống
1.1 Đỏnh giỏ thực trạng:
- Thực trạng về QLMT - Biện phỏp thực hiện
Đỏnh giỏ thực trạng của cụng ty được làm rừ ở phụ lục 1
1.2. Thành lập ban điều hành ISO 14000 và bổ nhiệm đại diện lónh đạo mụi trường
Để đỏp ứng yờu cầu của tiờu chuẩn ISO 14000 như thực hiện, lập kế hoạch thực hiện, thực hiện, hướng dẫn toàn cụng ty chấp hành tiờu chuẩn ISO thỡ cụng ty đó thành lập ban điều hành ISO gồm cú 15 người.
Cũn đối với đại diện lónh đạo mụi trường thỡ đõy là người đại diện cho ban ISO, nếu thiếu đại diện lónh đạo mụi trường thỡ thiếu sự thiết lập cỏc mục tiờu của ISO 14001, cũng như thiếu sự tham gia tớch cực cỏc hoạt động mụI trường liờn quan, thỡ sẽ khụng cú cơ hội để hoà hợp và thực hiện thành cụng HTQLMT. ở cụng ty đó bổ nhiệm đại diện lónh đạo mụi trường cỳ ụng Trần Thanh Mai- Phú giỏm đốc cụng ty VIHA
1.3. Đào tạo nhận thức chung ISO 14000 cho cỏn bộ chủ chốt:
Cỳ lớp tập huấn, thuờ chuyờn gia ở Trung tõm Năng suất Việt Nam hướng dẫn cho cỏc cỏn bộ chủ chốt về ISO 14001, để từ đú cú thể thực hiện được cỏc yờu cầu của tiờu chuẩn đề ra.
1.4. Lập kế hoạch hành động chi tiết:
Cụng ty đú cỳ những hành động cụ thể như hướng dẫn, đào tạo, tuyờn truyền về tiờu chuẩn ISO 14001 và yờu cầu của tiờu chuẩn xuống cỏc phũng ban, cỏc phõn xưởng. Ngoài ra, cỳ cỏc biện phỏp hạn chế ụ nhiễm mụI trường như tại cỏc phừn xưởng cú sự kiểm tra đầu ra để nhằm tiết kiệm nguyờn liệu đầu vào, hạn chế ụ nhiễm nước thải, khớ thải, chất thải rắn
Vớ dụ như: cỏc sản phẩm bị hỏng, cỏc đầu mẩu kim loại thừa, cỏc mẩu gỗ thừa phải để đỳng vị trớ nơi thu gom chứ khụng được vứt bừa bói lung tung làm mất cảnh quan của cụng ty, và gõy trở ngại trong thu gom. Cỏc hoỏ chất khi khụng sử dụng nữa thỡ phải tắt van, trỏnh lóng phớ và làm gõy ụ nhiễm nước thải. Ngoài ra, trang bị cho cụng nhõn viờn cỏc trang bị bảo hộ lao
động… Vớ dụ như: cỏc sản phẩm bị hỏng, cỏc đầu mẩu kim loại thừa, cỏc mẩu gỗ thừa phải để đỳng vị trớ nơi thu gom chứ khụng được vứt bừa bói lung tung làm mất cảnh quan của cụng ty, và gõy trở ngại trong thu gom. Cỏc hoỏ chất khi khụng sử dụng nữa thỡ phải tắt van, trỏnh lóng phớ và làm gõy ụ nhiễm nước thải. Ngoài ra, trang bị cho cụng nhõn viờn cỏc trang bị bảo hộ lao động…
1.5. Hướng dẫn viết hệ thống văn bản:
Cựng với sự hướng dẫn của chuyờn gia tư vấn thỡ ban ISO đảm nhiệm viết hệ thống văn bản.
Hệ thống văn bản thường cú 3 hoặc 4 bậc:
Bậc 1: Sổ tay mụi trường. Đõy là tài liệu bậc cao nhất trong hệ thống cấp bậc này. Mục đớch của sổ tay mụi trường là mụ tả HTQLMT phự hợp với tiờu chuẩn ISO 14001 như thế nào. Sổ tay mụi trường bao gồm cam kết chớnh sỏch, mục tiờu, chỉ tiờu về mụi trường của cụng ty và cỏc cam kết chớnh sỏch cho mỗi điều của ISO 14001, đề cập tới cỏc qui trỡnh.
Bậc 2: Cỏc thủ tục/ qui trỡnh quản lý chung. Mục đớch của qui trỡnh/thủ tục chung bằng văn bản là mụ tả phương phỏp làm việc đó được xỏc lập cho cỏc quỏ trỡnh hoạt động. Cỏc tài liệu này trước hết dựng cho cấp lónh đạo trung gian hoặc người giỏm sỏt, là những người quản lý cỏc quỏ trỡnh hoạt động.
Bậc 3: Cỏc hướng dẫn cụng việc, quy định thực hiện cụng việc cụ thể, chương trỡnh QLMT. Đụi khi cần cú cỏc tài liệu, hướng dẫn cụng việc cụ thể để kiểm soỏt cỏc hoạt động của quỏ trỡnh hoạt động, khi đỳ, cỏc tài liệu này sẽ tạo nờn cấp bậc thứ 3 trong bộ tài liệu của HTQLMT.
