1.4.5 .Vai trò của QTCL với việc nâng cao chấtlợng sản phẩm
2.3. Quá trình xây dựng và thực hiện hệ thống quản trịchất lợng tại công ty Cổ
tại cơng ty cổ phần may Lê Trực.
2.3.1. Hành trình đến với ISO 9000 của cơng ty cổ phần may Lê Trực.
Trong những năm vừa qua, công ty cổ phần may Lê Trực luôn nghiêm túc thực hiện qui định của Nhà nớc về công ttác quản lý chất lợng – chấp hành nghiêm chỉnh việc đăng ký chất lợng hàng hoá với cơ quan quản lý chất lợng. Các loại sản phẩm do công ty sản xuất, đặc biệt là chủng loại sản phẩm mới đều đợc làm thủ tục đăng ký với chi cục tiêu chuẩn - đo lờng - chất lợng Hà Nội. Trong q trình sản xuất kinh doanh, cơng ty luôn đảm bảo chất lợng đã đăng ký. Thanh tra Bộ công nghiệp nhẹ, Chi cục tiêu chuẩn - đo lờng - chất lợng Hà Nội luôn đánh giá công ty là đơn vị thực hiện tốt công tác này. Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện và quản lý theo hệ thống văn bản nội bộ của cơng ty vẫn cịn nhiều tồn tại và cha phù hợp với yêu cầu của thị trờng mới. Hơn nữa, công ty đã nhận thức đợc tầm quan trọng của chất lợng trong thời kỳ hiện nay là vũ khí cạnh tranh số một nên lãnh đạo cơng ty đã quyết tâm xây dựng cho cơng ty mình một hệ thống quản lý chất lợng nhằm tăng cờng khả năng kiểm soát chất lợng và hạn chế tối đa sự khiếu nại của khách hàng về chất lợng sản phẩm. Mặt khác, do sản phẩm của công ty chủ yếu là xuất khẩu, khách hàng phần lớn là nớc ngoài nh : Nhật, Hàn Quốc, Đức... nên việc áp dụng hệ thống chất lợng ở đây cịn mang tính chất đối ngoại, đảm bảo tuyệt đối các yêu cầu theo đơn đặt hàng của khách hàng.
Qua thảo luận đánh giá, công ty đã quyết định áp dụng tiêu chuẩn ISO 9000 vào công ty.
Lãnh đạo công ty nhận thức rằng:
- áp dụng ISO 9000 sẽ đem lại cho doanh nghiệp một phơng pháp quản lý chất lợng mang tính hệ thống với các đặc điểm sau:
+ Hớng vào quá trình. + Hớng vào phòng ngừa.
+ Kiểm sốt các hoạt động khắc phục, phịng ngừa. - áp dụng ISO 9000 sẽ đảm bảo các nguyên tắc sau:
+ Định hớng bởi khách hàng: Nghĩa là sản xuất sản phẩm gì, yêu cầu về chất l- ợng đến đâu... đều phải đợc xây dựng một cách cụ thể và đầy đủ xuất phát từ yêu cầu của khách hàng.
+ Sự lãnh đạo: Lãnh đạo vừa là ngời đứng đầu một tổ chức trong doanh nghiệp vừa là ngời đa ra và quyết định các mục tiêu trớc mắt, lâu dài. Lãnh đạo phải bảo đảm đợc sự nhất trí cao từ mọi cấp trong doanh nghiệp thì sẽ thu đợc kết quả cao nhất và tốt nhất.
+ Sự tham gia của mọi ngời: Hệ thống đảm bảo chất lợng theo ISO 9000 thành công đợc hay khơng khơng chỉ phụ thuộc vào sự nhiệt tình của đội ngũ cán bộ, vào các điều kiện thuận lợi chủ quan và khách quan mà nó cịn phụ thuộc rất nhiều vào nguồn nhân lực từ mọi góc độ tham gia vào vận hành hệ thống này.
+ Tính hệ thống: Phơng pháp quản lý hệ thống là cách huy động, phối hợp tất cả các nguồn lực để thực hiện mục tiêu chung của doanh nghiệp. Bằng phơng pháp này mà doanh nghiệp tìm ra mối liên quan giữa các q trình và có thể phối hợp hài hoà giữa chúng để mang lại hiệu quả trong quản lý, sản xuất và kinh doanh.
+ Cải tiến liên tục: Bằng phơng pháp này, doanh nghiệp ln có sự chủ động điều chỉnh, cải tiến hệ thống văn bản, cải tiến phơng pháp làm việc để thích nghi với điều kiện cụ thể.
+ Đa ra các quyết định dựa trên sự kiện cụ thể: Nhờ các quyết định đợc xây dựng trên các thông tin, sự việc khách quan mà hiệu quả của các quyết định đó đem lại rất cao và mang tính thuyết phục rõ ràng.
