1. Lý do chọn đề tài
3.3.2. Hoàn thiện tổ chức hệ thống chứng từ kế toán
· Một là, sắp xếp, tổ chức lại hệ thống chứng từ kế toán ở khâu lập và tiếp nhận chứng từ kế tốn; tạo sự chủ động trong q trình lập và tiếp nhận chứng từ kế toán thơng qua việc hồn thiện và ban hành các văn bản hướng dẫn nội dung và quy định về công tác lập, ghi chép trên chứng từ gốc, nâng cao chất lượng cơng tác kiểm tra chứng từ kế tốn.
a) Bệnh viện phải xây dựng được quy trình và quy định về chứng từ kế tốn tại tất cả các bộ phận liên quan, xây dựng biểu mẫu nội bộ đơn vị. Theo đó dựa trên những kế thừa các kết quả đạt được từ tổ chức hệ thống chứng từ kế toán cũ theo Quyết định 19/2006/QĐ-BTC và dựa trên các quy định trong Thông tư 107 để xây dựng biểu mẫu chi tiết tại các phòng ban , đồng thời đưa ra các văn bản hướng dẫn cụ thể hướng dẫn việc lập, ghi chép liên quan đến các yếu tố ghi trên chứng từ gốc gửi các kế tốn bộ phận và các phịng ban liên quan. Bên cạnh đó phịng kế tốn phải tham vấn cho ban Giám đốc về việc khơng duyệt chi cho các bộ phận khoa phịng khác trong các trường hợp chi trước sau đó mới hồn thiện chứng từ kế tốn xin thanh tốn để đảm bảo tính khách quan và kịp thời của chứng từ kế toán.
b) Tập huấn lại cho các kế tốn bộ phận về cơng tác kiểm tra chứng từ kế toán, về bộ chứng từ kế toán đi kèm với từng nghiệp vụ kinh tế. Cụ thể:
- Đối với hồ sơ thanh tốn phải có: Đề nghị thanh tốn, tờ trình, quyết định, Biên bản xét chọn (trưởng hợp phải đấu thầu), báo giá cạnh tranh, hợp đồng kinh tế, biên bản nghiệm thu, thanh lý, hóa đơn
- Đối với hồ sơ mua hàng: phiếu xuất kho bên nhà cung cấp, phiếu nhập kho (dược, hành chính), hợp đồng, nghiệm thu, thanh lý, hóa đơn hoặc các chứng từ kế toán khác theo quy định của pháp luật
- Đối với hồ sơ lương bảo hiểm:Bảng chấm công, đăng ký làm thêm giờ, bảng chấm công làm thêm giờ, bảng lương, bảng tính bảo hiểm, hồ sơ khai thuế thu nhập cá nhân và các chứng từ kế tốn khác theo quy định của Pháp luật.
Có biện pháp phạt, nhắc nhở khi cán bộ kế toán vi phạm lỗi nhiều lần, có thể trừ trực tiếp vào thu nhập tăng thêm để cán bộ kế tốn nhớ, khơng vi phạm lần sau.
· Hai là, Mở sổ đăng ký chữ ký mẫu của các kế toán viên và các trưởng bộ phận có liên quan.
Để tránh những rủi ro trong cơng tác kiểm sốt thu chi, đặc biệt là rủi ro trong việc làm giả hồ sơ chứng từ, hồ sơ chi khống, hồ sơ mua sắm tài sản, vật tư, hóa chất. Bệnh viện cần tiến hành mở sổ đăng ký chữ ký mẫu của các phịng ban để kiểm sốt; đặc biệt là phịng dược, phịng hành chính trang thiết bị y tế.
· Ba là, Xây dựng, hoàn thiện hệ thống chứng từ kế toán quản trị tại Bệnh viện đáp ứng được yêu cầu quản lý trong đơn vị .
Trước thực trạng nước ta giai đoạn 2018-2020 đang đẩy mạnh tiến hành cơng cuộc xã hội hóa các đơn vị SNCL thì việc quản lý hoạt động tài chính thơng qua hệ thống chứng từ kế tốn quản trị có ý nghĩa sống cịn với
tất cả các đơn vị y tế trong đó có Bệnh viện Đại học Quốc Gia Hà Nội. Bệnh viện cần xây dựng được hệ thống chứng từ kế toán quản trị gắn với từng khoa phịng, từng bộ phận cụ thể để từ đó xác định hiệu quả hoạt động của từng khoa và đưa ra các quyết định quản lý như thúc đẩy, chia tách hay sát nhập, giải thể các khoa hoạt động yếu kém.
Ví dụ: Bệnh viện tiến hành xây dựng chứng từ kế tốn quản trị xác định doanh thu từ cơng khám, thuốc, dịch vụ kỹ thuật của toàn đơn vị theo các khoa phịng từ đó xác định lương năng suất mỗi bộ phận. ( phụ lục 19)
· Bốn là, Bệnh viện cần sắp xếp lại khu vực kho kế toán, cung cấp thêm diện tích kho để đảm bảo tốt cơng tác lưu trữ chứng từ kế toán.
Bệnh viện cần tiến hành xây dựng mở rộng khu vực bảo quản tài liệu, tách biệt chứng từ kế toán với các hồ sơ khác để đảm bảo tính bảo mật, cung cấp đủ không gian và các điều kiện cần thiết khác như thống đãng, sạch sẽ để cơng tác lưu trữ chứng từ được tốt nhất. Đơn vị cũng cần tiến hành định kỳ tổ chức kiểm tra kho và sắp xếp chứng từ một cách khoa học thuận tiện cho việc tìm kiếm khi cần. Tuân thủ theo quy định về thời hạn lưu trữ chứng từ kế tốn theo thời hạn sau đây: Ít nhất là 05 năm đối với tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán, gồm cả chứng từ kế tốn khơng sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính; Ít nhất là 10 năm đối với chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, sổ kế tốn và báo cáo tài chính năm, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác; Lưu trữ vĩnh viễn đối với tài liệu kế tốn có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.
Đối với chứng từ hết thời gian lưu trữ theo quy định của pháp luật, phải tiến hành thủ tục hủy theo đúng quy định của pháp luật, với sự chứng kiến của đầy đủ các bên liên quan, lập biên bản hủy đi kèm.