Cỏc tài liệu ở cấp bậc thứ 3 được sử dụng cho cỏc đối tượng thực hiện cỏc cụng việc cụ thể trong cỏc quỏ trỡnh hoạt động
Bậc 4: Tài liệu làm việc hàng ngày của cụng ty ( như biểu mẫu cụng việc, bảng số liệu, cỏc yờu cầu kĩ thuật, bỏo cỏo, tài liệu phỏp quy và cỏc tiờu chuẩn). Tài liệu bậc 4 là cỏc tài liệu được sử dụng tại nơi làm việc, bao gồm
cỏc hồ sơ mụi trường. Hồ sơ mụi trường là cỏc ghi chộp bằng văn bản như cỏc biểu mẫu đó được điền, cỏc phiếu kiểm tra, cỏc bỏo cỏo và cỏc biờn bản ghi chộp nội dung cỏc cuộc họp xem xột, đỏnh giỏ. Hồ sơ mụi trường cung cấp bằng chứng khỏch quan rằng HTQLMT đang hoạt động. Ngoài ra cũn cỳ cỏc văn bản phỏp qui về mụi trường và cỏc yờu cầu khỏc.
Cỏch thức xõy dựng hệ thống tài liệu văn bản: a) Phõn tớch cỏc quỏ trỡnh hoạt động:
Cỏc tiờu chớ để đảm bảo mỗi quỏ trỡnh hoạt động đều được kiểm soỏt. Dựa vào năm cõu hỏi để xem quỏ trỡnh hoạt động cú được kiểm soỏt hay khụng:
- Cụng việc nào cần phải kiểm soỏt?
- Cỏc qui trỡnh nào cần xõy dựng để thực hiện cụng việc?
- Cần cỏc tiờu chuẩn cụng việc và kỹ năng gỡ?
- Cần cú những hoạt động kiểm tra nào?
- Cần cú cỏc nguồn lực nào?
b) Cỏc giai đoạn phõn tớch một quỏ trỡnh:
Giai đoạn 1: Điểm bắt đầu là xỏc định rừ mục đớch và phạm vi của quỏ trỡnh để phõn tớch
Giai đoạn 2: Là thu thập thụng tinh về quỏ trỡnh. Cỏc thụng tin này cú thể ghi chộp bằng cỏch liệt kờ cỏc cụng việc và vẽ sơ đồ của quỏ trỡnh. Việc này nhằm tỡm cõu trả lời cho cỏc hỏi :
- Quỏ trỡnh được bắt đầu như thế nào ?
- Cụng việc sẽ chuyển tiếp sang bước sau như thế nào ?
- Ai thực hiện cụng viờc ?
- Ai chịu trỏch nhiệm ?
- Phải tuõn thủ những hướng dẫn hay chỉ dẫn cụng việc nào ?
- Cần cú những kỹ năng gỡ ?
- Cần cú sự phối hợp như thế nào giữa cỏc bộ phận ?
- Kết quả của quỏ trỡnh là gỡ ?
Giai đoạn 3 : Giai đoạn soỏt xột và kiểm tra lại cỏc thụng tin đó ghi chộp được. Mục tiờu là để đảm bảo quỏ trỡnh hoạt động được vận hành theo phương thức cú kiểm soỏt và đỏp ứng được yờu cầu.
Giai đoạn 4: Khi việc phõn tớch đó được hồn thành, tiến hành kiểm tra cỏc quỏ trỡnh đó phõn tớch, xột cỏc yếu tố sau:
- Cú đỏp ứng được mục đớch của chỳng?
- Cú điểm yếu nào khụng?
- Đỏp ứng được cỏc yờu cầu tương ứng của ISO 14001?
- Cú thể mụ tả trong qui trỡnh tài liệu? c) Ghi chộp cỏc thụng tin phõn tớch c.1) Phương phỏp liệt kờ:
Cỏc thụng tin phõn tớch cú thể ghi chộp theo phương phỏp liệt kờ. Trỡnh tự liệt kờ thể hiện cỏc hoạt động của quỏ trỡnh, trong đú nờu cụ thể trỏch nhiệm và thụng tin liờn quan khỏc đối với mỗi hoạt động. Cỏch này phự hợp khi phõn tớch cỏc quỏ trỡnh hoạt động đơn giản chỉ cú một số lượng nhỏ cỏc hoạt động.
Tuy nhiờn, đối với cỏc quỏ trỡnh cú tớnh chất phức tạp thỡ tốt hơn nờn dựng sơ đồ hoặc kết hợp giữa phương phỏp liệt kờ mụ tả quỏ trỡnh.
c.2) Cỏch vẽ sơ đồ:
Sơ đồ sẽ tạo nờn một “ Bức tranh” mụ tả những gỡ đang xảy ra, qua đú cú thể quan sỏt quỏ trỡnh dễ dàng hơn. ưu điểm của sơ đồ là cú thể phõn tớch quỏ trỡnh dễ dàng hơn, cú trật tự hơn, làm bộc lộ cỏc khu vực chưa rừ ràng. Dưới đõy là một số ký hiệu chủ yếu:
Stt Biểu tượng í nghĩa
1 Bắt đầu hoặc kết thỳc
2 Cỏc bước cụng việc cụ thể
3
Ra quyết định
4 Chỉ bước kế tiếp của quỏ
trỡnh
5 Nối với nhỏnh khỏc