+ Phát triển các mối quan hệ: Muốn hệ thống vận hành thuận lợi và trơi chảy thì phải xây dựng các mối quan hệ (cả bên trong và bên ngoài doanh nghiệp) cơ bản và chắc chắn. Nhờ các mối quan hệ gắn bó và phù hợp này mà khả năng thu nhận và xử lý thông tin liên quan đến hệ thống một cách nhanh chóng và chính xác.
Căn cứ vào các yêu cầu của tiêu chuẩn chứng nhận và phạm vi áp dụng:
+ TCVN ISO 9001: 1994: Hệ thống chất lợng - mơ hình đảm bảo chất lợng trong thiết kế, triển khai sản xuất, lắp đặt và dịch vụ kỹ thuật.
+ TCVN ISO 9002: 1994: Hệ thống chất lợng - mơ hình đảm bảo chất lợng trong sản xuất, lắp đặt và dịch vụ kỹ thuật.
+ TCVN ISO 9003: 1994: Hệ thống chất lợng – mơ hình đảm bảo chất lợng trong kiểm tra và thử nghiệm cuối cùng.
Sau khi xem xét, cân nhắc lãnh đạo công ty đã quyết định xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lợng theo tiêu chuẩn quốc tế ISO 9002 bởi mơ hình này phù hợp với thực tế của công ty và lập kế hoạch triển khai xây dựng bắt đầu từ tháng 2 năm 2001. Ban lãnh đạo công ty đã chủ trơng áp dụng đầu tiên cho phân xởng sản xuất áo Jacket và sau này sẽ nhân rộng mơ hình cho các phân xởng cịn lại. Sự lựa chọn này là có cơ sở vì mặt hàng áo Jacket là mặt hàng truyền thống và tham gia cạnh tranh chủ yếu của công ty và phân xởng sản xuất mặt hàng này có đủ điều kiện để triển khai ISO 9002 đạt hiệu quả cao nhất.
2.3.2. Những nội dung chính của q trình xây dựng và triển khai hệ thốngquản trị chất lợng. quản trị chất lợng.
* Quá trình triển khai:
Để có thể thực hiện thành cơng dự án ISO, cơng ty đã triển khai các hoạt động chính sau:
- Chuẩn bị tài liệu, kiến thức và đào tạo. • Thu tài liệu, thơng tin về ISO.
• Gửi cán bộ đi dự các khố đào tạo về ISO 9000. • Mở lớp đào tạo nhận thức về ISO 9000.
- Khảo sát thực trạng, xây dựng và triển khai chơng trình.
• Phân tích thực trạng quản lý chất lợng của cơng ty phù hợp với các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9002 để tìm ra những điểm cần xem xét trong q trình soạn thảo văn bản.
• Xây dựng kế hoạch thực hiện công tác soạn thảo văn bản cho từng đơn vị và các thành viên tham gia .
• Tổ chức hội thảo để rút kinh nghiệm và triển khai thực hiện. - Tổ chức áp dụng, vận hành hệ thống.
- Cải tiến hệ thống, đánh giá hiệu quả qua các lần xem xét tình hình sản xuất kinh doanh.
2.3.3. Tình hình thực hiện.
Để tạo nền móng và cơ sở thực hiện việc áp dụng mơ hình quản lý mới, ngay từ năm 2001 lãnh đạo công ty đã đề cập tới nhiều hệ thống quản lý chất lợng mới, vai trị và tác dụng của nó khi áp dụng và sự cần thiết phải áp dụng vào công ty. Vấn đề này đợc nêu ra ở nhiều hội nghị, cuộc họp với sự có mặt của nhiều thành phần, đối t- ợng tham gia.
Đợc sự quan tâm của các cấp lãnh đạo, đợc sự khuyến khích và giúp đỡ của các đối tác quen thuộc đặc biệt là công ty may Chiến Thắng, công ty đã bắt đầu thực hiện chiến lợc trong việc đổi mới công tác quản lý để đa doanh nghiệp đi lên ngang tầm với các nớc trong khu vực và lãnh đạo của công ty đã quyết định triển khai thực hiện ngay từ đầu cho phân xởng sản xuất áo Jacket từ tháng 2 năm 2001.
2.3.4. Những nội dung chính đã thực hiện.
Căn cứ vào mục tiêu đã định, đợc sự giúp đỡ và t vấn của cơ quan quản lý và chủ trì đề tài, cơng ty cổ phần may Lê Trực đã xây dựng đề cơng chính thức đợc phê duyệt.
Để đến với mơ hình quản trị chất lợng mới, công ty đã thu thập các tài liệu liên quan đến bộ tiêu chuẩn;
+ Giới thiệu chung về quản trị chất lợng theo ISO 9000. + Cẩm nang về ISO 9000.
