3.1 .Phơng hớng kinh doanh của công ty trong thời gian tới
3.2. Một số biện pháp nhằm đảm bảo và nâng cao chấtlợng sản phẩ mở công ty
3.2.1.7. Xây dựng chuyển tiếp hệ thống quản trịchất lợng theo bộ tiêu chuẩn ISO
ISO 9000: 2000.
Nhu cầu của khách hàng luôn thay đổi theo khơng gian và thời gian nên địi hỏi chất lợng sản phẩm dịch vụ ngày một hoàn thiện hơn. Do đó, doanh nghiệp ln ln phải nắm bắt nhu cầu của khách hàng và thoả mãn nhu cầu đó một cách tốt nhất với chi phí kinh tế hợp lý nhất. Việc đo mức độ thoả mãn của khách hàng về chất lợng sản phẩm là rất khó khăn và khó thực hiện một cách trực tiếp. Tuy nhiên, có thể đánh giá gián tiếp sự thoả mãn, hài lòng của khách hàng thông qua: số lợng khách hàng mua lặp lại , niềm tự hào về danh tiếng khi mua, sử dụng một nhãn hiệu sản phẩm... Khách hàng đánh giá về chất lợng của sản phẩm thông qua việc đánh giá hệ thống QLCL mà doanh nghiệp áp dụng cũng nh cam kết mà tổ chức đa ra. Nh vậy, việc áp dụng hệ thống QLCL tiên tiến, khơng ngừng cải tiến và hồn thiện hệ thống chất lợng để thoả mãn ngày một tốt hơn nhu cầu khách hàng là một tất yếu khách quan cho mọi doanh nghiệp muốn đứng vững và phát triển trong cơ chế thị trờng.
Mặt khác sự cải tiến không ngừng hệ thống QLCL là đòi hỏi của bản thân từng doanh nghiệp, luôn luôn cải tiến không ngừng hệ thống chất lợng đem lại những lợi ích:
+ Thoả mãn ngày một tốt hơn nhu cầu khách hàng (nhu cầu này ln biến đổi). + Tiết kiệm đợc chi phí và nguồn lực, hạ giá thành sản phẩm do giảm tỷ lệ sai hỏng, sản phẩm không phù hợp.
+ Nâng cao một bớc trình độ quản lý, ý thức trách nhiệm của mỗi cá nhân trong doanh nghiệp làm cho mọi ngời trong doanh nghiệp gắn kết với nhau, ngày càng gắn bó với cơng việc đợc giao, gắn bó với doanh nghiệp thông qua việc thoả mãn trong lao động.
Việc ban hành bộ tiêu chuẩn mới ISO 9000: 2000 là một yêu cầu khách quan do sự đòi hỏi ngày càng cao của khách hàng, do trình độ phát triển của quản trị chất l- ợng. Nắm bắt đợc điều đó, Ban giám đốc cơng ty cổ phần may Lê Trực có thể coi đây là một cách thức và cũng là cơ hội nâng cao trình độ quản lý chất lợng phiên bản ISO 9000: 2000 thay cho phiên bản ISO 9000: 1994 để kịp nâng cao từng bớc chất lợng sản phẩm, tăng năng lực cạnh tranh của hàng Việt Nam trên thị trờng trong nớc và quốc tế.
Các giải pháp thực hiện:
Cam kết của lãnh đạo
Tiến hành đào tạo cập nhật ISO 9000 : 2000 Từng b ớc sửa đổi hệ thống văn bản Vận hành thử hệ thống văn bản mới Vận hành QMS mới Đánh giá phân tích dữ liệu bằng cơng thức thống kê Đánh giá cấp chứng chỉ ISO 9001 : 2000
Để thực hiện chuyển đổi thành công hệ thống đảm bảo chất lợng theo bộ tiêu chuẩn ISO 9000: 1994 sang hệ thống đảm bảo chất lợng theo bộ tiêu chuẩn ISO 9000: 2000 thì trớc tiên cơng ty phải đa ra một lịch trình và các bớc thực hiện cụ thể. Các bớc công ty cần tiến hành đợc thể hiện theo biểu đồ 3.4.
Tồn bộ tiến trình chuyển đổi bắt đầu từ cam kết của lãnh đạo đến đánh giá cấp chứng chỉ hệ thống đảm bảo chất lợng theo ISO 9001: 2000 sẽ đợc thực hiện trong vòng một năm với các bớc thực hiện cụ thể:
- Cam kết của lãnh đạo: Có thể nói lãnh đạo trong QLCL là một yêu cầu quan
trọng, yêu cầu thứ 5 trong 8 yêu cầu của hệ thống quản lý chất lợng ISO 9001: 2000 là bớc triển khai đầu tiên. Nếu lãnh đạo của công ty không nhận thức, không thấu hiểu đúng đắn về chất lợng thì sẽ khơng thể có quyết định, hớng đi đúng đắn cũng nh ngời lao động sẽ không ý thức đợc sự cần thiết phải tạo ra chất lợng.