+ Hớng dẫn xây dựng hệ thống văn bản. + Tài liệu đào tạo: Đánh giá chất lợng nội bộ. + Đánh giá hệ thống chất lợng.
+ Diễn đàn chất lợng về ISO.
+ Các tiêu chuẩn Việt Nam về ISO. + Quản lý chất lợng toàn diện. + Danh mục tiêu chuẩn Việt Nam.
+ Bộ tiêu chuẩn về quản lý và đảm bảo chất lợng.
Để tiếp cận với phơng thức chất lợng khoa học và tiên tiến. Căn cứ vào tình hình thực tế sản xuất và kinh doanh, cơng ty quyết định lựa chọn mơ hình quản lý chất l- ợng theo tiêu chuẩn quốc tế ISO 9002 và áp dụng đầu tiên cho phân xởng sản xuất áo Jacket. Công ty đã đào tạo nhận thức chung về ISO 9000 cho cán bộ chủ chốt và cán bộ kỹ thuật vào ngày 25/6/2001.
- Đào tạo nhận thức chung về ISO 9000 cho tồn thể cán bộ cơng nhân viên trong công ty vào ngày 29/6/2001.
Tầng 1: Sổ tay chất l ợng. Tầng 2: Các qui trình.
Tầng 3: Các h ớng dẫn, biểu mẫu.
- Tổ chức khoá học “chuyên gia đánh giá nội bộ theo tiêu chuẩn ISO 9000” do cán bộ của trung tâm BVQI giảng cho một số cán bộ trong công ty từ ngày 2 đến 4/5/2001.
Công ty tổ chức các buổi học cho cán bộ công nhân viên để xây dựng và triển khai áp dụng nh:
- Triển khai áp dụng hệ thống văn bản đối với cán bộ công nhân viên từ tổ trởng sản xuất trở lên cho tồn cơng ty từ ngày 28/5/2001.
- Ngồi ra, cơng ty đã cử hai cán bộ đi học lớp “chuyên gia đánh giá nội bộ theo tiêu chuẩn ISO 9000” do trung tâm năng suất thuộc Tổng cục tiêu chuẩn - đo lờng - chất lợng tổ chức từ ngày 18 đến 20/5/2001.
Công ty xây dựng kế hoạch triển khai thực hiện trên cơ sở đề cơng đợc phê duyệt. Hội đồng quản trị của công ty quyết định bổ nhiệm đại diện lãnh đạo về chất lợng. Đại diện lãnh đạo về chất lợng có trách nhiệm và quyền hạn nh sau:
+ Có trách nhiệm trong việc xây dựng, áp dụng và duy trì hệ thống chất lợng theo tiêu chuẩn ISO 9002: 1994.
+ Tổng hợp và báo cáo mọi vấn đề có liên quan đến hệ thống chất lợng với giám đốc để xem xét.
+ Đại diện cho công ty để liên hệ với các tổ chức bên ngoài về các vấn đề liên quan đến hệ thống chất lợng.
+ Điều phối hoạt động của hệ thống chất lợng.
Hội đồng quản trị quyết định thành lập Ban chỉ đạo ISO bao gồm các đồng chí trong Ban giám đốc và các trởng đơn vị công ty đã xây dựng và ban hành quy chế tổ chức thực hiện hệ thống quản lý chất lợng.
* Đào tạo xây dựng hệ thống văn bản.
Cán bộ t vấn của Chi cục tiêu chuẩn - đo lờng - chất lợng Hà Nội và Trung tâm chứng nhận phù hợp tiêu chuẩn BVQI đã đào tạo cách thức xây dựng văn bản cho các thành viên đợc ban chỉ đạo phân công nhiệm vụ. Trong 9 ngày học với hơn 100 lợt ngời tham dự, các thành viên đã nắm bắt đợc các yêu cầu cơ bản xây dựng hệ thống (Từ ngày 9 đến ngày 19/10/2001).
Hàng tuần từ tháng 6 đến tháng 12/2001 lãnh đạo công ty họp với các thành viên đợc phân công viết tài liệu để tham luận, đóng góp các ý kiến và thông qua các điều trong hệ thống văn bản.
* Hệ thống văn bản.
Hệ thống văn bản của công ty bao gồm ba tầng tài liệu hệ thống văn bản thể hiện toàn bộ cơ cấu tổ chức, trách nhiệm, các quá trình và nguồn lực cần thiết để thực hiện hệ thống quản lý chất lợng.
Biểu số 2.19: Cấu trúc hệ thống QTCL của công ty.
- Tầng 1: Sổ tay chất lợng: xác định chính sách chất lợng, các yếu tố của hệ thống chất lợng, cơ cấu tổ chức của hệ thống chất lợng, phân công trách nhiệm, quyền hạn của lãnh đạo và việc dẫn tới các quy trình văn bản.