Mặt khác, lãnh đạo cấp cao trong doanh nghiệp chịu trách nhiệm và có cam kết đối với các chính sách, mục tiêu về chất lợng thì bản thân việc đó sẽ tạo ra một sự đề cập rộng lớn, vợt ra ngoài những thủ tục đã đợc chấp nhận, những chức năng đảm bảo chất lợng, đồng thời nó sẽ tạo ra sự tự chịu trách nhiệm tác động lẫn nhau trong mọi hoạt động của doanh nghiệp từ nghiên cứu thị trờng đến cung cấp sản phẩm dịch vụ.
Để làm tốt chức năng và thể hiện đợc vai trị của mình đối với cơng tác QLCL lãnh đạo của công ty cần:
+ Cam kết và lôi cuốn mọi ngời cùng tham gia vào công tác QLCL.
+ Tạo điều kiện về nguồn nhân lực cho việc phát triển có hiệu quả và hiệu lực hệ thống chất lợng.
+ Thiết lập tầm nhìn chính sách và mục tiêu chất lợng gắn với mục tiêu của công ty. + Dẫn dắt công ty đi theo phơng hớng đã định, tạo sự trung thực giữa mọi ngời với nhau.
+ Tạo mơi trờng khuyến khích sự lơi cuốn và phát triển con ngời.
- Tiến hành đào tạo cập nhập ISO 9000: 2000 : Một khi đã có sự cam kết về chính
sách cải tiến hệ thống chất lợng thì đào tạo huấn luyện là một yếu tố hết sức quan trọng để thực hiện cải tiến hệ thống chất lợng. Chơng trình về đào tạo cập nhập đ- ợc đề cập cụ thể ở giải pháp thứ 2.
- Từng bớc sửa đổi hệ thống văn bản : Sau khi tiến hành đào tạo cập nhật những
kiến thức về quản lý chất lợng và hệ thống chất lợng theo tinh thần của bộ tiêu chuẩn ISO 9000: 2000 công ty cần tiến hành sửa đổi văn bản theo yêu cầu của tiêu chuẩn mới.
Việc thay đổi đầu tiên chính là sổ tay chất lợng bởi vì sổ tay chất lợng bao
qt tồn bộ hệ thống quản lý mà công ty xây dựng và áp dụng. Hơn nữa nó cịn bao gồm cả những cam kết của lãnh đạo, chính sách và mục tiêu chất lợng. Công việc tiếp theo là sửa đổi các qui trình : cơng ty có thể rút xuống 10 qui trình so với 17 qui trình hiện nay. Những bản biểu và hớng dẫn công việc cũng cần sửa đổi cho phù hợp với yêu cầu của tiêu chuẩn mới.
Tồn bộ q trình sửa đổi hệ thống văn bản cần đợc tiến hành trong vòng từ 4 đến 6 tháng.
- Vận hành thử hệ thống văn bản mới : Việc sửa đổi hệ thống văn bản đi liền với
việc vận hành thử hệ thống văn bản này. Mục đích của việc sửa đổi đi liền với việc vận hành thử là để tìm ra những điều bất hợp lý khi tiến hành xây dựng, sửa đổi để từ đó điều chỉnh cho phù hợp. Tránh lãng phí thời gian và quyền lực khơng cần thiết.
Hàng tuần công ty cần tổ chức các buổi đánh giá tính thực thi và hiệu lực của
văn bản mới, thơng qua đó để đánh giá tiến bộ thực hiện việc đáp ứng các yêu cầu của tiêu chuẩn mới. Phát hiện và xử lý những điều bất cập để chỉnh lý bổ sung kịp thời.
- Vận hành QMS (Quality Maragerment Systems) mới : Sau khi thực hiện sửa từng
phần các qui trình thủ tục theo tiêu chuẩn mới thì tiến hành đánh giá hệ thống QLCL mới để xem xét sự thống nhất, nhất quán giữa các qui trình thủ tục.
Khi tiến hành công việc ở bớc này, công ty cần tiến hành đánh giá nội bộ.
Cơng ty có thể mời chun gia BVQI tham gia để việc đánh giá mang tính khách quan và có thể u cầu chuyên gia ghi nhận các kết quả đánh giá.
- Đánh giá chất lợng phân tích dữ liệu bằng cơng thức thống kê : Trong bộ tiêu
chuẩn ISO 9000: 2000 cơng cụ thống kê vẫn đợc coi trọng, nó là cơ sở hoạt động cải tiến liên tục hệ thống chất lợng thơng qua việc phân tích các kết quả của việc triển khai thực hiện của doanh nghiệp so với mục tiêu, cam kết mà tổ chức đa ra.
Hiện tại công ty mới sử dụng 2 công cụ thống kê đơn giản là sơ đồ nhân quả
và biểu đồ pareto. Việc sử dụng 2 công cụ này mới chỉ ra đợc tỷ lệ sai hỏng, sản phẩm khơng phù hợp. Nó cha đa ra đợc chi phí mà cơng ty phải bỏ ra để khắc phục sai hỏng và sản phẩm không phù hợp.
- Đánh giá cấp chứng chỉ ISO 9001: 2000 : Khi công việc đợc tiến hành trôi chảy,
hệ thống QMS mới đi vào nề nếp. Sau nhiều lần tiến hành đánh giá nội bộ để tìm ra những điểm cha phù hợp, cơng ty có thể yêu cầu cơ quan t vấn tiến hành đánh giá sơ bộ để tìm ra những điểm lu ý, không phù hợp để sửa đổi khắc phục sau đó cơng ty mời tổ chức chứng nhận hệ thống quản lý chất lợng BVQI tiến hành đánh giá chính thức để cơng nhận và cấp chứng chỉ ISO 9001: 2000 cho cơng ty.
* Giảm bớt chi phí cho q trình chuyển đổi.
Việc chuyển đổi này sẽ khơng tốn nhiều chi phí nh việc xây dựng hệ thống chất l- ợng theo ISO 9002: 1994 ban đầu. Để quá trình chuyển đổi đạt hiệu quả cao với chi phí thấp là điều không phải dễ dàng đối với công ty.
- Vấn đề lựa chọn tổ chức t vấn : Việc lựa chọn tổ chức t vấn cho doanh nghiệp
trong việc thực hiện ISO 9000 có vai trị rất quan trọng. Doanh nghiệp nên chọn tổ chức có đầy đủ uy tín, năng lực và kinh nghiệm với chi phí hợp lý, giúp doanh nghiệp tránh lãng phí thời gian, tiền của và các nguồn lực khác không cần thiết.
Nhng đối với việc chuyển đổi này, công ty không nhất thiết phải nhờ t vấn
giúp. Bởi vì dù sao về cơ bản cơng ty cũng đã hiểu rõ về bộ tiêu chuẩn ISO 9000: 1994 và việc triển khai xây dựng, áp dụng trong doanh nghiệp mình phải tiến hành nh thế nào cho phù hợp và đạt hiệu quả cao. Điều quan trọng là công ty phải nắm đợc những thay đổi cơ bản của bộ tiêu chuẩn mới so với bộ tiêu chuẩn cũ: những cải tiến, những yêu cầu đòi hỏi cao hơn mà doanh nghiệp phải đáp ứng. Nếu chuyển đổi mà thuê t vấn từ đầu cho đến cuối thực sự rất tốn kém, công ty
chỉ nên nhờ đến tổ chức t vấn nếu trong q trình chuyển đổi cơng ty gặp phải những khó khăn, vớng mắc mà tự mình khơng thể giải quyết đợc.
- Vấn đề lựa chọn tổ chức chứng nhận : Đối với công ty cổ phần may Lê Trực thì
đây là giai đoạn thuận lợi nhất cho cơng ty tiến hành chuyển đổi, cơng ty cần có định hớng ngay để có thể xin chứng nhận ISO 9001: 2000 khi mà chứng chỉ cũ hết hiệu lực.
Để giảm chi phí, cơng ty có thể thoả thuận với BVQI – Tổ chức chứng nhận
chất lợng để trong các lần đánh giá, giám sát thực hiện theo bộ tiêu chuẩn ISO 9000: 1994 có thể thực hiện đánh giá sơ bộ theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 và tổ chức đào tạo về việc chuyển đổi ngay tại cơng ty. Cơng ty nên có hành động khắc phục ngay sau lần đánh giá sơ bộ để việc đánh giá chính thức theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 đợc công nhận.
Hoạt động này giúp cho công ty tránh khỏi những sai lầm trong quá trình tiếp cận bộ tiêu chuẩn mới và có thể trực tiếp áp dụng ngay cho hệ thống quản lý chất lợng của cơng ty, từ đó giảm những chi phí tốn kém khơng cần thiết trong q trình chuyển đổi.
* Xây dựng nhóm chất l ợng.