- Tầng 2: Gồm các quy trình, mơ tả các biện pháp quản lý chất lợng, những hoạt động liên quan đến các yếu tố thuộc hệ thống QLCL theo tiêu chuẩn ISO 9002 đợc thực hiện tại phân xởng may áo Jacket của công ty.
- Tầng 3: Các hớng dẫn công việc, các biểu mẫu, bản vẽ, sơ đồ, tài liệu này có tính chất cụ thể hố các tài liệu ở tầng 2.
- Tầng 1: Sổ tay chất lợng.
+ Mục đích:
• Đa ra cam kết của lãnh đạo công ty về chất lợng sản phẩm đáp ứng yêu cầu mong muốn của khách hàng qua đó tạo sự thoả mãn cho khách hàng đối với sản phẩm của cơng ty.
• Xác định các bộ phận trong công ty trực thuộc hệ thống chất lợng.
• Xác định nhiệm vụ, quyền hạn của lãnh đạo và trởng các đơn vị trong cơng ty. • Đa ra chính sách chung đối với các yếu tố của hệ thống chất lợng.
+ Nội dung sổ tay chất lợng bao gồm: • Giới thiệu về cơng ty.
• Giới thiệu hệ thống văn bản. • Sơ đồ tổ chức của cơng ty. • Nội dung chính sách chất lợng.
• Trách nhiệm và quyền hạn của lãnh đạo.
• Các chính sách chung theo 17 điều của ISO 9002. + Giới thiệu về chính sách chất lợng của cơng ty:
Giám đốc cơng ty là ngời đề ra chính sách chất lợng.
Chính sách chất lợng của cơng ty cổ phần may Lê Trực là cung cấp các sản phẩm tốt nhất thông qua việc liên tục cải tiến và đổi mới nhằm không ngừng nâng cao sự thoả mãn nhu cầu của khách hàng và các bên liên quan.
Việc tạo ra các sản phẩm chất lợng tốt thoả mãn nhu cầu của khách hàng là trách nhiệm của mỗi cán bộ công nhân viên trong công ty.
+ Cam kết của lãnh đạo:
Chúng tôi cam kết luôn luôn cung cấp các sản phẩm hoàn toàn đáp ứng đợc các yêu cầu của khách hàng, đặt chất lợng của hàng hoá lên hàng đầu. Để đạt đợc chất l- ợng trong công việc, chúng tôi cam kết trên những nguyên tắc sau:
• Trong cơng việc ln quan hệ chặt chẽ với khách hàng để đảm bảo sản phẩm đáp ứng đợc yêu cầu của khách hàng.
• áp dụng, duy trì và cải tiến hệ thống quản lý chất lợng để có đủ khả năng và
hiệu quả trong công việc. Hệ thống này đợc lập kế hoạch và phát triển bởi sự hợp tác của tất cả mọi ngời dựa trên cơ sở của tiêu chuẩn ISO 9001: 1994 – Hệ thống quản lý chất lợng trong cơng ty.
• Có đủ các nguồn lực cần thiết nh nguồn nhân lực cơ sở hạ tầng và môi trờng làm việc thuận lợi để đáp ứng các yêu cầu đặt ra. Tạo mọi cơ hội đào tạo và bồi dỡng kiến thức cho tồn thể cán bộ cơng nhân viên để họ không ngừng cải tiến công việc của mình.
+ Hệ thống chất lợng: Cơng ty đã lập quy trình nhằm thiết lập một hệ thống thống nhất cho việc lập và phê duyệt kế hoạch chất lợng cho các sản phẩm mới, sản phẩm theo đơn đặt hàng.
+ Xem xét hợp đồng: Quy trình qui định các hình thức xem xét trớc khi ký kết hợp đồng tiêu thụ các sản phẩm của công ty nhằm hiểu rõ các yêu cầu của khách hàng và xem xét điều kiện đáp ứng của công ty.
+ Kiểm soát tài liệu, dữ liệu: Qui định một phơng pháp thống nhất và nhất quán trong việc soạn thảo và kiểm soát các tài liệu, dữ liệu thuộc hệ thống chất lợng.
+ Mua sản phẩm: Quy trình cung cấp phơng pháp thống nhất cho việc quản lý các nhà thầu phụ và quá trình mua nguyên vật liệu, chi tiết bán thành phẩm, phụ tùng thay thế nhằm thoả mãn yêu cầu sản xuất của công ty.
+ Nhận biết nguồn gốc sản phẩm và trạng thái kiểm tra, thử nghiệm: Cung cấp một hệ thống thống nhất và nhất quán cho việc nhận biết và xác định nguồn gốc sản phẩm, từ nguyên vật liệu đến khi giao nhận sản phẩm, phân biệt các trạng thái kiểm