- Cơ sở hình thành nhóm chất lợng trong cơng ty :
+ Nhóm chất lợng đợc lập ra để thực hiện các hoạt động quản lý chất lợng trên tinh thần tự nguyện và tự quản. Họ thờng xuyên gặp gỡ để thảo luận, trao đổi một chủ đề có ảnh hởng đến cơng việc hoặc nơi làm việc của họ nhằm mục đích hồn thiện chất lợng cơng việc cũng nh cải thiện môi trờng làm việc.
+ Nhóm chất lợng đa ra nhiều lợi thế cho công ty trong việc huy động sức mạnh tổng hợp, tài năng và trí tuệ của mọi ngời nhằm mục tiêu nâng cao chất l- ợng. Đó là tạo nên sự cộng hởng làm tăng năng suất, cải tiến chất lợng sản phẩm. Việc đa ra quyết định tập thể đúng đắng hơn tạo điều kiện cho việc khuyến khích thi đua giữa cá nhân, sự trao đổi giữa các cá nhân trong nhóm hoặc giữa các nhóm với nhau sẽ góp phần xây dựng mối quan hệ tốt đẹp, lành mạnh trong tồn cơng ty...
+ Cơng ty cổ phần may Lê Trực có nhiều điều kiện để xây dựng nhóm chất lợng bởi vì khâu tổ chức, quản lý, văn hoá, phong cách, và mối quan hệ giữa các cá nhân trong công ty rất tốt.
Trong giai đoạn thực hiện chuyển đổi hiện nay việc xây dựng và duy trì nhóm chất lợng có tác dụng:
• Đẩy mạnh việc tuyên truyền, phổ biến những kiến thức về bộ tiêu chuẩn ISO 9000: 2000.
• Hình thành thói quen làm việc tìm hiểu ngun nhân, thúc đẩy q trình cải tiến liên tục hệ thống chất lợng.
• Tạo ra mối quan hệ giữa các cá nhân và giữa các nhóm trong cùng cơng ty với mục tiêu chung là thực hiện chuyển đổi thành công hệ thống quản lý chất lợng theo tiêu chuẩn mới.
- Số lợng, tổ chức và mục tiêu hoạt động:
+ Số lợng nhóm chất lợng cần xây dựng và duy trì từ 25-30 nhóm trong đó các phân xởng sản xuất có thể từ 10-15 nhóm cịn lại là các đơn vị khác.
+ Tổ chức nhóm chất lợng:
Mỗi nhóm chất lợng có từ 3 đến 10 ngời trong đó cần chỉ ra một nhóm trởng. Lãnh đạo trong cơng ty chọn ra bộ phận th ký nhóm chất lợng, tại đây các ý t- ởng, ý kiến đề xuất của các nhóm, các thành viên trong nhóm đợc ghi nhận để chuyển tới lãnh đạo.
+ Mục tiêu hoạt động:
Thờng xuyên gặp gỡ, trao đổi về các chủ đề có liên quan đến việc giải quyết cơng việc mà từng cá nhân tự mình khơng thể giải quyết đợc.
Phát huy sức mạnh của tập thể trong việc cải thiện điều kiện làm việc, tăng năng suất lao động.
Tăng cờng điều tra, kiểm soát chất lợng sản phẩm, công việc thực hiện. Học hỏi, trao đổi kinh nghiệm, kiến thức giữa các thành viên của nhóm.
Ngồi ra, cơng ty nên phối hợp với tổ chức cơng đồn trong việc xây dựng các nhóm chất lợng. Đây cũng chính là thực hiện phơng pháp tổ chức cho đồn viên, cơng nhân viên chức lao động (CNVCLĐ) hoạt động tạo thêm sự đồn kết nhất trí cao trong nội bộ tổ chức cơng đồn và trong cơng ty. Tổ chức cơng đồn sẽ thay mặt Ban lãnh đạo và Ban giám đốc công ty phổ biến sâu rộng cho cán bộ công nhân viên (CBCNV)
trong công ty hiểu đợc tầm quan trọng của chất lợng sản phẩm và nhiệm vụ của các nhà quản trị chất lợng. Bên cạnh đó, cơng đồn cịn tạo sức thu hút, lơi kéo CNVCLĐ tham gia vào các hoạt động tích cực cho cơng ty: đề ra và thực hiện các biện pháp xây dựng các nhóm chất lợng nhằm nâng cao chất lợng sản phẩm, các phơng hớng phục vụ khách hàng một cách tốt nhất, đa ra các sáng kiến cải tiến kỹ thuật hợp lý hoá sản xuất, các biện pháp tăng năng suất lao động, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh... đồng thời còn giải quyết những khúc mắc về tiền lơng, tiền thởng, phụ cấp l- ơng, thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi, định mức lao động, an toàn vệ sinh lao động bảo vệ quyền lợi chính đáng cho ngời lao động.